Einführung

Der Rechnungsprüfungsassistent hilft Ihnen bei der Prüfung und Verbuchung von Rechnungen. Da Lieferanten aus logistischen Gründen oftmals nur Teile einer Bestellung ausliefern oder mehrere Bestellungen in eine Rechnung zusammenfassen, ist die Prüfung von Rechnungen durch Aufrufen einzelner Bestellungen sehr aufwendig. Deshalb gibt es den Assistent, der diesen Vorgang nicht nur einfach, sondern auch sicher macht, da eine Verbuchung erst am Ende der Prüfung erfolgt und jederzeit abgebrochen werden kann.

Neben dem Rechnungsprüfungsassistenten steht Ihnen auch ein Wareneingangsassistent zur Verfügung, der in ähnlicher Weise funktioniert, aber auf die Prüfung von Lieferscheinen fokussiert ist. Der kombinierte Assistent erledigt beides gleichzeitig und ist ideal für Pakete, die von UPS oder anderen Versendern direkt ins Büro geliefert werden.

Basisdaten erfassen

Am besten beginnen Sie damit, dass Sie in der Bestellübersicht eine Bestellung markieren und dann den Rechnungsprüfungsassistenten aufrufen. Dadurch sehen Sie im ersten Dialog des Assistenten bereits den Lieferanten zur Bestellung. Tragen Sie nun die Nummer der Rechnung ein (oder scannen Sie diese) sowie das Belegdatum und das Datum der Leistungserstellung, welches ggf. für die Berechnung der Umsatzsteuerfälligkeit wichtig ist. Klicken Sie dann auf Pfeil nach rechts.

Bestellung wählen

Nun sehen Sie eine Liste aller in Frage kommenden Bestellungen beim Lieferanten. Falls Sie vorhin in der Übersicht bereits die richtige Bestellung markiert haben, ist diese auch in dieser Liste selektiert und Sie können sofort auf Pfeil nach rechts klicken.

Positionen prüfen

Nun bearbeiten Sie nacheinander die Positionen der aktuellen Bestellung. Sie sehen am oberen Rand die Informationen zum Lieferanten, die aktuelle Bestellnummer und vor allem aber, die wievielte Position innerhalb der Bestellung gerade bearbeitet wird. Zur Position werden alle relevanten Daten wie Artikelnummer (bei Einmalartikeln bleibt dieses Feld hier noch leer), Bestellnummer, Bezeichnung, Bestellpreis und Abmessungen dargestellt. Weiterhin sehen Sie die Bestellmenge, was bereits geliefert und berechnet wurde und als Eingabefeld die aktuelle Rechnungsmenge. Diese ist standardmässig mit der Bestellmenge vorbesetzt, so dass Sie im Regelfall direkt auf Weiter klicken können. Natürlich können Sie hier auch eine Teilmenge oder gar 0 eintragen. Falls bisher nichts geliefert wurde, sehen Sie einen Hinweistext, damit Sie prüfen können, ob eine Rechnung ohne gelieferte Ware in Ordnung ist. Neben der Rechnungsmenge können Sie auch den Preis entsprechend der Rechnung ändern, falls dies nötig sein sollte. Anmerkungen zur Bestellposition können hier gesehen oder auch erfasst werden. 

Gibt es eine Preisänderung, sind die folgenden Ankreuzfelder von Bedeutung:

• Preis nicht merken: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn ein geänderter Preis nur in der Bestellung gespeichert werden soll. Dies ergibt Sinn, wenn es sich um einen einmalig erhöhten oder gesenkten Preis handelt.
• Artikel-EK aktualisieren: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn nicht nur der Preis in der Einkaufskondition, sondern auch der EK im Artikel selbst aktualisiert werden soll. Das ergibt Sinn für reguläre Artikel, die zu normalen Konditionen bestellt wurden.
• Artikel-KK aktualisieren: Gleichzeitig mit der Anpassung des EK kann auch der KK angepasst werden. Dies ist sinnvoll, weil bei höherem EK sich auch die Kalkulationsgrundlage ändern sollte.
• Artikel-VK aktualisieren: Ob Sie dann auch den VK anpassen, hängt davon ab, ob Sie dies am Markt durchsetzen können...

Falls Sie auf einen Blick sehen, dass die Bestellung vollständig geliefert wurde, können Sie auf Ende, Rest ist komplett klicken, dadurch springen Sie direkt auf die Zusammenfassung der aktuellen Bestellung. Falls stattdessen nur bis zu dieser Position geliefert wurde, klicken Sie aufEnde, Rest ist 0.

Bestellzusammenfassung

Sobald Sie alle Bestellpositionen abgearbeitet haben, gelangen Sie in die Bestellzusammenfassung, die Ihnen für die aktuelle Bestellung zeigt, was geliefert wurde und in welcher Menge. Auch die nicht berechneten Positionen werden mit Menge 0 angezeigt. Nun haben Sie die Möglichkeit, entweder nochmals eine Bestellung zu wählen, um so eine Sammelrechnung zu prüfen, oder Sie klicken auf Pfeil nach rechts und gelangen so zur Verbuchungsseite des Assistenten.

Verbuchung

Nachdem alle Positionen der Rechnung abgearbeitet worden sind, sehen Sie auf der Verbuchungsseite nochmals alle Positionen, auch mit Angabe der Bestellnummer. Von hier aus können Sie nun die Verbuchung durchführen. Vorher besteht in profacto pps noch die Möglichkeit, die Lieferantenbewertung aufzurufen. In diesem separaten Dialog können Sie für bis zu 5 Kriterien angeben, in welcher Qualität der Lieferant gearbeitet hat. Durch das regelmässige Ausfüllen der Lieferantenbewertung ergibt sich über die Zeit ein aussagekräftiges Bild zur Qualität des Lieferanten, das von Bedeutung für die Frage ist, ob der Lieferant nachhaltig zu Ihren Unternehmenszielen passt.

Wenn sie nun hier auf Verbuchen klicken, wird die Rechnung verbucht. Es wird ein offener Posten erzeugt. Umgekehrt bedeutet das: Wenn Sie jetzt Abbrechen klicken, passiert exakt gar nichts. Durch Klick auf Verbuchen und Nächste Lieferung können Sie sofort wieder von vorne beginnen.

Bei der Erzeugung des Offenen Postens werden folgende Informationen gesichert:

• Sind in den Voreinstellungen die Splitbuchungen aktiviert, wird für jedes gefundene Aufwandskonto in den Bestellpositionen ein eigener Splitdatensatz erzeugt.
• Wird in den Bestellpositionen kein Aufwandskonto gefunden, wird das der Bestellung verwendet, ist da auch keines, dann das aus den Voreinstellungen
• Nebenkosten haben ihre eigenen Konten
• Zahlungsfälligkeiten werden aus den Angaben der Bestellung bzw. der Aktualisierung aus dem Assistenten übernommen

Bei der Erzeugung des Offenen Posten kann optional auch ein Eintrag in den Projektkosten des betroffenen Projekts erzeugt werden. Bei Einmalartikeln wird hier die Artikelnummer nach folgendem Schema erstellt und auch in der Bestellposition rückwirkend erfasst: Bestellnummer-Bestellposnr-Projektposnr. Dies wirkt sich bei entsprechender Voreinstellung auf die Nachkalkulation aus. Die Nebenkosten (siehe unten) werden wahlweise entsprechend der Anzahl der Bestellpositionen oder entsprechend des Lieferwerts auf die einzelnen Projektkosten umgelegt.

Wurde vorher schon alles geliefert, steht die Bestellung hinterher auf dem Status überprüft. Bei teilweisen Berechnungen wird die Checkbox teilweise berechnet in der Bestellung aktiviert, bei kompletter Berechnung voll berechnet.

Gleichzeitig werden gegebenenfalls die Einkaufspreise angepaßt, falls Sie dies nicht auf der Positionsseite unterdrückt haben.

Für die Rechnungsprüfung von GU-Bestellungen oder bei grösseren Projekten stehen hier weitere Funktionen zur Verfügung:

Nebenkosten

Über die Schaltfläche Nebenkosten lassen sich Nebenkosten zu einer Rechnung erfassen. Diese Nebenkosten können den Rechnungsbetrag erhöhen oder mindern. Es handelt sich hier einerseits um Posten wie Frachtkosten, Maut oder Verpackung, die nicht eigentlich bestellt wurden, es können aber auch Dinge sein, die den Rechnungsbetrag mindern, beispielsweise Abzüge für Qualitätsmängel. Einige Nebenkostenarten werden vordefiniert in profacto, wenn noch keine vorhanden waren, eigene müssen vorher in den Voreinstellungen vordefiniert werden.

Die Nebenkosten unterteilen sich in prozentuale Abzüge oder Aufschläge und absolute Auf/Abschläge. Bei der Berechnung der prozentualen Abzüge/Aufschläge wird als Basisgrösse die Summe aus Lieferwert der Positionen, absolute Auf/Abschläge, vermindert um den Rabatt, herangezogen. Rechenbeispiel:

• Liefersumme: 100 EUR
• Aufschläge: 50 EUR
• Zwischensumme: 150 EUR
• Rabatt 10%: 15 EUR
• Zwischensumme: 135 EUR
• Abzüge in Prozent: 1% = 1,35 EUR
• Endsumme: 133,65 EUR

Im Dialog zur Nebenkostenerfassung werden einerseits all die Nebenkosten angezeigt, die als Vorgabe pro Rechnung in den Voreinstellungen definiert wurden. Daneben sind aus dem Popup-Menü alle weiteren Nebenkosten auswählbar, die zum Bestelltyp passen. Es wird unterschieden zwischen normalen und GU-Bestellungen.

Acontorechnungen

Falls es zu der aktuellen Bestellung bereits '''Acontorechnungen''' des Lieferanten gab, werden diese bei der Rechnung, die die Bestellung abschliesst, in Abzug gebracht. Die Acontorechnungen können über die entsprechende Schaltfläche eingesehen werden.

Neben klassischen Acontorechnungen werden hier auch all die Rechnungen aufgeführt, die schon bisher zu den bearbeiteten Bestellungen gestellt wurden.

Weitere Optionen

Falls der Rechnungsbetrag vorerst nicht zur Gänze bezahlt werden soll, so kann ein Abzug angegeben werden, zusammen mit einer Bemerkung, die dokumentiert, wieso abgezogen wurde.

Gibt es bei dieser Rechnung Besonderheiten, so nutzen Sie das Bemerkungsfeld, um einen Kommentar zu hinterlassen. Dieser wird dann in der Rechnung im Infofeld angezeigt.

Ist eine Bestellung nicht komplett so berechnet worden, wie sie bestellt wurde, und die Schlussrechnung ist dennoch komplett, so kann mit dem Ankreuzfeld "Bestellung ist komplett" die Bestellung auf den Status geliefert gesetzt werden.

Angaben zu den Zahlungsbedingungen, dem Rabatt und eventueller Umsatzsteuerbefreiung (§13b / §19 in Österreich) können nun ebenfalls vorgenommen werden und führen zu einer Aktualisierung der angezeigten Daten.

Wareneingang und Rechnungsprüfung berichtigen bei Falscheingabe

• Rücksetzen der Bestellung auf den Status "Bestellt" oder "Lieferzusage"
• Offene Posten werden automatisch gelöscht
• Projektkosten (aus Rechnungsprüfung) werden automatisch gelöscht
• Lagerbuchungen sind händisch zurückzusetzen