Standardprojekt Gemeinkosten

Dies ist das Projekt, auf das standardmäßig die Gemeinkosten gebucht werden. Erfassen Sie in der Zeiterfassung oder der TZE eine Kostenstelle, die zu den ausgezeichneten Kostenstellen (siehe oben) gehört und unproduktiv ist, wird automatisch dieses Projekt eingestellt. Solche Zeiten erscheinen auch im Kalender in den Rubriken Urlaub, Fortbildung etc. sowie bei Vorhandensein der Kapazitätsplanung auf dem Reiter Personal der Kapaplanung.

Bereich Prozessstatus

• Hier definieren Sie Zustände, die ein Projekt jenseits der Buchhaltung annehmen kann. Durch die Zuordnung einer Kostenstellengruppe wird zusätzlich erreicht, daß bei Erfassung von Zeiten auf ein Projekt automatisch der Prozesstatus der betroffenen Projektposition mit angepaßt wird.
• Nutzen Sie bei der Statusdefinition nur durch 10 teilbare Zahlen, um später noch weitere Zustände einfügen zu können.
• Ordnen Sie dem Prozessstatus noch eine Aktivitätenvorlage zu, so wird beim Setzen des Projekts auf diesen Prozessstatus automatisch eine neue Aktivität auf Basis dieser Aktivitätenvorlage erzeugt.
• Sobald dann ein Projekt auf den Prozessstatus gesetzt wird, der die passende Vorlage verknüpft hat, erscheint eine neue Aktivität, die mit dem passenden Team verknüpft ist.

Prozessstatus bei Belegdruck

• Sobald Sie ein Angebot, eine Rechnung oder einen anderen Beleg drucken, kann auch der Prozessstatus einen anderen Wert annehmen. Dadurch erreichen Sie, dass das Projekt in der Übersicht in eine andere Filterkategorie fällt. Weiterhin können Sie so erreichen, dass mit dem Druck eines Belegs ein neuer Aktivitätenworkflow erzeugt wird, da mit dem Umsetzen eines Projekts auf einen anderen Prozessstatus das Erzeugen eines solchen Workflows verknüpft werden kann.
• Für jeden Belegtyp geben Sie hier den gewünschten Prozessstatus an, auf den das Projekt nach dem Druck gesetzt werden soll.
• Für die Erzeugung eines Workflows konsultieren Sie bitte die Dokumentation dazu.

Bereich Auftragsarten

Mit den Auftragsarten wurden in profacto eigene Zählkreise für unterschiedliche Projektarten eingeführt. Sie können so beispielsweise Eigenfertigung und Handel in getrennten Zählkreisen verwalten. Generell können Sie beliebig viele Auftragsarten definieren. Für jede Auftragsart legen Sie fest, ob sie einen eigenen Zählkreis besitzen soll oder einen Standardnummernkreis. Es empfiehlt sich, dann nur mit eigenen Zählkreisen zu arbeiten, da Sie dann volle Kontrolle über die Projektnumerierung haben.

Haben Sie die Auftragsarten über die Option gesonderte Auftragsarten mit eigenen Nummernkreisen definiert, so wird Ihnen an verschiedenen Stellen in profacto die Filterung nach Auftragsart angeboten. Zudem können Sie beim Duplizieren eines Projekts die Ziel-Auftragsart wählen. Falls Sie sich für die Nutzung von Auftragsarten entscheiden, sollten Sie den Schritt nicht wieder rückgängig machen.
Im Projekt selbst wird die Auftragsart über die definierte, von profacto vorgeschlagene ID gespeichert und nicht über ihren Namen. Vorhandene Projekte erhalten die ID für Standardaufträge. Dies sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie über ODBC auf Projekte zugreifen.

Falls Sie mit Mandanten arbeiten, können Sie je Mandant Nummernkreise definieren, jedoch sollte nicht die Standardnummernkreisoption vergeben werden, wenn diese bereits einmal gesetzt worden ist.

Bereich Projektgruppen

Mit Projektgruppen wurde ein weiteres Filterkriterium in den Projekten eingeführt. Sie können Projektgruppen hier oder direkt im Projekt definieren. Jede Projektgruppe wird im Falle von Mandantenlizenzen pro Mandant definiert oder für Alle Mandanten. Haben Sie erst nachträglich Projektgruppen eingeführt, so gelten die bisher definierten Projektgruppen automatisch für Alle Mandanten.