Digitale Zeiterfassung
- Ulf Roettger (Unlicensed)
Die Erfassung von Arbeitszeiten ist in vielerlei Hinsicht wünschenswert und zugleich auch für viele Fälle vorgeschrieben. Sei es, daß man die realen Kosten ermitteln möchte, die für Arbeitsvorbereitung, Produktion und Montage anfallen, die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zur Mindestlohngesetzgebung, dem Ausweis von Montagezeiten auf der Rechnung für Privatkunden oder letztlich natürlich auch die Kontrolle und Auswertung für die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter und deren Lohnabrechnung.
Es lohnt sich also all diese Zwecke mit der Zeiterfassung je nach Produktversion teilweise oder ganz abdecken zu können. Doch Zeiterfassung kostet auch selber immer ein klein wenig Zeit, damit diese nur minimal ausfällt lohnt es sich das ganze gut einzurichten und auch die Daten stetig zu pflegen, was am Ende allen gemeinsam zum Vorteil wird.
Personal - BDE-ID
Abkürzung
Im Personal weist man allen Mitarbeitern eine (eindeutige) BDE-ID zu. Diese sollte 4-stellig sein und aus Zahlen bestehen. Typisch ist es die Personalnummer einfach mit Nullen aufzufüllen:
Personalnummer 1, BDE-ID 0001, Personalnummer 25, BDE-ID 0025, usw.
Wenn Sie das nicht möchten, bietet sich auch das Geburtsdatum mit Tag und Monat an, das vergisst hoffentlich niemand.
Kostenstellen
Es gibt Kostenstellen, die sich eignen auch vom Mitarbeiter selbst erfasst zu werden und andere, die eher vom Personalwesen für die Mitarbeiter erfasst werden. Hier sollte man genau hinschauen, welche man für die digitale Zeiterfassung bzw. BDE frei gibt und welche nicht. Es empfiehlt sich zudem die Anzahl der Kostenstellen so klein wie möglich zu halten. Hier spielt auch mit hinein, wofür Sie die Zeiten erfassen.
Wenn Kostenstellen dieselben Kosten haben, sollten man erwägen nur eine davon erfassen zu lassen. Zum Beispiel Bankraum (Kostenstelle 100) für alle Tätigkeiten in diesem Umfeld nehmen und die Mitarbeiter nicht aus vielen verschiedenen ähnlichen Tätigkeiten wählen lassen.
Üblicherweise aktiviert man 100, 200, 300, 400 und 800. Fügen Sie die Kostenstellen hinzu, die häufig anfallen und tatsächlich auch andere Kosten verursachen oder die für Sie von zentraler Bedeutung sind differenziert zu werden. Zum Beispiel für einen Montagebetrieb genau trennen zwischen Fahrtzeit und Montagezeit.
Kostenstellen für Krankheit, Urlaub, Fortbildung sind nicht geeignet vom Mitarbeiter selbst erfasst zu werden.
Tip
Versuchen Sie nicht mehr als 7 Kostenstellen anzubieten, der Mensch kann diese Menge üblicherweise auf einen Schlag wahrnehmen und wählen, auch muß man so kaum scrollen. Vermeiden Sie auch Bezeichnungen wie "Zuschnitt Massivholz" und "Zuschnitt Spanplatte", kurze und prägnante Begriffe sind wichtig. Je nachdem, wie Ihr Betrieb strukturiert ist, behalten Sie auch im Blick, daß nicht jeder Mitarbeiter gerne oder gut lesen kann und auch nicht jeder deutsch als Muttersprache hat. Je einfach es zu unterscheiden ist, desto besser.
Projekte und Positionen
Nutzen Sie die Mechanismen in profacto, um Projekte von selbst für die BDE freizugeben und zu sperren. Projekte, im Status Angebot sollten idealerweise keine Freigabe haben, abgerechnete ebensowenig. Alles dazwischen hingegen sind aktive Aufträge. Drucken Sie eine Auftragsbestätigung, und sei es nur als interner Beleg, um zugleich Material buchen zu können und ebenso auch die BDE freizugeben.
Voreinstellungen
Hier sollte man Angebote standardmäßig abschalten. Diese Einstellung gilt nur für neue Projekte, die danach angelegt werden.
Projekte und Positionen massenweise freigeben oder sperren
Große Projekte haben oft viele Positionen, das macht es für die Mitarbeiter mühsam. Sofern Sie nicht positionsgenau kalkulieren oder ausweisen müssen, reicht es vielleicht auch die Zeiten für das gesamte Projekt zu erfassen. Die WebZE bietet immer die erste mögliche Position an.
Je mehr Aufträge und Positionen den Mitarbeitern zur Auswahl stehen, desto länger dauert es und desto größer wird die Wahrscheinlichkeit auch mal eine Fehleingabe zu machen. Auch hier gilt, 7 Einträge sind ideal, wobei hier die Realität wohl das nicht immer zulässt einzuhalten.
In der Projektübersicht können Sie Projekte selektieren und per Schnelländerung projektweise oder positionsweise ändern.
Insbesondere für die Positionen ist hier die Option gegeben nur Position 1 zuzulassen. Sollten Sie Ihre Zeiten also nicht auf einzelne Positionen verteilt erfassen wollen (was profacto grundsätzlich unterstützt) dann nutzen Sie einfach Position 1 für alle.
Pflege von Altdaten
Nutzen Sie die Schnelländerung auch um alte Daten auf einen Schlag für die Zeiterfassung abzuschalten. Dann am besten projektweit vorgehen.
Der Zugang für die TZE und WebZE
für den Zugang ohne eigenen profacto-Account, also alleine über die BDE-ID braucht man für alle einen gemeinsamen Zugriff auf die Zeiterfassung. Dazu liefern wir den Benutzer tze in der Gruppe tze aus. Die Gruppenrechte sollten wie folgt aussehen.
Dazu muß dieser Benutzer in den Voreinstellungen, Reiter Zeiten/Personal eingetragen werden. Einen Personaleintrag für diesen Benutzer braucht man hingegen nicht. Für die Nutzung mit der WebZE außerhalb des lokalen Firmennetzwerks sollte man auf jeden Fall ein eigenes Kennwort zuweisen.