Datensätze exportieren und importieren

Datensätze exportieren / importieren

Exporte und Importe werden benötigt, um:

• Daten mit Geschäftspartnern auszutauschen (z.B. Artikelstamm der Lieferanten einlesen, Projekte an den Steuerberater ausgeben)
• Daten in anderer Software weiterzuverwenden (Serienbriefe, Newsletter, Auswertungen, u.v.m.)

Export- oder Importkonfiguration erstellen

Der Austausch der Dateien findet über eine Textdatei statt, die unter Windows zwingend die Dateiendung ".txt" haben muss. Damit er funktionieren kann, muss in beiden Programmen exakt gleich eingestellt sein, wie diese Textdatei aufgebaut ist. In profacto kann sowohl beim Export als auch beim Import der Aufbau der Textdatei frei konfiguriert werden, so dass Sie sich auch mit Programmen und Partnern austauschen können, die ein Format fest vorgeben.

Der Anprechpartner-Import als .txt-Datei wurde nun um weitere Felder erweitert. Hiermit können Sie aus Konsistenzgründen einen Import anstoßen, wenn irrtümlich gelöschte Datensätzen aus einer alten Sicherung wiederhergesetellt werden müssten.

Wenn Sie mit Microsoft Excel arbeiten, empfiehlt sich das ebenfalls weit verbreitetete Format "Text (Tabstopp-getrennt) .txt", welches Sie unter den Speicherformaten finden, wenn Sie mit dem Befehl "Speichern unter..." Ihre Excel-Datei speichern können. Dieses Format hat den großen Vorteil, dass Sie auch das Semikolon im Text verwenden können.

Aufgrund einer Limitierung des von uns verwendeten Datenbanksystems 4D ist es derzeit nicht korrekt möglich, Dateien zu importieren, in denen das "&" vorkommt. Felder, die dieses Zeichen enthalten, werden leer eingelesen. 

Das Beispiel beinhaltet:

• Eine Auswahl von Feldern
• Deren Reihenfolge
• Ein Datenformat - hier das unter Windows gebräuchliche CSV-Format (Windows Semikolon;+CR/LF)

Konfigurationen speichern / laden

• Um eine Konfiguration zu speichern, geben Sie den Namen der Konfiguration ein und betätigen Sie die Schaltfläche Sichern. Die Konfiguration steht nun im Export- und im Importdialog zur Verfügung.
• Um eine Konfiguration zu überschreiben, nimmt man die gewünschte Veränderung vor und drückt anschließend erneut Sichern.
• Um die Konfiguration zu löschen, betätigt man die Schaltfläche Löschen.
• Um eine Konfiguration zu laden, wählt man diese aus dem Menü Konfiguration aus.
• Der Name der Konfiguration wird auch als Vorschlag für den Exportdateinamen gewählt.

Format bestimmen: Feld- und Datensatztrenner

Das Drop-Down Menü beinhaltet einige gebräuchliche Formate. Ist Ihr Format nicht dabei, können Sie dies einfach selbst erstellen:

• Feldtrenner ist das Zeichen zwischen zwei Feldern eines Datensatzes. Am gebräuchlisten sind das Semikolon (59) oder der Tab (9).
• Datensatztrenner ist die Codierung zwischen zwei Datensätzen. In der Regel benötigt man hier einen Zeilenumbruch. MacOS und Windows benötigen hier als erste Angabe CR (13). Für Windows ist zusätzlich als zweite Angabe LF (10) erforderlich.
• Texte & Zeichen ist das sogenannte Texterkennungszeichen. Damit wird der Text eines Feldes markiert. Gebräuchlich ist hier das Anführungszeichen oder kein Wert.

Felder zuweisen beim Export

In der linken Spalte stehen die in der jeweiligen Spalte verfügbaren Felder, in der rechten Spalte die Reihenfolge der Felder die exportiert werden.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, um alle Felder zu exportieren
• ...oder wählen Sie nacheinander jeweils ein Feld in der linken Spalte aus und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach rechts. Um ein Feld aus der rechten Spalte zu entfernen, wählen Sie das Feld aus und klicken Sie auf den Pfeil nach links.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind:

• CR/LF ersetzen: Da Mac OS und Windows den Zeilenumbruch unterschiedlich codieren (Mac OS nur CR, Windows CR/LF) kann man diese Option nutzen um auf einem Windows System Dateien zu generieren, die für Mac OS bestimmt sind und vice versa.
• Die Funktion Feldnamen als erste Zeile exportieren exportiert die profacto Feldnamen als erste Zeile.
• Die Einstellung Export an existierende Datei anhängen ermöglicht eine Exportdatei aus mehreren Einzeldateien zusammenzusetzen.
• Zahlen immer mit Dezimalpunkten ausgeben wandelt das Komma in Zahlen in einen Punkt um. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn statt des Tabulators oder des Semikolons ein Komma als Feldtrenner verwendet werden soll.

Felder zuweisen beim Import

In der linken Spalte stehen die in der jeweiligen Spalte verfügbaren Felder, in der rechten Spalte die in der Datei vorgefunden Felder.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle, um alle Felder zu importieren. Das ist nur sinnvoll, wenn Sie einen Export aller Datenfelder vorgenommen haben.
• Oder wählen Sie links ein Datenfeld und geben Sie die Position ein, an der die Daten in der Datei zu finden sind.
• Sie können die Datensätze mit den Tasten unter der rechten Spalte durchblättern, um das Ergebnis zu überprüfen.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten sind:

• Ersten Datensatz ignorieren auszuwählen ist nötig, wenn als erster Datensatz die Spaltenüberschriften der Tabelle stehen.
• Startwert ist die Kundennummer. profacto ermittelt automatisch die nächste freie Kundennummer. Alternativ können Sie hier einen eigenen Wert angeben.
• Die Funktion Vorhandene Daten nicht überschreiben verhindert, dass Datensätze überschrieben werden.

Datanorm-Import für Artikel

Speziell für Artikel ist das Datanorm-Format gebräuchlich. Die Beschreibung des Imports finden Sie unter Artikel Übersicht.

Datensätze exportieren

• Wählen Sie zunächst die entsprechenden Datensätze aus.
• Wählen Sie dann im Modulmenü ImExport > Export.
• In den Moulen Kunden und Lieferanten wählen Sie aus dem Aufklappmenü oben links, ob Sie die Daten aus der Hauptkarte oder aus dem Ansprechpartner exportieren wollen.
• Im Bereich Exportkonfiguration hinter der Schaltfläche Konfiguration finden Sie ein Menü mit gespeicherten Exportkonfigurationen.
• Wählen Sie eine Konfiguration aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Export.
• Geben Sie einen Dateinamen ein und bestätigen Sie mit Sichern.

Datensätze importieren

• Wählen Sie dann im Modulmenü ImExport > Import.
• Wählen Sie die gewünschte Textdatei von Ihrer Festplatte.
• In den Modulen Kunden und Lieferanten wählen Sie aus dem Aufklappmenü oben links, ob Sie die Daten in die Hauptkarte oder in den Ansprechpartner importieren wollen.
• Im Bereich Importkonfiguration hinter der Schaltfläche Konfiguration finden Sie ein Menü mit gespeicherten Importkonfigurationen.
• Wählen Sie eine Konfiguration aus.
• Überprüfen Sie die Feldzuordnung.
• Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Import.

PH Import und PH Export

Ergänzend zu den Standardim- und -exporten gibt es auch die Möglichkeit komplette Datensätze zu exportieren mit allen anhängigen Daten und diese auch zu importieren. Dazu dienen PH Export. Dazu wählen Sie je nach Modul die gewünschten Datensätze in der Übersicht aus und speichern diese in einem eigenen Ordner ab.

Der Import erfolgt durch Angabe des Ordners, aus dem alle Datensätze komplett wieder erstellt werden können.

Diese Methode ist besonders hilfreich um von einer Datenbank in einen andere große Mengen zu übertragen, so zum Beispiel auch bei einer teilweisen Datenrettung aus einem Backup.

Dabei gilt es zu beachten, daß einige Zeichen hierbei den Import behindern können. Diese sollte man möglichst vorab vermeiden oder mittels Texteditoren suchen und ersetzen lassen in den einzelnen Dateien im Ordner, die die Tabellen der Datensätze repräsentieren.

Unter anderem folgende Zeichen:

• &

• ®

• ©