Bereich Prozessstatus

• Hier definieren Sie Zustände, die ein Projekt jenseits der Buchhaltung annehmen kann. Durch die Zuordnung einer Kostenstellengruppe wird zusätzlich erreicht, daß bei Erfassung von Zeiten auf ein Projekt automatisch der Prozesstatus der betroffenen Projektposition mit angepaßt wird.
• Nutzen Sie bei der Statusdefinition nur durch 10 teilbare Zahlen, um später noch weitere Zustände einfügen zu können.
• Ordnen Sie dem Prozessstatus noch eine Aktivitätenvorlage zu, so wird beim Setzen des Projekts auf diesen Prozessstatus automatisch eine neue Aktivität auf Basis dieser Aktivitätenvorlage erzeugt.

Bereich Kleinaufträge

Hier treffen Sie die Einstellungen für automatisch verwaltete Kleinaufträge, deren Nummern in der Werkstatt bereits bekannt sind.

Dazu vergeben Sie:

• eine Startnummer, das ist die Projektnummer, ab der die Kleinaufträge angelegt werden sollen.
• eine Anzahl, das ist Menge der Projekte, die erzeugt werden sollen
• eine Ausweichnummer, das ist die Projektnummer, auf die Kosten und Zeiten eines bereinigten Kleinauftrags gebucht werden. Zum Verständnis ein Beispiel: Vorgabeprojekt ist 99000, 10 Vorgabeprojekte, Ausweichnummer 999000. Auf Projekt 99002 sind Zeiten erfasst. Bei Bereinigung werden die Zeiten auf 999002 umgebucht.

Bereich Auftragsarten

Mit den Auftragsarten wurden in profacto eigene Zählkreise für unterschiedliche Projektarten eingeführt. Sie können so beispielsweise Eigenfertigung und Handel in getrennten Zählkreisen verwalten. Generell können Sie beliebig viele Auftragsarten definieren. Für jede Auftragsart legen Sie fest, ob sie einen eigenen Zählkreis besitzen soll oder einen Standardnummernkreis. Es empfiehlt sich, dann nur mit eigenen Zählkreisen zu arbeiten, da Sie dann volle Kontrolle über die Projektnumerierung haben.

Haben Sie die Auftragsarten über die Option gesonderte Auftragsarten mit eigenen Nummernkreisen definiert, so wird Ihnen an verschiedenen Stellen in profacto die Filterung nach Auftragsart angeboten. Zudem können Sie beim Duplizieren eines Projekts die Ziel-Auftragsart wählen. Falls Sie sich für die Nutzung von Auftragsarten entscheiden, sollten Sie den Schritt nicht wieder rückgängig machen.
Im Projekt selbst wird die Auftragsart über die definierte, von profacto vorgeschlagene ID gespeichert und nicht über ihren Namen. Vorhandene Projekte erhalten die ID für Standardaufträge. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie über ODBC auf Projekte zugreifen.

Falls Sie mit Mandanten arbeiten, können Sie je Mandant Nummernkreise definieren, jedoch sollte nicht die Standardnummernkreisoption vergeben werden, wenn diese bereits einmal gesetzt worden ist.

Bereich Projektgruppen

Mit Projektgruppen wurde ein weiteres Filterkriterium in den Projekten eingeführt. Sie können Projektgruppen hier oder direkt im Projekt definieren. Jede Projektgruppe wird im Falle von Mandantenlizenzen pro Mandant definiert oder für Alle Mandanten. Haben Sie erst nachträglich Projektgruppen eingeführt, so gelten die bisher definierten Projektgruppen automatisch für Alle Mandanten.

Bereich Vorgabeordner für Projektdokumente

Legen Sie hier fest, wo der Vorgabeordner liegt, der automatisch dupliziert wird, wenn ein neues Projekt angelegt wird. So etwas ist praktisch, wenn Sie viele externe Dokumente einem Projekt zuordnen wollen, wie beispielsweise Faxe, Zeichnungen oder Photos. Der Vorgabeordner kann durch Definition eines Laufwerksmappings auf der Seite ImExport auch für den Einsatz in gemischten Netzwerken nutzbar gemacht werden.

Sie können eine Ordnerstruktur definieren, die alle Ihre Dokumentenkategorien abbildet - z.B. Vorgabeordner Projekte - Unterordner: Zeichnungen, Bilder, Kundendokumente usw. Die so angelegte Struktur wird bei der Anlage des Projektordner immer mit kopiert.

• Projektordner werden mit Kundennummer und Projekt erstellt
  Ist das Feld deaktiviert, wird ein Ordner ausschließlich mit der Projektnummer erstellt.<br> Ist das Feld aktiviert, wird eine zusätzliche Hierarchieebene beim Erzeugen der Projektordner erstellt, falls im Projekt ein Kunde zugeordnet ist - Ordner Kundenummer + Unterordner Projektnummer. Erlaubt eine kompaktere Verwaltung der Projektordner, falls Sie nur mit wenigen Kunden pro Jahr arbeiten.
• Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt
  Eine Verfeinerung zu erster Option, so dass der Name des Überordners aus der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer gebildet wird.
• Projektordner werden nach Kundengruppe angelegt erlaubt die weitere Gruppierung nach Kundengruppe in der Verzeichnisstruktur.
• Die Option Projektordner nicht automatisch anlegen verhindert, dass der Projektordner in jedem Fall angelegt wird. In diesem Fall müssen Sie im Projekt die entsprechende Option auf dem Deckblatt aktivieren.
• Archivordner erstellen
  Ist der Haken aktiv werden alle nicht erteilten Projektordner in einen Archivordner verschoben. Wird der Status des Projektes im Nachhinein doch verändert, so wird das Projekt wieder zurück geschoben und die Archivdateien gelöscht. Vorraussetzung dafür ist allerdings, dass auf der Seite Dokumente in der Bezeichnung des Projektordners "Projektordner" eingetragen sein muss. Dies geschieht automatisch bei der Neuanlage eines Projektordners.
• Pfadnamen für WoodWOP 6.0 bereinigen
  Der Pfadname des erzeugten Projektordners wird so vereinfacht, dass keine Zeichen vorkommen, die nicht in WoodWOP 6.0-Dateipfaden enthalten sein dürfen. 
• Belegkopie auch immer im Projektordner ablegen:
  Alle einem Projekt zugeordneten Belege (Bestellung, Projekt, Mahnung) werden bei bestehendem Projektordner in dem - bei Bedarf automatisch erzeugtem - Unterordner Belege abgelegt. Jeder mit Zugriff auf Projektordner erhält dadurch auch automatisch Zugriff auf diese. Aktivieren Sie es nur, wenn auch sonst der Zugriff gewährt ist.

• Frei definierten Projektordnerpfad nutzen
  Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie selbst bestimmen, welche Struktur und Benamung Ihre Projektordner haben sollen. Dieses Leistungsmerkmal sollten nur erfahrene Anwender nutzen, da hier Fehler passieren können, wenn Sie nicht exakt die Variablennamen nutzen, die vorgesehen sind. Auf jeden Fall sollte die Projektnummer im Pfad vorkommen - sonst können keine eindeutigen Projektordner erzeugt werden. Im Feld unter der Checkbox können Sie den Pfad definieren, beispielsweise so:

  Mac: [Kundengruppe]:[Kundennr]:[Projektgruppe{10}]:[Projekt] - [Bauvorhaben]
  Win: [Kundengruppe]\[Kundennr]\[Projektgruppe{10}]\[Projekt] - [Bauvorhaben]

Folgende Syntax gilt:

• Variable werden in eckige Klammern gesetzt
• In geschweiften Klammern können Sie angeben, wie viele Zeichen der Wert der Variablen maximal haben darf
• Nur Windows: Beachten Sie: Hat ein Pfad mehr als 255 Zeichen, können Sie die Dateien im Pfad nicht mehr bearbeiten, Sie müssen dann später im Windows-Explorer den Pfad manuell kürzen.
• Folgende Variable sind erlaubt:
  • Kundennr
  • Kundengruppe
  • KuKurzbez (Im "Frei definierten Projektordnerpfad" hat die Variable 40 Zeichen, während sie in "Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt" nur 20 Zeichen lang ist)
  • Projekt
  • Bauvorhaben
  • Kommission
  • Projektgruppe
  • Jahr (Erfassungsjahr des Projektes)
  • Monat (Erfassungsmonat des Projektes)

  • Sachbearbeiter
    Beispiel zur Erweiterung der existierenden Option "Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt":

    [KuKurzbez{20}]-[Kundennr]\[Projekt] - [Bauvorhaben{40}]

    Bessere Steuerung

    Zur besseren Steuerung der Benutzerzugriffe werden die Berechtigungen der einzelnen Unterordner des Vorgabeordners kopiert.

Bei Darstellungsproblemen im Projekt empfiehlt sich auch ein Blick auf die Seite Projektordner.

Bereich Diverse Einstellungen

• Positions-Einzelpreis immer runden
  Damit wird der Einzelpreis immer auf 2 NK-Stellen gerundet.
• Dokumentkopien bei Statusänderung nicht löschen
  Damit werden beispielsweise Belege von ABs nicht gelöscht, wenn Sie eine Auftragsbestätigung erneut drucken
• Positionskalkulation erfolgt in Minuten...
  Dies ist eine einfache Voreinstellung, ob Sie eher in Minuten oder in Stunden Zeiten kalkulieren wollen.
• Keine alternativen und nicht...
  Damit werden in den Auftragsstand nur erteilte Positionen einberechnet. Das beeinflußt die Rentabilität des Projekts, falls Sie Zeiten auf nicht erteilte Positionen erfaßt haben!
• Bei Lagerabbuchung Wert in Projektkosten buchen
  Das ergibt Sinn, wenn Sie nicht über die Stückliste nachkalkulieren und Standardmaterialien nicht kommissionsorientiert bestellen.
• Kostenstellen und Artikel in Schnellkalkulation vorschlagen
  Aktivieren Sie dieses Feld, wenn alle Kostenstellen, die die Eigenschaft "erscheint in Vorkalkulation" besitzen, auf der Seite Kalkulation in der Projektposition aufgeführt werden sollen.
• Projektnummer nicht automatisch hochzählen
  Ist diese Feld aktiv, werden die Auftragsnummern nicht vorgeschlagen, sondern müssen immer manuell eingegeben werden (Bezug ist die höchste vorhandene Projektnummer, nicht die zuletzt erstellte).
• Lieferadresse nicht automatisch setzen verhindert, daß die Lieferadresse standardmäßig auf die Rechnungsadresse gesetzt wird.
• Zählerschrittweite für Positionslistenerfassung erlaubt, anstelle einfachen Hochzählens beispielsweise in 10er Schritten hochzuzählen.
• Fixtermin im Projekt überschreibt Termine in Positionen
  Wann immer Sie den Fixtermin im Projekt ändern, erscheint eine Rückfrage, ob dieser Termin so auch auf die Positionen übertragen werden soll. Falls die Positonen noch keinen Fixtermin haben, wird auch bei ausgeschalteter Option der Fixtermin übertragen.
• Zwischensummenpositionen ohne Unterpositionspreise anzeigen
  Beim Erzeugen von Zwischensummenpositionen wird automatisch die Option "Unterpositionspreise nicht anzeigen" aktiviert
• Positionen beim Einfügen nicht verschieben
  Wenn Sie eine Position in der Positionslistenerfassung einfügen, wird die Lücke zwischen den beiden Positionen, zwischen die eingefügt wird, gefüllt, statt dass die nachfolgenden Positionen umnumeriert werden. Sinnvoll, wenn Positionsnummern fest vorgegeben sind.
• Kein Verschieben mit der Maus in der Positionserfassung
  Verhindert dass Anwender unabsichtlich per Drag&Drop Positionen verschieben
• Rabatt und Skonto aus Projekt in Schnellkalkulation aufschlagen
  Die im Projekt erfassten Werte werden in die Aufschläge auf der Seite Kalkulation der Projektposition eingetragen. Dies erhöht den kalkulierten Endpreis.
• Rabatt beim Druck nicht ausweisen gibt bei neuen Positionen künftig die Einstellung den Rabatt nicht auszuweisen als Standard vor.