Ablage

Hier finden Sie die üblichen Menübefehle, um Zeiten neu anzulegen, zu bearbeiten, den Druck von Zeitenlisten zu starten, nach Zeiten zu suchen, Datensätze zu löschen oder das Fenster wieder zu schliessen.

Auswahl

Informationen zu diesem Menü finden Sie in der Dokumentation zum Menü Auswahl auf der Seite Tabellenansicht.

Navigation

• Projekte zu den Zeiten: Ruft die Projektübersicht auf und zeigt alle Projekte zu den markierten Zeiten.
• Kostenstellen zu den Zeiten: Ruft die Kostenstellenübersicht auf und zeigt alle Kostenstellen zu den markierten Zeiten.
• Personal zu den Zeiten: Ruft die Personalübersicht auf und zeigt alle Mitarbeiter zu den markierten Zeiten.

ImExport

• TimeCard-Import: Importfunktion für die mittlerweise kaum noch genutzten TimeCards von Videx.
• Digi-Import: Importroutine für Zeiten, die mit den Digi Zeiterfassungsgeräten erfasst wurden. Für den Import muss in den Voreinstellungen ein Importpfad eingestellten werden. Voraussetzung ist weiter, dass auf dem Rechner, an dem die Zeiten importiert werden, die Verwaltungssoftware von Digi installiert ist. In älteren Digi-Versionen funktioniert der "Standard-Export". In neueren Versionen muss die Exportkonfiguration wie folgt eingerichtet werden:

  • PersonalNr

  • VonZeit

  • BisZeit

  • Position

  • VonDatum

  • KStNr

  • AuftragsNr (=Projekt)

• PH-Import: Der PH-Import liest Zeiten ein, die aus einer anderen profacto-Datenbank exportiert wurden. Hierzu nutzen Sie den Export und exportieren alle Felder der Zeitdatei. Der Import lässt sich gut nutzen, um gezielt Zeiten aus anderen Datenbanken zu transportieren.
  Diesen Filter können Sie auch zum freien Importieren von Zeiten aus z.B. Excel heraus benutzen. Der Pfad dafür muß in den Voreinstellungen:Zeiten vordefiniert werden. Das Format muss dem des vorherigen Exports gleichen, allerdings werden nur die ersten Spalten AuftragsNr bis NurLohnKalkulieren benötigt. Als Datei muss eine Tabstopp getrennte Datei eingelesen werden.
  
  
  • Exportkonfiguration aus profacto für den Import:
    • Wählen Sie ggf. Windows Standard.
    • Die Reihenfolge der Felder muss exakt stimmen und muss die ersten 8 Spalten AuftragsNr bis einschließlich BisZeit beinhalten:
      • AuftragsNr
      • PositionsNr
      • KSTNr
      • PersonalNr
      • ZDatum
      • GesamtZeit
      • VonZeit
      • BisZeit
    • CR/LF ersetzen-Option muss aktiv sein
    • Bei Texte & Zeichen sollte kein Anführungszeichen verwendet werden, komplett leeren.
    
    Exportkonfiguration => Excel => Daten in profacto
    
    
  • 
    
• Export: Export: Weiterführende Informationen zum Import von Datensätzen finden Sie im Handbuchkapitel zu Import und Export. Für die Vorbereitung eines PHImports, siehe oben
• Export Projektzeiten (profacto 2014): Nach Aufruf öffnet sich ein Dialog, in dem Sie Monat und Jahr eingeben können, der aktuelle Monat ist voreingestellt. Es wird eine Exportdatei erzeugt, die den Namen "Projektzeiten_Monat_Jahr.txt" trägt. Die Datei wird nur dann korrekt erzeugt, wenn im Personalstamm jeder Mitarbeiter im Suchfeld 1 eine Abteilungsnummer hat. Der Export fasst die Zeiten nach Mitarbeiter und Projekt zusammen.

Lohnzeiten

• Tagesarbeitszeiten aktualisieren: Lesen Sie mehr dazu hier.
• Tagesarbeitszeiten...: Ruft den Bereich Tagesarbeitszeiten auf, der die auf einen Tag verdichteten Zeiten der Mitarbeiter zeigt.
• Zeitauswertung...: Ruft den Bereich Zeitauswertung auf, der die auf einen Monat (oder andere Auswertungszeiträume, beispielsweise 2 Wochen in USA/Kanada) verdichteten Zeiten der Mitarbeiter zeigt.
• Monatsabschluss...: Lesen Sie hier weiter.

Korrekturen

• Anwesenheitszeiten normalisieren: Mehr zu diesem Befehl, der Anwesenheitszeiten nach bestimmten Regeln rundet, lesen Sie hier.
• Anwesenheitszeiten erzeugen: Dieser Befehl erzeugt automatisch Anwesenheitszeiten, die die markierten Projektzeiten tageweise umrahmen. Falls Sie also Projektzeiten von 7:15 bis 10:00 und von 10:00 bis 17:10 erfasst haben, wird eine Anwesenheitszeit erzeugt, die von 7:15 bis 17:10 läuft.
• Projektzeiten angleichen: Mit diesem Befehl werden die markierten Projektzeiten an erfasste Anwesenheitszeiten angeglichen. Startet eine Projektzeit vor einer Anwesenheitszeit, wird sie auf den Beginn der Anwesenheitszeit gesetzt. Startet sie danach, wird die ebenfalls an den Beginn der Anwesenheitszeit gesetzt. Auf diese Weise werden die Projektzeiten, die in der Nähe von Anwesenheitsbeginn oder -ende sind, an diese Zeiten angeglichen.
• Projektzeiten überprüfen: Dieser Befehl druckt eine Liste, bei der Anwesenheitszeiten und Projektzeiten verglichen und Differenzen aufgezeigt werden. Oftmals gibt es längere Anwesenheiten als Projektzeiten. Die nicht als Projektzeit erfasst Zeit ist nicht dokumentiert, dies kann dann von Ihnen korrigiert werden.
• Null-Zeiten suchen: Mit diesem Befehl werden Ihnen alle Datensätze angezeigt, die eine Zeitdauer von 0 Stunden und 0 Minuten haben. Diese Datensätze können Sie dann löschen.
• Zeiten ohne Ende-Stempelung zeigen: Diese Funktion liefert Ihnen alle TZE-Datensätze, bei denen der Mitarbeiter vergessen hat, GEHT zu stempeln. Sie können diese Datensätze dann bearbeiten, wodurch sie noch mit einem "M" gekennzeichnet werden und somit von den noch nicht bearbeiteten Datensätzen unterschieden werden können.

• Doppelzeiten kennzeichnen: Diese Funktion hilft fehlerhaft erfasste Zeiten zu identifizieren. Nach Aufruf erscheinen zwei Dialog, in denen Sie Start- und Enddatum eingeben. Für den Datumsbereich werden die Zeiten geprüft. Die Datensätze, die problematisch sind, werden in der Bemerkung mit "[Error]" gekennzeichnet, wahlweise mit der Ergänzung "Doppelter Anfang" oder "Zeiten identisch" 

• Feedback-Zeiten anzeigen ... - hiermit werden all jene Zeit gefiltert, die seitens des Mitarbeiters im TZE-Stundenzettel oder ggf. auch von in der Zeitenbearbeitung entsprechend markiert wurden. 

Funktionen

Schnellerfassung

Die Schnellerfassung erlaubt die Erfassung von mehreren Datensätzen auf einmal. Mehr dazu hier.

Schnelländerung

Die Schnelländerung erlaubt die einfache Änderung mehrerer Zeitdatensätze, gegebenenfalls auch das Kopieren. Mehr dazu hier.

Jahres-Statistik

Die Jahresstatistik faßt die erfaßten Zeiten für das gewählte Auswertungsjahr nach Zeiträumen und Produktivität zusammen. Zeiträume werden nach Monat, Quartal und Jahr verdichtet und über Prozentwerte in einen mengenunabhängigen Kontext gesetzt. Die unproduktiven Zeiten werden weiter auseinandergeschlüsselt. Die so ermittelte Statistik kann auch gedruckt werden.

Aufgrund der Größe des Dialogs und der Inhalte muß man zum Drucken auf ca. 90% runterskalieren.

Auslöse-Einstellungen

Im Rahmen der Zeiterfassung kann auch Auslöse erfasst werden. Diese Auslöse umfasst Verpflegungsmehraufwand, aber auch Fahrtkosten mit dem Privat-PKW. Die Sätze für diese Kosten können hier erfasst werden. Mehr dazu hier.

Terminalzeiterfassung

Dieser Befehl ruft die Terminalzeiterfassung auf.

Tabellenkalkulation (ab profacto)

Die  Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)