Hier können Sie konfigurieren:

• Ihre Datev Einstellungen
• Das Exportformat für Finanz- und Lohnbuchhaltung
• Die Steuernummer

Lohnbuchhaltungsformat KDV

Export von Lohndaten an die Lohnabrechnung KDV in Satzart 77.

Hier müssen zusätzliche Informationen konfiguriert werden: 

• KDV Datei und Werk müssen erfasst werden. Wenden Sie sich gegebenenfalls an den zuständigen für die Einrichtung der KDV-Software.
• Zusätzlich muß auf Reiter Zeiten/Personal in den Voreinstellungen als ausgezeichnete Kostenstelle eine des Typs "Normalstunden" erfasst werden, die dann die Lohnart für die Normalstunden enthält.

DATEV

Diese Angaben werden beim DATEV-Export aus den Offenen Posten verwendet. Sprechen Sie ggf. Ihre Steuerberater an, welche Daten hier erfasst werden sollen.

DATEV 2016

Das neue Schnittstellenformat von DATEV löst das alte Postversandverfahren zum Jahresende ab. Sie können es durch Aktivierung der Checkbox anstelle des klassischen Postversandformats auswählen.

Da das Feature noch jung ist und das Rechnungswesen sehr komplex, freuen wir uns über Ihr Feedback, um die Schnittstelle auch für Ihren Anwedungsfall robust zu machen und den FiBu-Export bei Ihnen auf Anhieb sauber durchlauffähig zu machen. 

Beachten Sie bitte auch, daß das klassische Postversandformat zum Ende des Jahres 2017 ausläuft und Sie ab dann mit dem neuen Format arbeiten müssen. Am besten sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an.

Maximal sind 5 Stellen für das Sachkonto erlaubt. Sofern Sie als Max. Anzahl Stellen Sachkonto 4 stehen lassen, haben Sie zusätzlich mit DATEV die Möglichkeit ein Präfix für 7% oder 19% MwSt bei der Zuweisung eines Erlöskontos zuzufügen. 08 steht dabei überlicherweise für 7% MwSt, 90 für 19% MwSt.

Längere Sachkonten führen zu Fehlern in der DATEV-Datei.

Vereinfachter Rechnungseingang mit Aufteilung

Nutzen diese Option, wenn Sie wenig Bestellungen durch profacto erzeugen und für Sie die Bestellung erst mit dem Wareneingang und der Rechnung im System erscheint. 

Dadurch wird jede Rechnung, die Sie erfassen automatisch dem aktiven Gemeinkostenprojekt, oder wahlweise bei der Erfassung einem anderen Projekt ganz oder teilweise zugewiesen, so daß Projektkosten erfasst werden.

Die Kostenträgeraufteilung erfolgt zunächst vollständig auf einen sogenannten Einmalartikel, so gehen die entstandenen Kosten nicht verloren. Wenn Sie mehr Präzision wünschen lässt sich das im Offenen Posten jederzeit anpassen.

Vereinfachten Rechnungseingang nutzen: erst mit Aktvierung wird die komplexere und variablere Erfassung möglich. 

Standardlieferant: wählen Sie evtl. einen Lieferanten aus, von dem Sie besonders häufig Offene Posten Lieferanten manuell anlegen, dieser wird dann immer vorbesetzt, was die Erfassung beschleunigt, es darf aber auch leer bleiben, dann sollte man es im OP Lieferant ausfüllen.

Kostenarten

Die Kostenarten werden im Betriebsabrechnungsbogen (BAB) des Kostenstellenstamms verwendet. Die Kostenarten sind vorgegeben. Sie können nur die Bezeichnungen verändern, wobei es 5 Kostenarten für fixe Kosten gibt und 6 Kostenarten für variable Kosten.

Steuerprüfungsjournal

Das Steuerprüfungsjournal bildet - für den Anwender unabänderlich - alle nach unserem Kenntnisstand für die Finanzbuchhaltung und somit auch bei einer Steuerprüfung relevanten Vorgänge ab.

Sofern es ein standardmäßig durchlaufender Vorgang ist (zB einfacher Rechnungsdruck) wird es nur hier aufgezeichnet. Bei Vorgängen, die von der Norm abweichen (zB löschen eines OP Kunden-Datensatzes) wird man aufgefordert dies jeweils zu begründen. Diese Begründung findet sich im Feld Kommentar wieder. 

Man kann die Kommentierung abschalten, sollte sich aber bewußt sein, daß dies die Nachhaltigkeit der Funktion untergräbt. Zu Einrichtungszwecken oder bei im vorfeld klar definierten Strukturierungsmaßnsahmen, Korrektur von Schäden an der Datenbank oder Schulungszwecken, kann es hilfreich sein, wird aber nicht empfohlen. Sinnvoll ist es diese Funktion zB in einer reinen - nicht produktiven - Testumgebung abzuschalten, da hier meist kein Mehrwert erzielt wird.

Kontierungseinstellungen

Erfassen Sie hier die Standardkonten, die bei Nutzung der Fibu-Schnittstelle verwendet werden müssen.

• Das Konto Frachtkosten wird vom Bestellwesen verwendet. Zwischenzeitlich ist es nur noch eingeschränkt wichtig, da durch die Bestellnebenkosten viel mehr Nebenkosten als nur Frachtkosten einer Bestellung zugeordnet werden können.
• Die Option Splitbuchungen in den Offenen Posten verwenden erzeugt aufwendigere Buchungssätze für die Buchhaltung und wird derzeit in den Schnittstellen an Datev und Lexware unterstützt.
• Die Option Schlussrechnungen mit vollem Betrag exportieren erzeugt Ausgleichsbuchungen für die bisher gestellten Teilrechungen und erzeugt einen eigenen Buchungssatz über den vollen Projektwert.
• Die Option Zahlungen an Datev übergeben stellt sicher, dass beim Export an Datev auch alle Zahlungsinformationen zu OPs übergeben werden. Einmal übergebene Zahlungen werden kein zweites Mal exportiert.
• Die Option Buchungstext für Fibu-Export nutzen bewirkt, dass nicht der Überweisungstext des OP, sondern das Feld Buchungstext an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

Regeln zur Nutzung von Standardkonten

Die hier definierten Konten sind Standardkonten, die idealerweise an verschiedenen Stellen verfeinert werden. Hierbei gilt folgendes Regelwerk:

Im Bereich Verkauf verwendet profacto ein im Kunden hinterlegbares Erlöskonto, um es ins Projekt zu kopieren. Sie können dieses Konto im Projekt überschreiben. In den Projektpositionen sind auch Konto eingebbar, diese werden vom Artikel gesetzt, falls Sie einen Artikel in die Projektposition übernehmen. Sind die Fibukonten in der Projektposition leer, dann gilt das Konto im Projekt. Steht dieses auch auf 0, gilt das Standarderlöskonto aus den Voreinstellungen.

Im Bereich Einkauf geht es genau andersherum: Der Lieferant kann das Aufwandskonto der Bestellung vorbesetzen. Im Einkauf verwendete Artikel setzen die Fibukonten in der Bestellposition.

Bei Verwendung von Splitbuchungen werden nach Möglichkeit die Konten aus Projektposition bzw. Bestellposition verwendet, wenn Offene Posten bei Rechnungsstellung bzw. bei Nutzung des Rechnungsprüfungsassistenten erzeugt werden. Nutzen Sie keine Splitbuchungen, dann werden, falls ungleich 0, die Konten aus Projekt bzw. Bestellung verwendet.

SEPA-Transfers

Zum Einen wird hier die Gläubiger ID erfasst, zum anderen können Anwender aus Österreich hier eine andere Rulebook-Version einstellen.

Offene Posten

Hier konfigurieren Sie, ob in der OP-Übersicht all die OPs hervorgehoben werden sollen, deren Bankverbindung fehlt. Hierbei gibt es eine getrennte Aktivierung für Kunden- und Lieferanten-OPs.

Bei Kunden-OPs werden zudem nur die OPs hervorgehoben, die via Bankeinzug beglichen werden.

Generell gilt dann:

• Ist ein OP unterstrichen, fehlen Konto oder BLZ.
• Ist ein OP fett, dann fehlen BIC oder IBAN.