Erstellung

Im Gegensatz zu einem Offenen Posten für einen Kunden, der nur über eine aus einem Projekt generierte Rechnung erstellt werden kann, sind Offene Posten für Lieferanten einerseits manuell erstellbar, können andererseits über die Fixkostentabelle oder die Rechnungsprüfung einer Bestellung (ab profacto) erzeugt werden.

Die Bearbeitung von Lieferanten-OPs gestaltet sich generell so wie bei den Ausgangsrechnungen (OP Kunden bearbeiten) beschrieben.

Eingangsrechnungen werden von profacto automatisch erzeugt, falls Sie den Rechnungsprüfungsassistenten nutzen, um Eingangsrechnungen von Lieferanten mit Bestellungen abzugleichen (ab profacto). Wir dokumentieren an dieser Stelle auch, was durch den Rechnungsprüfungsassistenten in den Offenen Posten eingetragen wird.

Allgemeine Erfassung

Wenn Sie einen Offenen Posten manuell erzeugen, ist zu beachten, daß 5 Nettobeträge eingeben werden können, Einen steuerfreien, und jeweils einen für die unterschiedlichen Steuersätze.

Open

Die Angaben, die Sie mit der Rechnungsnummer und der Lieferantennummer machen, werden in den Text zur Überweisung formatiert eingetragen, zusammen mit der Kundennummer, die Sie beim Lieferanten haben. Nach der Eingabe der Lieferantennummer wird das Fälligkeitsdatum und der Skontosatz übrigens automatisiert gesetzt, es werden dabei die Angaben der zweiten Seite der Lieferantenbearbeitung herangezogen. Machen Sie sich das zunutze, indem Sie die Standardfälligkeitstage für Skontierung und den Skontoprozentsatz gleich in den Stammdaten eintragen, das Fälligkeitsdatum müssen Sie dann nicht mehr selbst errechnen.

Sollte das Skontodatum nicht vor dem Fälligkeitsdatum liegen, wird der Bereich für Skonto-Daten ausgeblendet und in der Übersicht auch entsprechend nicht dargestellt.

Bei der Erfassung von Beträgen beachten Sie, dass Sie immer Nettobeträge erfassen. Falls eine Rechnung MwSt-frei ist, muss der Rechnungsbetrag in das oberste der Betragsfelder eingetragen werden. Für die gültige MwSt. gilt das LE-Datum (ab profacto 2020.2.0)

Bezahlt man einen OP mit Hilfe des Datenträgeraustausch innerhalb der Skontofrist, wird generell mit Skonto bezahlt, auch wenn das Skonto-Ankreuzfeld im Offenen Posten nicht angekreuzt ist. Nutzen Sie die Option mit Skonto zahlen also zum Beispiel wenn Sie die Überweisung längst getätigt haben, aber nun manuell verbuchen möchte, auch wenn man sich zum Zeitpunkt der BEarbeitung außerhalb der Skontofrist befindet.

Im OP Lieferanten wird nun der Text des Optionsfeld im Bereich Bestellungen komplett angezeigt.

Lieferanten OP`s können nun als "Aconto-Rechnung" zu einer Bestellung erfasst werden (ab profacto). Eine solche Rechnung erfassen Sie dann, wenn Sie bereits eine Bestellung abgesetzt haben und der Lieferant nicht nur eine Rechnung schreibt, sondern vorab Anzahlungen anfordert. Klicken Sie dazu unten rechts das "Aconto" Feld an und wählen Sie dann die zugehörige Bestellung aus - es werden Ihnen automatisch nur die Bestellungen zum gewählten Lieferanten angeboten.

Falls Sie mehrere OPs hintereinander erfassen, wie darauf geachtet, dass die Einstellungen zur Zahlung und Mahnbarkeit des OP lieferantenspezifisch sauber gesetzt werden.

Das Feld Buchungstext Fibu können Sie nutzen, um den Offenen Posten für die Finanzbuchhaltung genauer zu beschreiben. Standardmässig wird es mit der Lieferantenkurzbezeichnung gefüllt. Durch eine Voreinstellung können Sie bestimmen, dass dieses Feld und nicht der Überweisungstext an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.

Neben der nationalen Bankverbindung finden Sie hier auch Felder für die europaweit anwendbaren SEPA-Überweisungen, das sind

• IBAN

• BIC

• Mandatsreferenz

• Iso-Ländercode

Einlesen und Zuordnen von E-Rechnungen

Ab dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten. Das bedeutet, dass Rechnungen in Form von XML-basierenden Formaten eingelesen werden können müssen. Diese Rechnungen müssen auch noch nach Jahren menschenlesbar angezeigt werden können.

profacto ist ab Version 2024.6 dazu in der Lage. Sie gehen dazu wie folgt vor:

• Neuen Lieferanten-OP anlegen

• E-Rechnung (in diesem Fall XRechnung) einlesen

• Lieferant zuordnen

Danach ist die E-Rechnungen dem Offenen Posten zugeordnet. Die Daten aus der Rechnung werden in den OP übernommen. Die E-Rechnung kann danach jederzeit wieder eingesehen werden.

Schauen wir uns den Vorgang im Detail an:

Nachdem Sie einen neuen Lieferanten-Op erzeugt haben, sieht der Erfassungdialog so aus:

Open

Neuer Lieferanten-OP

Oben in der Mitte sehen Sie den Button “XRechnung zuordnen…”

Nach einem Klick Button können Sie eine XML-Datei auswählen. Danach erscheint die XRechnung menschenlesbar in einem eigenen Fenster:

Oben links können Sie nun auf die Lieferanten-Nr. klicken und einen Lieferanten zuweisen.

War das erfolgreich, können Sie unten rechts auf “Zuordnen” klicken und die XRechnung wird in den OP übernommen. Das sieht dann so aus:

Nach dem Speichern des OP und erneutem Öffnen sehen Sie unten rechts ein “Auge-Symbol”. Wenn Sie dieses anklicken, kommen Sie wieder in die Anzeige der XRechnung:

Aufteilung Kostenträger

Auf dieser Karteikarte kann der Rechnungsbetrag der Rechnung gezielt auf mehrere Projektpositionen aufgeteilt werden. Dies erfolgt entweder über einen Artikel oder über eine Kostenstelle - die hier erfassten Daten fliessen direkt in die Projektkosten ein. Wichtig ist, dass die zu erfassenden Kosten komplett sind. Ein Artikel muss mit Artikelgruppe erfasst werden und wird als Buchungsziel erfasst. Der erfasste Teilbetrag der Rechnung ist immer netto. Alternativ können Sie jedoch auch eine prozentuale Aufteilung wählen.

Sollten der vereinfachte Rechnungseingang mit Aufteilung aktiv sein, wird dieser Reiter stets vorbefüllt, Projektkosten gehen nicht verloren. Die Darstellung wird etwas vereinfacht.

So erfasste Kosten können zur Nachkalkulation herangezogen werden.

Mit der Rechnungsprüfung im Bestellwesen wird diese Karteikarte automatisch gefüllt. (ab profacto)

Teilzahlung

Auf dieser Karteikarte erfassen Sie Teilzahlungen an den Lieferanten, falls Sie den Rechnungsbetrag nicht auf einmal bezahlen. Für jede Teilzahlung ist ein Zahlungsdatum und eine Bemerkung vorgesehen, damit Sie besser nachvollziehen können, wann Sie wieviel aus welchem Grund bezahlt haben.

Ab profacto 2013 können Sie hier einen OP zum Banking vormerken. Er wird dann im Rahmen einer Zahlung via DTA genau dann bezahlt, wenn das Datum der Teilzahlung erreicht oder verstrichen ist. Auf diese Weise können Sie einen OP in gezielten Raten bezahlen.

Nach dem DTA wird bei einer Teilzahlung vermerkt, welche Bankverbindung genutzt wurde. So können Sie noch besser nachvollziehen, auf welchem Konto welche Zahlung stattgefunden hat, falls ein OP nicht in einem Rutsch bezahlt wurde.

Aufwandskonten

Haben Sie in den Voreinstellungen die Splitbuchungen aktiviert, so ist diese Karteikarte sichtbar. Im Falle einer OP-Erzeugung aus der Rechnungsprüfung heraus werden die Konten hier automatisch befüllt, ansonsten kontieren Sie hier den Lieferanten-OP auf Basis der Informationen, die Sie auf der Rechnung finden.