Standard-Textbausteine

Hier lässt sich einstellen, welche Textbausteine in den unterschiedlichen Projektphasen genommen werden, solange nichts Abweichendes definiert ist. Abweichungen sind möglich indem beispielsweise einzelnen Kunden andere Textbausteine zugeordnet werden, die für alle Projekte des Kunden gelten oder indem in der entsprechenden Projektphase eines einzelnen Projektes ein individueller Baustein ausgewählt wird. Es werden hier Standard-Textbausteine für 5 Bereiche definiert:

• Einleitungstext im Dokument
• Nachtext nach dem Druck aller Positionen, vor der Dokumentsumme
• Schlußtext am Ende des Dokuments
• Betreff für dem Dokument zugeordnete Email. Bei der Auswahl des Textbausteins werden nur Textbausteine des Typs "Betreff" gezeigt.
• Haupttext für dem Dokument zugeordnete Email. Bei der Auswahl des Textbausteins werden nur Textbausteine des Typs "Body" gezeigt.

Die Textbausteine

• AB-Vertragstext
• LS-Vertragstext

werden im Rahmen des Formularkonfigurators für von Ihnen bestimmbare Textbausteine genutzt, um die Ausgabe der Aufbewahrungsfrist von Rechnungen, einen Vertragstext zur Zustimmung zur AB und zur Abnahme einer Lieferung zu regeln.

Die Aufbewahrungsfrist wird bei Rechnungen an Kunden ohne UStID automatisch an den Fußtext angehängt.

Nummernkreise

Hier lassen sich Startnummern für die verschiedenen Dokumente vergeben. Die Standardeinstellung bei Auslieferung ist jeweils 1. Beim Druck eines Dokuments wird die Dokumentennummer um 1 hochgezählt. An dieser Stelle in den Voreinstellungen ist jeweils der aktuelle Stand ablesbar. Die Zahl lässt sich ändern, beispielsweise um Rechnungsnummern mit der Jahreszahl beginnen zu lassen. Tragen Sie 201100001, um von da an hochzuzählen.

Wahlweise können Sie für (ab profacto) Aconto-Rechnungen einen eigenen Nummernkreis vergeben, das ist zwar nicht unbedingt Standard, ergibt bei manchen Betrieben jedoch Sinn.

Mandanten-Nummernkreise

Nutzen Sie eine Mandantenlizenz, lassen sich die Nummernkreise pro Mandant einstellen. Dazu wählen Sie aus dem Menü oberhalb der Nummernkreisfelder den gewünschten Mandanten und nehmen dann Ihre Einstellungen vor.

Dokumentendruck

Die Angebot-Ergänzungsdatei wird automatisch beim Druck eines Angebots mit ausgedruckt. Sie können dies nutzen, um AGBs automatisch mit auszudrucken. Der Druck der Angebot-Ergänzungsdatei funktioniert nur beim Druck auf dem eingestellten Standard-Drucker. Zusätzlich kann die Ergänzungsdatei auch bei der AB mit gedruckt werden, die Option unter dem Dateifeld erlaubt die prinzipielle Aktivierung des Drucks, so daß dies nicht vergessen werden kann.

Emailadresse statt Fax in Zwischenablage speichern sorgt beim Belegdruck dafür, daß die entsprechende Information zur Einfügung in anderen Anwendungen bereitsteht.

Druckerauswahl

• Sie können hier definieren, welcher der auf dem System installierten Drucker welche Dokumente drucken soll. So lassen sich die entsprechenden Dokumente direkt in der passenden Abteilung drucken:
  • Wählen Sie einen Drucker aus,
  • geben Sie die Anzahl ein
  • und wählen Sie aus, welche Dokumente auf diesem Drucker gedruckt werden sollen.
  • Klicken Sie auf Ändern um die Einstellung zu übernehmen.

Ein Klick auf Drucker neu ermittelnliest die auf dem System installierten Drucker neu ein.