Historie

Beim Druck bestimmter Dokumente kann profacto eine Aktivität erzeugen. In vielen Fällen ist das auch mit einer Warnung verbunden (z.B. bei Angeboten, Rechnungen oder Bestellungen). Hier legen Sie fest, wo das passieren soll. Das Verhalten ist konkret so:

Bei Angeboten werden Sie nach der anzugebenden Anzahl an Tagen an das abgegebene Angebot erinnert.
Bei Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen wird nur der Sachverhalt protokolliert.
Bei Rechnungen erhalten Sie nach Ablauf der Rechnungsfälligkeit eine Warnung. Wurde die Rechnung vorher als bezahlt markiert, wird die Warnung deaktiviert und die Aktivität auf erledigt gesetzt.
Bei Gutschriften wird nur der Sachverhalt protokolliert.
Bei Bestellungen erhalten Sie zum gewünschten bzw. zugesagten Liefertermin eine Warnung. Falls die Bestellung rechtzeitig geliefert wurde, wird die Aktivität auf erledigt gesetzt.
Bei Mahnungen wird zur Protokollierung des Mahnvorgangs eine Aktivität erzeugt.

Beachten Sie dann auch die Einstellungen unter "Zuordnung"!

Zuordnung

Die unter Historie aktivierten Aktivitäten können wahlweise dem Erzeugeroder einer festen Person zugeordnet werden. Auf jeden Fall müssen Sie "Selbst" ankreuzen; wenn es eine feste Person sein soll, muß diese zusätzlich gewählt werden.
Automatisch erzeugte Aktivitäten können auch wieder automatisch gelöscht werden. Tragen Sie dazu hier einen Wert ungleich 0 ein, am besten 180 oder 360.

Outlook-Schnittstelle

Auch fremde Termine an Outlook senden
Hier legen Sie fest, ob Sie Termine aller Mitarbeiter in Ihrem Outlook-Kalender sehen wollen und ob aktualisierte Einträge in Outlook gleich geöffnet werden sollen.
Über die Synchronisierungseinstellung legen Sie fest, wie viele Tage vor dem aktuellen Datum mit Outlook synchronisiert werden sollen. Dies ist hilfreich, um auch ältere Termine in Outlook mit profacto abzugleichen.
Aktivitätenwarnungen erscheinen alle x Minuten

Hier können Sie einen Zyklus einstellen, der von der minütlichen Wiederholung der Warnungen abweicht. In den persönlichen Voreinstellungen können Sie die Aktivitätenwarnungen komplett deaktivieren.

Telefonkonfiguration

profacto bietet eine Telefonieschnittstelle. Generell gibt es nur 2 wirklich interessante Wege, aus profacto heraus zu telefonieren: Entweder über "Windows TAPI" oder unter Zuhilfename von TeamCall (Mac) bzw. TeamCall Express (Windows) von ilink (http://www.ilink.de). Bei Nutzung von TeamCall (Express) rechnen Sie mit Kosten von ca. 120 EUR pro Arbeitsplatz, können dann jedoch auch eingehende Anrufe überwachen und sich den zugehörigen Kunden oder Lieferanten anzeigen lassen.

Eine Amtsvorwahl tragen Sie genau dann ein, wenn Sie auch an Ihrem Telefon eine Ziffer vorwählen müssen, um externe Rufnummern anzuwählen.
Voraussetzung, damit die Anbindung mit TeamCall funktioniert, ist ein sogenanntes 3rd party oder Multiline-TAPI. Bitte wenden Sie sich an den Lieferanten Ihrer Telefonanlage, damit dieser die Details der Anbindung mit uns abklären kann.
Zur Einstellung müssen Sie an jedem (!) Arbeitsplatz, der telefonieren können soll, einmal die Schaltfläche "Neu" (Dokumentsymbol mit Pluszeichen) betätigen, dann die Schnittstelle wählen und dann auf "Ändern" klicken. Dadurch wird eine Einstellung für diesen Computer erzeugt.
Beim ersten Aufruf der Schnittstelle muss der Anwender die passende TAPI-ID eingeben - eine Liste mit möglichen Leitungen wird dazu angezeigt.
Diese TAPI-ID wird in den Persönlichen Voreinstellungen jedes Anwenders auf der Seite Schnittstellen gespeichert.
- Zum Zurücksetzen, falls sich die Konfiguration einmal ändern sollte, kann dort eine 0 eingetragen werden
- Ohne Persönliche Voreinstellungen muss bei jedem Anruf die TAPI-ID eingegeben werden, wir raten stark davon ab.

TeamCall einrichten

Falls Sie mit TeamCall arbeiten, müssen Sie noch die IP-Adresse und den Port des Servers eintragen. Für jeden Mitarbeiter muß dann weiterhin in den persönlichen Voreinstellungen dessen Durchwahl eingestellt werden.

Weitere Einstellungen

Über folgende Buttons können Sie Vorgaben für Aktivitäten-Themen, den Namen der Aktivität und Ergebnisse festlegen und über die Vorlagen ganze Aktivitäten einrichten, die dann nur noch in Details angepasst werden müssen. Zum Beispiel eine Terminbestätigung für bestimmte Aufgaben und Mitarbeiter.

Themen
Aktivitäten
Ergebnisse
Vorlagen

Einführung in Aktivitäten und Workflows

Wenn Sie viel mit Aktivitäten arbeiten und das Bedürfnis haben, Ihre betrieblichen Prozesse darüber zu steuern, dann ist es nötig, den Prozess auch als Ablauf in profacto abzubilden. Genau das erlauben Aktivitäten-Templates. Einerseits können Sie damit "vorausgefüllte" Aktivitäten als Vorgabe anlegen. Spannend wird es dann dadurch, dass Sie mehrere Aktivitäten miteinander verknüpfen können, die bei bestimmten Ereignissen dann automatisch erzeugt werden.

Ein Prozess könnte entweder so aussehen:

Planungszeichnung erzeugen -> Rendering erzeugen -> Stückliste schreiben -> Fertigung freigeben - Dies ist ein einfacher Prozess, der linear läuft

Ein nichtlinearer Prozess könnte so aussehen:

Kundenanfrage beantworten
Bei Interesse: Angebot schreiben -> Angebot nachhaken
- Bei Interesse: Auftragsbestätigung drucken
- Bei Nichtinteresse: Kunde in 6 Monaten auf Wiedervorlage setzen

Für einen linearen Prozess reicht es, wenn Sie Aktivitäten einfach über sogenannte Folgeaktivitäten verknüpfne. Wenn es sich um einen nichtlinearen Prozess handelt, müssen die Folgeprozesse zusätzlich durch Abfrage von Ergebnissen abgesichert werden.

Wie all das funktioniert, lesen Sie im nächsten Abschnitt, und wie Sie es dann nutzen, erfahren Sie im dritten Abschnitt.

Templates erzeugen

Rufen Sie aus dem Menü Konstanten den Befehl Aktivitäten-Vorlagen auf. Sie gelangen in die Übersicht der Vorlagen.

Von hier aus erzeugen Sie mit den üblichen Befehlen eine neue Vorlage.

Sie kommen nun in die Bearbeitung der Aktivität, wie gehabt, und können diese wie gewohnt ausfüllen. Bis auf den Erzeuger werden alle Felder später übernommen.
Um nun einen Prozess abzubilden, erzeugen Sie zuerst die einzelnen Prozessschritt als Aktivitäten-Vorlagen und benennen sie zu Ihrer Information entsprechend im Feld Thema.

Diese Aktivitätsvorlage kann auch über den Prozessstatus eines bestimmten Teams zugeordnet werden und Aufgaben Teamsbezogen verteilen. Mehr erfahren Sie über Projekte Steuerung.
Beim Speichern der Aktivitätenvorlage werden Sie nach dem Namen der Vorlage gefragt. Dieser Name erscheint später im Popupmenü beim Anlegen einer neuen Aktivität aus einer Vorlage.
Nachdem Sie nun mehrere Templates erzeugt haben, können Sie diese nun miteinander verknüpfen. Dazu rufen Sie die erste Aktivität auf, die den ersten Teilschritt des Prozesses darstellt und wechseln auf den Reiter Terminserie.
Wählen Sie hier aus dem Menü "Folgeaktivität aus Vorlage" die Vorlage aus, die auf die aktuelle Vorlage folgen soll.
- Nun können Sie noch bestimmen, ob die Folgeaktivität das gleiche Datum tragen soll, oder später datiert sein soll. Dazu tragen Sie in das Feld Datum + - einen entsprechenden Wert ein. Soll die Aktivität eine Woche später datiert sein, beispielsweise eine "7".
- Falls es sich um einen nichtlinearen Prozess handelt, wählen sie aus Folge bei Ergebnis noch das Ergebnis aus, das erzielt sein soll, damit die Folgeaktivität erzeugt wird.
- Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Ändern, wenn Sie wünschen, dass die neu erzeugte Folgeaktivität für den Anwender noch änderbar sein soll.
Mit der Schaltfläche Neu fügen Sie die so definierte Folgeaktivität der Liste hinzu.
- Bei nichtlinearen Prozessen ist es dann durchaus gängig, mehrere Folgeaktivitäten zu einer Aktivität zu haben, die alle bei unterschiedlichen Ergebnissen aktiviert werden.
Verfahren Sie nun wie beschrieben für die weiteren Vorlagen. Sie bilden also quasi eine Kette aus Vorlagen, wobei immer die aktuell bearbeitete Vorlage mit ihren direkten Nachfolgern verknüpft wird.

Templates nutzen

Aktivitäten anlegen

Um die Templates zu nutzen, müssen Sie lediglich Aktivitäten anlegen. Sobald es auch nur eine Aktivitätenvorlage gibt, erscheint beim Anlegen einer Aktivität der folgende Dialog, in dem Sie entweder eine leere Aktivität oder eben eine aus einer Vorlage erzeugen können:

Globale Aktivitäten erzeugen

Besonders schnell erzeugen Sie eine Aktivität, wenn Sie die Tastenkombination Strg/Cmd-Pluszeichen drücken. Wo auch immer Sie im Programm gerade sind, es erscheint sofort der obige Dialog.

Voreinstellungen für den Prozesstatus

Sehr elegant werden Aktivitäten auch erzeugt, wenn im Projekt ein bestimmter Prozessstatus erreicht wird. Dazu muss in den Voreinstellungen auf der Seite Projekt Steuerung im Bereich Prozessstatus für den betreffenden Prozessstatus eine verknüpfte Aktivitätenvorlage angegeben werden. Wann immer Sie nun den Prozessstatus umstellen, wird eine neue Aktivität auf Basis der verknüpften Vorlage erzeugt.

Prozessstatus bei Belegdruck umsetzen

Noch mehr wird dies dadurch automatisiert, dass Sie definieren, welcher Prozessstatus im Projekt gesetzt wird, wenn Sie ein Projekt als Beleg (Angebot bis Rechnung) drucken. Drucken Sie dann beispielsweise eine Auftragsbestätigung und wird dadurch der Prozessstatus auf "Auftrag erhalten" gesetzt, und führt dieser Prozessstatus dazu, dass eine neue Aktivität aus der Vorlage "AV" erzeugt wird, dann passiert dies automatisch direkt nach dem Druck.

profacto Handbuch

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