Datenexport zur Finanzbuchhaltung

Einführung

In diesem Tutorial befassen wir uns mit der Datenübergabe von Offenen Posten an die Finanzbuchhaltung. Dazu sehen wir uns zuerst an, welche Daten überhaupt an die Finanzbuchhaltung übergeben werden und dann, wieder eigentliche Ablauf für die Überagbe aussieht.

Fibu-Daten im Offenen Posten

profacto besitzt keine eigene Finanzbuchhaltung, wohl aber die Möglichkeit, über Schnittstellen Daten an Finanzbuchhaltungen zu übergeben. Wenn wir hier von Daten sprechen, meinen wir "Offene Posten". Der Begriff "Offener Posten" ist dabei auf den ersten Blick irreführend, weil es sich genaugenommen um Datensätze handelt, die Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen beschreiben, und wenn diese bezahlt sind, sind sie nicht mehr offen. Dennoch werden sie so bezeichnet.

Offene Posten Kunden - Ausgangsrechnungen

Normale Rechnung

Im Normalfall schreiben Sie nach erfolgreicher Abwicklung eines Projekts eine Rechnung an den Kunden. Und folgerichtig wird es dafür genau einen Offenen Posten geben. Dieser "OP" (Kurzform von Offener Posten) muss also alle Information beinhalten, die der Buchhalter normalerweise durch Erfassung des Rechnungsbelegs in die Finanzbuchhaltung einbucht. Einige Informationen sind naheliegend:

  • Rechnungsnummer
  • Datum
  • Betrag

In der Finanzbuchhaltung wird aber vor allem auf Konten gebucht, im Falle einer Ausgangsrechnung in der Art

Per Kundenkonto an Erlöskonto

Das Kundenkonto ist die Entsprechung der Kundennummer in der Finanzbuchhaltung. Das Erlöskonto beschreibt, welcher Art der Umsatz war: Schreinereierzeugnisse, Handelsware, Dienstleistungen etc. Daher brauchen wir auf jeden Fall noch die

  • Fibu-Kontonummer des Kunden

Doch bei der Beschreibung der Art des Umsatzes wird es dann kompliziert: Haben Sie nur einen Schrank gebaut oder auch noch etwas montiert? Haben Sie Handelsware verkauft? Waren eventuell noch Speditionskosten dabei? Haben Sie eventuell Regiearbeiten erbracht? Je komplexer die Leistungen werden, desto eher möchte man die Umsätze nicht nur auf ein Konto buchen, sondern auf mehrere, um diese unterschiedlichen Leistungsarten gegeneinander abzugrenzen und am Ende des Monats oder des Jahres zu wissen, wo eigentlich wieviele Umsätze angefallen sind.

In kleinen Betrieben wird so etwas gerne auf das immer gleiche Konto gebucht. Doch bei wachsendem Umsatz und bei grösserer Mitarbeiterzahl möchte man schon genauer wissen, woher das Geld eigentlich kommt. Das führt zur Notwendigkeit von Splitbuchungen. Eine Splitbuchung teilt den Rechnungsbetrag der Ausgangsrechnung - und zwar den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer - auf mehrere Erlöskonten auf.

Hier zwei Beispiele:

Einfache Buchung

  • 1000 Euro per Konto 100023 an Konto 8400 (Umsätze allgemein)

Splitbuchung

  • 1000 Euro per Konto 100023 an
  • Konto 8400 300 Euro (Schreinereierzeugnisse)
  • Konto 8410 400 Euro (Montage)
  • Konto 8490 200 Euro (Handelswaren)
  • Konto 8495 100 Euro (Spedition)

Nachdem wir jetzt wissen, welche Informationen so ein Offener Posten in sich trägt, wollen wir in Erfahrung bringen, wie diese Informationen da hinkommen. Wir wollen ja nicht nach dem Druck jeder Rechnung den OP von Hand ausfüllen. Alles halb so wild:

Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Fibu-Kontonummer des Kunden werden automatisch in den OP eingetragen, das ergibt sich aus der Kundennummer im Projekt, dem auf der Rechnung ausgewiesenen Datum, der gedruckten Rechnungsnummer und dem Rechnungsbetrag.

Mit dem Erlöskonto jedoch geht profacto wie folgt vor:
Ist im Projekt selbst ein Erlöskonto eingetragen, wird dieses verwendet. Steht im Projekt kein Erlöskonto, wird das Erlöskonto aus den Voreinstellungen, Seite Finanzen verwendet (unten dazu mehr).
Falls wir mit Splitbuchungen (siehe unten) arbeiten, werden nun die Projektpositionen durchsucht, die abgerechnet wurden und es werden die dort hinterlegten Konten verwendet, um die Splitbuchung zu erzeugen. Wie kommen dort Erlöskonten hin? Durch das Einfügen von Artikeln in die Projektposition. Verwenden Sie keine Artikel, müssten Sie die Erlöskonten in der Position selbst erfassen.
Findet profacto keinerlei besetzte Erlöskonten in den Positionen (sind also die Werte für die Erlöskonten immer "0"), wird nur ein Splitbuchungssatz erzeugt, der genau das Erlöskonto aus dem OP selbst verwendet.

Teilrechnung

Teilrechnungen sind ein Sonderfall des Ablaufs, wie er oben bei der normalen Rechnung beschrieben wurde. In diesem Fall gibt es jedoch mehrere Rechnungen pro Projekt. Erst die Schlussrechnung bedarf dann wieder spezieller Beachtung.

Aconto-Rechnung

Aconto-Rechnungen sind insofern speziell, als sie in der Regel nicht direkt mit einer Leistung verbunden sind, sondern den Kunden nur zur Zahlung eines Abschlagsbetrags auffordern. Dies schlägt sich auch in der Kontierung nieder. Im Gegensatz zur Teilrechnung wird hier nur eine normale Buchung erzeugt:

  • Per Kundenkonto an Zwischenkonto

Die Umsätze der Aconto-Rechnung werden auf einem nicht erlöswirksamen Zwischenkonto geparkt. Erst bei der Schlussrechnung findet die eigentlich erlöswirksame Buchung statt und die auf das Zwischenkonto gebuchten Umsätze werden zu dem Zweck dann wieder ausgebucht.

Schlussrechnung

Schlussrechnungen bilden den Endpunkt einer Serie von Teil- oder Aconto-Rechnungen. Normalerweise sollten Sie Aconto- und Teilrechnungen nicht mischen.

Verfahren bei Teilrechnungen

Der für die Schlussrechnung erzeugte OP umfasst genau die Positionen, die bei einer Teilrechnung noch nicht abgerechnet wurden und dementsprechend erfolgt die Kontierung in vergleichbarer Form wie bei einer normalen Rechnung.

Verfahren bei Aconto-Rechnungen

Bei vorherigen Aconto-Rechnungen wird der gesamte über Aconto-Rechnungen abgerechnete Betrag wieder zurückgebucht, also

  • Per Zwischenkonto an Kunde

Dieser Buchungssatz ist im OP nicht direkt sichtbar, er wird erst beim Export an die Fibu erzeugt. Der OP enthält folglich die Kontierung für das gesamte Projekt.

Offene Posten Lieferanten - Eingangsrechnungen

Das für die Kunden-OPs Gesagte gilt so in ähnlicher Form auch für die Lieferanten-OPs.

Automatisch erstellte OPs durch Rechnungsprüfungsassistent

Nutzen Sie den Rechnungsprüfungsassistenten, so wird für jede geprüfte Rechnung auch ein Lieferanten-OP erzeugt. Auch hier sind

  • Betrag
  • Rechnungsdatum
  • Lieferanten-Fibukonto

absolut naheliegend.

Die Aufwandskonten ergeben sich ähnlich wie bei den Kunden-OPs: Entweder es wird das Konto verwendet, das direkt in der Bestellung eingetragen ist, oder eben das aus den Voreinstellungen. Bei aktivierten Splitbuchungen werden die Konten der Bestellpositionen verwendet. Sind diese alle mit dem Wert "0" belegt, wird für die Splitbuchung das Aufwandskonto der Bestellung verwendet.

Die Besonderheit beim Rechnungsprüfungsassistenten sind die Nebenkosten der Bestellung. Jede Nebenkostenart kann ihr eigenes Aufwandskonto mit sich führen, welches in den Voreinstellungen auf dem Reiter Bestellungen definiert werden kann. Falls Sie mit Splitbuchungen arbeiten, sollten Sie das auch tun, damit nicht gegebenenfalls Teilbeträge des Offenen Posten auf dem Standardkonto landen.

Manuell erstellte OPs bei händischer Erfassung

Erfassen Sie einen Lieferanten-OP von Hand, dann liegt es in Ihrer Verantwortung, die Daten für die Fibu-Übergabe sauber einzupflegen. Das betrifft insbesondere die Aufwandskonten, egal ob einfach oder in der Splitbuchung. Hier ist Handarbeit gefragt. Achten Sie beim Erfassen der Aufwandskonten auf dem entsprechenden Reiter darauf, dass die Summe der Nettobeträge dann gleich dem Nettobetrag des OPs ist.

Einstellungen für die richtige Konfiguration der Offenen Posten

Damit all die oben beschriebenen Vorgänge auch sauber ablaufen, gibt es eine Reihe von Einstellungen, die in den Voreinstellungen auf dem Reiter Finanzen zu treffen sind:

Die Vorgaben für die Erlöskonten sind nicht mit einem einzigen Konto erledigt, weil profacto auch Vorkehrungen trifft, wenn Sie ein Projekt steuerfrei (Ausland oder §13b) abrechnen.

Besonders wichtig ist die Einstellung "Splitbuchungen in den Offenen Posten zulassen" - ist diese aktiv, werden Splitbuchungen erzeugt, ansonsten werden die Daten auf dem Reiter Erlöskonten bzw. Aufwandskonten ignoriert.

Weiter zu beachten:

Nur wenn Sie "Schlussrechnungen mit vollem Betrag exportieren" aktivieren, werden bei Aconto-Rechnungen die Buchungen auf's Zwischenkonto erzeugt und am Ende die Schlussrechnung komplett als eine Rechnung ausgegeben.

Das "Sammelkonto Kunden" benötigen Sie nur, wenn Sie mit Barverkäufen arbeiten, also Rechnungen schreiben mit Projekten, in denen kein Kunde hinterlegt ist.

Übergabe durchführen

Spätestens dann, wenn Sie im Umgang mit den Offenen Posten genug Sicherheit gewonnen haben, wollen Sie diese auch an eine Finanzbuchhaltung übergeben, um die zugrundeliegenden Rechnungen nicht mehr von Hand einbuchen zu müssen.

Hier stellt sich jetzt zuerst die Frage, welche Finanzbuchhaltung Sie einsetzen. Eine Reihe von Buchhaltungen wie beispielsweise Sage ClassicLine oder Lexware unterstützen wir direkt. Daneben gibt es die DATEV-Schnittstelle, die nicht nur für DATEV, sondern auch für andere Buchhaltungen geeignet ist.

Weiterhin gibt es je nach Buchhaltung noch einige weitere Einstellungen, die wir uns zuerst ansehen wollen:

Einstellungen für die Übergabe

Im Bereich Export Finanzbuchhaltung legen Sie das Format fest, in dem exportiert werden soll. Im Falle von Datev sollten Sie noch den Namen des Steuerberaters, dessen Beraternummer, Ihre Mandantenummer beim Berater sowie die Anzahl der Stellen, die ein Sachkonto hat, voreinstellen. Manche Buchhaltungen akzeptieren die Übergabedateien sonst nicht.

Im Falle von Datev können Sie des weiteren noch festlegen, ob Sie auch Zahlungen exportieren wollen. Das macht die Anbindung noch komfortabler, weil Sie den Zahlungsstatus des OP dann nur an einer Stelle führen müssen - in profacto.

Übergabe

Um nun Offene Posten an eine Finanzbuchhaltung zu übergeben, gibt es zwei Verfahrensweisen:

  • Auswahl offener Posten und Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung"

oder im Falle der Datev-Schnittstelle

  • Aufruf des Befehls "Funktionen->Export Finanzbuchhaltung" und anschliessend Auswahl des Zeitraums und des OP-Typs (Kunden oder Lieferanten)

Je nach verwendeter Schnittstelle werden die exportierten Dateien entweder in einen vordefinierten Ordner exportiert (Datev) oder Sie bestimmen, wo die Datei abgelegt wird.