Einführung

Bestellvorschläge sind Bestellpositionen, die noch keiner Bestellung zugeordnet sind. Es gibt mehrere Wege, solche Bestellvorschläge zu erzeugen:

• Funktion Bestellvorschläge erzeugen in der Artikelübersicht
• Reservieren eines Projekts
• Reservieren einer Position
• Reservieren von Stücklistenteilen
• Lagerabbuchung von Lagerartikeln - hier wird, falls der Mindestbestand nach der Abbuchung unterschritten ist, automatisch ein Bestellvorschlag zur Lagerauffüllung erzeugt

Bestellvorschläge liegen in der Regel in der Mengeneinheit des Artikels vor. Im Bestellvorschlag selbst sind weitere Detailinformationen zum Erzeuger des Bestellvorschlags zu finden. Mehr Informationen hierzu in der Dokumentation der Bearbeitung der Bestellposition.

Es gibt einige Bearbeitungen, die spezifisch für den Bestellvorschlag sind, im Bereich Vorgangsbearbeitung auf der Seite Informationen:

Vorgangsbearbeitung

In einer bürokratischeren Handhabung der Bestellvorschläge kann ein Chefeinkäufer die Bestellvorschläge prüfen, inwieweit sie schon bestellbar sind. Dazu gibt es zwei Optionen auf der Seite Informationen:

Freigegeben

Wenn Sie dieses Feld ankreuzen, wird der Bestellvorschlag freigegeben. Der Effekt ist, dass er dann in der Bestellvorschlagsübersicht angezeigt wird, wenn nur die freigegebenen Bestellvorschläge zu sehen sein sollen. Der Freigebende wird im Vorschlag angezeigt, zusammen mit dem Freigabedatum.

Löschbar

Ist ein Bestellvorschlag nicht weiter relevant, kann er als Löschbar gekennzeichnet werden und steht dann im Filter Nur löschbare Vorschläge anzeigen bereit.

Bestellvorschläge zuordnen

Aktiv wird ein Bestellvorschlag erst dann, wenn er zu einer Bestellung zugeordnet wird. Dazu markieren Sie einen oder mehrere Bestellvorschläge und rufen dann die Funktion Bestellung zuordnen auf. Es erscheint nachfolgender Dialog:

Es gibt 3 Optionen, wie die markierten Bestellpositionen zugeordnet werden können:

• Dem aktuellen Lieferanten: Dies ist die gängigste Option. Dabei wird normalerweise für jedes Projekt eine neue Bestellung erzeugt. Beachten Sie, dass falls bereits eine Bestellung zu einem Lieferanten zum gleichen Projekt angelegt ist, diese Bestellung ergänzt wird
• Einer gewählten Bestellung: Wählen Sie diese Option, wenn Sie Bestellvorschläge ohne Lieferant einer bereits existierenden Bestellung, die Sie aus dem Popupmenü wählen müssen, zuordnen wollen
• Einer neuen, leeren Bestellung: Wählen Sie diese Option, falls Sie noch nicht wissen, wo Sie bestellen wollen, die Bestellvorschläge jedoch schon einmal in eine leere Bestellung ohne Lieferantenzuordnung übernommen werden sollen

Mit der Option gleiche Artikel innerhalb einer Bestellung nicht zusammenfassen wird erreicht, dass separate Bestellpositionen für einzelne Bestellvorschläge erzeugt werden. Dies ist dann relevant, wenn die Bestellvorschläge die gleichen Artikel beinhalten, aber diese unterschiedlichen Ausführungen haben, die sich nur in der Bezeichnung unterscheiden. In der Stückliste und in der Bestelloption lässt sich einstellen, inwieweit ein Artikel bei der Bestellung zusammengefasst werden soll oder nicht. Damit können beliebige Teile, speziell Platten, als Fixmaßteile bestellt werden, was bei Zulieferern häufig nötig ist. Nutzen Sie diese Voreinstellungen, damit sie die Entscheidung nicht ad hoc treffen müssen.

Die Option Für jedes Projekt separate Bestellungen anlegen erlaubt die kommissionsweise Erzeugung von Bestellungen. Sind also Artikel des gleichen Lieferanten für 3 Projekte bestellt, werden 3 Bestellungen erzeugt. Bestellvorschläge, die keine Projektnummer tragen sind in der Regel Bestellungen zur Auffüllung des Lagerbestands und werden dann ebenfalls in eine eigene Bestellung verschoben.

Beim Zuordnen von Bestellvorschlägen wird die sogenannte Recnum berücksichtigt, falls der Bestellvorschlag aus der Stückliste heraus erzeugt wurde. Damit werden Bestellpositionen in der gleichen Reihenfolge sortiert wie die Teile in der Stückliste vorkommen. Ansonsten werden die Bestellpositionen nach Artikelnummer sortiert.

Wenn Sie Zuordnen klicken, wird die Zuordnung durchgeführt. Die Artikel verschwinden aus der Übersicht.

Was ist passiert?

• Im ersten Falle gibt es jetzt eine oder mehrere neue Bestellungen, an denen die zugeordneten Artikel hängen, es sei denn, es gab noch offene Bestellungen im Status Angelegt mit dem passenden Lieferanten, dann wurden diese erweitert.
• Im zweiten Fall haben sich die bereits existierenden Bestellungen um die zugeordneten Artikel erweitert.
• Im dritten Fall ist eine neue Bestellung erzeugt worden mit allen markierten Bestellvorschlägen, oder eine vorhandene Bestellung ohne Lieferant wurde ergänzt.

So oder so wurden Artikel, die in der Übersicht mehrfach vorhanden waren, zu einer Position zusammengefaßt, die Menge ist dann gerade die Summe der Einzelmengen der Artikel.

Sobald Sie die Übersicht der Bestellvorschläge verlassen, werden in der Bestellübersicht all die Bestellungen aufgelistet, die beim letzten Zuordnungsvorgang erzeugt oder erweitert wurden. Dies vereinfacht die Kontrolle und Weiterverarbeitung der Bestellungen.