Immer wieder treten Fragen im Zusammenhang mit der Nachkalkulation über den Personallohn auf, bei der nicht der Stundensatz aus der Kostenstelle den Verrechnungssatz darstellt, sondern ein viel realistischerer Mix aus den variablen Kostenanteilen aus dem Personallohn und den variablen Kostenanteilen aus der Kostenstelle. Grund für diesen Weg der Nachkalkulation ist, dass Mitarbeiter mit unterschiedlichen Stundenlöhnen den Stundensatz einer Arbeitsstunde stark beeinflussen können. Gerade bei lohnintensiven Tätigkeiten wie Bankraum oder Montage macht sich das stark bemerkbar.

In diesem Kurzlehrgang werden die Zusammenhänge deutlich aufgezeigt und die beteiligten Felder in profacto exakt beschrieben.

Durchführung

Da hier mehrere Punkte wie Zahnräder ineinander greifen müssen damit alles so verläuft wie Sie es sich vorstellen, werden wir der Reihe nach alle relevanten Punkte durchgehen.

Personal prüfen

Zuerst prüfen Sie die Einträge im Personal. In der «Personal - Bearbeitung» stellen Sie lediglich sicher, dass sowohl im Feld «Lohn» als auch im Feld «Nebenkosten» korrekte Werte stehen. In diesem Beispiel werden unrealistische, aber leichter nachvollziehbare Werte eingetragen:

Sie können hier nicht mit einem «Gehalt» arbeiten, da Sie einen Stundenbezogenen Wert angeben müssen. Erhält der Mitarbeiter ein Gehalt, so tragen Sie bitte unbedingt dennoch einen gemittelten Wert in das Feld «Lohn:» ein. Sobald Sie einen Monatslohn erfassen, berechnet profacto auf Basis eines Durchschnittswerts für die Monatsarbeitsstunden den Stundenlohn, die Sie aber noch korrigieren können.

Beachten Sie auch auf der Seite «Allgemein» das Feld «Faktor/Kapazität». Über dieses Feld können Sie dem Mitarbeiter einen Leistungsfaktor hinterlegen:

Bitte beachten Sie: Der Kapazitätsfaktor beeinflusst das rechnerische Ergebnis der Nachkalkulation in keiner Weise! In der Nachkalkulation wird später jedoch angezeigt, wie vielen “Normalstunden“ die geleistete Stundenanzahl entsprechen würde. Diese Information ist dann verwertbar bei der Vorkalkulation, weil die über die Produktivität gewichteten Stunden aussagekräftiger sind.

Kostenstelle prüfen

Im nächsten Schritt prüfen wir die Kostenstelle. Rufen Sie die «Kostenstellen - Bearbeitung» auf, in unserem Beispiel verwenden wir die Kostenstelle 211. Tragen Sie die «Variablen Kosten» ein, und geben Sie davon die «Lohnabhängige:» Kosten an. profacto berechnet Ihnen automatisch die «Lohnunabhängigen:» Kosten:

Fixe Kosten haben wir in diesem Beispiel unberücksichtigt gelassen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern», um Ihre Einstellungen zu sichern.

Arbeitszeit erfassen

Im nächsten Schritt erfassen Sie die gearbeitete Zeit auf das entsprechende Projekt, die Projektposition, die von Ihnen soeben eingerichtete Kostenstelle und auf den soeben eingerichteten Mitarbeiter. In diesem Beispiel ist die Berechnungsgrundlage der einfacheren Nachvollziehbarkeit halber eine Stunde:

Klicken Sie auf die Schaltfläche «Speichern», um den Zeitdatensatz zu sichern.

Nachkalkulation durchführen

Wechseln Sie in die Positionsübersicht, und führen Sie eine Nachkalkulation zur entsprechenden Position durch. Achten Sie darauf, dass die Option «Stundensätze über Personallohn ermitteln» eingeschaltet ist:

Kalkulationsoptionen voreinstellen

Wenn Sie künftig immer auf diese Weise kalkulieren möchten, empfiehlt es sich, diese Informationen in den Voreinstellungen dauerhaft zu hinterlegen. Rufen Sie hierzu im Menü «Datei» den Eintrag «Voreinstellungen» auf. Wechseln Sie auf die Seite «Kalkulation»:

Stellen Sie sicher, dass hier über die Ankreuzboxen alle Optionen eingeschaltet sind.

Nähere Informationen zu den einzelnen Feldern entnehmen Sie bitte dem Kurzlehrgang zu den Voreinstellungen.

Von nun an wird Ihre Nachkalkulation immer mit dem Stundensatz über den Personallohn rechnen. Zudem wird die Nachkalkulation immer automatisch durchgeführt, so dass Sie nichts weiter zu tun brauchen, als die Nachkalkulation aufzurufen. Sie enthält fortan immer aktuelle Werte.
Sichern Sie Ihre Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche «Speichern».

Nachkalkulation prüfen

Rufen Sie nun die Nachkalkulation zur Position auf, und wechseln Sie auf die Seite Fertigung. Als Wert stehen nun exakt 55,00€ eingetragen. Beachten Sie, wie profacto in der Spalte «Gewichtet» anzeigt, wie vielen “Normalstunden“ die erbrachten Stunden entsprächen. Die gewichteten Stunden nehmen jedoch keinerlei Einfluss auf das Kalkulationsergebnis:

Berechnung nachvollziehen

Dieser Wert setzt sich folgendermaßen zusammen:

Zusammenfassung

In diesem Kurzlehrgang haben Sie die Möglichkeit kennen gelernt, Nachkalkulationen über den Personallohn zu generieren, anstatt mit dem pauschalen Stundenverrechnungssatz aus der Kostenstelle.
Nachdem Sie alle Einstellungen geprüft haben, steht nun der Durchführung der Nachkalkulation über den Personallohn nichts mehr im Wege.