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Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kleinauftrag, wenn es sich um einen Kleinauftrag handelt.
Reiter Deckblatt
Rechnungs- und Lieferadresse
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Kontakte müssen Sie vorher im Kunden anlegen. Wie das geht erfahren Sie hier. |
Die Rechungsadresse wird für alle Dokumente von Angebot bis Gutschrift verwendet, ausgenommen sind die Lieferscheine, die naturgemäß sich der Lieferanschrift bedienen.
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Zusätzlich kann hier die Bestellnummer des Kunden und das Datum erfasst werden, was in den Texten per Platzhalter dann auch wiedergegeben werden kann.
Reiter Details
Finanzen
Hier wird geregelt, wie das Projekt abgerechnet werden soll. In der Regel sollten alle Daten hier bereits korrekt sein, da sie vom Kunden her übernommen werden.
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Erfassen Sie hier optional weitere Informationen, die man später ggf, auch zur Suche nach einen Projekt benötigt oder anweitig anderweitig verabeiten oder ausgeben möchte. Die Steuerung der Suchfelder erfolgt über die Voreinstellungen oder über den Bezeichner direkt.
Reiter Positionen
Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste
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Eine Summenposition wird durch Markieren der in die Zwischensumme einzufließenden Positionen und Ausführen der Funktion Summenposition anlegen erstellt. Die entstehende Position erhält überlicherweise üblicherweise eine Positionsnummer um 0,001 höher als die höchste der markierten Positionen. Auch diese Positionen werden farblich abgesetzt.
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Ob eine Position in einer Summenposition entalten enthalten ist, sieht man in der Spalte Status, wo nach dem Positonsstatus Positionsstatus und der ggf. vorhandenen Belegnummer nach dem Schrägstrich eine 0 angezeigt wird für allein stehende Positionen, oder der Summenpositionsnummer, zu der eine Position gehört.
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Lesen Sie hier zu allen Formen und Optionen von Sonderpositionen auch hier.
Ausschneiden erlaubt es - solange keine anderen Daten angehängt sind (z.B. Zeiten, Kalkulationen, Bestellungen) vor allem im Status Angebot Positionen von einem Projekt zu entfernen und auf ein anderes zu übertragen.
Kopieren und Einfügen erlauben erlauben markierte Positionen zu kopieren und direkt wieder einzufügen. Man kann über Einfügen natürlich auch kopierte Artikeldatensätze als Position einfügen.
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Jedes Projekt besteht aus einer oder mehreren Projektpositionen. Projektpositonen sind auf der einen Seite die einzelnen Einträge, wie Sie beispielsweise im Angebot oder in der Rechnung auftauchen. Projektpositionen sind aber auch Projektphasen, zu denen beispielsweise eine Stückliste und oder eine Kalkulation vorgenommen wird, zu denen Produktionszeiten reserviert werden und zu denen hinterher eine Zeit- und Kostenerfassung durchgeführt wird.
Das Projekt setzt sich aus verschiedenen Arten von Projektpositionen zusammen:
- Artikeln aus Ihrem Artikelstamm
- Frei engegebenen Artikeln
- Zwischenüberschriften
- Zwischensummen
Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)
| Tipp | ||
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Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Positon anlegen
Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.
Kalkulation zu einer Position anlegen
Artikel erfassen
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| Hinweis | ||
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Bei der Positionsanlage kann man den Artikel entweder direkt eingeben, oder Doppelklicken, oder mit STRG+F suchen. Es kommt keine Formatierung eingebaut, wenn die Eingabe über Strg+F erfolgt. |
Bei der Positionsanlage kann man den Artikel entweder direkt eingeben, oder Doppelklicken, oder mit STRG+F suchen.
Es kommt keine Formatierung eingebaut, wenn die Eingabe über Strg+F erfolgt.
Das Projekt setzt sich aus verschiedenen Arten von Projektpositionen zusammen:
- Artikeln aus Ihrem Artikelstamm
- Frei engegebenen Artikeln
- Zwischenüberschriften
- Zwischensummen
Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)
| Tipp | ||
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Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Position anlegen
Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.
Kalkulation zu einer Position anlegen
Artikel erfassen
- Wählen Sie eine Artikelgruppe um die Artikel vorzusortieren und wählen Sie dann den gewünschten Artikel aus der Artikelliste aus.
- Sie sehen die im Artikel gespeicherten Angaben und können diese nachkorrigieren.
- Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Neu um den Artikel zu erfassen.
- Wiederholen Sie die Vorgehensweise bis Sie alle Artikel eingetragen haben.
- Wenn Sie einen Eintrag korrigieren möchten, wählen Sie diesen aus der Liste aus, ändern Sie die anzeigten Werte und betätigen Sie anschließend den Button Ändern.
- Um einen Eintrag zu löschen, wählen Sie diesen aus, und drücken Sie anschließend Löschen.
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Die hier vorgenommenen Eingaben werden im Ausdruck über Textvariable in den Text des Belegs integriert. Abzüge können über spezielle Listenvariablen sauber in einer Tabelle aufgeführt werden. Die Berechnung des tatsächlichen Zahlbetrags des Kunden nach Abzügen ist im Formular vorzunehmen.
Sicherheitsleistung Sicherheitsleistung bei Teilrechnungen
Stellen Sie eine Teilrechnung, wird der Auftraggeber nach VOB einen bestimmten Prozentsatz, in der Regel 10%, einbehalten können. Dieser Prozentsatz wird dann bei der Schlussrechnung aufgelöst und Ihnen dann auch überwiesen. Die konkrete Höhe des Einbehalts stellen Sie hier ein.
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Bei der Erfassung der Abzüge geben Sie eine Bezeichnung an, weiterhin, ab der Abzug absolut oder in Prozent wirksam ist, und welchen Umsatzsteuersatz er hat. Über die üblichen Schaltflächen fügen Sie den Abzug dann zur Liste hinzu oder ändern markierte Einträge.
Wie Sie die oben beschriebenen Abzüge und Einbehalte auf den Dokumenten ausweisen wird hier erklärt: Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen
Reiter Dokumente
Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.
Die Funktionen im einzelnen (v.l.):
- Wählen Sie ein neues Dokument auf Ihrem Computer aus
- drückt man währenddessen zusätzlich die Alt-Taste, so lässt sich ein Pfad verknüpfen
- drückt man währenddessen zusätzlich die Shift-Taste, so lässt sich eine URL verknüpfen
- Öffnen Sie das markierte Dokument
- Löschen Sie das markierte DokumentAktuelle Emails übernehmen übernimmt Mails aus Outlook (ab profacto)
- Den Pfad dazu im Windows Explorer / macOS Finder öffnen
Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen.Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehelrmeldung angeboten wirdeine Vorschau des Dokumentes zu sehen, dieses Funktion bietet unter Windows auch die Option den Projektordner direkt zu benutzen. Unter macOS geht das leider systembedingt nicht.
Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehlermeldung angeboten wird.
| Info | ||||
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Man kann emails sehr einfach per Drag'n'Drop aus unterstützenden email-Programmen direkt in die Projektordner-Vorschau übernehmen. Wichtig dafür:
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Das Drag'n'Drop funktioniert aufgrund der technischen Zusammenhänge nicht plattformübergreifend von macOS zu Windows-Netzwerkfreigaben und ggf. auch umgekehrt. Dazu bitte das Ordnersymbol nutzen und im Finder Daten ablegen.
Reiter Auftragsstand (ab profacto)
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Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.
Nicht erteilte oder alternative Positionen werden im Auftragsstand nicht berücksichtigt!
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Reiter Controlling (ab profacto)
Die Seite Controlling wird nur für einen GU-Hauptauftrag angezeigt und dient dazu, ein Projekt oder einen GU-Hauptauftrag in einer kompakten Gesamtschau nach seiner Rentabilität zu beurteilen. Es gibt hierbei zwei unterschiedlichen Herangehensweisen:
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- Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
- Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
- EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
- Aufschlag EK/VK: Der Aufschlag von EK kalkuliert auf VK Vertrag in Prozent
- DB kalkuliert: Differenz aus VK Vertrag und EK kalkuliert
- VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
- VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
- EK Vertrag: Der um den Rabatt reduzierte EK-Preis, dient als Vorgabe für den Einkauf, dieser EK sollte erzielt werden.
- EK Ausschreibung: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
- EK Vergabe: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
- EK Vergabe - EK Vertrag: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem gewissermassen als Vorgabe fungierenden EK Vertrag. Stellt die "Performance" des Einkaufs im Vergleich zur Vorgabe des Vertriebs dar.
- EK Vergabe - EK Ausschreibung: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem der Summe der EK-Preise der Positionen des Unterauftrags. Stellt die Performance des Einkaufs im Vergleich zur fachlichen Vorgabe der Planungsabteilung dar.
- EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
- EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.
Reiter Tabellenkalkulation (ab profacto)
Die Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)
Funktionen > Neue interiorcad Zeichnung
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