Aktivitäten sind sehr universell einsetzbar. Seien es nun Termine, Aufgaben, Notizen oder Journaleinträge, für all diese Anwendungen werden Aktivitäten genutzt. Für das komplette Bild, das Sie von den Aktivitäten benötigen, sollten Sie unbedingt auch die weiterführenden Informationen lesen, weil es über die reine Erfassung von Aktivitäten hinaus noch mehr über diesem Bereich zu wissen gibt. 

Seite Aktivität

Open

Bereich Aktivität

Hier erfassen Sie die wesentlichen Informationen zur Aktivität:

• Erstellt durch: Hier wird automatisch die Personalnummer des Anwenders eingetragen, der die Aktivität erzeugt hat. Von dem Erzeuger kann die Aktivität im Bereich Zuordnung einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der für die Bearbeitung verantwortlich ist.

• Datum: Eine Aktivität kann sich über einen Datumsbereich erstrecken, deshalb gibt es hier ein Von- und ein Bis-Datum.

• Uhrzeit: Sobald eine Aktivität sich unterscheidende Uhrzeiten hat, besitzt sie eine Dauer. Nur Aktivitäten mit einer Dauer werden als Termin betrachtet und somit auch im Kalender angezeigt.

• Ganztägig: Aktivieren Sie dieses Feld, ist die Uhrzeit nicht mehr eingebbar, nur noch das Datum kann nun geändert werden.

• Aufgabe: Ist eine Aktivität eine Aufgabe, dann können Sie diese in die Zukunft terminieren, sobald sie jedoch einmal das geplante Datum erreicht hat, wird die automatisch immer auf den aktuellen Tag bewegt, solange sie noch nicht erledigt ist. Eine Aufgabe wird im Kalender in einer separaten Liste angezeigt.

• Privat: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie nicht wünschen, dass andere Mitarbeiter als der Erzeuger diese Aktivität sehen können. Sie können so mit personalsensitiven Informationen arbeiten, die nur für Sie selbst bestimmt sind. Klickt ein unbefugter Mitarbeiter die Aktivität doppelt, wird sie nicht angezeigt.

• Privat für Gruppe: Die Privat-Regelung oben wird hiermit auf einer Mitarbeitergruppe gelockert, damit Sie Informationen innerhalb einer Gruppe teilen können.

• Erledigt: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn diese Aktivität keiner weiteren Bearbeitung mehr bedarf. Sie wird so nicht mehr in Warnungen angezeigt und wird auch aus diversen Listen ausgeblendet.

• Erinnerung: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Sie für die Aktivität eine Erinnerung zu einem bestimmten Datum und Uhrzeit setzen wollen. profacto wird dann zu dieser Zeit einerseits den Warnungsanzeiger entsprechend erhöhen, zusätzlich erscheint eine Hinweiseinblendung vom Betriebssystem.

• Aktivität: Dies ist das Kategoriefeld der Aktivität. Tragen Sie hier ein, was die Aktivität ist, ein Brief, ein Fax, eine Telefonnotiz, ein Meeting etc. Da über den Inhalt dieses Felds gefiltert werden kann, ist es sinnvoll, nur Werte zu verwenden, die Sie im Auswahlmenü links vom Feld auswählen können. Sie können den Inhalt dieses Menüs selbst bestimmen durch Aufruf des entsprechenden Konstanten-Moduls.

• Thema: Tragen Sie hier ein, worum es in der Aktivität geht, gewissermaßen der Betreff. Diesen können Sie frei erfassen.

• Ergebnis: Erfassen Sie hier ein Ergebnis, wenn die Aktivität erledigt ist. Dies ist dann wichtig, wenn die Aktivität Teil eines Workflows ist.

• Diese Aktivität nicht mit Groupware synchronisieren: Die Aktivität wird nicht synchronisiert und verbleibt nur in profacto.

Bereich Zuordnung

Im Zuordnungsbereich sehen Sie, mit welchen Bereichen die Aktivität verknüpft ist. Diese Verknüpfung macht die Aktivitäten so mächtig, da eine Aktivität in jedem Bereich, mit dem sie verknüpft ist, einseh- und bearbeitbar ist.

• Personal: Tragen Sie hier ein, wer für die Aktivität zuständig ist. Falls sich der Erzeuger und der Bearbeiter unterscheiden, dann sprechen wir von Delegation. In diesem Falle erhält der Delegierende Nachricht, wenn der Delegierte eine Aufgabe nicht zum definierten Zeitpunkt erledigt hat.

  • Die Mitarbeitergruppe wird hier automatisch aus dem Personalstamm zugeordnet.

  • Ordnen Sie ein Team zu, um die Aktivität für Erinnerungen mehreren Mitarbeitern zugänglich zu machen. Alle Mitarbeiter im selben Team erhalten so zur gleichen Zeit eine Erinnerung. Besonders interessant für Meetings oder Aufgaben, die nicht einem konkreten Mitarbeiter alleine zugeordnet werden sollen.

• Kunde: Hier verknüpfen Sie die Aktivität mit dem Kunden und gegebenenfalls noch mit einem Ansprechpartner. Diese Informationen können auch sinnvoll in der Textverarbeitung der Aktivität eingesetzt werden.

• Projekt: Wenn Sie die Aktivität mit einem Projekt und ggf. einer Projektposition verknüpfen, wird auch gleich der Kunde eingetragen.

• Projektadresse: Die Projektadresse ist im Projekt auf einer eigenen Karteikarte erfassbar. Zu einem Projekt kann es beliebig viele Projektadressen geben, die dann hier auswählbar sind. Dies ist hilfreich, um die Projektadresse in der Textverarbeitung zu nutzen.

• Lieferant: Hier verknüpfen Sie die Bestellung mit einem Lieferanten und gegebenenfalls auch mit einem Ansprechpartner.

• Bestellung: Wie beim Projekt gilt auch bei der Bestellung: Wenn die Aktivität mit der Bestellung verknüpft wird, wird auch der Lieferant eingetragen.

Bereich Zusatzinformationen

• Bemerkung: Die Bemerkung können Sie nutzen, um alles Mögliche an textlicher Information zur Aktivität zu erfassen. 

• Farben: Die hier wählbaren Farben werden in der Regel bereits automatisch durch den zugeordneten Mitarbeiter bestimmt, es lohnt daher meist nicht, diese hier nochmals zu ändern.

• Veranstaltungsort: Tragen Sie hier ein, wo die Veranstaltung stattfindet, falls es sich bei der Aktivität beispielsweise um ein Meeting handelt.

• Auslöse bearbeiten: Klicken Sie hier, wenn die Aktivität mit einer Auslöse, also Reisetätigkeit, verknüpft ist.

Seiten Korrespondenz und Email (profacto Small Business)

Hier können Sie mittels der Textbausteinen die Anschreiben formulieren. Das Formular lässt sich über den Formularkonfigurator anpassen. Der Adressat der Aktivität wird passend zur Kommunikationskanal vorbesetzt. Wählen Sie zwischen dem zugewiesenen Personal, Kunde oder Lieferant, bzw. dem jeweils näher definierte Ansprechpartner. 

Die zur Verfügung stehenden Platzhalter:

• VonDatum - Start-Datum der Aktivität

• BisDatum - End-Datum der Aktivität

• Vonzeit - Start-Zeit der Aktivität

• Endzeit - Endzeit der Aktivität

• Dauer - Dauer des Termins in HH:MM

• Aktivität - Feldinhalt Aktivität der Aktivität

• Thema - Thema der Aktivität

• Veranstaltungsort - Ortsfeld der Aktivität

• Lieferantennr - Lieferantennummer der Aktivität

• AnrLieferant - Anrede des Lieferanten der Aktivität

• AnrLieferantAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Lieferanten (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität

• AnrNameLieferantAnsp - Allgemeine Lieferanten-Anrede und Name des Ansprechpartners

• LiefName - Firmenname

• LiefName2 - Firmenname 2

• LiefStrasse - Strasse und Hausnummer des Lieferanten

• LiefPLZ - Postleitzahl des Lieferanten

• LiefOrt - Ort des Lieferanten

• LiefLand - Land des Lieferanten (ausgeschrieben)

• Kundennr -  Kundennummer der Aktivität

• AnrKunde - Anrede des Kunden der Aktivität

• AnrKundeAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Kunden (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität

• AnrNameKundeAnsp - Allgemeine Kunden-Anrede und Name des Ansprechpartners

• KundeName1 - (Firmen-)Name des Kunden

• KundeName2 - (Firmen-)Name 2 des Kunden

• KundeStrasse - Straße und Hausnummer des Kunden

• KundePLZ - Postleitzahl des Kunden

• KundeOrt - Ort des Kunden

• KundeLand - Land des Kunden (ausgeschrieben)

• Projektnr - Projektnummer der Aktivität

• Kommission - Kommisionseintrag des Projekts der Aktivität

• Bauvorhaben - Bauvorhaben des Projekts der Aktivität

• Bestellnr - Bestellnummer der Aktivität

• PosDokNr - Dokumentennummer der Positionen (wie im Ausdruck für den Kunden erschienen)

• PosNr - Positionsnummer, kann von der Dokumentennummer abweichen (für interne Verwendung (zB: Zeiterfassung)

• PosBez - Bezeichnung der Positionen (ersten 100 Zeichen)

• Personalnr -  Personalnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfHerrFrau - Anrede des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfVorname - Vorname des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfNachname - Nachname des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfTel - Telefonnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfMobil - Mobilnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersAusfEmail - E-Mail des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität

• PersErzHerrFrau - Anrede des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

• PersErzVorname - Vorname des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

• PersErzNachname - Nachname des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

• PersErzTel - Telefonnummer des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

• PersErzMobil - Mobilnummer des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

• PersErzEmail - E-Mail des disponierenden Personaleintrags der Aktivität

Bei Korrespondenz wird der Druck direkt ausgeführt oder Sie können die Vorschau prüfen.

Open

Bei Email - sofern konfiguriert und kompatibel - erzeugt profacto einen Entwurf in Ihrem Email Programm.

Seite Textverarbeitung (profacto)

Auf dieser Seite können Sie einen Brief, ein Fax oder ein andersartiges Dokument schreiben und dann drucken, faxen oder mailen. Anstatt alles immer wieder neu zu erfassen, stehen Ihnen im Menü Formulare zur Verfügung, die Sie nur noch auswählen und dann ausfüllen müssen.

Sie werden dabei direkt durch die Datenbank unterstützt, da alle an der Aktivität beteiligten Objekte (Kunde, Auftrag, Lieferant, Mitarbeiter) in den Text
eingelesen werden können.

Ausdruck einfügen

Neben dem reinen Einfügen von Feldern kann auch über die Funktion Ausdruck einfügen jeder beliebige Ausdruck der Programmiersprache von 4th Dimension
eingesetzt werden. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie anspruchsvollere Ausdrücke, die erst noch berechnet werden müssen, einsetzen wollen.

Dazu wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Eintrag "4D Ausdruck einfügen" an. In dem nun erscheinenden Fenster wählen Sie aus der Liste die Datei, von der Sie ein Feld verknüpfen wollen. Es erscheinen dann alle Felder des mit der Aktivität so verknüpften Datensatzes.

Markieren Sie im Menü '''Anzeigen''' den Befehl '''Referenzen''', dann sehen Sie im Text auch genau, wo welches Feld eingefügt wurde. Diese Felder lassen sich nur als Ganzes markieren und dann verschieben oder löschen. Sobald Sie die Aktivität mit OK speichern, wird auch der Text gespeichert.

Sie können einen Text auch außerhalb der profacto-Datenbank speichern. Dazu müssen Sie aus dem Menü Ablage/Datei den Befehl Sichern unter... anwählen. Sie speichern den Text dadurch als normales Dokument. Auf diese Weise können Sie sich Vorlagen mit Feldbezügen herstellen, z.B. für Faxe, Briefe, Telefonnotizen, Aufmaßblätter etc., die Sie bei Bedarf in eine Aktivität auch wieder einladen können (Befehl Öffnen - wie auch sonst?).

Formulare nutzen

Auf diese Weise können Sie sich eigene Formulare erstellen, die Sie über "Als Formular sichern" in den Button "Formular" integrieren können. Geben Sie im aufgehenden Dialog einfach einen neuen Namen ein. Haben Sie ein vorhandenes Formular geändert, so müssen Sie zum speichern ebenfalls auf "Als Formular sichern" klicken und lassen hier allerdings den Originalnamen drin stehen. Möchten Sie das ein Formular immer Ihr Standard beim neu anlegen einer Aktivität ist so müssen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Speichern als Vorlage" auswählen.<br>

Vorgefertigte Ausdrücke

Über das Popup-Menü Einfügen am unteren Rand des Textverarbeitungsfensters lassen sich eine Reihe sinnvoller Ausdrücke in den Text einfügen. Bei allen Audrücken handelt es sich nur um Verlinkungen, d.h. dass diese in jeder Situation den passenden Wert besitzen.

• Im ersten Abschnitt finden Sie Werte spezifisch für das Dokument.

• Danach folgen '''Angaben zum Kunden bzw. Lieferanten''', falls diese mit der Aktivität verknüpft sind. Dabei wird auch intelligent die Zeile für den Namen 2 ausgeblendet, falls sie nicht ausgefüllt ist.

• Dann folgen einige Angaben zum verknüpften Projekt.

• Das Firmenlogo gibt es in zwei Varianten. Einerseits normal, andererseits weiter unten "optional". Es wird nur dann gedruckt, wenn die Option "Firmenlogo drucken" aktiviert ist.

• Ansprechpartneradresse druckt eine Adresse zum aktuell verknüpften Ansprechpartner. Es kann immer nur entweder ein Kunden- oder ein Lieferantenansprechpartner verknüpft sein, sind beide verknüpft, hat der Kundenansprechpartner Vorrang.

• Falls Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, liefern die nächsten Zeilen Werte zum aktuellen Mandanten. Wichtig, wenn Sie mandantenunabhängige Formulare erstellen wollen, die immer die korrekten Informationen zum aktiven Mandanten liefern sollen.

• Die letzten drei Zeilen in diesem Block liefern die Lieferadresse und die Rechnungsadresse des aktuellen Projekts sowie die aktuelle Projektadresse, wie sie auf dem Deckblatt gewählt wurde.

• Nach dem Trennstrich folgen alle für das aktuelle Projekt verfügbaren Projektadressen.

Dokumente per Email versenden

Dokumente, die Sie in der Textverarbeiten erfasst und gestaltet haben, können Sie durch Anwählen der Funktion “Email an Kunden…” bzw. “Email an Lieferanten…” entsprechend der in den Voreinstellungen hinterlegten Einstellungen per Email versenden.

Seite Terminserie

Auf dieser Seite definieren Sie relativ komplexe Einstellungen zur Aktivität. Meist sind diese nur im Umfeld größerer Betriebe sinnvoll einsetzbar.

Bereich Terminserie definieren

Ein Termin kann in bestimmter Weise mehrfach auftreten, wir nennen dies Terminserie. Wahlweise kann er in einem bestimmten Tagesrhythmus wiederholt werden, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Terminserie, um die weiteren Einstelloptionen zu sehen.

• Wiederholung jährlich: Tragen Sie den Tag ein, an dem der Termin stattfindet. Geben Sie weiterhin an, ob sich der Termin jedes Jahr oder nur alle 2 Jahre etc. wiederholt. Diese Einstellung ist geeignet für Fälligkeiten von Einkommensteuererklärungen etc.

• Wiederholung monatlich: Tragen Sie hier ein, am wievielten eines Monats sich der Termin wiederholt und alle wieviele Monate der Termin stattfindet.

• Wiederholung wöchentlich: Tragen Sie ein, an welchen Wochentagen der Termin stattfindet und alle wieviel Wochen.

• Wiederholung täglich: Tragen Sie hier ein, alle wieviel Tage der Termin stattfindet, beispielsweise alle 4 Tage.

Auf jeden Fall immer müssen Sie angeben, ob es einen Endtermin für die Terminserie gibt oder ob diese "unendlich" laufen soll. Beachten Sie, dass profacto nicht mehr als 50 Wiederholungen erzeugt.

Bereich Sammeltermin - Teilnehmer

In Analogie zur Terminserie, bei der ein Termin in der Zeit vervielfacht wird, können Sie einen Termin über den Sammeltermin mehreren Teilnehmern zuordnen. Entfernen Sie dazu zunächst die Einzelpersonenzuordnung auf dem Reiter allgemein. Bestimmen Sie durch Markieren der Pfeil-Buttons die Teilnehmer, die an dem Sammeltermin teilnehmen sollen (auch die Person, die Sie ursprünglich bei der Anlage des Termins zuerst ggf. bereits zugordnet hatten), sie müssen in der rechten Liste stehen. Beim Speichern wird der Termin dann auf die anderen Teilnehmer kopiert. Sie können Terminserien und Sammeltermine kombinieren. Wenn Sie einen Termin bearbeiten, der zu einem Sammeltermin oder einer Terminserie gehört, wird immer die Originaldefinition bearbeitet.

Seite Dokumente (ab profacto)

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.