Datensatzbearbeitung (Einzeldatensatz)

Navigieren zwischen den Datensätzen

Variante 1

In den meisten Dialogen, in denen einzelne Datensätze bearbeitet werden, finden Sie bereits diese Navigation: Klicken Sie in der Liste auf einen Datensatz, um den Datensatz zu wechseln. Änderungen am aktuellen Datensatz werden beim Wechsel automatisch gespeichert.

Variante 2

In Dialogen, in denen Variante 1 nicht zum Einsatz kommt finden Sie unten links diese Schaltflächen. Sie werden beim Wechsel zwischen den Datensätzen gefragt, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten.

Die Schaltflächen bedeuten (v. l.):

• erster Datensatz
• voriger Datensatz
• nächster Datensatz
• letzter Datensatz

Datensatzbearbeitung ändern

Variante 1

In den meisten Dialogen finden Sie diese Navigationsleiste oben links. Die Schaltflächen bedeuten (v. l.):

• Eingaben speichern und Dialog verlassen
• Änderungen am aktuellen Datensatz speichern und zum nächsten Datensatz wechseln
• Eingabedialog verlassen ohne zu speichern
• Kommunikationsmenü: Rufen Sie die Zentrale oder den Hauptansprechpartner direkt an, schreiben Sie eine Mail oder lassen Sie sich Firmenadresse und Route in google Maps zeigen.

Variante 2

In Dialogen, in denen Variante 1 nicht zum Einsatz kommt finden Sie stattdessen unten rechts:

• Abbrechen beendet den Dialog ohne zu speichern
• Speichern & Nächster speichert und springt zum nächsten Datensatz
• Speichern speichert den Datensatz und beendet die Eingabe

Variante 3

Diese Funktionen finden Sie in der Regel in der Bearbeitung von Datensätzen mit weiteren Untertabellen.

• Für die Erfassung eines neuen Datensatzes ist üblicherweise erst die Erfassung der relevanten Daten in den verfügbaren Feldern notwendig, danach dann via 'Neu' wird der Datensatz erstellt. Sollten keine Eingabefelder verfügbar sein ist ein Klick auf 'Neu' notwendig, um in der verbundenen Tabelle eine neue Zeile zu erzeugen.
• Das Ändern eines Datensatzes erfolgt so, daß man zunächst die Tabellenzeile markiert die Parameter in den darüber liegenden Feldern anpasst und durch 'Ändern' speichert.
• Löschen eines Datensatzes erfolgt über die Markierung desselben mit nachfolgendem Klick auf 'Löschen'.

Fortlaufende Datensatznummerierung (Registerkarte Allgemein)

• Jeder Datensatz hat eine Zahlen-Buchstaben-Kombination, über die er eindeutig identifizierbar ist. (z.B. Kundennummer)

• Beim Anlegen eines neuen Datensatzes vergibt profacto die Nummer automatisch - die letzte Nummer wird dabei um 1 hochgezählt.

  Nummerierung anpassen

  • Beim Anlegen eines neuen Datensatzes lässt sich die Nummer verändern und so das Nummerierungsschema anpassen.
  • Wählen Sie beispielsweise 2011-1 als Kundennummer des ersten Kunden im Jahr 2011, so wird der nächste Kunde automatisch mit 2011-2 nummeriert.
  • Jedem Datensatz eine individuelle Nummer zuzuweisen empfiehlt sich vor allem für Artikel, wo die Artikelnummern des Herstellers übernommen werden.

Bezeichnung / Kurzbezeichnung (Registerkarte Allgemein)

Die Kurzbezeichnung dient der besseren Suchbarkeit bei der Verwendung der Stammdaten in Projekten. Die Länge ist auf 40 Zeichen begrenzt. Um das Feld optimal zu nutzen, sollten hier für die Suche relevante Begriffe stehen. Z.B. Name - Ort für Kunden oder Lieferanten.

Ausfüllungshilfen (Konstanten)

Mehr zu Ausfüllungsseiten und den Konstantenmanager erfahren Sie hier.

Suchfelder

Mehr zur Nutzung der Suchfelder.

Kontakt-Symbol (Sprechblase)

Das Kontaktsymbol vor den Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Internetadressen ermöglicht eine schnelle Kontaktaufname:

• Ein Klick auf das Symbol vor einer Telefonnummer öffnet Teamcall (Dritt-Software) oder die TAPI-Schnittstelle und wählt die entsprechende Nummer (ab profacto). Für OS X-Anwender ab Yosemite mit Facetime-Account und einem iPhone im WLAN ohne anderweitig konfigurierte Schnittstelle öffnet sich Facetime und ruft die Nummer direkt an.
• Ein Klick auf das Symbol vor einer E-Mail-Adresse öffnet eine neue E-Mail in Ihrem Mailprogramm und trägt die Adresse als Empfänger ein.
• Ein Klick auf das Symbol vor einer Internetadresse öffnet die Internetadresse in einem neuen Browser-Fenster

Informationen / Beschreibungen

Mehr Informationen zu den Informations- und Beschreibungsfeldern. finden Sie hier.

Ansprechpartner und Anschriften

Informationen zu Ansprechpartnern und Anschriften finden Sie hier.

Adressoptionen

• Postfach benutzen / Postfach als Standard wird ausgewählt, wenn die Postfach-Adresse statt der Anschrift für den Schriftverkehr genutzt werden soll
• ZIP-Code-Format / ZIP / PLZ nach Ort bedeutet, dasss die Postleitzahl hinter den Ort gestellt wird

Schnellauswahl

In einigen Feldern lassen sich Verknüpfungen zu anderen Tabellen herstellen. Beispielsweise über die:

• Kundennummer
• Kurzbezeichnung
• Kostenstelle etc.
  Wenn Sie die Nummer nicht wissen, drücken Sie Strg+F (Mac: Apfel+F) und wählen Sie den entsprechenden Datensatz aus der Liste aus.

Die Auswahlfenster, auch Schnellauswahl genannt, sehen so aus:

Diese Auswahlfenster sind gezielt nur für die Auswahl von Datensätzen gedacht. Wollen Sie vorhandene Datensätze bearbeiten, rufen Sie bitte direkt das entsprechende Modul auf.

Für Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner gibt es die Möglichkeit, mehrere Datensätze im Kontext der Serienbriefzuweisung auf einmal zu selektieren und mittels Strg+Return (Windows) oder Cmd+Return (macOS) zu übernehmen.

Formatierter Text

Mit profacto 2013 haben Sie die Option, ausgewählte Felder umfangreich individuell zu formatieren.
Dies ist natürlich insbesondere für all die Dokumente interessant, die den Betrieb verlassen.

Detailinformationen hierzu finden Sie auf Standardtexte - Text mit Stilinformationen nutzen.

Da nicht jeder Betrieb diese Formatierungen benötigt, muss die Option "Text mit Stilinformationen nutzen" in den Voreinstellungen auf der Seite "Standardtexte" aktiviert werden. Sie können zwar auch bei deaktivierter Option in den obigen Feldern Text formatieren, die Formatierung wird jedoch nicht gespeichert.

Formatierter Text in 4D Write

4D Write unterstützt die Formatanweisungen im formatierten Text nicht, da es ein eigenes Formatierungssystem besitzt. Wenn Sie also eines der obigen Felder in einem 4D Write-Formular verwenden wollen, dann müssen Sie dieses Feld über den Befehl "4D Ausdruck einfügen" aus dem Menü "Einfügen" ins formular einfügen.

Nutzen Sie dazu folgenden Ausdruck:

tool_GetText([Tabellenname]Feldname;<>TXTPlain)

Formatierter Text in Listen

In Listen und überall dort, wo Text nur dargestellt wird, aber nicht veränderbar ist, zeigen wir Text nur ohne Formatierung an, um zu verhindern, dass extreme Formatierungen (sehr grosse Schriften) die Darstellung verzerren.

Weitere Hinweise

Setzen Sie formatierten Text sparsam ein. Text, der zu viele verschiedene Schriften oder Schriftstile enthält, wird schwerer lesbar. Des weiteren unterstützt nicht jeder Druckertreiber - speziell unter Windows - die gleichzeitige Verwendung mehrerer Schriftstile in einem Textobjekt.

Wenn Sie exotische Schriftarten verwenden, denken Sie daran, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen diese Schriften auf ihrem Rechner installiert haben sollten, wenn sie ein Dokument drucken sollen.