Bereich Ausgezeichnete Kostenstellen

Die hier aufgeführten Kostenstellen werden in den Tagesarbeitszeiten und der Zeitauswertung verwendet, um die speziellen Lohnarten für Krankheit, Urlaub, Feiertag, Zeitausgleich und andere Fehlzeiten abzubilden. Wenn Sie hier einen weiteren Eintrag mit dem Icon Neu hinzufügen, tragen Sie die Nummer einer Kostenstelle ein und ordnen diese mittels rechtem Mausklick auf das Feld Gruppe (siehe Screenshot unten) zu. Sie können jeder Kostenstelle bis zu 3 Folgelohnarten zuordnen, die beim Export an die Lohnbuchhaltung von Sage KHK in eigene Exportdatensätze kopiert werden, mit der gleichen Stundenzahl wie die Originalkostenstelle.

Die Gruppe hier entspricht nicht den klassischen Kostenstellengruppen, sondern diese hier sind fest hinterlegt und steuern, wie Kostenstellen sich in Bezug auf die Zeitkonten verhalten.

Bereich Überstunden

Erfassen Sie hier die Aufschläge für die Überstunden. Diese werden in der Nachkalkulation auf den Lohnanteil des Stundensatzes aufgeschlagen. Überstunden sind keine Mehrarbeit, sondern Zeiten, die zu nicht regulären Arbeitszeiten geleistet werden. Die Aufschläge werden in der Regel betrieblich festgelegt, heutzutage sind sie in der Mehrzahl der Betriebe jedoch "1".

Auslöse / Reisespesen

Durch Hinterlegung eines Artikel aus dem Artikelstamm und Aktivierung mittels drunterliegender Option, werden Auslösebeträge (können an eine Projektzeit oder Aktivität angefügt werden) dem verbundenen Projekt als Projektkosten hinterlegt und auf den spezifizierten Artikel verbucht. Sie sollten als Artikel einen wählen, der exakt 1 Währungseinheit als Preis besitzt, so daß es eindeutig bleibt, wie die Kalkulation bei der Anzahl erfolgt.

Bereich BDE

Hier treffen Sie Einstellungen, die bei der Verarbeitung von Zeiten, die über die Terminalzeiterfassung erfasst wurden, von Bedeutung sind.

Überstunden werden nur manuell vom Anwender gesetzt

Diese Einstellung greift auch in der normalen Zeiterfassung der der TZE. Sie führt dazu, daß Zeiten außerhalb der normalen Arbeitszeit nicht als Überstunden gewertet werden. Überstunden vergeben Sie dann in der Zeiterfassung manuell.

BDE-Zeiten automatisch normalisieren

Diese Einstellung bewirkt, daß Zeiten, die über BDE bzw. TZE erfaßt werden, automatisch gerundet werden. Die Rundungseinstellen nehmen Sie über den Befehl "Anwesenheitszeiten normalisieren" vor, der im Menü Funktion der Zeiten-Übersicht, Darstellung Anwesenheitszeiten zu finden ist.

Zusätzlich kann man hier konfigurieren, wie viele Minuten nach Arbeitsanfang (wie er im Betriebskalender für die Mitarbeitergruppe definiert ist) man trotzdem als pünktlich angemeldet gezählt wird. Werte zwischen 1-5 Minuten sind hier sinnvoll. 

BDE: Manuelle Zeiten am selben Tag nicht löschen

Hat man vorab für einen Tag bereits Zeiten erfaßt, so wird mit dieser Einstellung bei der Zeiterfassung per BDE auch die Zeit nicht gelöscht, die sich eventuell mit der BDE-Zeit überschneidet. Diese Einstellung kann hilfreich sein, wenn beispielsweise ein halber Tag Urlaub genommen wird und vormittags noch gearbeitet wird.

Pausenzeiten bei Überlappung mit Projektzeiten verkürzen

Zeiten die in die Pausen auf einem Projekt hineingearbeitet werden, werden nicht als Pause von der Arbeitszeit des Miatarbeiters abgezogen und fallen als Projektkosten an.

Standardprojekt Gemeinkosten

Dies ist das Projekt, auf das standardmäßig die Gemeinkosten gebucht werden. Erfassen Sie in der Zeiterfassung oder der TZE eine Kostenstelle, die zu den ausgezeichneten Kostenstellen (siehe oben) gehört und unproduktiv ist, wird automatisch dieses Projekt eingestellt. Solche Zeiten erscheinen auch im Kalender in den Rubriken Urlaub, Fortbildung etc. sowie bei Vorhandensein der Kapazitätsplanung auf dem Reiter Personal der Kapaplanung.

Bereich Terminalzeiterfassung

TZE-Nutzer

Der TZE-Nutzer ist ein Benutzername, der den Programmstart von profacto beeinflusst. Melden Sie sich mit diesem Benutzernamen an, so startet profacto direkt in die Terminalzeiterfassung, ein Zugriff auf andere Module ist nicht möglich.

Wählen Sie hier den für diese Aufgabe vorgesehenen Benutzer aus. Wir empfehlen den mitgelieferten Benutzer "tze" zu verwenden und nicht weiter zu ändern. Lediglich ein Kennwort sollten zugewiesen werden, wenn man eine mobile Zeiterfassung auch außerhalb des geschützen Firmennetzwerkes nutzen möchte.

Barcode-Nutzung einstellen

• Für die Terminalzeiterfassung kann eine spezielle Optimierung für Barcodeleser vorgenommen werden. Gescannte Barcodes werden dadurch automatisch richtig dem Projekt, der Position oder der Kostenstelle zugeordnet. In diesem Falle muß die BDE-ID, die jedem Mitarbeiter zugeordnet werden muß, jedoch 4stellig sein!
• Sie aktivieren die Barcodenutzung über das Ankreuzen des Felds Es wird ein Barcode-Scanner verwendet.
• Beachten Sie, daß Ihr Barcodescanner kein CRLF am Ende der gescannten Zeichenfolge übertragen darf, sondern NONE als Endekennzeichen eingestellt sein muss. Nutzen Sie jedoch die Websuite, dann ist CR das richtige Endekennzeichen.
• Für die Anmeldung eines Mitarbeiters sind übrigens auch http://de.wikipedia.org/wiki/Legic Legic-Systeme gut geeignet. Diese Systeme erkennen den Mitarbeiter "im Vorbeigehen" und sind so nochmal ein Stückchen effizienter.

Einen für die Nutzung mit profacto nutzbaren Barcodefont für Windows können Sie hier herunterladen:

Carolina Barcode Font

Präfixe

Durch die Präfixe erkennt die Terminalzeiterfassung, was für ein Barcode folgt. Durch das "Stopzeichen für Scanner" wird das Ende des Barcodes erkannt und der gescannte Barcode automatisch ins richtige Feld eingetragen.

Die empfohlene Vorbelegung der Felder ist wie folgt:

• Projekt: 11
• Position: 22
• Kostenstelle: 33
• Kombinierter Scan: 44
• Stopzeichen: Q

Der Barcode des Projekts 70022 wird so zu 1170022Q.

Mit dem kombinierten Scan erfassen Sie gleichzeitig Projekt und Position. Damit das funktioniert, müssen Sie noch angeben, ob die Projektnummer oder die Positionsnummer eine feste Länge besitzen soll. Die feste Länge muss angegeben werden. Nur so kann der gescannte Code sauber analysiert und verarbeitet werden.

Beispiel für einen Code fester Länge: 44A000103Q für Position 3 in Projekt A00010, feste Länge für Projektnummern sei 6 Zeichen. Für den Ausdruck finden Sie in den Musterformularen (sofern aktiviert) eine entsprechende Freie Liste in Druckdialog der Positionen zum Projekt.

Reduzierte Erfassung

• Kommt, Auftragsende und Unterbrechung nicht anbieten: Durch Aktivieren dieses Felds kann die Erfassung auf Projektzeiten eingeschränkt werden. Dadurch wird vermieden, daß "Leerzeiten" entstehen, die keinem Kostenträger zuzuordnen sind.
• Unterbrechungsbutton als Pausebutton nutzen: Mit dieser Option wird die Schaltfläche Unterbrechung so umprogrammiert, daß der Mitarbeiter von der Terminalzeiterfassung abgemeldet wird, als ob er ginge. Ist die Pause zu Ende, wird nach Eingabe der BDE-ID die Schaltfläche "Wiederaufnahme" benannt und der Mitarbeiter wieder angemeldet. Der Unterschied zum normalen Gehen und Kommen liegt darin, daß Pausenzeiten generell nicht gerundet werden. Dies ist nur relevant, falls Sie per TZE oder BDE erfaßte Zeiten normalisieren.

Weitere Optionen

• Positionsnummern mit Komma erlauben: Diese Option führt dazu, daß die Positionsnummer im Barcode als eine mit 100 mutliplizierte Zahl erwartet wird, aus Position 1,01 wird dann also die Nummer 101. Auf diesem Weg können eben auch solche Zahlen über einen Barcode gescannt und verarbeitet werden. Im Barcode darf also das Komma nicht auftreten, sondern es müssen die Positionsnummern * 100 gescannt werden. Der Barcodedruck muß entsprechend angepaßt werden. 
• Mitarbeiter nach Eingabe Pers.Nr. automatisch anmelden: Mit dieser Option findet nach Eingabe der BDE-ID in der TZE eine automatische Anmeldung statt, falls der Mitarbeiter bisher nicht anwesend war.
• BDE-ID und Scanfeld unsichtbar setzen: Um Manipulationen von Mitarbeitern zu reduzieren, werden die Eingaben von Personalinformationen verdeckt

• Angebote automatisch für TZE sperren: Damit sind erst erteilte Aufträge (ab Status Auftragsbestätigung) für die TZE zugelassen. Diese Einstellung schlägt sich im Projekt auf dem Reiter PPS in der Gruppe Einstellungen nieder.

  Die Setzung oder Aufhebung der Sperre greift erst für danach erstellte Projekte, bestehende ändern sich nicht.

• Nur im Personalstamm zugewiesene Kostenstellen sind zugelassen: Sperrt die Erfassung auf Kostenstellen, für die der Mitarbeiter nicht qualifiziert ist
• Erfassung nach Angabe aller Infos automatisch bestätigen: Wurde Projekt, Position und Kostenstelle gescannt, so wird die Eingabe in der TZE automatisch bestätigt.
• Neue Variante der TZE in der Websuite anbieten: Die Variante mit 4 Klicks (Personalnummer, Projekt, Kostenstelle, Bestätigen) steht somit anstelle der klassischen Erfassung zur Verfügung
• In der neuen TZE nur Fertigungsaufträge zeigen: Verhindert, daß auf normale Kundenaufträge gestempelt werden kann.
• Projekt und Position bei Tageswechsel rücksetzen: In diesem Fall merkt sich profacto nicht, auf welches Projekt am Vortag zuletzt gestempelt wurde, der Anwender muss diese Informationen am Folgetag neu erfassen.
• Schaltfläche "TZE Beenden" verbergen: Verhindert, dass Mitarbeiter unautorisiert versuchen, die TZE zu beenden.
• Kostenstelle immer Erfassen über TZE-Button: Bei der Erfassung von Zeiten via Projekt, Position oder Stückliste direkt in profacto kann hier die Kostenstellenauswahl immer ausgewählt werden. Sonst wird nur beim ersten mal diese Kostenstellenauswahl angeboten, was den Vorgang beschleunigt, wenn für diese Tätigkeit grundsätzlich nur eine einzige Kostenstelle genutzt wird.
• Aktualisierungsintervall für neue Web-TZE: Die Darstellung der neuen Web-TZE aktualisiert sich in regelmässigen Intervallen, damit Erfassungen an anderen Terminals in die Darstellung einfliessen können. Wie häufig diese Aktualisierung stattfindet, kann hier eingestellt werden. Stellen Sie hier idealerweise einen Wert von 60sec ein - kruz genug, um aktuell zu sein, lang genug, um normalerweise den Erfassungsvorgang nicht durch eine Aktualisierung zu stören.
• Bei TZE keine strikte Dublettenprüfung durchführen: empfohlen zu aktivieren, um die Tilgung von richtigen Zeiten, die sich wie vermeintliche Duplikate darstellen, zu vermeiden. 

Zeichensatz für Barcodedruck

Diese Schrift (Carolina Barcode), die Sie von extragroup kostenfrei beziehen können, wird verwendet, um Barcodelisten für Personal und Kostenstellen zu drucken.