Dieser Kurzlehrgang beschreibt Ihnen, wie Sie Bestellungen auf Basis des in Projekten anfallenden Bedarfs in profacto erstellen.

Durchführung

Artikel reservieren und Bestellvorschläge erzeugen

Klicken Sie in der Projektübersicht das Projekt einmal an, so dass dieses hinterlegt erscheint. Wählen Sie nun aus dem Menü «Lager» den Eintrag «Reservierung...».

Im nun erscheinenden Dialog sehen Sie eine Übersicht der markierten Projekte und auf dem zweiten Reiter der zu reservierenden Position. Wie reserviert wird, hängt von der Positionsart ab.

• Hat die Position einen Artikel, aber keine Stückliste, wird dieser reserviert
• Handelt es sich um einen Set-Artikel, werden dessen Bestandteile reserviert, falls in den Voreinstellungen nicht anders vermerkt.
• Hat die Position eine Stückliste, wird diese reserviert.

Bestätigen Sie den Dialog zum Start der Reservierung.

profacto listet zu Ihrer Information die Artikel auf, die als Bestellvorschlag erstellt werden. Dabei sehen Sie auch gleich, wo nur reserviert, aber nicht bestellt wurde. Ausserdem sehen Sie auch, welche Positionen oder Stücklistenteile nicht reserviert werden konnten, weil sie keine Artikelnummer hatten:

Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK».

Gleichzeitig reserviert profacto die Artikel im Lager, sofern dies bei den Artikeln so eingestellt ist.

Bestellungen erzeugen

Wählen Sie nun aus dem Menü «Bereich» den Eintrag «Bestellungen». Die «Bestellungen - Übersicht» wird eingeblendet.

Bestellvorschläge aufrufen

profacto hat auch noch keine Bestellungen generiert, sondern «Bestellvorschläge», aus denen Sie sich nun Bestellungen erzeugen lassen. Rufen Sie aus dem Menü "Funktionen" den Befehl "Bestellvorschläge" auf.

Bestellungen zuordnen

In der Übersicht sehen Sie alle Bestellvorschläge. Das können sehr viele sein, wenn auch Kollegen Reservierungen vornehmen. Am einfachsten nutzen Sie die Livesuche, um sich Ihre Bestellvorschläge herauszusuchen. Tippen Sie dazu die Projektnummer oder Teile davon in das Suchfeld ein.

Bestellvorschläge, die erzeugt wurden, um einen Lagerbestand aufzufüllen, tragen keine Projektnummer. Entweder löschen Sie diese, falls Sie Lagerartikel nach eigenem Gutdünken bestellen oder Sie behandeln diese in einem eigenen Zuordnungslauf.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche «Bestellungen zuordnen». Folgender Dialog wird eingeblendet. Stellen Sie alles wie abgebildet ein:

Indem Sie die Option «Noch offener Bestellung zuordnen» einschalten, können Sie über das Aufklappmenü die zu bestellenden Positionen einer noch offenen, also noch nicht abgesetzten Bestellung zuordnen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie eine grössere Sammelbestellung absetzen wollen. Normalerweise bestellen Sie jedoch kommissionsweise.

Bestellvorschläge zuordnen

Klicken Sie auf «Zuordnen». profacto legt nun für pro benötigtem Lieferanten eine Bestellung an. Gleichzeitig werden gleiche Artikel zusammengefasst, falls dies nicht über eine Artikelgruppeneinstellung ausgeschlossen wurde, beispielsweise bei Glas.

Gegebenenfalls kann profacto einzelne Artikel keinem Lieferanten zuordnen, da entweder im Artikel kein Lieferant hinterlegt ist, oder aber der Artikel überhaupt nicht im Artikelstamm vorhanden ist. In diesem Fall erhalten Sie eine Mitteilung:

Blanko-Bestellung anlegen

Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK». Sie sehen wieder die Bestellvorschlagsübersicht vor sich. Diese enthält nun nur noch diejenigen Bestellvorschlagspositionen, welche nicht zugeordnet werden konnten. Bei diesen Positionen handelt es sich in der Regel um Artikel, die noch keine Einkaufskonditionen haben oder um Einmalartikel. Bei ersteren ergibt es Sinn, diese selektiv zusammenzufassen und über "Bestellung zuordnen" einer Blanko-Bestellung zuzuordnen. Blanko-Bestellungen sind Bestellungen ohne Lieferant. Diesen ordnen Sie dann nachträglich in der Bestell-Bearbeitung zu.

Einmalartikel weisen sie am besten separat einer Blankobestellung zu. Gegebenenfalls müssen Sie hier noch nachbearbeiten, falls die Artikelbezeichnung noch nicht aussagekräftig genug ist.

Ergebnis prüfen 

Wenn Sie alle gewünschten Bestellvorschläge zugeordnet haben, sollte die Liste leer sein und Sie können die Bestellvorschlags-Übersicht durch Schliessen des Fensters verlassen.

Bestellungen auswählen

Verlassen Sie die Übersicht mit einem Klick auf die Schaltfläche «OK». Sie sehen nun die «Bestellungen- Übersicht» vor sich mit allen eben erzeugten Bestellungen. Wählen Sie die zu bestellenden Einträge aus:

Ausdruck erstellen

Starten Sie den Ausdruck der Bestellungen, indem Sie aus dem Aufklappmenü «Dokument» den Eintrag «Bestellung drucken» auswählen.

Heutzutage ist es am praktischsten, Bestellungen per Email zu versenden, aber auch das Verfahren mit Datei-Upload erfreut sich zunehmender Beliebtheit bei Beschlagsherstellern.

Bestellstatus prüfen

In der «Bestellungen - Übersicht» sehen Sie nun, dass profacto den Status der Bestellungen auf «bestellt» gesetzt hat, und gleich das Bestelldatum anfügt. So können Sie später jederzeit nachvollziehen, wann eine Bestellung abgesetzt wurde:

Der Bestellvorgang ist somit bereits abgeschlossen. Verlassen Sie die «Bestellungen - Übersicht», indem Sie auf die Schaltfläche «Schließen» klicken. 

Zusammenfassung

In diesem Kurzlehrgang haben Sie die Möglichkeit kennen gelernt, profacto eine Bestellung generieren zu lassen. Mit wenigen Handgriffen haben Sie Bestellvorschläge erstellt, die Sie anschließend in eine Bestellung umgewandelt haben. Artikel ohne hinterlegten Lieferanten haben Sie manuell einer Lieferung bei einem frei definierbaren Lieferanten zuweisen können.