Synchronisieren mit Groupware

profacto kann Aktivitäten mit Outlook und iCal synchronisieren. Wenn Sie Aktivitäten in profacto erfassen, bearbeiten oder löschen, so geschieht dies automatisch. Wenn Sie jedoch Termine oder Aufgaben in den vorgenannten Systemen bearbeiten, so erfährt profacto erst einmal nichts davon. Daher gibt es die Möglichkeit, aktiv Termin und Aufgaben aus Outlook und iCal mit der profacto-Datenbank abzugleichen. Wahlweise passiert dies einmalig automatisch beim Programmstart, oder eben durch Aufrufen des betreffenden Befehls in der Aktivitätenübersicht.

Hierbei werden in einem ersten Schritt die Termine in profacto mit denen in der Groupware verglichen. Sie erhalten dann eine Liste aller Termine, die in profacto und in der Groupware existieren und können dann bestimmen, wie Sie weiter vorgehen wollen:

Für jeden Eintrag stehen alle wesentlichen Informationen in der Liste, wichtig ist für die Synchronisation vor allem, ob er schon in profacto vorhanden ist oder nicht. Falls der Termin schon in profacto vorhanden ist, sehen Sie in der Spalte "OL/iCal ist neuer", ob der Termin in der Groupware modifiziert wurde.

Oberhalb der Liste sehen Sie zwei Felder für Projekt und Positionsnummer. Bei Terminen, die noch nicht in profacto vorhanden sind, können Sie so direkt Projekt und Position zuweisen, indem Sie diese Daten auswählen oder eintippen und dann auf die Schaltfläche Zuweisen klicken.

Über die Schaltfläche Termine eintragen werden die aktualisierten Termine dann in profacto eingetragen.

In einem weiteren Schritt wird die gleiche Operation dann für die Aufgaben durchgeführt.

Findet profacto Termine oder Aufgaben, die in der Groupware gelöscht wurden, so werden Ihnen diese gelöschten Termine einzeln angezeigt und Sie können entscheiden, ob diese auch in profacto gelöscht werden sollen.