Projektordner

Legen Sie hier fest, wo der Vorgabeordner liegt, der automatisch dupliziert wird, wenn ein neues Projekt angelegt wird. So etwas ist praktisch, wenn Sie viele externe Dokumente einem Projekt zuordnen wollen, wie beispielsweise Faxe, Zeichnungen oder Photos. Der Vorgabeordner kann durch Definition eines Laufwerksmappings auf der Seite profacto Administration auch für den Einsatz in gemischten Netzwerken nutzbar gemacht werden.

Sie können eine Ordnerstruktur definieren, die alle Ihre Dokumentenkategorien abbildet - z.B. Vorgabeordner Projekte - Unterordner: Zeichnungen, Bilder, Kundendokumente usw. Die so angelegte Struktur wird bei der Anlage des Projektordner immer mit kopiert.

• Projektordner werden mit Kundennummer und Projekt erstellt
  Ist das Feld deaktiviert, wird ein Ordner ausschließlich mit der Projektnummer erstellt.<br> Ist das Feld aktiviert, wird eine zusätzliche Hierarchieebene beim Erzeugen der Projektordner erstellt, falls im Projekt ein Kunde zugeordnet ist - Ordner Kundenummer + Unterordner Projektnummer. Erlaubt eine kompaktere Verwaltung der Projektordner, falls Sie nur mit wenigen Kunden pro Jahr arbeiten.
• Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt
  Eine Verfeinerung zu erster Option, so dass der Name des Überordners aus der Kunden-Kurzbezeichnung und der Kundennummer gebildet wird.
• Projektordner werden nach Kundengruppe angelegt erlaubt die weitere Gruppierung nach Kundengruppe in der Verzeichnisstruktur.
• Die Option Projektordner nicht automatisch anlegen verhindert, dass der Projektordner in jedem Fall angelegt wird. In diesem Fall müssen Sie im Projekt die entsprechende Option auf dem Reiter Dokumente aktivieren.
• Archivordner erstellen
  Ist der Haken aktiv werden alle nicht erteilten Projektordner in einen Archivordner verschoben. Wird der Status des Projektes im Nachhinein doch verändert, so wird das Projekt wieder zurück geschoben und die Archivdateien gelöscht. Vorraussetzung dafür ist allerdings, dass auf der Seite Dokumente in der Bezeichnung des Projektordners "Projektordner" eingetragen sein muss. Dies geschieht automatisch bei der Neuanlage eines Projektordners.
• Pfadnamen für WoodWOP bereinigen
  Der Pfadname des erzeugten Projektordners wird so vereinfacht, dass keine Zeichen vorkommen, die nicht in WoodWOP-Dateipfaden enthalten sein dürfen. Bezieht sich auf WoodWOP 6.0 oder neuer zum 18.10.2018, folgende Änderungen bei neueren Versionen von  WoodWOP mögen davon abweichen, bitte weisen Sie uns darauf hin, falls sich Ihre neuere Version anderweitig verhalten sollte.
• Belegkopie auch immer im Projektordner ablegen:
  Alle einem Projekt zugeordneten Belege (Bestellung, Projekt, Mahnung) werden bei bestehendem Projektordner in dem - bei Bedarf automatisch erzeugtem - Unterordner Belege abgelegt. Jeder mit Zugriff auf Projektordner erhält dadurch auch automatisch Zugriff auf diese. Aktivieren Sie es nur, wenn auch sonst der Zugriff gewährt ist.
• Ordnerrechte übernehmen steuert für Windows-Clients das verwendete robocopy. Es hilft vor allem bei heterogenen Netzwerk Rechteschwierigkeiten zu vermeiden.

• Frei definierten Projektordnerpfad nutzen
  Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie selbst bestimmen, welche Struktur und Benamung Ihre Projektordner haben sollen. Dieses Leistungsmerkmal sollten nur erfahrene Anwender nutzen, da hier Fehler passieren können, wenn Sie nicht exakt die Variablennamen nutzen, die vorgesehen sind. Auf jeden Fall sollte die Projektnummer im Pfad vorkommen - sonst können keine eindeutigen Projektordner erzeugt werden. Im Feld unter der Checkbox können Sie den Pfad definieren, beispielsweise so:

  Mac: [Kundengruppe]:[Kundennr]:[Projektgruppe{10}]:[Projekt] - [Bauvorhaben]
  Win: [Kundengruppe]\[Kundennr]\[Projektgruppe{10}]\[Projekt] - [Bauvorhaben]

Folgende Syntax gilt:

• Variable werden in eckige Klammern gesetzt
• In geschweiften Klammern können Sie angeben, wie viele Zeichen der Wert der Variablen maximal haben darf
• Nur Windows: Beachten Sie: Hat ein Pfad mehr als 255 Zeichen, können Sie die Dateien im Pfad nicht mehr bearbeiten, Sie müssen dann später im Windows-Explorer den Pfad manuell kürzen.
• Folgende Variable sind erlaubt:
  • Kundennr
  • Kundengruppe
  • KuKurzbez (Im "Frei definierten Projektordnerpfad" hat die Variable 40 Zeichen, während sie in "Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt" nur 20 Zeichen lang ist)
  • Projekt
  • Bauvorhaben
  • Kommission
  • Projektgruppe
  • Jahr (Erfassungsjahr des Projektes)
  • Monat (Erfassungsmonat des Projektes)

  • Sachbearbeiter
    Beispiel zur Erweiterung der existierenden Option "Projektordner werden mit Kunden-Kurzbezeichnung, Kundennr. und Projekt erstellt":

    [KuKurzbez{20}]-[Kundennr]\[Projekt] - [Bauvorhaben{40}]

    Bessere Steuerung

    Zur besseren Steuerung der Benutzerzugriffe werden die Berechtigungen der einzelnen Unterordner des Vorgabeordners kopiert.

Bei Darstellungsproblemen im Projekt empfiehlt sich auch ein Blick auf die Seite Projektordner – extragroup Support.