Excel’st Du noch? - Dann nimm’ wenigstens die API!
Daten, die man per API (vor allem mit der Methode api_get) aus profacto abruft kommen im JSON-Format.
Anstatt also csv-Daten-Eimer durch die Gegend zu tragen, kann man auch Excel wie einen Gardena-Anschluß an Excel anstöpseln und muß …
keinen manuellen Export machen
keinen Dateinamen schreiben
keine Datei speichern
nicht von woanders wieder öffnen
dann importieren
… bevor man loslegen darf.
In Excel (ab v2016) braucht man dazu die URL, mit der die Daten abgerufen werden sollen.
Also z.B. http://meinserver:8080/4DAction/api_get?token=ABC123&response=JSON und schon erhält man die Projekte - wenn man ein Token für API-Projekte gewählt hat.
Wie man die URL bekommt ist in der API-Dokumentation beschrieben.
Und hier gibt es das Schritt-für-Schritt-Tutorial.
In einem neuen Excel-Dokument auf Menü Daten und eine neue Abfrage:Aus anderen Quellen:Aus dem Web aufrufen.
Im folgenden Dialog dann den API-Aufruf erfassen. Also zB
http://profacto-Server|Einzelplatz-URL:8080/4DAction/api_get?token=XYZ456&response=JSON
Im Beispiel ist dort ein Token für den Zugriff auf Projekte enthalten. Das kann aber auch etwas anderes sein, und am besten macht man sich mit der API-Dokumentation dazu vertraut, um genau die Daten abzurufen, die man haben möchte.
Im folgenden Dialog sieht man zwischen technischen Informationen (die durchaus weiterhelfen), daß mittendrin “Auftrag” steht und es eine List(e) ist.
Also klicken wir auf das Wort “List” hinter “Auftrag”. (Äquivalent für Kunden zB “Kunden”, usw.)
Nun sehen wir eine Liste von “Records”. Das ist noch nicht so wirklich hilfreich, aber eigentlich ist das schon die Liste der Datensätze zu den Projekten. Jedes Projekt in einer “Record” verpackt.
Mit “Zu Tabelle” (ganz links oben) kommen wir dem ganzen schon näher …
… wenn wir den “Zu Tabelle”-Dialog einfach mit “OK” bestätigen.
Danach schaut das noch nicht viel besser aus, aber wir sind nah am Ziel. Neben der Spaltenüberschrift “Column1” gibt es eine kleinen Button mit Pfeilen, die nach links und rechts verzweigen:
Danach landen wir im Dialog und können den eigentlich so (für alle Spalten) mit “OK” bestätigen.
Die folgende Tabelle fühlt sich schon vertrauter an. Da sieht man die Daten. Wer genau hinguckt, bemerkt aber, wir sind noch im “Power Query-Editor”.
Der folgende Schritt klingt dann etwas verwirrend: ganz links oben “Schließen & laden”. Ganz genau … das tun wir auch. Denn wir wollen den Power Query-Editor schließen und die Tabellen in Excel laden.
Und schon hat man das ganze in Excel und kann dort die Filter benutzen und weiterverarbeiten.
Von hier aus können wir wieder auf den Reiter “Daten” im Menü wechseln und die Daten aktualisieren.
Probier’s mal aus und ändere etwas in den Daten. Oder lege einen neuen Datensatz an. Man muß Excel zwar sagen “Aktualisiere”, aber es ist sofort da.
Und das beste daran:
kein ODBC-Treiber installieren und konfigurieren: keine Updates pflegen
ob Windows oder macOS ist egal
der Aufruf zählt nur API-Zugriffe und blockiert keine profacto-Lizenz
es klappt vom profacto Einzelplatz und profacto Server
Die API-URL kann man ganz einfach vorab in einem Browser aufrufen. Firefox hilft hier die JSON-Daten gut lesbar darzustellen am besten. Wenn da Daten kommen, klappt es auch ziemlich gewiss mit Excel.