Einführung

Wenn Sie viel mit Aktivitäten arbeiten und das Bedürfnis haben, Ihre betrieblichen Prozesse darüber zu steuern, dann ist es nötig, den Prozess auch als Ablauf in profacto abzubilden. Genau das erlauben Aktivitäten-Templates. Einerseits können Sie damit "vorausgefüllte" Aktivitäten als Vorgabe anlegen. Spannend wird es dann dadurch, dass Sie mehrere Aktivitäten miteinander verknüpfen können, die bei bestimmten Ereignissen dann automatisch erzeugt werden.

Ein Prozess könnte entweder so aussehen:

Planungszeichnung erzeugen -> Rendering erzeugen -> Stückliste schreiben -> Fertigung freigeben - Dies ist ein einfacher Prozess, der linear läuft

Ein nichtlinearer Prozess könnte so aussehen:

• Kundenanfrage beantworten
• Bei Interesse: Angebot schreiben -> Angebot nachhaken
  • Bei Interesse: Auftragsbestätigung drucken
  • Bei Nichtinteresse: Kunde in 6 Monaten auf Wiedervorlage setzen

Für einen linearen Prozess reicht es, wenn Sie Aktivitäten einfach über sogenannte Folgeaktivitäten verknüpfne. Wenn es sich um einen nichtlinearen Prozess handelt, müssen die Folgeprozesse zusätzlich durch Abfrage von Ergebnissen abgesichert werden.

Wie all das funktioniert, lesen Sie im nächsten Abschnitt, und wie Sie es dann nutzen, erfahren Sie im dritten Abschnitt.

Templates erzeugen

Rufen Sie aus dem Menü Konstanten den Befehl Aktivitäten-Vorlagen auf. Sie gelangen in die Übersicht der Vorlagen.

Von hier aus erzeugen Sie mit den üblichen Befehlen eine neue Vorlage.

• Sie kommen nun in die Bearbeitung der Aktivität, wie gehabt, und können diese wie gewohnt ausfüllen. Bis auf den Erzeuger werden alle Felder später übernommen.
• Um nun einen Prozess abzubilden, erzeugen Sie zuerst die einzelnen Prozessschritt als Aktivitäten-Vorlagen und benennen sie zu Ihrer Information entsprechend im Feld Thema.
• Beim Speichern der Aktivitätenvorlage werden Sie nach dem Namen der Vorlage gefragt. Dieser Name erscheint später im Popupmenü beim Anlegen einer neuen Aktivität aus einer Vorlage.
• Nachdem Sie nun mehrere Templates erzeugt haben, können Sie diese nun miteinander verknüpfen. Dazu rufen Sie die erste Aktivität auf, die den ersten Teilschritt des Prozesses darstellt und wechseln auf den Reiter Terminserie.
• Wählen Sie hier aus dem Menü "Folgeaktivität aus Vorlage" die Vorlage aus, die auf die aktuelle Vorlage folgen soll.
  • Nun können Sie noch bestimmen, ob die Folgeaktivität das gleiche Datum tragen soll, oder später datiert sein soll. Dazu tragen Sie in das Feld Datum + - einen entsprechenden Wert ein. Soll die Aktivität eine Woche später datiert sein, beispielsweise eine "7".
  • Falls es sich um einen nichtlinearen Prozess handelt, wählen sie aus Folge bei Ergebnis noch das Ergebnis aus, das erzielt sein soll, damit die Folgeaktivität erzeugt wird.
  • Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Ändern, wenn Sie wünschen, dass die neu erzeugte Folgeaktivität für den Anwender noch änderbar sein soll.
• Mit der Schaltfläche Neu fügen Sie die so definierte Folgeaktivität der Liste hinzu.
  • Bei nichtlinearen Prozessen ist es dann durchaus gängig, mehrere Folgeaktivitäten zu einer Aktivität zu haben, die alle bei unterschiedlichen Ergebnissen aktiviert werden.
• Verfahren Sie nun wie beschrieben für die weiteren Vorlagen. Sie bilden also quasi eine Kette aus Vorlagen, wobei immer die aktuell bearbeitete Vorlage mit ihren direkten Nachfolgern verknüpft wird.
  

Templates nutzen

Aktivitäten anlegen

Um die Templates zu nutzen, müssen Sie lediglich Aktivitäten anlegen. Sobald es auch nur eine Aktivitätenvorlage gibt, erscheint beim Anlegen einer Aktivität der folgende Dialog, in dem Sie entweder eine leere Aktivität oder eben eine aus einer Vorlage erzeugen können:

Globale Aktivitäten erzeugen

Besonders schnell erzeugen Sie eine Aktivität, wenn Sie die Tastenkombination Strg/Cmd-Pluszeichen drücken. Wo auch immer Sie im Programm gerade sind, es erscheint sofort der obige Dialog.

Voreinstellungen für den Prozesstatus

Sehr elegant werden Aktivitäten auch erzeugt, wenn im Projekt ein bestimmter Prozessstatus erreicht wird. Dazu muss in den Voreinstellungen auf der Seite Projekte im Bereich Prozessstatus für den betreffenden Prozessstatus eine verknüpfte Aktivitätenvorlage angegeben werden. Wann immer Sie nun den Prozessstatus umstellen, wird eine neue Aktivität auf Basis der verknüpften Vorlage erzeugt.