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Last updated: Sept. 18, 2024 by Tilman Haerdle
6 min read

Allgemeine Funktionen


Allgemeine Funktionen für das Bearbeiten einzelner Datensätze sind hier erläutert.

Spezifische Funktionen

Registerkarte Allgemein

Kontaktdaten

  • Neben der Adresse des Mitarbeiters lassen sich firmeninterne und externe Telefonnummern, E-Mailadressen und Faxnummern erfassen

  • Die Erfassung von Vor- und Nachname ist zwingend, damit ein Datensatz abgespeichert werden kann.

Benutzer

Der Benutzername ist der Anmeldename in profacto. 

Sobald Sie an dieser Stelle dem Mitarbeiter einen verfügbaren Benutzernamen zugewiesen haben, wird beim Speichern des Mitarbeiters automatisch eine persönliche Voreinstellung erzeugt. Bei profacto SmallBusiness können Sie nicht bestimmen, welche Basisdaten hierbei verwendet werden. Ab profacto Standard wird dazu genau die persönliche Voreinstellung verwendet, die "DefaultUser" heisst. Falls diese Voreinstellung nicht vorhanden ist, wird eine leere persönliche Voreinstellung erzeugt.

Zeiterfassung

  • BDE-Ausweisnummer ist die Nummer im Zeiterfassungsterminal.

  • WebZE-Token senden: hier wird eine SMS mit einem Link zur Webzeiterfassung gesendet oder wenn es keine dienstliche Mobilfunknummer gibt, dann eine email.

  • Ab profacto auf dem Reiter Details stehen Zusatzoptionen zur Verfügung:

    • Mitarbeiter muss sich in TZE erfassen gibt dem Mitarbeiter einen Hinweis, wenn er sich bei der Anmeldung in profacto noch nicht an der Zeiterfassung angemeldet hat.

    • Mitarbeiter darf in TZE nacherfassen erlaubt die Nutzung des Stundenzettels in der TZE

 

Kalender

CAD

Die Option interiorcad-Online-Schnittstelle nutzen aktiviert den Abgleich mit interiorcad  oder einem Dritt-CAD, sofern dieses die Integration unterstützt. Sowie wird hier gesteuert (ab profacto), ob die Artikel mit übertragen werden sollen. profacto StartUp oder profacto SmallBusiness haben den Artikelübertrag immer an.

Falls Sie nicht OTA-nutzen (blaues Pfeile-Symbol nicht sichtbar): In diesem Fall müssen Sie Zugriff auf die Austauschdatenbank haben, andernfalls erhalten Sie an manchen Stellen Fehlermeldungen während der Arbeit. Mit dem Kreispfeil-Button können Sie die Schnittstelle zurücksetzen, falls es zu Problemen mit der Nutzung kommt, insbesondere beim Wechsel der CAD-Version empfiehlt sich ein Rücksetzen, oder bei etwaigen Fehlermeldungen.

Die Option Vertreter steuert die Rolle desjenigen, wer später auf der Projektübersicht als Sachbearbeiter fingieren möchte. Erst mit dem anhaken dieser Rolle, wird auch der Name desjenigen als Sachbearbeiter sichtbar und wählbar sein.

Die Option Systemadministrator steuert die Rolle desjenigen, wer automatische Hintergrundupdates anstoßen darf. Es muß immer einen Systemadministrator geben. Der letzte Personaleintrag mit der Rolle Systemadministrator kann nicht gelöscht werden. Diese Option kann auch in den PVE - Ansichten (ab profacto) zugewiesen werden.

Die Option Geschäfsführung sollte für alle aktiven Geschäftsführer eingesetzt werden. 

Groupware

In diesem Bereich können Sie auch ohne Zugriff auf die Voreinstellungen alle Angaben treffen, um den aktuellen Mitarbeiter mit externen Groupware-Anwendungen wie Outlook oder iCal zu verknüpfen.

  • Synchronisierung bei Programmstart führt dazu, dass beim Start von profacto bereits ein Abgleich mit dem externen Terminkalender stattfindet.

Optionen zur Einschränkung der Synchronisation

  • Kontakte nicht synchronisieren

  • Termine nicht synchronisieren

  • Aufgaben nicht synchronisieren

Suchfelder

Nutzen Sie die 10 Suchfelder, um firmenspezifische Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen. Mehr Informationen zur Definition und Nutzung von Suchfeldern finden Sie im allgemeinen Teil des Handbuchs.

Portrait und Bild 2

  • Bild 1 wird ab profacto im Zeiterfassungsterminal eingeblendet

  • Bild 2 kann als Unterschrift im Schriftverkehr in den Aktivitätsdatensatz bearbeiten verwendet werden.

Diese Felder können per Kopieren und Einfügen befüllt werden, oder dadurch, daß man das Kontextmenü (rechter Mausklick) aufruft und dort via 'Importieren...' die Datei auswählt.

Auch die Darstellungsart (Skalierung) kann hier ausgewählt werden. Die Möglichkeiten des Exports sind ggf. nicht verfügbar.

Registerkarte Details

 

Zeitangaben

  • Aus dem Eintrittsdatum werden Firmenjubiläen errechnet und in den Kalender übernommen.

  • Die Wochenstundenzahl wird in eine Tagesstundenzahl umgerechnet. Dazu wird das aktuelle Soll gemäß aktiven Zeitmodells 

  • Der Urlaubsanspruch wird in Stunden angegeben, um auch beispielsweise halbe Urlaubstage zu ermöglichen

  • Urlaub, der über die Zeiterfassung gebucht wird, wird automatisch vom Urlaubsanspruch abgezogen. Der Resturlaub wird hier auf der Personalkarte aufgeführt. Verplant wird berechnet anhand des Urlaubs, der zwar erfasst, aber noch nicht abgezogen wurde (derzeit unter Umständen noch nicht in  allen Fällen präzise, durch die Corona-Krise ist dieses Feature nicht mehr vollständig getestet worden, wird in  kommenden Versionen optimiert)

  • Alle Überstunden werden auf das Zeitkonto gebucht. 

  • Unter Maximal lässt sich eintragen, wie viele Überstunden der Mitarbeiter maximal sammeln darf. 

  • Unter Zeitkonto sehen Sie den Stand des Zeitkontos. 

  • Feste Auszahlung legt eine Arbeitszeit pro Monat fest, die ausbezahlt wird (das Zeitkonto muß natürlich bei kurzen Monaten mitpsielen) - die Option - Feste monatliche Auszahlung mit Betriebskalender nutzen wertet dabei die Zeiten im Rahmen des Zeitmodells aus, nicht pauschal Wochenarbeitszeit / 5 = 1 Arbeitstags-Stundensoll

  • Auszahlung bis zu Nh Mehrarbeit monatlich, legt fest, wieviele Stunden Mehrarbeit monatlich direkt ausgezahlt werden und nicht ins Zeitkonto münden sollen. Dies wird in der Zeitauswertung verrechnet

Im Gegensatz zu einem Lohn für tatsächlich geleistete Stunden je Monat auf Basis eines definierten Arbeitszeitmodells kann man auch grundsätzlich definieren, daß einem Mitarbeiter eine feste Stundenanzahl je Monat ausgezahlt werden soll. Unter Auszahlung kann dafür definiert werden, wie viele Stunden monatlich vergütet werden sollen. Alle Mehr- oder Minderarbeit wird dem Arbeitszeitkonto zugeschrieben. Dafür sollte man beachten, daß die Nutzung der Arbeitszeitmodell diesem Ansatz entgegenläuft. Also zum Beispiel die Erfassung von Urlaub, Krankheit, etc. nicht nach dem Modell, sondern für die gewählten Menge an Stunden erfasst werden muß. Vorteil ist die erheblich vereinfachte Lohnabrechnung und die stabile Einkommenssituation für den Mitarbeiter und den Betrieb. Nachteil ist weniger präzise Darstellung im Kalender. 

  • Unter Stand können Sie ablesen, wann das Zeitkonto zuletzt geändert wurde.

  • Aus den Gehaltsangaben auf der Registerkarte Vertraulich, und der Arbeitsstundenzahl wird der Stundensatz für die Kalkulation ermittelt (ab profacto).

Arbeitseinsatz

Hier legen Sie fest, wie der Mitarbeiter im Betrieb eingesetzt werden kann. Sie können diesen Einsatzbereich sehr allgemein über einen Kostenstellenbereich, eine Gruppe oder gar nur eine Kostenstelle festlegen. Eine Mischung ist möglich, also beispielsweise der Bereich Montage, zusätzlich die Kostenstelle 212.

Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und nutzen Sie die Schaltflächen, um diese Daten in die Liste hinzuzufügen oder Daten der Liste zu aktualisieren oder löschen.

  • Anhand des Faktor (ab profacto) wird in der Kalkulation die Stundenzahl auf Normstunden hochgerechnet.

  • Wählen Sie die Konstanten Ausbildung und Mitarbeitergruppe

  • Um bei einem Mitarbeiter, z.B. einer Aushilfe keine Überstunden zu erfassen, aktivieren Sie die Option Mitarbeiter hat keine feste Arbeitszeit

  • Lehrlinge haben ggf. andere Normarbeitszeiten. Diese sind in den Voreinstellungen im Menü Funktion > Betriebskalender definierbar.

  • Die Optionen Vertreter und Arbeitsvorbereiter haben Einfluss auf das Rechtemanagement in profacto und sollten darum gesetzt werden.

Suchfelder

Nutzen Sie die 10 Suchfelder, um firmenspezifische Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen. Mehr Informationen zur Definition und Nutzung von Suchfeldern finden Sie im allgemeinen Teil des Handbuchs.

Registerkarte Kommunikation

Email-Account

Geben Sie am besten Ihre Email-Zugangsdaten ein. Dadurch können Sie hier Emails direkt aus profacto versenden.

Email-Signatur - Vorschau

Diese ließe sich in den profacto (Einstellungen) - Allgemein eingeben und festlegen.

Registerkarte Vertraulich

Bankverbindung

Geben Sie am besten die IBAN direkt ein, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.

Gehalt

Das Gehalt wird ab profacto für die Kalkulation und für die Lohnbuchhaltung verwendet. Haben Sie ein Gehalt eingetragen, dann wird automatisch auch der Stundenlohn berechnet. Dies erfolgt auf Basis von ca. 174 Arbeitsstunden pro Monat (siehe auch http://www.lohn-info.de/zeitberechnungen.html) bzw. der Anzahl der Wochenstunden geteilt durch 5, je nachdem, ob die Wochenstunden eingetragen wurden oder nicht.

Private Daten

  • Werden zum Teil für die Lohnbuchhaltung verwendet. Das Geburtsdatum wird zudem in den Geburtstagskalender eingetragen.

Sozialversicherung

  • Bei den Versicherungsdaten kann man die Krankenkassen, Sozialversicherungsnummer und den Versicherungsschlüssel (oft auch Kundennummer) erfassen.

Registerkarte Vorgangsarchiv

Sehen Sie alle Projekte und Bestellungen zu einem Mitarbeiter auf einen Blick.

Registerkarte Aktivitäten

Die Aktivitäten sind hier beschrieben.

Registerkarte Statistik

Auf dieser Karteikarte werden die erfassten Zeiten des Mitarbeiters ausgewertet. Hierzu stehen Ihnen nebeneinander zwei parallele Auswertungszeiträume zur Verfügung. Dargestellt werden produktive und unproduktive Zeiten, heruntergebrochen auf die Kostenstelle, absolut und prozentual.

Registerkarte Dokumente

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.