Unterteilt in 

Allgemeine Einstellungen

Mehrplatzbetrieb

• Index im Cache des 4D Server komprimieren
  Verwenden Sie diese Option, wenn dem Server nur wenig Speicher zur Verfügung steht. Im Regelfall sollte die Option deaktiviert sein
• Cache bei Start des Servers aufbauen
  Bereits nach dem Start des Server führt profacto eine Suche über alle Dateien aus. Dadurch kommt es im Regelbetrieb für den Anwender zu weniger Verzögerungen beim Aufruf irgendwelcher Module. Der Nutzen dieser Funktion ergibt sich nur dann, wenn die Server-Installation zu Zeiten erfolgt, zu denen sich nicht direkt danach wieder Anwender anmelden, ansonsten wäre die Option nicht hilfreich, da sie den Start des Servers verlangsamt.
• Aktuelles Datum und Uhrzeit vom Server holen
  Wenn Sie die Terminalzeiterfassung nutzen, sollten Sie diese Option aktivieren, damit die Uhrzeit der Terminals mit der des Servers synchronisiert ist.
• Server Debug-Log aktivieren
  Aktvieren Sie diese Option, wenn Sie alle Kommunikation zwischen Server und Clients protokollieren wollen. Dies empfiehlt sich genau dann, wenn auf dem Server sporadisch Abstürze oder andere Fehler passieren, deren Ursache nicht sofort erkennbar ist. Das Debug-Log wird relativ gross und verlangsamt den Server, daher sollten Sie es kontrolliert ein- und ausschalten. Näheres finden Sie unter Server-Analyse.

Diverses

• Tooltips anzeigen
  Wenn diese Option aktiv ist, dann werden interaktive Hilfetexte angezeigt, wo sie verfügbar sind.
• Protolldatei schreiben
  Ist diese Option aktiv, werden sehr viele Datenbankoperationen in profacto in eine Protokolldatei geschrieben. Dies ist interessant, wenn Sie bestimmte Vorgänge in Ihrem System nachvollziehen wollen.
• Schnellen Stücklistendruck aktivieren
  In diesem Fall wird die Stückliste mit einer alternativen Druckmethode ausgedruckt, die in der Regel schneller sein sollte als die normale Methode.
• Formelmakros direkt auswerten
  Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihre Formelmakros unter profacto 2011 grösser als 32000 Zeichen werden können. Unter profacto 2012 ist diese Option nicht mehr nötig, weil hier die ausgewerteten Felder bis zu 2GB gross sein können.
  Deaktivieren Sie jedoch diese Option, damit die Formelmakros für Minuten und Sekunden funktionieren, weil diese keine in sich geschlossenen Formeln darstellen, sondern nur Formelfragmente.
• Belegnummer nur numerisch suchen
  Aktivieren Sie diese Option, wenn Belegnummern in der Livesuche der Projekte nur numerisch gesucht werden sollen. Sie vermeiden dadurch, dass zu viele Treffer angezeigt werden
• Alle Fenstereinstellungen rücksetzen bedeutet alle Fenstergrößen und Sortier- und Filtereinstellungen auf Auslieferungszustand zu stellen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn man nach einem Wechsel der Displaygröße nicht mehr alle Fenster nach Wunsch einstellen kann. Diese Option gibt es auch auf dem Reiter Ansichten der _Persönlichen Voreinstellungen individuell für jeden Mitarbeiter mit entsprechenden Eintragungen.
• Seitenleiste ausschalten deaktiviert die Darstellung der Seitenleiste global, dadurch wird auch die Nutzung des Tastenkürzels Strg+# oder Cmd+# deaktiviert.
• Umsatzstatistiken direkt in Tabellenalkulation anzeigen - hierdurch wird sofern verfügbar die Umsatzstatistik in der Tabellenkalkulation dargestellt und ist variabel verarbeit- und speicherbar.

Email-Signatur

Hier wird die Vorlage für die Signaturen der Anwender-Emails erstellt. Dabei macht man sich zu nutze, daß die Daten alle schon vorhanden sind.

Im Feld kann man per rechtem Mausklick auch via Kontextmenü gestalterisch tätig werden mit diversen Fonts, Schriftgrößen, u.ä. gesetzt werden, genauso wie auch in einer Aktivitäten-Textverarbeitung. 

Dazu gibt es einige Platzhalter:

Man kann im Personal, Reiter Kommunikation dann sehen wie es für den jeweiligen Mitarbeiter aussieht. Am besten kopiert man eine bestehende Signatur hinein und ersetzt Stück für Stück die Informationen mit den Parametern, wenn die Vorgabe nicht schon alle Wünsche erfüllt.

Listboxen

Listboxen sind in profacto die Tabellen. 

Aktuell nur für die Projektpositionsdarstellung kann hier die Mindesthöhe, die standardmäßig gesetzt sein soll gesetzt werden.

Zusätzlich kann man jede Zelle gleich hoch darstellen lassen, so daß die Zeilen nicht nach Inhalt unterschiedlich hoch werden. 

Diese Einstellung steuert damit auch den Regler für den Reiter Projektpositionen im Projekt. Da diese Einstellungen auch auf andere Module übertragen werden, ist es erstmal global steuerbar. Diese Einstellung wird vermutlich in künftigen Versionen noch weiterentwickelt werden und ggf. einen anderen Ort. in den Voreinstellungen finden.

Webhooks

Über die Schaltfläche Webhooks rufen Sie die Administration der Webhooks auf, mit denen externe Anwendungen beim Auftreten verschiedener Ereignisse in profacto informiert werden können.

Administration

Auf Updates prüfen

Seit profacto 6.5 können Sie diese Option auch dann bedenkenlos aktiviert lassen, wenn Sie keinen Internetzugang besitzen. Sie stellen so sicher, dass Sie immer informiert werden, wenn eine neue Version von profacto bereitsteht. Falls Ihr Internetzugang über einen Proxyserver läuft, können Sie hier den Namen und den Port des Proxys eintragen, der http-Anfragen weiterleitet.

Backup (für Einzelplatz)

Stellen Sie hier Ihre bevorzugte Backupkonfiguration ein oder übernehmen Sie die Standardwerte. Die Uhrzeit kann gerne auch mitten in der Nacht sein, profacto wird beim Start ein eventuell verpasstes Backup nachholen.

Oder Sie erstellen ein Backup manuell, zB vor größeren Importen, Umbaumaßnahmen oder Wartungsarbeiten am Rechner. Bitte beachten Sie, daß das Backup von profacto keine vollwertige Datensicherung darstellt. Es ist unabdingbar, daß Datenbank- und mindestens das Backup-Verzeichnis regelmäßig auch außerhalb des Rechners gesichert werden.

Zusätzlich wird dann beim AutoUpdate optional ein Backup mit diesen Einstellungen zur sofortigen Ausführung angeboten.

Einstellungen E-Mail-Versand

Erfassen Sie in den Feldern die Zugangsdaten für ein Email-Konto, von dem aus profacto direkt versenden darf. Diese Informationen werden auch für die Administrator-Information verwendet.

Neu dazu sind zwei Radio-Buttons die wir eingefürt haben.

• Internen E-Mail-Editor und Versand via profacto verwenden. Per Se angelickt!
• Apple Mail bzw. Windows Outlook verwenden - kein Direktversand.

Über den Papierflieger können Sie in folgendem Dialog weitere Details der Credentials erfassen und auch den Versand testen. Sie erhalten Rückmeldung dazu oder eine Testmail.

Import-Einstellungen

Generell haben Sie die Möglichkeit, Importverzeichnisse automatisch überwachen zu lassen. Dadurch werden vorliegende Importdaten automatisch genau dann importiert, wenn der sie betreffende Bereich geöffnet wird, z.B. die Projektübersicht für dem Komplett-Import oder die Zeiten-Übersicht für einen Zeiten-Import.

Sonderfunktionen

• Logging - rufen Sie hier ein Lognuch der gemachten Aktionen in profacto auf.
• Spec Functions - nur gemäß Anleitung oder durch autorisierte Dienstleister und extragroup-Mitarbeiter verwendbar

Wartung

Im Laufe der Jahre sammeln sich durch die Ablage der Dokumentkopien zu den Ausdrucken von Angebot bis Rechnung sehr viele Daten an. Diese Belegkopien werden einerseits nur sehr selten abgerufen, andererseits belegen sie viel Speicherplatz auf der Festplatte, der die Datenbank bei Backups unnötig groß macht. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Belegkopien bis zum Vorjahr extern auszulagern. Die im Laufe der Zeit sehr schnelle einige tausend Dateien zusammenkommen, sollten Sie die Ablageoption nach Jahr und Monat wählen, um nicht alle Belege in einen einzigen Ordner auszulagern.
Der Ablageort sollte für alle Anwender im Netzwerk zur Verfügung stehen. Dadurch ist der Zugriff auf die ausgelagerten Belege für jeden Anwender nach wie vor wie gewohnt möglich, ohne daß sich irgendwelche Änderungen in der Nutzung ergeben.
Anstatt Belege auszulagern, können Sie diese auch löschen - dies empfiehlt sich nur für wirklich alte Belege, in der Regel nach mehr als 10 Jahren.

Aufgrund einer seit einigen Jahren geänderten Speicherstrategie hat die Anzahl der Belege inzwischen keinerlei Einfluß mehr auf die Geschwindigkeit der profacto-Datenbank. Die Auslagerung ist jedoch aufgrund der Backup-Größe auf jeden Fall empfehlenswert und ist deshalb seit profacto 2024.4.0 wieder verfügbar.

Sie können die Ablageoption jederzeit ändern, bereits exportierte Belege werden weiterhin gefunden. Sie können das komplette Verzeichnis mit den exportieren Belegen bei einem Serverumzug verschieben, wenn Sie den Speicherpfad dann auch in profacto anpassen.

Wenn Sie die Wartung erstmalig ausführen, so müssen Sie im ersten Schritt den Pfad zuweisen, dann den Client neu starten  und im zweiten Schritt die Wartung durchführen.

Qualitätsmanagement

Beta-Version

 Dieses Feature steht nur mit der Rolle Systemadministrator zur Verfügung und bedarf der doppelten Bestätigung durch den Anwender. Die Konsequenzen sind entsprechend dargestellt.

Es gibt keine Umkehr aus diesem Modus, wenden Sie es ausschließlich für Testumgebungen an. 

Mit diesem Modus werden Datenbanken so eingerichtet, daß jede für eine Lizenz zulässige Betaversion per AutoUpdate geladen und installiert werden kann. 

Emailadresse Admin

Hinterlegen  Sie hier die Email-Adresse unter der Administratoren Informationen aus Ihrer profacto-Instanz erhalten sollen;

• Der Backup-Status wird beim Start eines Clients durch einen Systemadministrator versendet.
• Ein erfolgtes AutoUpdate wird beim Start mitgeteilt.

Laufwerksmapping Windows <> macOS - vor allem für Projektordner

In gemischten Umgebungen will man unabhängig vom eingesetzten Client-Betriebssystem auf Dateien im Netzwerk zugreifen können. Um das zu erreichen, muß man Laufwerke, wie sie unter Windows für Netzwerkvolumes eingesetzt werden, auf entsprechende Pfade auf dem Mac abbilden. Das ist jedoch nicht ganz trivial, daher folgende Schritte mit Geduld und Akribie durchgehen.

Ein Windows Rechner oder NAS (Network Attached Storage, üblicherweise mit einem Linux-Betriebssystem), welche ein Netzwerklaufwerk per smb-Protokoll bereitstellen (oft auch Samba genannt, vor allem im Linux-Umfeld) soll nun unter Windows einerseits in gewohnter Weise per Laufwerksbuchstabe und macOS andererseits als Ordner erreicht werden können. 

Dazu muß der Ordner auf Windows freigegeben werden mit Zugriff für alle (Jeder) schreibend und lesend (dazu bitte den IT-Betreuer hinzuziehen). Nennen wir ihn mal Datentausch. Analog wäre das ein Ordner auf dem NAS. Die Ordnernamen und der Weg zu Ihnen, also der absolute Pfad sollten keine Leerzeichen, Umlaute, ß oder Sonderzeichen enthalten. Unterstrich _ und Bindestrich - sind okay.

• Doppelpunkt :
• Komma ,
• Slash bzw. Schrägstrich /  
• Backslash bzw. Umgekehrter Schrägstrich \ 
• Pipe oder Senkrechter Strich |

dürfen nicht verwendet werden. Der Gesamtpfad sollte möglichst kurz sein. Also keine zu tief verschachtelten Ordner. Es macht das Handling insgesamt gerade für Laien erheblich einfacher.

Auf dem Windows-Server (nennen wir ihn mal PROFACTOMASCHINE - warum auch immer alles in Großbuchstaben üblich ist) zB wäre ein D:\Datentausch\Projekte\_Vorgabe (+ \... was immer in einem Projektordner stets drin sein soll) ideal.

Dann stellt man auf allen Windowsrechnern (inklusive der PROFACTOMASCHINE für die Nutzung als TerminalServer) den Ordner Datentausch als Netzwerkfreigabe bereit. Der Netzwerkpfad wäre dann \\PROFACTOMASCHINE\Datentausch\.

Auf den Windows-Arbeitsplätzen sollte der als Netzwerklaufwerk dem Laufwerksbuchstaben P: zugeordnet werden (jeder freie Buchstabe ist okay, aber P wie Projekte in diesem Beispiel).

Für die Einrichtung des Projektordners gilt dann also P:\Projekte\_Vorgabe als Pfad.

Unter macOS geht es weiter mit der Einbindung des Laufwerks. Im Finder unter Gehe zu > Mit Server verbinden smb://PROFACTOMASCHINE/Datentausch 

Das mountet (IT-Terminus) den Ordner Datentausch unter /Volumes/Datentausch bzw. Macintosh HD:Volumes:Datentausch (wobei Macintosh HD einfach der normale Name der Hauptfestplatte ist).

Man kann den Netzwerkpfad noch als Anmeldeobjekt hinzufügen, auch das sollten Anwender und IT-Betreuer entscheiden. 

Zur Prüfung der Zugriffsrechte aus profacto heraus empfiehlt es sich zB einen Kundendatensatz zu exportieren und auf dem Netzlaufwerk abzulegen, dann kann man prüfen, ob diese Datei von allen Seiten her les- und schreibbar ist.

Die Einstellungen hier und in den Betriebssystemen bzgl. der freigegebenen Netzwerklaufwerke sind dann in Ordnung, wenn Sie unabhängig vom Betriebssystem Projektordner kreuzweise anlegen, befüllen und sehen können.

Bei Problemen sollte es jeweils für die Betriebssysteme unabhängig vom Mapping eingestellt werden und sichergestellt sein, daß Projektordner angelegt werden können.

Lesen Sie dazu auch weiter unter Projekte (ab profacto) und Projektordner+-+Fragen+und+Antworten.