Aktivitäten (ab profacto)

Historie

Beim Druck bestimmter Dokumente kann profacto eine Aktivität erzeugen. In vielen Fällen ist das auch mit einer Warnung verbunden (z.B. bei Angeboten, Rechnungen oder Bestellungen). Hier legen Sie fest, wo das passieren soll. Das Verhalten ist konkret so:

Bei Angeboten werden Sie nach der anzugebenden Anzahl an Tagen an das abgegebene Angebot erinnert.
Bei Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen wird nur der Sachverhalt protokolliert.
Bei Rechnungen erhalten Sie nach Ablauf der Rechnungsfälligkeit eine Warnung. Wurde die Rechnung vorher als bezahlt markiert, wird die Warnung deaktiviert und die Aktivität auf erledigt gesetzt.
Bei Gutschriften wird nur der Sachverhalt protokolliert.
Bei Bestellungen erhalten Sie zum gewünschten bzw. zugesagten Liefertermin eine Warnung. Falls die Bestellung rechtzeitig geliefert wurde, wird die Aktivität auf erledigt gesetzt.
Bei Mahnungen wird zur Protokollierung des Mahnvorgangs eine Aktivität erzeugt.

Beachten Sie dann auch die Einstellungen unter "Zuordnung"!

Outlook-Schnittstelle

Auch fremde Termine an Outlook senden
Hier legen Sie fest, ob Sie Termine aller Mitarbeiter in Ihrem Outlook-Kalender sehen wollen und ob aktualisierte Einträge in Outlook gleich geöffnet werden sollen.
Über die Synchronisierungseinstellung legen Sie fest, wie viele Tage vor dem aktuellen Datum mit Outlook synchronisiert werden sollen. Dies ist hilfreich, um auch ältere Termine in Outlook mit profacto abzugleichen.
Aktivitätenwarnungen erscheinen alle x Minuten

Hier können Sie einen Zyklus einstellen, der von der minütlichen Wiederholung der Warnungen abweicht. In den persönlichen Voreinstellungen können Sie die Aktivitätenwarnungen komplett deaktivieren.

Zuordnung

Die unter Historie aktivierten Aktivitäten können wahlweise dem Erzeuger oder einer festen Person zugeordnet werden. Auf jeden Fall müssen Sie "Selbst" ankreuzen; wenn es eine feste Person sein soll, muß diese zusätzlich gewählt werden.
Automatisch erzeugte Aktivitäten können auch wieder automatisch gelöscht werden. Tragen Sie dazu hier einen Wert ungleich 0 ein, am besten 180 oder 360.

Prozessstatus bei Belegdruck

Sobald Sie ein Angebot, eine Rechnung oder einen anderen Beleg drucken, kann auch der Prozessstatus einen anderen Wert annehmen. Dadurch erreichen Sie, dass das Projekt in der Übersicht in eine andere Filterkategorie fällt. Weiterhin können Sie so erreichen, dass mit dem Druck eines Belegs ein neuer Aktivitätenworkflow erzeugt wird, da mit dem Umsetzen eines Projekts auf einen anderen Prozessstatus das Erzeugen eines solchen Workflows verknüpft werden kann.
Für jeden Belegtyp geben Sie hier den gewünschten Prozessstatus an, auf den das Projekt nach dem Druck gesetzt werden soll.
Für die Erzeugung eines Workflows konsultieren Sie bitte die Dokumentation dazu.