Einführung

Sobald man ein Unternehmen führt, wird man mehr oder minder große Teile der Arbeit, die für das Finanzamt zu erledigen ist, an einen Steuerberater übergeben. Im Extremfall übernimmt dieser sogar die laufende Buchhaltung, ansonsten werden zumindest die Abschlüsse, vielleicht auch die Umsatzsteuervoranmeldungen und dergleichen von diesem erledigt.

Um die Arbeit des Steuerberaters zu erleichtern, gibt es in profacto viele Bereiche und Auswertungen, um wichtige Daten für das Finanzamt und für relevante Ergebnisauswertungen vorzuhalten. In diesem Leitfaden wollen wir diese näher vorstellen.

Finanzbuchhaltung

Die Anbindung einer Finanzbuchhaltung ist die naheliegende Maßnahme, um die Daten aus der kaufmännischen Software für steuerliche und Controllingzwecke zu nutzen. Je mehr Mühe Sie sich mit der Kontierung geben, speziell bei Artikeln, umso genauer werden Ihre Auswertungen. Die Personenkonten (Debitoren und Kreditoren) wiederum sind unerläßlich für die korrekte Erzeugung von Buchungen, selbst wenn Sie nur pauschale Aufwands- und Erlöskonten verwenden, sauber erfasste Personenkonten müssen immer sein.

Kontenrahmen

Welche Konten Sie in profacto erfassen, müssen Sie mit Ihrem Steuerberater klären. Er sagt Ihnen, welcher Standardkontenrahmen verwendet wird und wie die Personenkonten numeriert werden sollen. Ohne diese Informationen können Sie hier in profacto nicht starten. Lassen Sie sich vom Steuerberater genau erklären, wie detailliert er Aufwände und Erlöse buchen will bzw. wie genau Sie auswerten wollen, danach richtet sich der Detailgrad in der Kontierung. Auch wenn Sie vielleicht zehntausende Artikel haben, meist kommen nur 10-20 Aufwandskonten in Betracht, die per Schnelländerung zugewiesen werden können.

Kontierung

Umsätze und Aufwendungen müssen in einer Finanzbuchhaltung aufgezeichnet werden. Dazu bedarf es neben Betrag, Beschreibung und Datum auch einer Kontierung. Ein Umsatz bedient ein Kundenkonto und ein Erlöskonto, eine Aufwendung ein Lieferantenkonto und ein Aufwandskonto.

Dementsprechend muß eine Software, die Informationen für die Finanzbuchhaltung vorhalten will, solche Transaktionen kontieren. Das passiert bei profacto an mehreren Stellen.

Voreinstellungen

In den Voreinstellungen auf der Seite Finanzen legen Sie fest, welche Finanzbuchhaltung Sie oder Ihr Steuerberater benutzen. Dies beeinflusst die Art der Datenausgabe über den Fibu-Export.

Weiterhin definieren Sie hier Standardkonten, die genau dann greifen, wenn Sie anderweitig keine Einstellungen vornehmen.

Kunden

Beim Kunden definieren Sie auf der Seite Finanzen das Debitorenkonto. Dieses ist das Gegenkonto zum Erlöskonto bei Rechnungen, die Sie schreiben. Normalerweise ist das Debitorenkonto identisch mit der Kundennummer, kann aber geändert werden.

Lieferanten

Beim Lieferanten definieren Sie auf der Seite Finanzen das Kreditorenkonto. Dieses ist das Gegenkonto zum Aufwandskonto bei Bestellungen, die Sie absetzen. Normalerweise ist das Kreditorenkonto identisch mit der Lieferantennummer, kann aber geändert werden.

Artikel

Beim Artikel definieren Sie insgesamt 8 Konten: 4 Erlöskonten, 4 Aufwandskonten. Dies rührt daher, dass der Artikel im Verkauf und im Einkauf verwendet werden kann. Außerdem gibt es 4 verschiedene Steuerfälle:

• normale Besteuerung
• steuerfrei §13b
• steuerfrei EU
• steuerfrei sonstiges Ausland

Projekte

Im Projekt kommen die in den Stammdaten definierten Konten zur Anwendungen. Hierbei wird wie folgt verfahren:

Ist im Kunden kein Standard-Erlöskonto hinterlegt, so wird dem Projekt das Erlöskonto aus den Voreinstellungen zugewiesen. Dies kann variieren, je nachdem, welchen Steuersatz das Projekt verwendet. Für eine wirklich detaillierte Auswertung in der Finanzbuchhaltung sollten Sie jedoch die Projektpositionen kontieren. Das passiert in manuell erfassten Positionen ohne Artikel ganz von Hand, in den Positionen mit Artikel sollte der Artikel die Kontierung liefern. Positionen ohne Kontierung, also mit Kontonummer 0, erhalten das Erlöskonto des Projekts.

Bestellungen

Bei Bestellungen gilt das zum Projekt Gesagte: Die Bestellung wird mit dem Standard-Aufwandskonto des Lieferanten vorbesetzt, ist dieses "0", dann wird das Standard-Aufwandskonto der Voreinstellungen herangezogen. Sauber wird die Kontierung auch hier erst, wenn die in den Bestellpositionen bestellten Artikel ihr Aufwandkonto mit sich bringen oder Sie das Konto in der Bestellposition eintragen.

Besonderheit hier:

Bei der Rechnungsprüfung können Sie Bestellnebenkosten wie Fracht, Maut oder Verpackung angeben, die in den Voreinstellungen ebenfalls mit Aufwandskonten ausgestattet werden können.

Lohnbuchhaltung

Die Anbindung der Lohnbuchhaltung passiert aufgrund des meist geringen Datenvolumens seltener. Hier werden einmal im Monat die erfassten Stunden, aufgeschlüsselt nach Lohnart, benötigt.

Kostenstellen und Lohnarten

In den Kostenstellen definieren Sie in erster Linie die Lohnartennummer der Kostenstelle. Diese wird von manchen Lohnbuchhaltungen benötigt. Primär ist es jedoch wichtig, Kostenstellen für die Lohnarten Urlaub, Fortbildung/Berufsschule, Krankheit und Feiertag zu erfassen und diese dann in den Voreinstellungen auf dem Reiter Zeiten/Personal einzutragen. Damit kann die monatliche Zeitauswertung sauber durchgeführt werden und damit ist auch die Grundlage für einen sauberen Export gelegt.