Kontakte - Ansprechpartner und Anschriften

Ansicht

Diese Ansicht finden Sie in der Hauptkarte der Module Kunden und Lieferanten.

• Über die Symbolleiste können Sie (v. l.) einen neuen Datensatz anlegen, den markierten Datensatz ändern, den markierten Datensatz löschen, das Kommunikationsmenü öffnen. Diese Symbolleiste funktioniert, wie in den anderen Tabellenansichten.
• Ist das Auswahlfeld Ansprechpartner aktiviert, so werden alle Ansprechpartner zu einem Datensatz angezeigt.
• Ist das Auswahlfeld Anschriften aktiviert, so werden ebenfalls alle Anschriften angezeigt.

Ansprechpartner und Adressen bearbeiten

• Unter der Rubrik Adresse können Sie genauere Angaben zu Ihren Ansprechpartnern erfassen. Für Mitarbeiter am gleichen Standort der Firma sind die Adressdaten vorausgefüllt, so dass Sie hier nur noch Name und
  Durchwahl eintragen müssen. Ist ein Ansprechpartner unter anderen Adressdaten erreichbar, so können Sie die Vorgaben einfach ändern. Der erste angelegte Ansprechpartner erhält automatisch den Inhalt der Felder Anrede und zu Händen aus dem Kunden/Lieferantenstammsatz. Dadurch reicht es meist aus, wenn Sie dann noch den Status eintragen. Ansprechpartner besitzen auch ein Infofeld, damit Sie spezifische Informationen zu einzelnen Personen hinterlegen können.
• Unter der Rubrik Kontakt erfassen Sie Rufnummern zum Ansprechpartner. Neben geschäftlichen Rufnummern gibt es hier auch Felder für private Rufnummern. Außerdem finden Sie hier 4 Suchfelder, die Sie über die Suchfelder (ab profacto) mit passenden Bezeichnungen versehen können.
• Die Option Mit Adresse abgleichen übernimmt Änderungen aus der Hauptkarte in den Ansprechpartner, sofern die Angaben vorher gleich waren. Änderungen im Ansprechpartner werden hingegen nicht in die Hauptkarte übernommen. Diese Option sollte nur für Ansprechpartner, nicht für Adressen verwendet werden.
• Adresse nicht mit Outlook synchronisieren verhindert die Outlook Synchronisierung (ab profacto), falls diese in den Voreinstellungen aktiviert ist.
• Schalten Sie von Ansprechperson auf Anschrift wenn Sie eine reine Niederlassungsadresse anlegen möchten. Dies wirkt sich bei der automatischen Zusammenstellung von zu Händen-Zeilen mit Titel + Anrede + Vorname + Nachname aus.
• Für eine korrekte Adressierung einer Kontaktperson sollten Sie immer Vorname und Nachname erfassen. Ist eine Anrede erfasst, wird diese mit Vor- und Nachname verwendet, wird das Feld Anrede freigelassen, wird als Anrede "Hallo" verwendet. Ist der Ansprechpartner als "Per Du" gekennzeichnet, wird zusammen mit der Anredeformel nur der Vorname verwendet. Ist der Anprechpartner dementsprechend nicht sauber erfasst, erscheint eine Hinweisbox unten rechts.
• Das Feld Status hilft, namensgleiche Ansprechpartner z.B. in Projektadressen zu differenzieren und einzuschätzen, wer die Person gegenüber ist.
• Erfassen Sie im Feld Anrede die Anrede so, wie der Kontakt im Allgemeinen in einem Brief angesprochen werden soll. Lassen Sie das Feld leer, verwendet profacto die Anrede "Hallo" plus Vor- und Nachname. Ist der Kontakt auf "Per Du", wird nur der Vorname verwendet.
  

• Sie können beliebig viele Ansprechpartner verwalten. Einer davon ist der Hauptansprechpartner. Sie bestimmen den Hauptansprechpartner durch Ankreuzen des entsprechenden Felds im Ansprechpartnerdialog. Der Hauptansprechpartner und dessen Telefonnummern erscheint auch in der Übersichtszeile des Kunden/Lieferanten.
• Zusätzlich kann ein Ansprechpartner (solange es kein Hauptansprechpartner-Datensatz ist) auch auf "nicht aktiv" gesetzt werden, um diesen in Übersichten auszublenden.