Lieferanten bearbeiten

Registerkarte Allgemein

Die allgemeine Funktionsweise ist hier beschrieben.

Bereich Adresse

Erfassen Sie hier die Adressdaten des Lieferanten. Besonderheiten:

Wenn Sie einen Lieferanten in eine Bestellung übernehmen, werden beide Namenszeilen, die zu-Händen-Zeile, Strasse und der Ort in das Adressfeld kopiert.
Aktivieren Sie das Feld Postfach benutzen wenn Sie an eine Postfach-Adresse versenden wollen.
Beim Speichern eines Lieferanten speichert profacto automatisch die eingetragenen Zusammenhänge von PLZ, Ort und Telefonvorwahl und stellt diese Daten für neue Stammdaten-Einträge zur Verfügung.

Länderkennzeichen

Es ist zu beachten, dass Sie bei inländischen Lieferanten entweder konsequent immer das Länderkennzeichen erfassen oder es weglassen, da die Kombination aus Länderkennzeichen, Postleitzahl und Ort mit der Vorwahl automatisch gespeichert wird. Es wird hierbei nach Länderkennzeichen unterschieden.

Das Länderkennzeichen ist über ein Popup auswählbar, so dass Fehleingaben reduziert werden.

Damit Sie nach Bundesland auswerten können, ist auch das Bundesland eintragbar.
Mit Haken bei ZIP (Zip - Code) wird bei Übernahme des Lieferanten in eine Bestellung die Postleitzahl der Stadt nachgestellt, wie z.B. bei USA und Kanada.
Erfassen Sie im Feld Anrede die Anrede so, wie der Lieferant im Allgemeinen in einem Brief angesprochen werden soll. Lassen Sie das Feld leer, verwendet profacto die Anrede "Hallo"

Über die beiden Radiobuttons "In Kurzbezeichnung" steuern Sie, welche Zeile des Namens in die Kurzbezeichnung aufgenommen wird. Siehe dazu die Beispiele weiter unten.

Direkt nach der Erfassung merkt sich profacto das Datum, wann der Lieferant angelegt wurde (steht rechts oben im Dialog). Dies können Sie nutzen, um über Suchfunktionen alle Lieferanten zu suchen, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums neu erhalten haben.

Adresse komplett einfügen

Über die Tastenkombination Cmd-Shift-V können Sie im Lieferanten eine komplette Adresse einfügen, die Sie über die Zwischenablage aus einer anderen Anwendung gesammelt haben. Werden die Daten des Ansprechpartners übergeben, so wird dieser auch direkt angelegt. Die Adresse muss dabei so aufgebaut sein:

Name 1
Name 2 (oder eine leere Zeile)
Straße
Land PLZ Ort
Telefon
Telefax
E-Mail
www

Bereich Ansprechpartner

Hier bearbeiten Sie die Ansprechpartner, die für einen Lieferanten vorhanden sind. Weil Ansprechpartner sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten vorkommen und die Erfassung identisch ist, gibt es eine eigene Handbuchseite dazu.

Bereich Kontakt

Telefon- und Faxnummern erfassen Sie am besten in einer einheitlichen Form: z.B. 0049-123-456-78. Wählen Sie Trennzeichen so, dass Ihre Telefon- und Faxsoftware damit zurecht kommt.
Aus der E-Mailadresse, wird automatisch eine Webadresse erzeugt, wenn die Domain nicht in der Sperrliste in den Voreinstellungen steht (Reiter Ansichten, Bereich E-Mail-Domänen ausfiltern). Aus info@extragroup.de wird so www.extragroup.de. Aus peter.mustermann@gmx.de aber nicht www.gmx.de.
Das Feld Unsere Kundennummer nutzen Sie, um die Kundennummer zu speichern, die Sie beim Lieferanten haben. Falls Sie mit mehreren Mandanten arbeiten und der Lieferant von mehreren Mandanten genutzt wird, dann können Sie über das Popup-Menü den betreffenden Mandanten wählen und die jeweils korrekte Kundennummer eintragen.
Die Lieferantengruppe ermöglicht die Einteilung Ihrer Lieferanten in unterschiedliche Gruppen, um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden oder schnell alle Lieferanten herauszufiltern, die Platten liefern.

Bereich Information

Erfassen Sie hier Bemerkungen zum Lieferanten, damit alle Mitarbeiter über generell wissenswerte Dinge Bescheid wissen.

Sprache

Unten im Fenster kann zudem die Sprache des Lieferanten festgelegt werden. Diese wirkt sich als Vorgabe für Lieferkonditionen am Artikel und der Bestellsprache aus.

Registerkarte Aktivitäten

Aktivitäten sind bereits hier beschrieben.

Registerkarte Finanzen

Bereich Zahlungskonditionen

Hier werden die mit dem Lieferanten vereinbarten Konditionen hinterlegt. In profacto Small Business haben die Eintragungen rein informativen Charakter. Ab profacto werden diese genutzt um aus Bestellungen Offene Posten mit passender Fälligkeit zu erzeugen.
Der Mindest-Bestellwert ist eine rein informative Grösse, die Ihnen auch in der Bestellung angezeigt wird.
Die Bestellsperre dient dazu, den Lieferanten für die Nutzung in der Bestellung zu sperren.

Bankverbindung

Geben Sie am besten die IBAN ein, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.

Die Bankverbindung, bei der die Bank ebenfalls auswählbar ist, benötigen Sie auf alle Fälle, wenn Sie SEPA auch Lastschriften nutzen.

Die Mandatsreferenz benötigen Sie nur bei Lastschriftverfahren im SEPA-Raum, gegenüber Lieferanten dient sie hier nur zwecks manuellem Abgleich und muß nicht erfasst werden, wenn Sie Ihrem Lieferanten den Eizug per Lastschrift gewähren.

Den Kontoinhaber muß man nur dann eintragen, wenn er vom Firmennamen des Lieferanten abweicht. Insbesondere bei kleineren Gewerben ist es oftmals eine Privatperson.

Bereich Umsatzsteuer

Tragen Sie hier die Steuernummern des Lieferanten ein. Weiterhin erfassen Sie hier die Umsatzsteuerklasse, falls der Lieferant im Ausland sitzt.
Liefert der Lieferant nach §13b (Österreich: §19), dann aktivieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld. In diesem Zusammenhang können Sie dann noch eintragen, bis zu welchem Datum die Freistellungsbescheinigung des Lieferanten gilt.

Bereich Buchhaltung (ab profacto)

Erfassen Sie hier das Kreditorenkonto, das der Lieferant in Ihrer Buchhaltung zugewiesen bekommt. Nutzen Sie profacto in USA oder Kanada, gibt es ein eigenes Kontofeld, das alphanumerisch ist.
Weiterhin finden Sie hier 4 Aufwandskonten für die unterschiedlichen Umsatzsteuerfälle.

Bereich Logistik (ab profacto)

Erfassen Sie hier die ILN-Nummer des Lieferanten.

Bereich Bestell-Textbausteine (ab profacto)

Hier ordnen Sie dem Lieferanten für Anfrage und Bestellung eigene Textbausteine zu, damit der Lieferant gegebenenfalls mit eigenen Bestellbedingungen versehen werden kann.

Bereich Creditreform (ab profacto)

Erfassen Sie hier die Crefo-Identifikationsnummer, den Bewertungsindex und das Datum der letzten Bewertung.

Bereich Lieferantenbewertung (ab profacto)

Hier können Sie sich den Index der Lieferantenbewertungen der letzten 12 Monate ansehen.

Registerkarte Vorgangsarchiv

Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Vorgänge zu einem Lieferanten. Ein Doppelklick auf einen Vorgang öffnet diesen. Konkret werden folgende Vorgänge angezeigt:
Projekte zum Lieferanten
Bestellungen zum Lieferanten
Bestellte Artikel in den Bestellungen
Lieferbare Artikel (aus den Einkaufskonditionen)
Lieferantenbewertungen
Belege (als Kopien der Bestellungen)

Registerkarte Dokumente (ab profacto Standard)

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.