Einführung

Die Terminalzeiterfassung bietet eine in profacto integrierte elektronische Stechuhr zur Betriebsdatenerfassung. Sie ersetzt effektiv konventionelle BDE-Geräte, die zwar speziell für die Erfassung von Zeiten optimiert wurden aber dennoch oft nicht die Flexibilität aufweisen, die im Handwerksbetrieb gewünscht ist.

Während BDE-Geräte zudem oft teuer sind und deren Robustheit durch den teilweise vielfachen Preis eines Standard-PC erkauft wird, bietet eine PC-basierende Erfassung den Vorteil, besser konfigurierbar zu sein und durch Nutzung von Eingabemethoden wie

• Barcodescanner

• Durchzugsleser

• Legic-Leser

• Touchscreen

die gleichen Erfassungssysteme wie ein BDE-Gerät nutzen zu können, mit wesentlich komfortablerer Informationsdarstellung am Bildschirm - auch ganz ohne Tastatur.

Sie setzen die Terminalzeiterfassung (TZE) genau dann ein, wenn Sie in Ihrem Betrieb Abläufe so definiert haben, daß in längeren Zeitabschnitten einer Tätigkeit nachgegangen werden kann. Falls Ihre Mitarbeiter oft Auftrag oder Tätigkeit wechseln, ist die TZE oder BDE allgemein nicht optimal geeignet.

In dieser Dokumentation erfahren Sie, was Sie an Voraussetzungen erfüllen müssen, um die TZE einsetzen zu können und wie die TZE im normalen Betrieb genutzt wird.

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Terminalzeiterfassung direkt nach Aufruf

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Terminalzeiterfassung nach Eintrag Benutzer

Voraussetzungen

Um die TZE nutzen zu können, muß nur eine Mindestvoraussetzung erfüllt sein:

• Im Personalstamm muß jeder Mitarbeiter, der Zeiten über die TZE erfassen soll, eine BDE-ID haben. Diese sollte vierstellig und numerisch sein, also z.B. 0010. Für weitere Einstellungen zur TZE beachten Sie bitte ebenfalls die Dokumentation an dieser Stelle.

Falls Sie mit Barcodes arbeiten wollen, müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:

• Lesen Sie im Handbuch alles über die Erzeugung von Barcodes.

• Definieren Sie in den Voreinstellungen alles Notwendige für die TZE mit Barcodes.

• Beschaffen Sie sich von extragroup eine Barcodeschrift. Diese können wir aus rechtlichen Gründen nicht öffentlich zum Download anbieten.

• Drucken Sie Barcodes für Personal und Kostenstellen direkt über profacto.

• Drucken Sie auf Stücklisten oder andere Arbeitsunterlagen Barcodes für Projekte und Positionen

• Schaffen Sie sich einen Barcodescanner an. Wir empfehlen dringend Markengeräte von Datalogic oder Symbol, bei denen sich CRLF als Endekennzeichnung ausschalten lässt. Als Endkennzeichen sollte None eingestellt werden.

Falls Sie zudem ohne Tastatur arbeiten wollen, müssen Sie Folgendes tun:

• Für eine Erfassung der Funktionen über Barcode drucken Sie die Funktionsbarcodes für die Tasten aus:

  • XGKOMMT für die Schaltfläche Kommen

  • XGGEHT für die Schaltfläche Gehen

  • XGAUFAN für die Schaltfläche Auftragsanfang

  • XGAUFEN für die Schaltfläche Auftragsende

  • XGAUFUB für die Schaltfläche Unterbrechung bzw. Pause

  • XGBEST für die Schaltfläche Bestätigen

  • XGABBR für die Schaltfläche Abbrechen

Für eine Erfassung der Tasten per Touchscreen benötigen Sie einen Touchscreen. Wir empfehlen einen resistiven Touchscreen, der auch mit Handschuhen oder Stiften bedienbar ist.

Voreinstellungen

In den Voreinstellungen können Sie diverse Einstellungen vornehmen, die das Verhalten der TZE beeinflussen.

BDE-Voreinstellungen

Wenn Sie in der Übersicht des Moduls Zeiten (im Bereich Anwesenheitszeiten) aus dem Menü Funktion den Befehl Anwesenheitszeiten normalisieren aufrufen, können Sie nicht nur Anwesenheitszeiten auf bestimmte "gerade" Werte runden, sondern auch gleichzeitig vordefinieren, wie gerundet werden soll und ob die Rundung automatisch erfolgen soll. Diese Rundungseinstellung gilt auch für die Terminalzeiterfassung.

In den Voreinstellungen gelangen Sie über das Menü Funktion auch in den Betriebskalender. Hier stellen Sie nicht nur ein, welche Mitarbeitergruppe wann arbeitet, sondern auch, wann diese Pausen nimmt und ob diese Pausen zwingend abgezogen werden, wenn eine bestimmte Mindestzeit "am Stück" gearbeitet wurde.

Nutzung im Terminal-Modus

Wenn Sie sich beim Programmstart von profacto mit dem in den Voreinstellungen definierten TZE-Benutzer anmelden, so gelangen Sie direkt in die Terminalzeiterfassung

Generell wird immer, sobald eine BDE-ID eingetragen ist, das Bild des Mitarbeiters angezeigt sowie dessen derzeitiger Status. Falls der Mitarbeiter an einem Projekt arbeitet, wird auch dieses angezeigt. Ganz unten sind alle Zeitabschnitte zu sehen, die der Mitarbeiter am aktuellen Tag bereits erfasst hat.

Nutzung am normalen Arbeitsplatz

Falls Sie die Terminalzeiterfassung an einem Arbeitsplatz nutzen, an dem noch andere Funktionen von profacto genutzt werden, rufen Sie diese einfach auf, indem Sie im Modul Zeiten aus dem Menü Funktion den Befehl Terminalzeiterfassung aufrufen. Alternativ läßt sich die Terminalzeiterfassung auch aus dem Hauptmenü sowie über die Tastenkombination Strg-Shift-Z (Apfel-Shift-Z) aufrufen.

Das Fenster, das sich nun öffnet, läuft in einem eigenen Prozess und kann daher parallel zu allen anderen Fenstern genutzt werden. Ansonsten gilt alles, was bereits unten zur Nutzung der TZE erläutert wird.

Normaler Erfassungsablauf

Der weitere Ablauf ist immer gleich strukturiert:

Zuerst erfassen Sie eine BDE-ID, danach stehen Ihnen alle weiteren Möglichkeiten entsprechend Ihres Status zur Verfügung.

Nach Durchführung eines Erfassungsvorgangs springt die Eingabemarke wieder auf das Feld BDE-ID zurück und nach ca. 5 Sekunden wird der Erfassungsdialog zurückgesetzt.

Die Optionen im einzelnen:

Kommt

Aktivieren Sie diese Schaltfläche, so registrieren Sie sich als "Anwesend". Eine Projektzeit ist Ihnen genau dann zugeordnet und läuft, falls Sie sich am Vortag mit Geht abgemeldet haben und zu diesem Zeitpunkt eine Projektzeit lief.

Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.

Auftragsbeginn

Sie können optional die Auftragserfassung betätigen, um zB direkt mit einer Projektposition zu beginnen. Diese Funktion betätigen wenn Sie bereits anwesend sind oder auch wenn Sie noch abwesend sind. Im letzteren Fall werden Sie automatisch auch angemeldet.

Die Erfassung von Projekt oder Kostenstelle via Barcode löst auch den Button Auftragsbeginn direkt aus. Zusätzlich müssen Sie eine Position und eben Kostenstelle oder Projekt erfassen. Falls Sie vorher bereits an einem Projekt gearbeitet hatten, dann müssen Sie nur noch die Felder ändern, die sich ändern müssen.

Falls Sie mit einem Barcodescanner arbeiten, ist das Scanner-Feld aktiv und Sie können nun in beliebiger Reihenfolge Projektnummer, Position und Kostenstelle scannen.

Bei Tastaturerfassung können Sie diese Angaben entweder manuell vornehmen oder über die entsprechenden Schaltflächen vor den Eingabefeldern die Angaben auswählen.

Erst wenn alle Angaben vollständig und korrekt sind, können Sie Ihre Eingabe bestätigen.

Projekte, die mit einer BDE-Sperre versehen sind, können nicht über die TZE erfasst werden.

Erfassen Sie eine Kostenstelle, die als unproduktiv gekenzeichnet ist, wird automatisch als Projekt das Gemeinkostenprojekt und die Position 1 eingestellt.

Auftragsende

Wenn Sie diese Funktion wählen, dann wird die Arbeit am aktuellen Projekt beendet und Sie sind nur noch anwesend. Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.

Unterbrechung

Wenn Sie diese Funktion aktivieren, wird die Arbeit am aktuellen Projekt beendet und Sie sind nur noch anwesend. Sie können später durch erneutes Betätigen dieser Funktion die Arbeit am selben Projekt wieder aufnehmen.

Diese Funktion steht Ihnen nicht zur Verfügung, wenn Sie in den Voreinstellungen die vereinfachte Erfassung aktiviert haben.

Geht

Wenn Sie diese Funktion wählen, werden Sie vom System als Abwesend gekennzeichnet. Die Arbeit am aktuellen Projekt wird ebenfalls beendet. Wenn Sie am nächsten Tag oder nach Ende Ihrer Pause sich wieder anmelden, werden die Daten des Projekts an dem Sie zuletzt gearbeitet haben, wieder genutzt.

TZE beenden

Nur, wenn Sie sich mit einer gültigen BDE-ID angemeldet haben, ist die Schaltfläche TZE beenden aktiv. Falls Sie diese anklicken, müssen Sie noch ein Paßwort eingeben, andernfalls ist die TZE nicht zu beenden.

Statusanzeige

Während Sie mit einer gültigen BDE-ID angemeldet sind, wird Ihnen im unteren Viertel des Bildschirms Ihr aktueller Zeit-Status angezeigt. Dieser berücksichtigt auch Zeiten von Projekten, an denen Sie derzeit noch arbeiten.

Stundenzettel

Falls ein Mitarbeiter im Stundenzettel erfassen darf wird dieser Reiter auch in  der TZE  zugänglich:

In diesem Modus bleibt man solange angemeldet, bis man die TZE beendet oder auf das Terminal zurückwechselt oder sich jemand anders anmeldet.

Grundsätzlich wird die Eingabe am aktuellen Tag gestartet, kann aber über das Kalenderwidget, das Feld oder die Datumspfeile frei gewählt werden.

Über den Plus-Button wird eine neue Zeit erfasst. Hierbei als Vorschlag gleich die übliche Zeit des Tages gemäß Zeitmodell gegeben. Dazu muß man noch KST, Projekt und Position angeben. Mit Strg+F bzw. Cmd+F kann man danach auch suchen. Ob eine Eingabe noch fehlt oder fehlerhaft ist wird unten in rot angezeigt. Dabei wird standardmäßig das Gemeinkostenprojekt erfasst, wenn kein anderes gewählt wurde.

Am besten bewegt man sich mit der Tab-Taste vorwärts und aktiviert die Checkboxen NW (= Nachweiszeit) und Feedback (= Markierung der Zeit für Klärungsbedarf mit der Personalabteilung) per Leertaste. Die Checkbox OK kann wird automatisch aktiviert, sobald eine Eingabe in Ordnung ist. Mit Tab gelangt man in die nächste Zeit, die an die vorangehende als Vorschlag anschließt, so daß eine lückenlose Erfassung unterstützt wird.

Sobald eine Zeit korrekt erfasst worden ist, kann diese mit Speichern gesichert werden. Diese Zeiten sind nicht im System sichtbar, nur im Stundenzettel. So als wäre der Zettel weiterhin nur dem Mitarbeiter zugänglich. profacto prüft, ob die erfassten Uhrzeiten “legal” sind. Die Von-Zeit muß kleiner als die Bis-Zeit sein, außerdem darf keine Zeit jenseits von 23:59 Uhr erfasst werden.

Sobald man alle Zeiten eines Tages erfasst hat, und alle okay sind, geht man über Einreichen unten rechts weiter. Einmal eingereichte Zeiten sind vom Mitarbeiter per TZE-Login in diesem Dialog nicht mehr änderbar, können aber mit einer neuen Bemerkung versehen werden, sofern keine vorhanden war und man kann das Feedback aktivieren. Dieser Effekt wird am Monatsanfang auch zwangsweise erreicht  durch die Voreinstellung dazu in den Voreinstellungen zur Zeiterfassung. Sind Zeiten für einen Tag eingereicht können keine Zeiten-Datensätze mehr über den Stundenzettel hinzugefügt oder gelöscht werden.

Zeiten Löschen wird mittig liegenden Listeneinträgen so gehandhabt, daß die Möglichkeit vorgeschlagen wird eine Lücke zu lassen oder die vorangehende oder nachfolgende Zeit zu erfassen. Ansonsten kann man Zeiten auch in anderer als der chronologischen Reihenfolge eingeben. 

Versehentliche Eingaben, die überlappende Zeiten entstehen lassen würden, werden automatisch korrigiert. 

Meine Statistik

Der Mitarbeiter kann wenn er Zugriff auf das modul TZE hat, sich seine Statistik anschauen.

Die angezeigten Sollzeiten, Arbeitszeiten und Anwesenheitszeiten in der TZE-Statistik sollten nur bis zum aktuellen Datum gehen.