Einleitung

Mit Aktivierung der Formulare erlaubt der Formularkonfigurator die einfache Anpassung der von extragroup gelieferten Formulare an Ihre Bedürfnisse.

Mit dem Formularkonfigurator können Sie selbst mit geringsten Vorkenntnissen das Erscheinungsbild der wichtigsten Ausdrucke selbst anpassen, ohne SuperReport nutzen zu müssen. Der eigentliche Vorteil ist jedoch, dass extragroup jederzeit neue Versionen eines Standardbelegs ausliefern kann, ohne dass Ihre Anpassungen davon betroffen sind. Das spart Ihnen Zeit und Kosten und bringt die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Folgende Belegarten werden derzeit durch anpassbare Formulare unterstützt:

• Angebot bis Rechnung
• Mahnungen
• Bestellwesen
• Briefe (nur profacto Small Business)
• Emails (nur profacto Small Business)

Weitere Informationen zur Nutzung von Formularen.

Formularkonfigurator nutzen

Allgemeines

Nach dem Aufruf präsentiert sich der Formularkonfigurator wie folgt:

profacto Small Business:

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

• Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen und Schriftart.
• In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
• Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die Änderung der Schriftart kann dazu führen, daß Inhalte zu breit werden und einander überlappen oder eine Schrift zu hoch ist und dadurch Teile der Zeichen nur abgeschnitten dargestellt werden, es kann sogar zu einem Fehler beim Druck führen, wenn Teile des Inhalts gar nicht mehr dargestellt werden können. 

Grundsätzlich gibt es mit Sonder-Fonts gelegentlich Probleme, da diese ja auch für externe Nutzung eingebettet sein müssen, macOS und Windows können unterschiedliche Bezeichner im System haben.

Am oberen Rand der ersten Seite und weiter unten für Folgeseiten können Sie den Abstand definieren, bis der erste Inhalt gedruckt wird. Wir empfehlen hier die DIN 5008 B/A -Vorgaben zu verwenden. Man kann jedoch auch einen freien mm-Wert eintragen, um besonders kleinen oder großen Firmenlogos am Briefkopf gerecht zu werden.

Ebenso kann man einstellen, wie hoch der Brieffuss freibleibt, oder wenn man die internen Funktionen (Textbaustein, oder freie Eingabe im Konfigurator) nutzt, damit dieser entsprechend ausgedehnt werden kann. Vor allem aber dient es vorgedruckten Layouts gerecht werden zu können. Man kann zwischen 30 und 100 mm wählen. Bei davon abweichenden Werten können die Formulare leider nicht mehr genutzt werden. Dieser Wert gilt dann für alle Seiten gleichermaßen.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Das Firmenlogo, wie es in den Voreinstellungen definiert ist, kann hier mit einem Klick ausgeschaltet werden, falls Sie dieses nicht wünschen.

Für die Druckvorschau ist es erforderlich, ein Projekt oder einen offenen Posten zu wählen. Dadurch können Sie zudem sofort sehen, wie ein Layout einseitig oder mehrseitig aussieht. Erst, wenn Sie ein Projekt oder eine Rechnung gewählt haben, ist der Druck aktiviert. Mit dem Druck der Vorschau wird die aktuelle Formulareinstellung gespeichert.

Mit der Schaltfläche "Auslieferungszustand" setzen Sie das aktuelle Formular wieder auf die Einstellungen zurück, wie sie von Seiten profacto vordefiniert sind.

Angebot bis Rechnung

Folgende Variable können Sie hier verwenden:

Mit einer Checkbox können Sie folgende Standardtexte ein- und ausblenden, die je nach Situation im Druck erscheinen:

• Vortext
• Nachtext
• Endtext
• Material/Zeitausweis nach Position
• Material/Zeitausweis Gesamt
• Unterschriftsfeld für 
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein

Mahnungen

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Mahnstufe - Die aktuell höchste Mahnstufe dieses Drucks
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite

Bestellungen

Ergänzend zu den äquivalenten Variablen aus dem Bereich Angebot bis Rechnung können folgende Variablen verwendet werden:

Aktivitäten (nur profacto Small Business)

Für die Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern können Sie hier die Vorlagen definieren. Dabei wird der eigentliche Inhalt in der Aktivität gleich bleiben, ob Sie nun eine email oder einen Brief schreiben möchten.

• VonDatum - Start-Datum der Aktivität
•  BisDatum - End-Datum der Aktivität
• Vonzeit - Start-Zeit der Aktivität
• Endzeit - Endzeit der Aktivität
• Aktivität - Feldinhalt Aktivität der Aktivität
• Thema - Thema der Aktivität
• Veranstaltungsort - Ortsfeld der Aktivität
• Personalnr -  Personalnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität
• Kundennr -  Kundennummer der Aktivität
• AnrKunde - Anrede des Kunden der Aktivität
• AnrKundeAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Kunden (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
• Lieferantennr - Lieferantennummer der Aktivität
• AnrLieferant - Anrede des Lieferanten der Aktivität
• AnrLieferantAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Lieferanten (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
• Projektnr - Projektnummer der Aktivität
• Kommission - Kommisionseintrag des Projekts der Aktivität
• Bauvorhaben - Bauvorhaben des Projekts der Aktivität
• Bestellnr - Bestellnummer der Aktivität

Korrespondenz 

• AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
• KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
• Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
• Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
• SRPage - Die aktuelle Druckseite
• Betreff - wird vom Thema der Aktivität befüllt.

Emails

• To - Die Emailadresse des Adressaten
• Subject - wird vom Thema der Aktivität befüllt.
• Anrede - Anrede des Adressaten
• Personalsignatur - Ihre persönliche Signatur, wie in den persönlichen Voreinstellungen definiert
• Bodytext - Text der Email