Fixkostentabelle

In dieser Übersicht sehen Sie die betrieblichen Fixkostenarten samt ihrer Abrechnungsart, den resultierenden Jahreskosten und den auf eine Produktivstunde umgelegten Kosten. Um diese Informationen besser zu verstehen gehen wir ins Detail und klicken zuerst auf den Button Produktivstunden links unten.

Produktivstunden erfassen

Im Dialog der Produktivstunden erfassen Sie für jeden Monat die Anzahl der Stunden, die produktiv, das heißt auf einen Auftrag abrechenbar gearbeitet werden. Wenn wir von einer normalen Auslastung im Betrieb ausgehen und
den neusten Statistiken glauben dürfen, dann kann man diese so ermitteln:

• Produktivstunden_pro_Monat = Anzahl Mitarbeiter * Durch_Produktivzeit
• Durch_Produktivzeit = Arbeitszeit_Monat - Krankheit - Urlaub - Unprod
• Krankheit = 9
• Urlaub = 20
• Unprod = 20

Die obigen Konstanten können Sie natürlich anpassen. Man geht aber im allgemeinen von ca. 13 Krankheitstagen im Jahr aus, bei 30 Tagen Urlaub (macht ca. 240 Stunden) sind dies eben 20 Stunden im Monat und der unproduktive Anteil pro Tag wurde positiv auf eine Stunde pro Arbeitstag gesetzt.
Letztlich hat man wohl zwischen 100 und 110 verrechenbarer Stunden pro Monat und Mitarbeiter, soweit es sich nicht um Mitarbeiter der Verwaltung oder Werkstattmeister etc. handelt. Doch dazu später.
Selbstverständlich lassen sich die Produktivstunden auch als jährlicher Wert eintragen, wenn Sie die Daten nicht auf monatlicher Basis zur Verfügung haben. Klicken Sie dazu einfach in der Rubrik Abrechnung auf Jährlich.

Die in der Produktivstundenermittlung sichtbaren Daten sind jetzt natürlich noch nicht vollständig, da wir ja noch keine Kosten erfaßt haben.

Später sehen Sie in diesem Dialog aber dann die monatlichen und die jährlichen fix Kosten, die im Betrieb anfallen.

Fixkosten erfassen

Diese fixen Kosten sind die betrieblichen Fixkosten, die so allgemein sind, daß sie nicht weiter einer Kostenstelle zugeordnet werden. Sie werden für jedes Kalenderjahr separat verwaltet. Wählen Sie aus dem Popup-Menü das gewünschte Jahr einfach an. Legen Sie einen neuen Datensatz an und erfassen Sie eine Kostenart wie folgt:

• Name der Kostenart: Tragen Sie hier den Namen der Kostenart ein, die Sie erfassen wollen, beispielsweise "Miete"
• Abrechnung jährlich oder monatlich: Wenn Sie die jährliche Abrechnung aktivieren, tragen Sie nur einen Wert ein, sonst für jeden Monat einen
• Kosten pro Jahr oder Monat: Tragen Sie nun entweder für jeden Monat oder für das Gesamtjahr die Kosten ein
• Datum des Abgangs: Wahlweise ein konkretes Datum bei jährlicher Abrechnung oder ein Tag im Monat
• OP bei Lieferant erzeugen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie aus der Kostenart einen Lieferanten-OP erzeugen wollen. Dies ergibt Sinn, wenn Sie diesen OP auch überweisen wollen
• Lieferant: Wählen Sie einen Lieferanten aus
• OP wird von Lieferant abgebucht: Aktivieren Sie die Option, wenn der Lieferanten die Kosten abbucht. Die Kostenart als OP erzeugen zu lassen hat dann nur den Sinn, dass Sie statistisch besser erfassen können, wieviele Kosten bei einem Lieferanten angefallen sind
• Aufwandskonto: Tragen Sie hier das Konto ein, das in den OP als Gegenkonto übernommen werden soll
• Überweisungstext: Der Überweisungstext, der bei der Überweisung des OP verwendet wird
• Bemerkung: Zu Ihrer eigenen Information

Fixkosten kopieren

Rufen Sie den Befehl aus dem Menü Funktion auf, wenn Sie die Fixkosten beispielsweise aus dem Vorjahr ins aktuelle Kalenderjahr kopieren wollen. Es erscheint der nachfolgende Dialog:

Tragen Sie das Quelljahr und das Zieljahr ein. Meist empfiehlt es sich, die Daten des Zieljahrs bestehen zu lassen, falls sie da schon welche erfasst haben.

Offene Posten erzeugen

Markieren Sie die Kostenartendatensätze, zu denen Sie Offene Posten erzeugen wollen und rufen Sie aus dem Menü Funktion den Befehl auf. Nun werden Sie noch gefragt, für welches Jahr die Offenen Posten erzeugt werden sollen. Dann wird, je nach Einstellung der Kostenart, pro Kostenart entweder ein oder bis zu 12 Offene Posten erzeugt.

Benutzer und Gruppen

Hier haben Sie die Möglichkeit, neue Benutzer einzurichten und diesen Rechte an bestimmten Programmteilen zu geben. Nur der Anwender, der als Benutzer "admin" (oder bei älteren Installationen "chef") angemeldet ist, bzw. der Nutzer, dessen Nutzername hervorgehoben geschrieben ist, kann diesen Dialog aufrufen.

Änderungen an Benutzernamen werden auch im zugewiesenen Personaleintrag vollzogen.

Klicken Sie dazu in der Rubrik Benutzer auf Neu . Sie können für den neuen Benutzer über die Schaltfläche Bearbeiten ein Kennwort festlegen. Das Kennwort wird in der Datenbank verschlüsselt abgelegt.

Ordnen Sie nun den Benutzer per Drag&Drop der Gruppe mit den Rechten zu, die ihm erlaubt sind. Dazu klicken Sie links den Benutzer an und ziehen ihn auf die entsprechende Gruppe. Um eine neue Gruppe anzulegen, betätigen Sie die Schaltfläche Neu oberhalb der Gruppenliste. Für jede Gruppe stellen Sie individuelle für die wichtigsten Tabellen ein, welche Rechte die Mitglieder der Gruppe besitzen. Folgende Rechte gibt es:

• Lesen: Datensätze können in einer Übersicht angesehen werden
• Lesen&Detail: Datensätze können im Bearbeitungsdialog betrachtet, aber nicht geändert werden
• Schreiben: Datensätze können auch geschrieben werden
• Löschen: Datensätze dürfen gelöscht werden
• Drucken: Datensätze dürfen gedruckt werden
• Drucken Dokumente: Für Projekte, Projektpositionen und Bestellungen gibt es das Sonderrecht Dokumentdruck, für Angebot bis Rechnung bzw. Anfrage bis Storno
• Drucken Belege: Gleichfalls für Projekte und Bestellungen kann damit erlaubt werden, dass Belegkopien gedruckt werden dürfen

Neben den hier vergebenen Rechten gibt es weitere Berechtigungen, die in den persönlichen Voreinstellungen vergeben werden. Falls ein Anwender keine persönlichen Voreinstellungen hat, kann er nur eingeschränkt mit profacto arbeiten.

Formularsatz exportieren

(ab 2014)

Dieser Befehl, erlaubt den Export des kompletten aktuellen Formularsatzes.

Exportiert werden:

• Alle SuperReport-Formulare
• Nutzung der SuperReportformulare als Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellung
• PDF-Deckblätter (auch für Mandanten)
• Alle Formularsatzdefinitionen

Wahlweise ist das komplette Paket an Formulardaten komprimiert auf der Festplatte zu speichern oder sofort per email zu versenden. 

Der Export von Formularsätzen ist sinnvoll, wenn vorhandene Formulare von extragroup angepasst werden sollen. Ganz ohne Nutzung von SuperReport können Sie uns so alle Formulare auf einen Schlag zukommen lassen. 

Nutzung

Einmal lässt es sich dabei als Datei speichern, Sie können dann das Zielverzeichnis auswählen. Die Datei wird unter dem Namen FormExport-JJJJ-MM-TT-HHmmSS.pfft gespeichert.

Oder Sie können es direkt in eine email als Anhang beifügen und für die Formularanpassung an den extragroup Support weitersenden. Im letzteren Fall ist unter Windows Microsoft Outlook oder auf dem Mac Apple Mail erforderlich.

Formularsatz importieren

(ab 2014)

Mit diesem Befehl können Sie mehrere Aktionen durchführen:

• Den letzten Stand der Musterformulare (erneut) einlesen.
• Externe Formularsätze einlesen, sofern sie zu Ihrer Datenbank passen
• Backups einlesen

Der letzte Stand der Musterformulare wird automatisch mit profacto mitgeliefert. Er ersetzt komplett Ihren aktuell verwendeten Formularsatz.

Externe Formulare sind in der Regel von Ihnen gesicherte Formularsätze, die von extragroup bearbeitet wurden und nun geändert zurückgesichert werden.

Backups sind Sicherung, die bei jedem Importvorgang vor dem Einlesen automatisch angefertigt werden. Sie ersetzen ebenfalls Ihren Formularsatz samt der persönlichen Voreinstellungen für Formularsätze.

Nutzung

Im Dialog Formularsatz einlesen können Sie entweder ein Formularsatzbackup wieder herstellen oder einen anderen Formularsatz einlesen.

Das Backup lesen Sie ein, indem Sie Formularsatz einlesen aktivieren, das gewünschte - sofern verfügbar - aus der Liste auswählen und oben links enstsprechend bestätigen. Formularbackups werden in der profacto-Datenbank gespeichert, damit sie von jedem Arbeitsplatz aus verfügbar sind.

Einen anderen Formularsatz lesen Sie ein, indem Sie zunächst Anderen Formularsatz einlesen aktivieren und dann oben links bestätigen. Dann wählen Sie eine pfft-Datei aus, vermutlich haben Sie zuvor einen /wiki/spaces/handbuch/pages/16802010 und vom extragroup Support zurückerhalten.

Ob via Backup oder aus einer Datei zeigt Ihnen abschließend ein Dialog die Anzahl der importieren Formulare an. 
Dabei werden auch PDF-Dateien und andere Druckeinstellungen reimportiert. 

Es empfiehlt sich den Einzelplatz oder Client an den Arbeitsplätzen nach einem Import neu zu starten.