Datenbank

Mehrplatzbetrieb

• Index im Cache des 4D Server komprimieren
  Verwenden Sie diese Option, wenn dem Server nur wenig Speicher zur Verfügung steht. Im Regelfall sollte die Option deaktiviert sein
• Cache bei Start des Servers aufbauen
  Bereits nach dem Start des Server führt profacto eine Suche über alle Dateien aus. Dadurch kommt es im Regelbetrieb für den Anwender zu weniger Verzögerungen beim Aufruf irgendwelcher Module. Der Nutzen dieser Funktion ergibt sich nur dann, wenn die Server-Installation zu Zeiten erfolgt, zu denen sich nicht direkt danach wieder Anwender anmelden, ansonsten wäre die Option nicht hilfreich, da sie den Start des Servers verlangsamt.
• Aktuelles Datum und Uhrzeit vom Server holen
  Wenn Sie die Terminalzeiterfassung nutzen, sollten Sie diese Option aktivieren, damit die Uhrzeit der Terminals mit der des Servers synchronisiert ist.
• Server Debug-Log aktivieren
  Aktvieren Sie diese Option, wenn Sie alle Kommunikation zwischen Server und Clients protokollieren wollen. Dies empfiehlt sich genau dann, wenn auf dem Server sporadisch Abstürze oder andere Fehler passieren, deren Ursache nicht sofort erkennbar ist. Das Debug-Log wird relativ gross und verlangsamt den Server, daher sollten Sie es kontrolliert ein- und ausschalten. Näheres finden Sie unter Server-Analyse.

Wartung

Im Laufe der Jahre sammeln sich durch die Ablage der Dokumentkopien zu den Ausdrucken von Angebot bis Rechnung sehr viele Daten an. Diese Belegkopien werden einerseits nur sehr selten abgerufen, andererseits belegen sie viel Speicherplatz, der die Datenbank verlangsamt. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Belegkopien bis zum Vorjahr extern auszulagern. Die im Laufe der Zeit sehr schnelle einige tausend Dateien zusammenkommen, sollten Sie die Ablageoption nach Jahr und Monat wählen, um nicht alle Belege in einen einzigen Ordner auszulagern.
Der Ablageort sollte für alle Anwender im Netzwerk zur Verfügung stehen. Dadurch ist der Zugriff auf die ausgelagerten Belege für jeden Anwender nach wie vor wie gewohnt möglich, ohne daß sich irgendwelche Änderungen in der Nutzung ergeben.
Anstatt Belege auszulagern, können Sie diese auch löschen - dies empfiehlt sich nur für wirklich alte Belege.
So oder so müssen Sie die profacto-Datenbank nach Auslagerung oder Löschung mit Hilfe der 4D Tools komprimieren, damit der freigewordene Speicherplatz aus der Datenbank entfernt werden kann.

Wenn Sie die Wartung erstmalig ausführen, so müssen Sie im ersten Schritt den Pfad zuweisen, dann den Client neu starten und im zweiten Schritt die Wartung durchführen.

Wartung Textverarbeitung

Ähnlich wie bei den Belegen können auch die 4D Write-Dokumente, die Teil der Aktivität sind, ausgelagert werden. Die Vorgehensweise ist identisch, nur daß Sie für die Write-Dokumente einen anderen Speicherort bestimmen sollten.

Einstellungen Email-Versand

Sowohl für den Versand von Emails vom Mac aus, als auch beim Email-Versand als Serienmailing von Kunden/Lieferant und Ansprechpartner wird die Angabe eines eigenen SMTP-Servers benötigt - Basis Exchange-Server. Dieser SMTP-Server muß nicht lokal in Ihrer Firma sitzen, Sie sollten jedoch die Rechte haben, Emails über diesen Server zu versenden. Das ist bei öffentlichen SMTP-Servern nicht generell der Fall. Hierzu sollten Sie Ihren IT-Dienstleister befragen.

Einstellungen für Webserver (nur sichtbar bei lizenzierter profacto Websuite )

Tragen Sie hier die ggf. IP-Adresse des Rechners ein, unter der der in profacto integrierte Webserver erreichbar ist. Dies ist dann die Adresse, unter der sie den Webserver ansprechen können. In der Regel ist die Websuite jedoch direkt erreichbar unter der Adresse, unter der Ihr Server läuft.

Sehe Sie dazu auch die Handbuchseite Aufruf und Überblick an. Weiterhin tragen Sie hier den Namen des Rechners ein, der den Webserver automatisch starten soll. In Mehrplatzumgebungen sollte dies der profacto-Server sein. Im Regelbetrieb müssen Sie die Schaltflächen ansonsten nicht betätigen.

Auf Updates prüfen

Seit profacto 6.5 können Sie diese Option auch dann bedenkenlos aktiviert lassen, wenn Sie keinen Internetzugang besitzen. Sie stellen so sicher, dass Sie immer informiert werden, wenn eine neue Version von profacto bereitsteht. Falls Ihr Internetzugang über einen Proxyserver läuft, können Sie hier den Namen und den Port des Proxys eintragen, der http-Anfragen weiterleitet.

Diverses

• Tooltips anzeigen
  Wenn diese Option aktiv ist, dann werden interaktive Hilfetexte angezeigt, wo sie verfügbar sind.
• Protolldatei schreiben
  Ist diese Option aktiv, werden sehr viele Datenbankoperationen in profacto in eine Protokolldatei geschrieben. Dies ist interessant, wenn Sie bestimmte Vorgänge in Ihrem System nachvollziehen wollen.
• Schnellen Stücklistendruck aktivieren
  In diesem Fall wird die Stückliste mit einer alternativen Druckmethode ausgedruckt, die in der Regel schneller sein sollte als die normale Methode.
• Formelmakros direkt auswerten
  Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihre Formelmakros unter profacto 2011 grösser als 32000 Zeichen werden können. Unter profacto 2012 ist diese Option nicht mehr nötig, weil hier die ausgewerteten Felder bis zu 2GB gross sein können.
  Deaktivieren Sie jedoch diese Option, damit die Formelmakros für Minuten und Sekunden funktionieren, weil diese keine in sich geschlossenen Formeln darstellen, sondern nur Formelfragmente.
• Belegnummer nur numerisch suchen
  Aktivieren Sie diese Option, wenn Belegnummern in der Livesuche der Projekte nur numerisch gesucht werden sollen. Sie vermeiden dadurch, dass zu viele Treffer angezeigt werden
• Alle Fenstereinstellungen rücksetzen bedeutet alle Fenstergrößen und Sortier- und Filtereinstellungen auf Auslieferungszustand zu stellen. Das ist besonders dann hilfreich, wenn man nach einem Wechsel der Displaygröße nicht mehr alle Fenster nach Wunsch einstellen kann. Diese Option gibt es auch auf dem Reiter Ansichten der _Persönlichen Voreinstellungen individuell für jeden Mitarbeiter mit entsprechenden Eintragungen.
• Seitenleiste ausschalten deaktiviert die Darstellung der Seitenleiste global, dadurch wird auch die Nutzung des Tastenkürzels Strg+# oder Cmd+# deaktiviert.

Backup (für Einzelplatz)

Stellen Sie hier Ihre bevorzugte Backupkonfiguration ein oder übernehmen Sie die Standardwerte. Die Uhrzeit kann gerne auch mitten in der Nacht sein, profacto wird beim Start ein eventuell verpasstes Backup nachholen.

Oder Sie erstellen ein Backup manuell, zB vor größeren Importen, Umbaumaßnahmen oder Wartungsarbeiten am Rechner. Bitte beachten Sie, daß das Backup von profacto keine vollwertige Datensicherung darstellt. Es ist unabdingbar, daß Datenbank- und mindestens das Backup-Verzeichnis regelmäßig auch außerhalb des Rechners gesichert werden.

Zusätzlich wird dann beim AutoUpdate optional ein Backup mit diesen Einstellungen zur sofortigen Ausführung angeboten.

Automatische Anmeldung

Hier kann das Single Sign On aktiviert werden, dazu werden die Ausnahmen für das Single Sign On administriert. Weitere Informationen finden sich dazu unter Datenbankanmeldung und Single Sign On - für Administratoren.

Als zweite Funktion findet sich die Möglichkeit hinterlegte Anmeldedaten zu löschen, um eine automatische Anmeldung wieder aufzuheben. 

Schaltflächen

• Logging
  Hier rufen Sie die Auswertungsumgebung der Protokollierung auf. Verfolgen Sie hier nach, welche Operationen in den letzten Tagen auf der Datenbank durchgeführt wurden. Diese Funktion ist auch interessant, um sich über Datenbankereignisse informieren zu lassen. Sie finden hier auch Meldungen dazu, ob ein Update versucht wurde zu installieren, ob die profacto-interiorcad-Austauschdatenbank neu erzeugt wurde und viele weitere Statusmeldungen.
  
  
  
• Spez. Funktionen
  Für Anwender steht hier der Aufruf der Datenbankstatistik zur Verfügung. Damit können Sie prüfen, welche Dateien besonders viel Speicherplatz beanspruchen.
• Designer Schnellbericht
  diese Funktion benötigen Sie in der Regel nicht
• Datenbankbenutzer löschen
  Diese Funktion benötigen Sie, wenn Ihre Benutzerliste beschädigt ist und eine normale Anmeldung an die Datenbank nicht mehr möglich ist. In profacto 2012 sollte diese Funktion obsolet sein.

Data Warehouse

Das Data Warehouse erlaubt Ihnen, den kompletten Inhalt der profacto-Datendatei in eine MySQL5-Datenbank zu überführen. Damit können Sie die Daten mit einem Reportingtool wie Business Objects auswerten. Das ist genau dann sehr sinnvoll, wenn Sie nicht wollen, dass die Datenbank durch komplexe Abfragen ausgelastet wird und ausserdem erhalten Sie so definierte, konsistente Stände. Mehr Informationen hierzu finden Sie hier.