Einführung

Die Datensätze der Zeitauswertung werden Sie selten manuell erzeugen, sondern meist als Resultat des Befehls Monatsabschluss (bevorzugt) oder Zeitauswertung aktualisieren (in Ausnahmefällen) erhalten. Deshalb geht es hier auch eher darum zu verstehen, was im Dialog dargestellt wird, als sich zu sehr Gedanken über das Wie der Erfassung zu machen.

Feldbeschreibungen

Zeitraum/Person

Das Datum für das die erfassten Zeiten zusammengefasst werden sowie der Mitarbeiter, für den die Zeiten erfasst wurden.

Arbeitszeit

Hier werden die verschiedenen "Lohnarten" dargestellt, auf die die erfassten Zeiten gebucht werden. Die Lohnarten entsprechen direkt den Lohnarten in der Lohnbuchhaltung. Folgende Lohnarten existieren von vorneherein:

• Normal: die regulär gearbeiteten Stunden
• Fortbildung: Zeiten, die in der Schule oder bei anderen Fortbildungsmassnahmen verbracht wurden
• Urlaub bezahlt: Bezahlter Urlaub, der auch vom Urlaubskonto abgebucht wird
• Urlaub unbezahlt: Unbezahlter Sonderurlaub
• Feiertag: Zeiten, die an einem Feiertag angefallen sind. Feiertage erhalten normalerweise das Arbeitsprofil des Wochentags, auf den sie fallen, d.h. in vielen Betrieben werden an einem Feiertag, der auf einen Freitag fällt, auch weniger Lohnstunden anfallen.
• Krankheit: Krankheitsstunden am aktuellen Datum
• Zeitausgleich: Genommener Zeitausgleich durch kürzere Arbeitszeit

Als Messgrösse dient die Sollzeit, die an dem betreffenden Datum laut Betriebskalender gearbeitet werden muss. Aus der Summe der gearbeiteten Stunden abzüglich der Sollzeit ergibt sich ein positiver oder negativer Saldo, die Mehr- oder Minderarbeit. Weiterhin werden die Lohnnormalstunden angezeigt. Dabei handelt es sich um die Summe der als "Lohnstunden" gewerteten Stunden ohne Urlaub abzüglich der Stunden, die ins Zeitkonto einfliessen. 

Überstunden

Im Gegensatz zur Mehrarbeit, die anfällt, wenn an einem Tag mehr Stunden gearbeitet wurden, als dies die Sollzeit vorsah, sind Überstunden teurer entlohnte Arbeitsstunden, die in 3 Stufen vorgesehen sind. Wie hoch der Aufschlag ist, wird in den Voreinstellungen auf der Seite Zeiten/Personal geregelt.

Kontoverbuchung

Hier sehen Sie zusammengefasst die Stunden, die ins Zeitkonto gebucht werden. Ist der Wert des Felds Ins Zeitkonto negativ, so reduziert sich das Zeitkonto (weil der Mitarbeiter weniger als die Sollstunden gearbeitet hat). Der Wert wird noch um die als Zeitausgleich genommenen Stunden reduziert. Zeitausgleich ist die aktive Dokumentierung von Fehlstunden. Anstatt die Fehlstunden als Zeitausgleich zu buchen hätte man die Fehlstunden einfach nicht erfassen können, der Effekt wäre der gleiche, nur nicht so offensichtlich.

• Zeitkonto Max ist der Maximalwert, den das Zeitkonto erreichen kann. Sobald dieser Wert auf dem Zeitkonto erreicht ist, kann das Zeitkonto nicht weiter erhöht werden, Mehrarbeit muss dann ausbezahlt werden.
• Verbuchung Urlaub zeigt an, wieviele Stunden vom Urlaubskonto abgezogen werden.

Details

Die oben beschriebenen Lohnarten sind nur die zusammenfassende Sicht auf die hier in den Details verfeinert dargestellten Zeiten. Ein Beispiel: Krankheit kann entweder dadurch entstehen, dass ein Mitarbeiter sich in seiner Freizeit einen Infekt holt oder durch einen Arbeitsunfall. Die Lohnfortzahlungen ist unterschiedlich für diesen beiden "Krankheitstypen", daher lohnt es sich, diese Fälle in der Zeiterfassung separat zu erfassen. Beim Export an eine Lohnbuchhaltung werden dann die Detailinformationen und nicht die zusammengefassten Werte als Lohnart exportiert.

Verbuchen

An dieser Stelle können Sie direkt die Daten, die Sie unter Kontoverbuchung sehen, im Personalstamm des betreffenden Mitarbeiters verbuchen. Sie sehen hier sowohl den aktuellen Stand als auch, wie Zeitkonto und Urlaubskonto nach der Verbuchung aussehen werden.