Einführung

Die Bearbeiten der Zeiten präsentiert sich je nach in der Übersicht angezeigtem Zeittyp unterschiedlich. Handelt es sich um Projektzeiten, erfassen Sie Kostenstelle, Projekt und Position. Handelt es sich um Anwesenheitszeiten, erfassen Sie nur Uhrzeiten und gegebenenfalls noch Pausen. Im Folgenden erläutern wir beide Erfassungsmodi.

Projektzeiten

Allgemeine Funktionen

Eine Übersicht über die allgemeinen Funktionen finden Sie hier.

Spezifische Funktionen

• Klicken Sie in das Datumsfeld und geben Sie das Datum direkt ins Datumsfeld ein oder wählen Sie das Datum über die Pfeiltasten. Mit Strg/Cmd-Linkspfeil oder Rechtspfeil wird jeweils ein Tag vor oder zurück angesprungen, wenn Sie gleichzeitig noch die Shift-Taste drücken, wird eine Woche weiter geblättert.
  • Zum gewählten Datum werden Ihnen alle bereits erfassten Datensätze angezeigt. Unterhalb der Liste sehen Sie die Sollzeiten des Tags sowie die Regelpausen.

• Wählen Sie den Mitarbeiter für den die Zeit gebucht werden soll aus der Personalliste

  Einschränkungen zugunsten des Datenschutz

  Aktivierter Datenschutz erlaubt keine Erfassung für andere Mitarbeiter, sofern man selber nicht dafür freigeschaltet ist, da auch hier fremde Projekt- bzw. Anwesenheitszeiten sichtbar wären.

  • Manche Kostenstellen erlauben es, den Mitarbeiter als Helfer zu kennzeichnen. Auf diese Weise erfolgt in der Nachkalkulation die Bewertung dieser Zeit nur über den Stundenlohn des Mitarbeiters.
  • Zum Mitarbeiter wird der aktuelle Zeitkontostand angezeigt, damit Sie immer gut informiert sind.
• Erfassen Sie die Kostenstelle, also die Tätigkeit, die geleistet wurde. Handelt es sich um eine Sonderkostenstelle, die so in den Voreinstellungen hinterlegt wurde, so wird automatisch der Gemeinkostenauftrag mit seiner Position 1 in die Felder von Projekt und Position eingetragen.
  • Optional kann die Zeit als Nachweiszeit erfasst werden, damit sie dann im betreffenden Projekt abgerechnet werden kann.
  • Weiterhin kann die Zeit auch als Fahrzeit deklariert werden. Solche Zeiten können Sie statisch gesondert auswerten. Innerhalb von profacto findet noch keine spezielle Behandlung solcherart gekennzeichneter Zeiten statt.
• Wählen Sie das Projekt und die Position aus. Geht es um einen Betriebsauftrag, so aktivieren Sie stattdessen das Ankreuzfeld Betriebsauftrag.
  • Für das Projekt und die gewählte Position wird angezeigt, wieviele Stunden bereits erfasst wurden und wieviel Stunden auf Projekt bzw. Position vorkalkuliert.
  • Unterhalb der Projektwahl sehen Sie eine Übersicht, wie viele Zeiten zu dem Projekt vorkalkuliert und bereits erfasst worden sind.
• Im Unteren Teil sehen Sie zudem eine Statistik für den gewählten Mitarbeiter am ausgewählten Tag. So sehen Sie auf einen Blick, mit was für Arbeiten der Mitarbeiter an diesem Tag betraut wurde.
• Gibt es eine Anwesenheitszeit am aktuellen Tag, wird Ihnen diese angezeigt, damit Sie die erfasste Anwesenheit mit den Projektzeiten abgleichen können.
• Handelt es sich um eine via Terminalzeiterfassung erfasste Zeit, ist das Feld "BDE" angekreuzt.
  • Neben den editierbaren Zeiten sehen Sie Zeiten, die nicht veränderbar sind. Diese Daten sind die Originalzeiten, wie sie via Terminalzeiterfassung erfasst wurden. Diese können nicht manipuliert werden.
• Haben Sie an einem Tag die letzte Zeit mit der Speichern&Nächster-Schaltfläche gespeichert, so wird in die Von-Zeit die bisherige Endzeit eingetragen und Sie müssen nur noch die Endzeit vervollständigen. So können Sie schnell mehrere Zeiten hintereinander erfassen.
• Wenn Sie im Bearbeitungsdialog einen Datensatz anklicken, so können Sie diesen verändern, solange die Zeiten sich dadurch nicht mit anderen Zeiten überschneiden. Sie können Zeitabschnitte in der Regel dadurch verkürzen, aber nicht verlängern.

 Mitarbeiter bitte um Rücksprache

Sollte eine Zeit mit dieser Option markiert sein, so hat der Mitarbeiter diese Zeit im digitalen Stundenzettel der TZE markiert. Man sollte möglichst diese Zeiten klären, bevor man die Zeit weiter verarbeitet. Sobald es geklärt ist, einfach das Häkchen entfernen.

Auslöse bearbeiten

In dem Dialog Auslöse bearbeiten hinterlegen Sie Nebenkosten zu einer gebuchten Zeit, beispielsweise Fahrtkosten oder Hotelübernachtungskosten.

Anwesenheitszeiten (ab profacto)

• Bei der Erfassung von Anwesenheitszeiten erfassen Sie lediglich Datum und Mitarbeiter und tragen dann Uhrzeiten ein. Ehrlicherweise sei gesagt, dass Sie in der Regel keine Anwesenheitszeiten selbst erfassen, da Sie diese normalerweise als "Abfallprodukt" der Terminalzeiterfassung erhalten.
• Nehmen Sie daher besser auch Abstand von den Optionen "Dienstgang" und "Pause", die alle normalerweise automatisch von der Terminalzeiterfassung gehandhabt werden.
• Wie in der Projektzeiterfassung auch sehen Sie in der Liste die bereits erfassten Zeiten des aktuellen Tags und darunter die Sollzeiten aus dem Betriebskalender.