Dieser Kurzlehrgang beschreibt, wie Sie für einen Artikel eine oder mehrere Einkaufskonditionen für einen Lieferanten erstellen.

Einführung

Sobald Sie profacto dazu nutzen, Materialien zu verwalten, die Sie zu Herstellung von Produkten wie Schränken, Tischen oder Türen benötigen, sollte der zweite Gedanke nach der Verwendung in der Kalkulation oder der Stückliste dem Einkauf gelten. Materialien bezieht man bei Lieferanten, und egal ob man nun die Bestellung regulär über profacto absetzt oder doch wieder zum Telefonhörer greift - für die regelmässig benötigten Artikel ist eine Information darüber, wo man diese beziehen kann und zu welchen Konditionen, durchaus sinnvoll und nötig.

Genau dafür gibt es die Einkaufskonditionen, die direkt beim jeweiligen Artikel zu finden sind.

In diesem Kurzlehrgang wollen wir uns ansehen, wie wir mehrere Einkaufskonditionen für eine Platte anlegen - denn anhand einer Platte kann man schön sehen, woran man alles denken muss, um diese korrekt zu bestellen und gleichzeitig begegnen wir dem typischen Dilemma, dass es oft gar nicht so einfach ist, die Preise mehrerer Lieferanten überhaupt zu vergleichen.

Durchführung

Rufen Sie die Artikelübersicht auf, wahlweise über das Menü Bereich, Eintrag Artikel oder über das Symbol für die Artikel in der Werkzeugleiste.

Artikel suchen

Suchen Sie einen passenden Plattenartikel, in unserem Beispiel "Fpy-13". Verwenden Sie dazu am besten die Livesuche oben rechts. Das Suchergebnis sollte dann wie folgt aussehen:

Artikel bearbeiten

Klicken Sie den Artikel doppelt. Oben rechts sehen Sie bereits einen Einkaufspreis. Dieser Preis ist kein Lieferanteneinkaufspreis, sondern der von Ihnen gewählte Einkaufspreis, der nicht zwingend der günstigste Einkaufspreis ist, sondern ein von Ihnen gewählter Mittelwert aus mehreren Lieferanten-Einkaufspreisen. Links in der Mitte sehen Sie die Abmessungen des Artikels. Die hier eingetragenen Werte werden bei der Erstellung von Einkaufskonditionen verwendet. Sie sollten hier also korrekte Daten eintragen, die der Lagerabmessung des Artikels entsprechen.

Beachten Sie weiterhin, dass sich der Einkaufspreis im Artikel auf die verwendete Mengeneinheit bezieht. Bei Platten ist die Mengeneinheit in der Regel "m2", der Einkaufspreis gilt also pro m2, bei Kanten ist der Einkaufspreis pro m.

Wechseln Sie jetzt auf den Reiter "Konditionen".

Einkaufskondition anlegen

Hier sehen Sie oben die Einkaufskonditionen, unten kundenspezifische Verkaufskonditionen, auf die wir hier nicht näher eingehen wollen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu", um eine neue Einkaufskondition anzulegen. Es erscheint der folgende, mehrheitlich leere Dialog:

Einkaufskondition identifizieren

Auf jeden Fall sind nun 2 Informationen zu erfassen:

• Der Lieferant: Wer liefert den Artikel?
• Die Bestellnummer: Welche Bestellnummer hat der Artikel beim Lieferanten.

Die Kombination aus Lieferant und Bestellnummer muss eindeutig sein. Das bedeutet: 

• Ein Artikel kann von mehreren Lieferanten unter der jeweils gleichen Bestellnummer bezogen werden. In dem Fall haben wir also jeweils eine andere Lieferantennummer.
• Eine Artikel kann von einem Lieferanten zu mehreren Konditionen bezogen werden. Beispielsweise zu unterschiedlichen Preisen bei unterschiedlicher Mindestbestellmenge. Oder in unterschiedlichen Abmessungen. In jedem dieser Fälle muss die Bestellnummer eine andere sein. Falls der Lieferant für unterschiedliche Mindestbestellmengen oder Abmessungen keine unterschiedlichen Bestellnummern führt, müssen Sie dennoch die Bestellnummer verändern, beispielsweise durch Anhängen von "/menge" oder "/x*y".

Des weiteren legen Sie die Mengeneinheit fest, in der bestellt werden soll. Bei Platten werden in der Regel eben ganze Platten bestellt, und nicht einfach Quadratmeter. Weitere Beispiele:

• Kanten werden kalkuliert in Meter, bestellt in Rollen
• Lack wird kalkuliert in Liter, bestellt in Eimer/Gebinde
• Schrauben werden kalkuliert in Stück, bestellt in Paketen
• Schubkastenführungen werden kalkuliert und bestellt in Garnituren, vereinfacht Paar oder gar Stück.
• Furnier wird kalkuliert und bestellt in Quadratmeter
• Massivholz wird kalkuliert in Kubikmeter und bestellt ja nach Ausführung in Laufmeter, Kubikmeter oder gar Stück (Bohlen mit fester Abmessung).

Sind die Mengeneinheiten der Kalkulation und der Bestellung unterschiedlich, muss eine Umrechnung stattfinden. Dies findet über die Abmessungen und das Feld Gebindegrösse statt - siehe dazu weiter unten. Für den Moment stellen Sie einfach sicher, dass Sie die richtige Bestelleinheit für die Einkaufskondition eintippen oder aus dem Popupmenü auswählen.

Denken Sie an die Erfassung der Lieferzeit - diese ist ein wichtiger Einflussfaktor, denn wenn diese bei günstigem Preis zu lang ist, müssen Sie ggf. doch auf einen teureren Anbieter wechseln.

Preis erfassen

Im rechten Dialogbereich erfassen Sie den Preis. Hier erfassen Sie in der Regel einen Brutto-EK, der den Listenpreis des Lieferanten darstellt. Der Listenpreis kann gegebenenfalls um einen individuellen Rabatt gekürzt werden, verbindlich ist dann der Netto-EK.

Wichtig beim Preis ist die Wahl der richtigen Einheit. Normalerweise ist diese die Kalkulationseinheit, bei Platten also der Quadratmeterpreis. Falls der Lieferant jedoch einen Plattenpreis nennt, können Sie auch diesen erfassen und stellen dann die Preiseinheit auf "Liefereinheit" um. Der Quadratmeterpreis wird von profacto dann unten links berechnet.

Abmessungen

In den Abmessungen sollten bereits die Plattenabmessungen des Artikels stehen. Die Plattenabmessungen erreichen zusammen mit der Mengeneinheit die Berechnung des Plattenpreises aus dem Quadratmeterpreis. Parallel sehen Sie den derzeitigen EK-Preis im Artikel und können so vergleichen, ob die neue Einkaufskondition attraktiver ist oder nicht.

Mit diesen Eintragungen ist die Erfassung der Einkaufskondition komplett und Sie können den Datensatz speichern.

Nachfolgend die Darstellung der Einkaufskondition in der Gesamtschau:

Weitere Einkaufskonditionen - Beispiele

Alternative Abmessung

In diesem Beispiel wurde eine alternative Abmessung beim gleichen Lieferanten gewählt. Beachten Sie die geänderte Bestellnummer, die geänderten Abmessungen und die daraus resultierende andere Plattengrösse.

Andere Mindestbestellmenge

Hier wurde die Mindestbestellmenge geändert auf 20 Stück. die Losgrösse wurde ebenfalls auf 20 Stück geändert, das heisst, dass die Platten in Einheiten zu 20 Stück bezogen werden. Das Gleiche liesse sich auch über die Gebindegrösse "20" lösen, so ist es aber etwas transparenter.

Anderer Lieferant

Hier wurde ein anderer Lieferant verwendet. Die Bestellnummer gibt es schon beim ersten Lieferanten, da aber die Lieferantennummer unterschiedlich ist, kommt es zu keinen Konflikten.

Gesamtübersicht über alle Einkaufskonditionen

Hier sehen Sie alle Einkaufskonditionen im Überblick. Sie können hier sehr gut die Lieferzeiten vergleichen sowie die Abmessungen und die Mindestbestellmengen. Die Einkaufskondition mit dem vorangestellten Punkt ist die bei der Erzeugung von Bestellungen automatisch verwendete Einkaufskondition. Sie bestimmen, welche das sein soll durch markieren der Einkaufskondition und klicken auf "Aktuell".