Dieser Kurzlehrgang beschreibt die Vorgehensweise zum Einlesen von Artikeln, die Sie von Ihrem Lieferanten als Datanorm-Dateien auf CD, als e-Mail-Anhang oder per Download erhalten haben.

Durchführung

Zur Durchführung eines Imports sind Kenntnisse im Umgang mit Dateisystemen bzw. Dateimanagern, wie z.B. dem Windows-Explorer, erforderlich.

Lieferanten

Artikel im Datanorm-Format werden beispielsweise von den FirmenHäfele, Hettich, Würth, ZEG, Schachermayer und vielen weiteren geliefert.

Datenbank sichern

Bevor Sie einen Datanorm-Import vornehmen, sollten Sie unbedingt eine Sicherungskopie (auch Backup genannt) Ihrer profacto - Datenbank vornehmen. So können Sie, falls beim Import etwas nicht ganz nach Ihren Vorstellungen verläuft, den Zustand vor dem Import
wiederherstellen. Die können Sie jederzeit am profacto - Server vornehmen oder bei einer Einzelplatzversion auf der Seite "Datenbank" in den Voreinstellungen.

Zeit einplanen

Die Anzahl der zu importierenden Artikel kann 50.000 Stück übersteigen. Der Import kann daher im Netzwerk mehr als 10 min in Anspruch nehmen. Nehmen Sie den Import nur dann vor, wenn Sie etwas Zeit haben und keine weiteren Mitarbeiter/innen an ProHandwerk arbeiten müssen, also bevorzugt abends oder am Wochenende.

Haben Sie von Ihrem Lieferanten dessen Artikel in einem anderen Format vorliegen, fragen Sie uns nach Konvertierungsmöglichkeiten, bevor Sie diese manuell erfassen. Wir beraten Sie gerne.

Dateitypen

Datanorm besteht aus mehreren Dateitypen in mehreren Versionen. Für uns sind nur die reinen Artikelpreise in den Versionen 3-5 interessant. Nach Möglichkeit sollten Sie Preise in der Version 5 anfordern, aber profacto erkennt automatisch auch Version 3 und 4.

Öffnen des Artikelstammes: Schaltfläche «Artikel»

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche «Artikel»: 

Die Artikel-Übersicht öffnet sich:

Import wählen

Wählen Sie aus dem Menü «Import» den Punkt «Datanorm...»:

Legen Sie im folgenden Importdialog fest, wie die Datanormartikel in profacto eingelesen werden sollen:

Lieferanten zuweisen

Über Schaltfläche «Akt. Lieferant:» wählen Sie den Lieferanten aus, dem die Artikel in ProHandwerk zugewiesen werden sollen. Klicken Sie nun auf diese Schaltfläche. Es erscheint ein Auswahlfenster, aus dem Sie den Lieferanten auswählen können, von dem Sie die Datanormartikel erhalten haben.
Tippen Sie ein Kürzel für den Lieferanten ein, hier z.B. "besch":

profacto sucht sofort nach allen Lieferanten, die in der Kurzbezeichnung oder in einem Ansprechpartner die Zeichenkette «besch» enthalten. Klicken Sie den Lieferanten (hier:«Würth») mit der linken Maustaste an:

Handelt es sich um einen Lieferanten, den Sie in profacto bisher noch nicht angelegt hatten, legen Sie diesen bitte erst neu an.

Klicken Sie auf «Übernehmen», um die Lieferantendaten in den Importdialog zu übernehmen:

* Sie können keine Datanorm-Artikel einlesen, ohne einen Lieferanten auszuwählen, da profacto sonst später keine Bestellungen erzeugen kann.

Importbereich einschränken

Von vielen Lieferanten erhalten Sie nicht nur die Artikel, die Sie tatsächlich benötigen, sondern deren gesamten Artikelbestand. Wenn Sie in der profacto - Datenbank nur einen Teil dieses großen Angebotes haben möchten, können Sie in den Feldern «Bestellnummer:» und «bis:» den Bereich der zu importierenden Artikel einschränken. Geben Sie die Bestellnummer des ersten und des letzten Artikels, die Sie einlesen möchten, ein.

Präfix vergeben

Empfehlen wir nicht mehr.

Artikelgruppe zuweisen

Weisen Sie den zu importierenden Artikeln eine Artikelgruppe zu, indem Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil rechts neben «Artikelgruppe...» klicken und eine aus der Liste auswählen. Sollten Sie in der Liste keine Artikelgruppe finden, die Ihnen geeignet erscheint, dann legen Sie zuerst eine neue Artikelgruppe an. Dies erfolgt im Konstantenmodul Artikelgruppen.

Ordnen Sie in profacto grundsätzlich jeden Artikel einer Artikelgruppe zu. Dadurch ist es später möglich, schnell nach bestimmten Artikeln zu suchen (zum Beispiel Beschlag HÄ, Beschlag HE etc.). Zudem sind in der Artikelgruppe Informationen hinterlegt, die von profacto in einer Vor- oder Nachkalkulation ausgelesen werden.

Optionen

Unter «Optionen» finden Sie 3 weitere Einstellmöglichkeiten, die Sie an- oder ausschalten können, indem Sie die entsprechenden Felder mit der Maus anklicken:

• «Nur vorhandene Artikel aktualisieren»:
  profacto sucht in Ihrem Artikelstamm diejenigen Artikel, die Sie bereits früher eingelesen hatten, und aktualisiert folglich nur diese Artikel. Es werden keine Artikel neu angelegt.
•  «Bei vorhandenen Artikeln nur Preise ändern»:
  profacto sucht in Ihrem Artikelstamm diejenigen Artikel, die Sie bereits früher eingelesen hatten, und aktualisiert nur die Preise, ohne neue Artikel anzulegen; auf diese Weise können Sie sehr komfortabel eine Aktualisierung ihrer EK-Preise durchführen.
• «Bei Rabattgruppen Listenpreis als VK-Preis eintragen»:
  Haben Sie vor dem Datanorm-Import Rabattgruppen eingelesen, können Sie mit dieser Option festlegen, dass der von Ihrem Lieferanten vorgegebene Listenpreis als Verkaufspreis eingetragen wird. Ihr EK ist dann der VK abzüglich des Rabattes, den Sie von Ihrem Lieferanten eingeräumt bekommen. Dieser Schalter sollte in den meisten Fällen mit einem Häkchen versehen sein.

Dateien auswählen

Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche «Import...». Es erscheint der folgende Dialog, in dem Sie profacto zeigen müssen, wo sich die Datanorm-Dateien auf Ihrem Rechner befinden. Wählen Sie Ihr Laufwerk, wenn sich dort die Datanorm-Dateien befinden, oder ein anderes Laufwerk (wie z.B. Netzlaufwerk oder CD-ROM):

Klicken Sie doppelt auf das Symbol des entsprechenden Laufwerkes. Jetzt sehen Sie ein Fenster, das so ähnlich aussieht wie das abgebildete:

profacto beginnt mit dem Import der Artikel und zeigt Ihnen durch ein Fenster den Fortschritt des Importes an. Dieser Vorgang kann bei Zehntausenden zu importierenden Artikeln und/oder auf älteren Rechnern etwas Zeit in Anspruch nehmen:

Nach erfolgreichem Importvorgang erhalten Sie eine im Infofenster unten, falls dieses aktiv ist, eine Protokoll-Meldung, welche Ihnen auch die Anzahl der verarbeiteten Datensätze anzeigt.

Störungsursachen

Sollte der Import mit einer Fehlermeldung abbrechen, ist möglicherweise die Datanormdatei fehlerhaft. Setzen Sie sich mit Ihrem Lieferanten in Verbindung.

Vorgang für weitere Datanormdateien wiederholen

Wenn die Artikel nicht alle in einer Datei, sondern in mehreren Dateien vorliegen, müssen Sie den Import für jede Datanormdatei wiederholen:

Preisaktualisierung

Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt von Ihrem Lieferanten Preisänderungen auf Diskette erhalten, führen Sie den Datanormimport erneut durch. Vergessen Sie nicht, den Artikeln ggf. das richtige Präfix voranzustellen, und die Option «nur vorhandene Artikel aktualisieren» einzuschalten.

Zusammenfassung

In diesem Kurzlehrgang haben Sie die Möglichkeiten des Datanormimportes kennen gelernt. Nach dem Festlegen des Lieferanten, des Importbereiches, eines Artikelnummer-Präfixes, der Artikelgruppe und der Optionen haben Sie zuerst die Rabattgruppen, dann die Warengruppen und anschließend die eigentlichen Artikel importiert.
Abschließend haben Sie die Möglichkeit kennen gelernt, die Preise der Datanomartikel zu aktualisieren.
Vergessen Sie nicht, eine Sicherheitskopie Ihrer Datenbank zu erzeugen, bevor Sie einen Import vornehmen. Lesen Sie dazu den entsprechenden Kurzlehrgang.