Aufgrund technischer, derzeit nicht lösbarer Einschränkungen ist die Websuite-Zeiterfassung via profacto Server nicht verwendbar.  Bitte verwenden Sie die WebZE oder sprechen Sie uns für TZE-Clients als Ersatz für die Websuite an.

Einführung

Die Terminalzeiterfassung der Websuite erlaubt Ihnen, sowohl auf stationären Computern in der Werkstatt als auch auf mobilen Geräten wie iPhone, iPad, iPod oder einem anderen tauglichen Smartphone überall und jederzeit Zeiten zu erfassen. Da die Erfassung online ist, sieht man in profacto jederzeit, was Ihre Mitarbeiter gerade tun, Rückfragen werden minimiert und am Endes des Tages müssen keine Stundenzettel mehr nachgetragen werden, auch nicht für Monteure. Falls Sie keine mobilen Geräte einsetzen können oder wollen, können Ihre Monteure auch nachträglich über eine manuelle Erfassungsvariante Zeiten nachtragen, und hierbei dann auch Auslöse und Fahrtkosten erfassen.

Es gibt generell zwei Erfassungsarten: Die klassische Variante, wie sie auch in profacto angeboten wird, und die alternative Variante, bei der Sie durch Klick auf Personal, Projekt und Kostenstelle die Erfassung starten und im Erfassungsdialog gleichzeitig auch sehen, wer gerade aktiv arbeitet. Welche Erfassungsvariante Sie wählen, bestimmen Sie in den Voreinstellungen auf der Seite Zeiten/Personal.

Der Funktionsumfang der Terminalzeiterfassung in der Websuite ist weitgehend, aber nicht komplett identisch, bei speziellen Funktionswünschen klären Sie bitte mit extragroup, inwieweit diese mit der Websuite abdeckbar sind.

Klassische Erfassung

Die klassische Erfassung beginnt immer damit, dass Sie nach Aufruf des Moduls Zeiterfassung sich mit Ihrer BDE-ID anmelden müssen:

Nach der Anmeldung gelangen Sie in den eigentlichen Erfassungsdialog. Welche Optionen Ihnen hier zur Verfügung stehen, wird durch die Voreinstellungen und Ihr persönliches Profil bestimmt. Die Voreinstellungen regeln, ob Sie auch die Schaltflächen Kommt, Auftragsende und Unterbrechung sehen. Ob Sie auch die manuelle Erfassung anwählen dürfen, wird durch eine Einstellung im Personalstamm geregelt.

Normale Erfassung

In der normalen Erfassung funktioniert die Terminalzeiterfassung wie ein BDE-Terminal. Sie melden sich an, arbeiten, melden sich um und am Endes des Tages melden Sie sich wieder ab.

Je nach eingestelltem Erfassungsmodus klicken Sie mit der Maus auf eine der Schaltflächen oder scannen mit dem Barcodescanner den gewünschten Befehl oder tippen diesen einfach mit dem Finger an.

• Wenn Sie noch nicht als anwesend gemeldet sind, erfolgt die Anmeldung automatisch gleichzeitig mit dem Klick auf Auftragsanfang.
  • Bei der Erfassung eines Projekts wird automatisch die Position 1 vorgeschlagen, falls diese im Projekt existiert.
  • Sie können die Erfassung auf ein Projekt jederzeit durch Klick auf Abbrechen beenden.
  • Sind nicht alle Felder komplett erfasst, ist ein Bestätigen der Eingabe nicht möglich.
  • Sind dagegen alle Felder komplett erfasst, und ist die entsprechende Voreinstellung aktiv, wird die Eingabe automatisch bestätigt. In diesem Falle sollten Sie nach der Reihenfolge Projektnummer, Position, Kostenstelle erfassen.
• Klicken Sie auf Kommen, sind Sie nur anwesend, außer das Projekt des Vortags wird übernommen, was über die Voreinstellungen bestimmbar ist.
• Ein Klick auf Unterbrechung beendet die Arbeit am Auftrag, lässt Sie aber weiter angemeldet sind.
• Ein Klick auf Wiederaufnahme aktiviert das Projekt wieder.
• Durch den Klick auf Gehen werden Sie abgemeldet und es wird keine Zeit mehr registriert.
• Ein Klick auf TZE Beenden bringt Sie in den Anmeldedialog zurück, wo ein anderer Mitarbeiter dann seine BDE ID eintragen kann.

Unten der Erfassungsdialog für den Auftragsanfang.

• Neben der Erfassung auf ein Kundenprojekt ist auch die Erfassung auf einen Betriebsauftrag möglich.
• Arbeiten Sie mit einem Barcodescanner, erkennt profacto anhand der Projektnummer automatisch, ob es sich um ein normales Projekt oder einen Betriebsauftrag handelt.
• Falls Sie Projektnummern direkt ins Eingabefeld eintippen, reicht die Erfassung der letzten 2-3 Stellen, um daraus die komplette Projektnummer zu vervollständigen.

Manuelle Erfassung

Die manuelle Erfassung erlaubt es Ihnen, Zeiten auch noch nachträglich zu erfassen. Falls Sie bereits angemeldet sind, können Sie noch noch die Endzeit eintragen, ansonsten auch die Anfangszeit. Eine Pause ist auch immer noch erfassbar.

Auslöse und Spesen

Die Besonderheit der manuellen Erfassung ist, dass hier auch noch Auslöse, Reisespesen oder Fahrtkosten erfassbar sind.

Klicken Sie auf Auslöse, um die untenstehende Erweiterung der manuellen Erfassung zu sehen.

Neben der Erfassung von Verpflegungsmehraufwand sind hier alle Arten von Reisespesen sowie eine Bemerkung erfassbar.

Fahrtkosten

Klicken Sie auf Fahrtkosten, fällt die Erfassung der Spesen weg und Sie können nur Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten mit einem (Privat)PKW erfassen.

Alternative Erfassung über 4 Klicks

Bei der alternativen Erfassung wird versucht, den Aufwand der Erfassung weiter zu reduzieren. Das klappt nur an Computern und iPads, nicht jedoch auf mobilen Endgeräten. Die Idee ist weiterhin, dass alle Mitarbeiter sich an die Spielregeln halten und kein Mitarbeiter mutwillig für den anderen Zeiten erfasst oder den Erfassungsvorgang beendet.

Bei aktivierter alternativer Erfassung sehen Sie nach Aufruf der Terminalzeiterfassung untenstehende Darstellung:

Jeder angemeldete Mitarbeiter ist mit einem grünen Balken gekennzeichnet. Klicken Sie einen Mitarbeiter an, bietet sich das untenstehende Bild:

Nun sehen Sie, auf welches Projekt der Mitarbeiter angemeldet ist. Im obigen Bild ist bereits wieder ein anderes Projekt markiert und eine Kostenstelle aktiviert. Durch Klick auf Anfangen wird der Erfassungsvorgang gestartet. Eine Erfassung auf Projektpositionen ist hier nicht vorgesehen, es wird immer auf Position 1 erfasst.