Allgemeines

Am oberen Rand des Dialogs sehen Sie immer die Kurzbezeichnung (die beschreibbar bleibt) und die Kundennummer (die einmal erfasst für den Kunden fest zugewiesen bleibt). Am unteren Rand Informationen zum Erfassungsdatum und zu Datum und Person der letzten Änderung. Weiterhin ist hier die Sprache einstellbar, über die mit dem Kunden kommuniziert wird. Neben der Landessprache ist eine von bis zu 3 weiteren Sprachen auswählbar, die in den Voreinstellungen definierbar sind. Die eingestellte Sprache wird so auch ins Projekt übertragen.

Registerkarte Allgemein

Alle Funktionen, die in mehreren Einzelbearbeitungs-Dialogen zur Verfügung stehen finden Sie in den Bedienkonzepten, Einzelne Datensätze bearbeiten.

Bereich Adresse

Besonderheiten:

• Wenn Sie einen Kunden in das Projekt übernehmen, werden beide Namenszeilen, die zu-Händen-Zeile, Strasse und der Ort in das Adressfeld kopiert.

• Aktivieren Sie das Feld Postfach benutzen wenn Sie an eine Postfach-Adresse versenden wollen.

• Beim Speichern eines Kunden speichert profacto automatisch die eingetragenen Zusammenhänge von PLZ, Ort und Telefonvorwahl und stellt diese Daten für neue Stammdaten-Einträge zur Verfügung.

• Damit Sie nach Bundesland auswerten können, ist auch das Bundesland eintragbar.

• Mit Haken bei ZIP (Zip - Code) wird bei Übernahme des Kunden in einen Auftrag die Postleitzahl der Stadt nachgestellt, wie z.B. bei USA und Kanada.

• Erfassen Sie im Feld Anrede die Anrede so, wie der Kunde im Allgemeinen in einem Brief angesprochen werden soll. Lassen Sie das Feld leer, verwendet profacto die Anrede "Hallo"

Über die beiden Radiobuttons "In Kurzbezeichnung" steuern Sie, welche Zeile des Namens in die Kurzbezeichnung aufgenommen wird. Siehe dazu die Beispiele weiter unten.

Direkt nach der Erfassung merkt sich profacto das Datum, wann der Kunde angelegt wurde (steht rechts oben im Dialog). Dies können Sie nutzen, um über Suchfunktionen alle Kunden zu suchen, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums neu erhalten haben.

Bereich Kontakt Zentrale

• Telefon- und Faxnummern erfassen Sie am besten in einer einheitlichen Form: z.B. 0049-123-456-78. Wählen Sie Trennzeichen so, dass Ihre Telefon- und Faxsoftware damit zurecht kommt.

• Aus der E-Mailadresse, wird automatisch eine Webadresse erzeugt, wenn die Domain nicht in der Sperrliste in den Voreinstellungen steht (Reiter Ansichten, Bereich E-Mail-Domänen ausfiltern). Aus info@extragroup.de wird so www.extragroup.de. Aus peter.mustermann@gmx.de aber nicht www.gmx.de.

• Dieses Feld wird zunächst mit dem Personaleintrag des Erzeugers vorbefüllt. Sie können jedoch auch einen anderen Mitarbeiter dem Kunden einen Mitarbeiter zuordnen, der diesen betreut oder in anderer Form zuständig ist. Bei einem Projekt zu diesem Kunden wird dort das Feld Provisionsempfänger mit dem hier hinterlegten Eintrag befüllt. Sofern Sie also mit Provisionen für Ihre Mitarbeiter arbeiten wäre dies die beste Art der Zuständigkeit für den jeweiligen Kundeneintrag.

• Der Kontaktweg wiederum dokumentiert, wie Sie diesen Kunden akquiriert haben. So können Sie ermitteln, wodurch Sie die meisten Kunden erlangt haben.

• Die Kundengruppe ermöglicht die Einteilung Ihrer Kunden in unterschiedliche Gruppen, um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden. Z.B. Privat- und Geschäftskunden

• Sie können Ihre Adressen auch in Interessenten und Kunden einteilen. Sobald für einen Interessenten eine Auftragsbestätigung oder Rechnung gedruckt wird, ändert sich der Status automatisch auf Kunde. Die Stati Kontakte und inaktive Kunden ermöglichen eine Filterung in der Übersicht.

• Mit dem Kundentyp kann nun direkt eingestellt werden, ob ein Kunde gewerblich, privat oder eben als sonstig deklariert zu behandeln ist. 

  • gewerblich hat Einfluß auf den Rechnungsdruck, da kein Zeitausweise für die Steuerabsetzung stattfindet und zugleich auch keine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren bei Rechnungen mit den Musterformularen ausgegeben wird.

  • privat wiederum bedeutet, daß beide Informationen, die man bei gewerblichen Kunden nicht braucht im. Ausdruck einer Rechnung erhält, zudem sind auf dem die $13b und die UStID nicht erlaubt und der §14-Text zur Aufbewahrung wird dargestellt, wie er in den Textbausteinen hinterlegt ist.

  • sonstiges verhält sich weitgehend wie ein gewerblicher Kunde, kann aber eben ein öffentlicher Träger, Amt, Behörde, Ministerium, eine Körperschaft des ö.R. oder eben ein Verein, Museum, Universität, gemeinnützige KiTa, etc. sein. 

Bereich Erinnerung

In diesem Bereich können Sie sehr schnell und einfach eine neue Aufgabe mit verknüpfter Erinnerung erzeugen, die dann als Warnung zu gegebener Zeit erscheint. Erfassen Sie einfach nur das Erinnerungsdatum und das Thema und klicken auf Erinnerung speichern, den Rest erledigt profacto für Sie.

Bereich Ansprechpartner

Hier bearbeiten Sie die Ansprechpartner, die für einen Kunden vorhanden sind. Weil Ansprechpartner sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten vorkommen und die Erfassung identisch ist, gibt es eine eigene Handbuchseite dazu.

Spezifische Funktionen

Kurzbezeichnung automatisch zusammensetzen lassen

• Die Kurzbezeichnung im Kunden wird aus Namen und Ort zusammengesetz (Name - Ort)

• Mit dem Umschaltfeld vor den zwei Namen (Name 1 und Name 2) in der Kundenkarte wird definiert, welcher Name in die Kurzbezeichnung übernommen wird.

• Welchen Namen man besser in der Kurzbezeichnung verwendet, kommt auf die Firmenbezeichnung an

  Beispiel 1

• Name 1: E.J. Elfering Josef GmbH

• Name 2: Tischlereibetrieb

• Ort: Münster
  Hier würde man Name 1 auswählen. Die Kurzbzeichnung wäre dann: E.J. Elfering Josef GmbH - Münster. Name 2 zu wähen macht keinen Sinn, denn an Tischlereibetrieb - Münster lässt sich der Betrieb nicht von anderen unterscheiden. Anders wenn die Firmenbezeichnung hieße

• Name 1: Tischlereibetrieb

• Name 2: E.J. Elfering Josef GmbH
  Dann würde man Name 2 wählen um ebenfalls E.J. Elfering Josef GmbH - Münster als Kurzbezeichnung zu erhalten.

Registerkarte Finanzen

Zahlungskonditionen

• Wählen Sie einen Status oder geben Sie Rabatt, Fälligkeiten und Skonto direkt ein. In den Status-Konstanten können Sie häufig benötigte Werte für Rabatt, Fälligkeiten und Skonto hinterlegen.

• Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kunde wird in der Regel nicht gemahnt um eine Mahnsperre einzurichten

• Die Stichtagsfälligkeiten werden verwendet, wenn Ihr Kunde Rechnungen zu bestimmten Stichtagen bezahlen muss.

• Unter VK-Stufe ist definierbar, welchen Preis ein Kunde zahlt, wenn mehrere VK-Preise zu den Artikeln hinterlegt sind

• Die Währung erlaubt es, für Angebote statt der Landeswährung eine alternative Währung festzulegen.

• Das Kreditlimit schränkt die Möglichkeiten ein, einem Kunden neue Projekte zu bestätigen. Ist ein Kreditlimit eingegeben, werden Sie darauf hingewiesen, wenn der Kunde mehr unbezahlte Rechnungen offen hat, als das Kreditlimit es zulässt.

• Auftragssperre sperrt einen Kunden komplett für die Verwendung in Projekten. Er kann so nicht mehr verwendet werden.

• Die Lieferart ist ein reines Informationsfeld, das angibt, über welchen Weg der Kunde beliefert wird.

• Die Zahlungsart beeinflusst die Handhabung der über das Projekt erzeugten Offenen Posten. Die Zahlungsart Barverkauf erlaubt Ihnen, Offene Posten tageweise zusammenzufassen. Dies ist bei Laufkundschaft mit kleinen Rechnungsbeträgen sinnvoll. Die Zahlungsart Bankeinzug führt dazu, dass der Offene Posten aus den Mahnvorschlägen ausgenommen wird.

• Falls der Kunde per Kreditkarte bezahlt, stehen Ihnen entsprechende Felder zur Eingabe der Kreditkartendaten zur Verfügung. Der Inhalt dieser Felder kann in den Texten für Angebot bis Rechnung ausgegeben werden, um dem Kunden Information zur Belastung seiner Kreditkarte zu geben.

• Zu den Crefo-Daten gehört die Crefo-Nr., sowie ggf. der Bonitätsindex der Creditreform, sowie das Datum der letzten Aktualisierung. Der Bonitätsindex kann von 100-600 reichen, diese Grenzen werden derzeit nicht abgefragt.

• Für die Bankverbindung muß der Kontoinhaber nur eingetragen werden, wenn er vom Kundennamen abweicht.

Umsatzsteuer / Steuer

• Geben Sie die Steuernummern (wichtig für Gutschriften) und die Umsatzsteuer (achtung kann nur bei Kundentyp gewerblich eingetragen werden) in das dafür vorgesehene Feld

• Mit dem Button Prüfen kann die UStID auf Gültigkeit geprüft werden.

• Kunde nach §13b UstG abrechnen dient dazu, den Steuersatz im Projekt auf 0 zu setzen, die Steuerlast wird hier umgekehrt.

• Das Popup-Menü Umsatzsteuerklasse dient dazu, für den Kunden einzustellen, ob auf die Artikel, die er in einem Auftrag berechnet bekommt, die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird oder nicht. Wenn Sie dieses Popup auf Steuerfrei oder EU-Steuerfrei setzen, wird die Mehrwertsteuer bei allen Artikeln in neuen Aufträgen des Kunden auf Null gesetzt. Mit dem Ankreuzfeld Kunde nach §13b abrechnen wird der Kunde im Projekt automatisch auf Steuerfrei gesetzt und der entsprechende Hinweistext wird in der Rechnung ausgegeben, falls die Variable P13bText entsprechend konfiguriert wurde. Mehr hierzu in den Voreinstellungen.

• Das Kontierungssystem für Kunden wurde so erweitert, dass für Aufwand und Erlös jeweils 4 Konten definiert sind: normal, steuerfrei, eu-steuerfrei, steuerfrei nach §13b UStG. Das hat zur Folge, dass nun im Artikel 8, in Kunde und Lieferant jeweils 4 Konten vorbesetzbar sind.

Bankverbindung

Geben Sie am besten die IBAN ein, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. Optional reicht es auch die klassische Kontonummer und BLZ zu erfassen, daraus werden Bank, BIC und IBAN automatisch erfasst. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.

Die Bankverbindung, bei der die Bank ebenfalls auswählbar ist, benötigen Sie auf alle Fälle, wenn Sie den Datenträgeraustausch auch für Lastschriften nutzen. Achten Sie darauf, daß Sie keine Leerzeichen bei der Bankleitzahl und der Kontonummer eingeben – profacto erledigt dies für sie durch die Formatierung des Felds.

Die Mandatsreferenz benötigen Sie nur bei Lastschriftverfahren im SEPA-Raum.

Buchhaltung

Geben Sie die Debitorenkontonummer und bei Bedarf die Erlöskontonummer für die 4 Abrechnungsarten ein. Die Kontonummer USA/CDN wird nur in Amerika benötigt.

Rabatte

Ebenfalls für Großkunden oder Wiederverkäufer ist die Rubrik Artikelgruppenrabatte gedacht. Hier ordnen Sie Kunden für ganz spezielle Artikelgruppen Rabattprozente zu, indem Sie aus dem Popup-Menü eine Artikelgruppe auswählen, einen Prozentwert eintragen und auf den kleinen Button Neu klicken. Die Rabatte können Sie auch ändern oder löschen. Dazu klicken Sie den gewünschten Rabatt in der Liste an und ändern dann den Prozentwert und klicken dann auf Ändern oder Sie klicken direkt auf Löschen. Die so zugeordneten Rabatte erscheinen in der Projektposition, wenn Sie einen Artikel erfassen, der der betreffenen Artikelgruppe angehört.

Logistik

In diesem Bereich können Sie die ILN erfassen, die aktuell nicht weiter ausgewertet wird.

Favoriten  für Positionserfassung und Stückliste

Hier lässt sich die für den Kunden und in Folge für ihn angelegte Projekte mit Positionen und Stücklisten eine Artikelkombination auswählen.

X-Rechnung

Hier lässt sich die Leitweg-ID erfassen. Eine kurze Beschreibung über diesen neuen Weg der elektronischen X-Rechnung finden Sie hier.

Nach dem Erfassen der Leitweg-ID, wird diese im Projekt - Reiter Details unter dem angegeben Kunden erscheinen.

Kommunikationskanal Belege

In diesem Bereich finden Sie anhand zwei neuer Popups zur Einstellung des bevorzugten Kommunikationskanals zu Ihren Kunden, auf welchem Wege Sie sich später die Druckverarbeitung oder den Mailprozess wünschen.

Es geht um eine Definition der Formulare Angebot bis Rechnung, Teilmengenrechnung und Teilmengenlieferung. Bestimmen Sie im Popup, was Sie später im Druckdialog angezeigt haben möchten. Grundsätzlich ist direkt drucken als Standardfunktion drin. Möchten Sie aber standardmäßig eine Email versenden oder einen nur Beleg erzeugen, wählen Sie jeweils den passenden Eintrag aus dem Popup.

Registerkarte Aktivitäten

Die Aktivitäten sind hier beschrieben.

Registerkarte Dokumente

Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.

Registerkarte Vorgangsarchiv

Verschaffen Sie sich einen Überlick zu allen Vorgängen zu einem Kunden. Ein Doppelklick auf einen Vorgang öffnet diesen. Im einzelnen wird dargestellt:

• Projekte

• Bestellungen

• Artikel aus Positionen

• Offene Posten

• Projektpositionen

Durch das Eingabefeld oberhalb der Liste ist eine Filterung auf einen bestimmten Suchbegriff möglich.

Registerkarte Texte und Suchfelder

Projekt-Textbausteine

Textbausteine ordnen jeder Projektphase Standardtexte zu. Hier können Sie von den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten abweichen und kundenspezifische Vorgaben machen. Die Textbesteine werden wie im Modul Textbausteine beschrieben angelegt und gelten für alle Projekte, die zu dem betreffenden Kunden angelegt werden.

Es kann zu jeder Projektphase ein individueller Vor-, Nach und Schlußtext angelegt werden. Dafür geben Sie entweder den Namen des Textbausteins in das Textfeld oder Klicken Sie auf das Listensymbol vor dem Baustein, um die Übersicht aller Textbausteine zu öffnen. Nachdem ein Textbaustein ausgewählt wurde, kann er mit Übernehmen in die Kundenkarte eingefügt werden.

Bereich Suchfelder

Erfassen Sie hier Informationen, die nicht in eines der Standardfelder passen. Bis zu 10 Suchfelder stehen zur Verfügung, deren Titel Sie in den Voreinstellungen definieren können. Mehr Informationen zu den Suchfeldern finden Sie hier.