Karteikarte Dokumente (außer Projekte: ab profacto)
Auf dieser Karteikarte können Sie dem aktuellen Datensatz einzelne Dateien, Ordner oder Links zu Webseiten zuordnen. Dadurch haben Sie alle Unterlagen zu einem Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Projekt stets an einem Ort.
Durch Klick auf Neu fügen Sie dem Datensatz einen verknüpften Eintrag hinzu - sollte ein Projekt referenziert werden (Projekt, Projektposition, Bestellung, Aktivität) und dieses Projekt einen Projektordner besitzen, wird der Ordner direkt aufgerufen. Halten Sie dabei die Alt- oder Shift-Taste gedrückt, um zwischen Dateien Verzeichnissen und URLs zu unterscheiden:
- Normaler Klick: Sie wählen eine Datei aus, mit Öffnen gelangen Sie zum Dateipfad.
- Klick mit gedrückter Alt-Taste: Sie wählen ein Verzeichnis aus
- Klick mit gedrückter Shift-Taste: Sie können eine URL eingeben.
Nachdem Sie das Element gewählt haben, können Sie noch Tags und eine Bemerkung hinzufügen. Tags sind Schlagwörter, die sich profacto merkt. Haben Sie ein Tag bereits einmal verwendet, wird es Ihnen nach dem Eintippen der ersten drei Buchstaben vorgeschlagen. Tags werden auch bei der datenbankweiten Suche durchsucht.
profacto speichert Referenzen, nicht die Originaldokumente
Klicken Sie einen Eintrag in der Liste doppelt, wird das Originaldokument oder das Verzeichnis geöffnet. Generell speichert profacto nur Pfade zu Dokumenten und niemals Originale. Sie dürfen also die Originaldateien nicht löschen.
Unter Windows sehen Sie für viele Eintragstypen wie PDF-Dokumente, Bilder oder Textdateien unter der Liste gleich eine Voransicht, auf dem Mac passiert das für Webseiten.
Aktuelle Emails übernehmen (ab profacto)
Auf der Karteikarte Dokumente des Kunden, des Lieferanten, der Bestellung und im Projekt sehen Sie die Schaltfläche "Aktuelle Emails übernehmen". Damit können Sie Emails aus Outlook in profacto übernehmen. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, dann passiert folgendes:
Die Emails Ihres Posteingangs und die letzten 200 Emails Ihres Postausgangs werden eingelesen und in einem Dialog angezeigt. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Hier können Sie nun einzelne Emails mit Tags und Bemerkungen versehen und dann dem Kunden, dem Lieferanten etc. zuordnen. Das Prinzip der Tags ist bereits weiter oben erklärt worden. Markieren Sie dazu eine Mail, bearbeiten Sie die Tags und Bemerkungen und klicken Sie auf zuordnen.
Die Emails, die Sie zugeordnet haben, werden dann nach Bestätigen des Dialogs in externe Dateien des Typs "MSG" kopiert und dort abgelegt, wo auch Ihre extern gespeicherten Belege liegen. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter auf diese Emails Zugriff, selbst dann noch, wenn sie nachfolgend in Outlook gelöscht werden. Die Emails werden mit Anhang gespeichert.