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Die hier dokumentierten Reiter sind nicht für jeden Anwender sichtbar. Neben den Einschränkungen durch die verschiedenen profacto-Versionen SmallBusiness, Standard und pps gibt es auch Einschränkungen durch Benutzerrechte. Diese sind auf der Handbuchseite Karteikarten-Sichtbarkeiten aufgeführt.
Reiter Deckblatt
Zusätzlich zu den allgmeinen Funktionen kann man sich hier an der Zeiterfassung im jeweiligen Kontext anmelden.
- Ab profacto steht die Projektgruppe als zusätzliches Filterkriterium zur Verfügung.
- Wählen Sie einen Prozesstatus um den Fortschritt innerhalb des Betriebs abzubilden.
- Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kleinauftrag, wenn es sich um einen Kleinauftrag handelt.
Rechnungsadresse und Lieferinformationen
Wählen Sie einen Kunden bei Rechnungsadresse und Lieferinformationen. Sie können den gleichen oder unterschiedliche Kunden auswählen. Hat ein Kunde unterschiedliche Rechnungs- und Lieferanschrift, so können Sie diese unter Ansprechpartner auswählen.
| Tipp | ||
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Ansprechpartner und Adressen müssen Sie vorher im Kunden anlegen. Wie das geht erfahren Sie hier. Wenn Ihnen eine Adresse fehlt, können Sie direkt mit einem Klick auf das Listen-Icon den Kunden zur Beearbeitung öffnen und die Adresse nachtragen. |
Statischer Bereich und Funktionsleiste
Die Kommission wird oben in der Funktionsleiste abgebildet und ist automatisch die Kurzbezeichnung des Kunden oder Intern, wenn das Projekt für den internen Gebrauch ist bzw. Lager, wenn das Projekt für den Lagerbestand produziert wird. Das Feld Kommission wird in vielen Formularen benutzt und sollte darum mit Bedacht gefüllt werden. Sie können es auch selber mit freiem Inhalt befüllen.
Unter der Reiterleiste ist ein farbiger Streifen, der allgemeine Informationen über alle Einzelseiten hinweg beinhaltet. Ändern lässt es sich hier zum großen Teil nur auf dem Reiter Deckblatt.
Wählen Sie einen Liefertermin als Datum oder als Kalenderwoche aus. Diese Information steht für profacto Anwender hinterher in der Kapazitätsplanung zur Verfügung. Sie können außerdem benötigte Subunternehmer, Monteure und Lieferanten hier eintragen.
Objekt
- Kommission beinhaltet entweder die Kurzbezeichnung des Kunden oder Intern, wenn das Projekt für den internen Gebrauch ist bzw. Lager, wenn das Projekt für den Lagerbestand produziert wird. Das Feld Kommission wird in einigen Formularen benutzt und sollte darum mit Bedacht gefüllt werden.
- Bauvorhaben ist der Titel des Projekts,
- Sachbearbeiter kann der zuständige Verkäufer oder auch zuständige Mitarbeiter der Buchhaltung oder zum Beispiel ein Projektleiter sein. Die Zuordnung erfolgt gemäß Ihren internen betrieblichen Abläufen und Zuständigkeiten. Üblicherweise wird die hier eingetragene Person auf Belegen als Ansprechperson für den Empfänger ausgewiesen.
- Arbeitsvorbereiter der zuständige Arbeitsvorbereiter.
Reiter Positionen
Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste
Zum Erzeugen einer Überschrift, markieren Sie die Position, zu der eine Überschrift erzeugt werden soll, wählen Sie aus dem Menü Positionen die Funktion Überschrift anlegen. Die Überschrift ermöglicht einen freien Text ohne Preis zu formulieren und wird in der Positionsliste farblich abgesetzt. In den meisten Formularen wird der Text einer Überschrift in fett ausgegeben, kann jedoch von Formular zu Formular unterschiedlich definiert sein. Die entstehende Position erhält eine Positonsnummer um 0,0005 kleiner als die der markierten Positionen.
Eine Zwischensumme wird durch Markieren der in die Zwischensumme einzufließenden Positionen und Ausführen der Funktion Zwischensumme anlegen erstellt. Die entstehende Position ist eine Summenposition und erhält überlicherweise eine Positonsnummer um 0,001 höher als die höchste der markierten Positionen. Auch diese Positionen werden farblich abgesetzt.
Einen Zeilenumbruch erzielt man nicht mit Return alleine, sondern der Tastenkombination Strg-Shift-Return für Windows, bzw. Cmd-Shift-Return für OS X.
Ob eine Position in einer Zwischensumme entalten ist, sieht man in der Spalte Status, wo nach dem Positonsstatus und der ggf. vorhandenen Belegnummer nach dem Schrägstrich eine 0 angezeigt wird für allein stehende Positionen, oder der Summenpositionsnummer, zu der eine Position gehört.
Möchte man Zwischensummen zu einer weiteren Positionsebene zusammenfassen, müssen alle zugehörigen Projektpositionen mit markiert werden.
| Hinweis | ||
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Das Verschieben einer Position kann dazu führen, daß eine Summenposition notwendigerweise eine neue Positionsnummer erhält und dadurch die Verknüpfung zu den mit ihr verbundenen Positionen verloren geht, diese dann auf eine nicht mehr verfügbare Summenposition verweisen. Um dies zu vermeiden entfernen Sie vor dem Verschieben von Positionen Zwischensummen, oder passen Sie nachträglich die Positionsnummer der Summenposition an. |
Lesen Sie hier zu allen Formen und Optionen von Sonderpositionen auch hier.
Duplizieren erlaubt markierte Positionen zu kopieren und direkt wieder einzufügen.
Dokumentennummern neu vergeben erlaubt auf einfache Weise direkt fortlaufende Nummern zu erstellen, anstelle einer manuellen Erfassung.
Positionsnummer ändern erlaubt Positionen manuell eine neue Nummer zu vergeben, sofern diese noch nicht vorhanden ist.
| Hinweis | ||
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kann dazu führen, das bereits verbuchte Zeiten, Materialien, Bestellungen und gedruckte Belege, sowie aus interiorcad verweisende Objekte nicht mehr auf die jeweils referenzierte Position verweisen. Verwenden Sie die Änderung von Positionsnummern mit Vorsicht und verantwortungsbewußt. |
Jedes Projekt besteht aus einer oder mehreren Projektpositionen. Projektpositonen sind auf der einen Seite die einzelnen Einträge, wie Sie beispielsweise im Angebot oder in der Rechnung auftauchen. Projektpositionen sind aber auch Projektphasen, zu denen beispielsweise eine Stückliste und oder eine Kalkulation vorgenommen wird, zu denen Produktionszeiten reserviert werden und zu denen hinterher eine Zeit- und Kostenerfassung durchgeführt wird.
Das Projekt setzt sich aus verschiedenen Arten von Projektpositionen zusammen:
- Artikeln aus Ihrem Artikelstamm
- Frei engegebenen Artikeln
- Zwischenüberschriften
- Zwischensummen
Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)
Die Symbole bedeuten (v.l.)
- Neue Position in Liste hinzufügen: fügt eine neue Position am Ende der Liste hinzu.
- Neue Position in Liste einfügen: fügt eine neue Position vor dem markierten Eintrag ein.
- Neue Position in Positionsbearbeitung einfügen: fügt eine neue Position am Ende der Liste hinzu und öffnet die Positionsbearbeitung für diesen Artikel.
- Markierte Position bearbeiten: öffnet die Positionsbearbeitung für den markierten Eintrag.
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Sind "0 Datensätze in der Zwischenablage" angezeigt, aber bereits bestehende Positionen vorhanden, die sich wiederholen (z.B: je Filiale, Raum, Etage des Kunden) bewirkt der Aufruf von Cmd+Shift+V, daß einfach alle vorhandenen Positionen dupliziert werden. Positionen aus anderen Projekten kann man dort mit Cmd+Shift+C kopieren und dann mittels Cmd+Shift+V (unterhalb etwaiger vorhandener Positionen) wieder einfügen. Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Positon anlegen
Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.
Kalkulation zu einer Position anlegen
Artikel erfassen
- Wählen Sie eine Artikelgruppe um die Artikel vorzusortieren und wählen Sie dann den gewünschten Artikel aus der Artikelliste aus.
- Sie sehen die im Artikel gespeicherten Angaben und können diese nachkorrigieren.
- Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Neu um den Artikel zu erfassen.
- Wiederholen Sie die Vorgehensweise bis Sie alle Artikel eingetragen haben.
- Wenn Sie einen Eintrag korrigieren möchten, wählen Sie diesen aus der Liste aus, ändern Sie die anzeigten Werte und betätigen Sie anschließend den Button Ändern.
- Um einen Eintrag zu löschen, wählen Sie diesen aus, und drücken Sie anschließend Löschen.
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Zeiten kalkulieren
- Wählen Sie eine Kostenstelle aus, geben Sie die Stundenzahl und den Stundensatz ein und klicken Sie auf Neu um die Zeit anzulegen.
- Alternativ dazu können Sie aauch den vorgegebenen Kostenstellenrahmen benutzen und die entsprechenden Zeiten ändern.
- Die Summe der Zeiten wird in die Kalkulation rechts mit den Materialkosten zu den Fertigungsgesamtkosten addiert.
Schnellkalkulation
Die Schnellkalkulation orientiert sich am Betriebsabrechnungsbogen. Sie können hier ermittelte Aufschlagsätze in den Voreinstellungen, Kalkulation eintragen, fallweise in einzelnen Kalkulationen ändern und erhalten anhand geschätzter Zeiten und Materialien eine Vorkalkulation, die Sie direkt in Ihr Angebot übernehmen können.
Reiter Texte
Hier erscheinen für alle kaufmännischen Zustände des Projekts die in den Voreinstellungen oder (ab profacto) im Kunden zugewiesenen Standardtexte. Klicken Sie auf dem Reiter mit der gewünschten Projektphase und dem Reiter mit der gewünschten Sprache auf eine der Schaltflächen Vortext, Schlusstext, Fußtext um einen neuen Textbaustein auszuwählen oder ändern Sie den Text in den Textfeldern. Um dabei Platzhalter zu verwenden, öffnen Sie das Menü Platzhalter in Text einfügen oben links unterhalb des Sprachreiters.
Die Platzhalter sind kleine Textvariable wie "[RB]" oder "[IBAN1]", mit denen Sie Ihre Texte variabel gestalten können. Zum Zeitpunkt des Drucks werden diese Variablen durch die aktuell gültigen Werte ersetzt. Neben jeder Variablen im Menü steht eine kurze Bezeichnung, die erklärt, welche Funktion sie hat. Besondere Bedeutung haben dabei die Variablen [SKBEGINN] und [SKENDE], mit der Text umrahmt werden kann, der nur dann gedruckt werden soll, wenn Sie im Projekt Skonto gewähren.
Des weiteren haben Sie nun bei diversen numerischen Variablen wie [RB], [RBB] etc. die Möglichkeit, mit Rechenausdrücken zu arbeiten, also beispielsweise [RB*0,25] um spezielle Werte darzustellen.
Welche Textvariable es gibt und wie sie verwendet werden, steht im Detail auch hier: Textvariablen.
Reiter Aktivitäten
Die Aktivitäten sind hier ausführlich beschrieben.
Reiter Projektadressen (ab profacto)
Mit den Projektadressen können beliebig viele Adressen zu einem Projekt abgelegt werden, um beispielsweise auf einer Baustelle die Adressen und Ansprechpartner von Hausmeister, Elektriker, Klempner etc. zu verwalten. Gespeicherte Projektadressen können Sie sowohl in normalen Ausdrucken wie Angebot bis Rechnung oder Freien Listen als auch in der internen Textverarbeitung nutzen. Dazu müssen spezielle Funktionsaufrufe in die betreffenden Formulare eingefügt werden (SR_Projektadresse). Wenn Sie hierbei Hilfestellung benötigen, bieten wir dies gerne als Dienstleistung an.
- Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
- Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.
Tipp Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.
Reiter Finanzen (ab profacto)
Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.
Bisher erzeugte Belege
Hier finden Sie eine Aufstellung aller bisher gedruckten Belege zu einem Projekt. Sie können diese Belege markieren und ausdrucken oder am Bildschirm vorher ansehen. Durch das Belegdatum finden Sie auch heraus, wann der Beleg erzeugt wurde.
Offene Posten
Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
Nummernkreise
In der Rubrik Nummernkreise sind auf einen Blick die Nummern gedruckter Angebote bis Rechnungen (und immer auch das Belegdatum) zu sehen.
Provisionierung
Diesen Bereich können Sie genau dann sinnvoll nutzen, wenn Sie mit Verkäufern im Aussendienst arbeiten oder Ihre Innendienstsachbearbeiter erfolgsabhängige Vergütungsanteile besitzen:
- Als Provisionsempfänger 1 wird hier der Mitarbeiter eingetragen, der im Kundendatensatz des Rechnungsempfängers als Mitarbeiter im Feld Personal zugeordnet ist. Der Provisionssatz kommt aus den Personalstammdaten des betreffenden Mitarbeiters.
- Für den Provisionsempfänger 2 gibt es keine feste Regel - Sie können hier einen Mitarbeiter zuordnen, dessen Provisionssatz dann automatisch eingetragen wird. Die automatisch eingetragenen Werte können einfach überschrieben werden. Die Auswertung der Provisionen erfolgt über eine freie Liste zur Honorarabrechnung, die wir Ihnen gerne zur Verfügung stellen und als Dienstleistung auch anpassen können.
Die in den Popupmenüs auswählbaren Mitarbeiter müssen im Personalstamm vorher als Provisionsempfänger gekennzeichnet worden sein.
Faktoren für Rückrechnung Preise
Die hier angegebenen Werte dienen dazu, Verkaufspreise von frei erfassten Projektpositionen auf den KK und EK zurückzurechnen. Dies ist sinnvoll, um für die Deckungsbeitragsermittlung eines Projekts einigermassen realitätsnahe Werte auch bei Positionen zu erhalten, die nicht sauber durchkalkuliert wurden. Da die Positionsdeckungsbeiträge abhängig sind von der Art des Projekts sind sie an dieser Stelle anpassbar.
Sie werden beim Erfassen eines Projekts automatisch aus den Voreinstellungen, Seite Kalkulation, kopiert. Sie können die Werte hier anpassen. Beachten Sie, dass die Wertänderungen erst für neu erfasste Positionen gelten. Um auch bereits erfassten Positionen neue Rückrechnungsfaktoren für KK und EK aufzuprägen, nutzen Sie die Schnelländerung Positionen, die Sie im Menü Funktionen sowohl der Projektübersicht als auch der Positionsübersicht finden.
| Tipp | ||
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Ein Rückrechnungsfaktor von 1,5 im KK-Preis führt dazu, dass ein Verkaufspreis von 15 EUR auf einen KK von 10 EUR zurückgerechnet wird. |
Zahlungsplan
Der Zahlungsplan erlaubt Ihnen, für ein Projekt komplexere Zahlungsvereinbarungen abzulegen als die einfache Zahlbarkeit nach einer Einzelrechnung. In vielen grösseren Projekten werden Zahlungspläne vereinbart, bei denen Zahlungen zu bestimmten Terminen oder zu bestimmten Ereignissen fällig sind.
Zahlungspläne werden im Projekt nur zugeordnet, sind dann aber im Nachhinein änderbar. Ein Zahlungsplan wird durch mehrere Zahlungen definiert, bestehend aus:
- Termin: relativ zum AB-Datum oder Fixtermin und
- Zahlbetrag: Absolutbetrag oder Prozentbetrag vom Projektwert
- Hinweistext
Aus einem Zahlungsplan werden beim Speichern eines Projekts Aktivitäten erzeugt, die den Zahlungstermin als Wiedervorlagetermin mit Alarmfunktion besitzen. Diese Aktivitäten sind dem zuständigen Auftragssachbearbeiter zugeordnet.
Nehmen Sie Änderungen am Zahlungsplan vor, werden alle offenen, also noch nicht abgerechneten Zahlungen in ihren verknüpften Aktivitäten entsprechend angepasst.
Beim Druck einer Aconto-Rechnung können Sie bei Vorhandensein eines Zahlungsplans eine der Zahlungen auswählen und somit eine zum Zahlungsplan passende Aconto-Rechnung drucken, ohne noch weiter dafür Werte erfassen zu müssen.
Reiter Gewährleistung (ab profacto)
Diese Karteikarte benötigen Sie, wenn Sie Projekte im VOB-Umfeld abwickeln, was meisten der Fall ist bei öffentlichen Vergaben oder wenn Sie von Architekten beauftragt werden. In diesem Fall gestaltet sich die Rechnungsstellung etwas aufwendiger, weil der Auftraggeber Einbehalte vornimmt, die erst zu späteren Zeitpunkten wieder aufgelöst werden können.
Die hier vorgenommenen Eingaben werden im Ausdruck über Textvariable in den Text des Belegs integriert. Abzüge können über spezielle Listenvariablen sauber in einer Tabelle aufgeführt werden. Die Berechnung des tatsächlichen Zahlbetrags des Kunden nach Abzügen ist im Formular vorzunehmen.
Sicherheitsleistung bei Teilrechnungen
Stellen Sie eine Teilrechnung, wird der Auftraggeber nach VOB einen bestimmten Prozentsatz, in der Regel 10%, einbehalten können. Dieser Prozentsatz wird dann bei der Schlussrechnung aufgelöst und Ihnen dann auch überwiesen. Die konkrete Höhe des Einbehalts stellen Sie hier ein.
Gewährleistung bei Schlussrechnungen
Bei Schlussrechnungen ist es nach VOB üblich, dass der Auftraggeber als Garantie für saubere Ausführung einen bestimmten Prozentsatz einbehält. Diesen Wert können Sie hier eingeben. Neben dem Prozentsatz erfassen Sie auch noch die Einbehaltsdauer in Tagen (!), meist sind dies 5 Jahre, also 1826 oder 1827 Tage.
Abzüge
Abzüge reduzieren Ihre Rechnungssumme weiter. Typische Abzüge sind
- Baustrom
- Bauwesenversicherung
- Reinigung
um nur einige zu nennen. In vielen Fällen sind diese Abzüge bereits Teil des Werkvertrags und damit im Vorfeld schon bekannt.
Bei der Erfassung der Abzüge geben Sie eine Bezeichnung an, weiterhin, ab der Abzug absolut oder in Prozent wirksam ist, und welchen Umsatzsteuersatz er hat. Über die üblichen Schaltflächen fügen Sie den Abzug dann zur Liste hinzu oder ändern markierte Einträge.
Reiter Dokumente
Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.
Die Funktionen im einzelnen (v.l.):
- Wählen Sie ein neues Dokument auf Ihrem Computer aus
- Öffnen Sie das markierte Dokument
- Löschen Sie das markierte Dokument
- Aktuelle Emails übernehmen übernimmt Mails aus Outlook
Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen:
Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehelrmeldung angeboten wird
Zusätzlich zu den allgemeinen Funktionen kann man sich hier
- an der Zeiterfassung im jeweiligen Kontext anmelden
- die Stücklisten öffnen
Ab profacto steht die Projektgruppe als zusätzliches Filterkriterium zur Verfügung.
Wählen Sie einen Prozesstatus um den Fortschritt innerhalb des Betriebs abzubilden.
Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kleinauftrag, wenn es sich um einen Kleinauftrag handelt.
Reiter Deckblatt
Rechnungs- und Lieferadresse
Wählen Sie einen Kunden bei Rechnungs und Lieferadresse. Sie können den gleichen oder unterschiedliche Kunden auswählen. Hat ein Kunde unterschiedliche Rechnungs- und Lieferanschriften, so können Sie diese unter Kontakt auswählen.
| Tipp | ||
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Kontakte müssen Sie vorher im Kunden anlegen. Wie das geht erfahren Sie hier. |
Die Rechungsadresse wird für alle Dokumente von Angebot bis Gutschrift verwendet, ausgenommen sind die Lieferscheine, die naturgemäß sich der Lieferanschrift bedienen.
Abwicklung
Diese Daten werden aus dem Kunden, siehe dort Reiter Finanzen, befüllt, können aber nach Belieben angepasst werden.
Sofern hier Skonto ermöglicht wird, kann ein man diesen auch im Ausdruck ausweisen lassen und dieser wird für den Offenen Posten Kunden übernommen.
Zusätzlich ist hier die Gewährung eines projektübergreifenden Rabattes möglich. Ab profacto zweistufig.
Bauvorhaben
Das Bauvorhaben ist der Titel des Projekts und bildet zusammen mit der Kommission die beste Erkennbarkeit jenseits der Projektnummer. Da das Bauvorhaben meist auch in den Projektdokumenten auftaucht, sollte man es kurz fassen und die Details auf dem gleichnamigen Reiter erfassen, sofern es nicht besser in den Positionen selbst unterkommt.
Zusätzlich kann hier die Bestellnummer des Kunden und das Datum erfasst werden, was in den Texten per Platzhalter dann auch wiedergegeben werden kann.
Reiter Details
Finanzen
Hier wird geregelt, wie das Projekt abgerechnet werden soll. In der Regel sollten alle Daten hier bereits korrekt sein, da sie vom Kunden her übernommen werden.
Weitere Details
Hier kann eine dritte Adresse erfasst werden, wie zB ein externer Auftragsvermittler (zB Architekt, Hausverwaltung, Versicherung) wo weder die Lieferung, noch die Rechnung hingeht. Ggf. auch relevant für weiteren Schriftverkehr.
Lieferdetails & Abwicklung
Sachbearbeiter kann der zuständige Verkäufer oder auch zuständige Mitarbeiter der Buchhaltung oder zum Beispiel ein Projektleiter sein. Die Zuordnung erfolgt gemäß Ihren internen betrieblichen Abläufen und Zuständigkeiten. Üblicherweise wird die hier eingetragene Person auf Belegen als Ansprechperson für den Empfänger ausgewiesen.
Arbeitsvorbereiter der zuständige Arbeitsvorbereiter.
Sie können außerdem benötigte Subunternehmer, Monteure und Lieferanten hier eintragen.
Suchfelder
Erfassen Sie hier optional weitere Informationen, die man später ggf, auch zur Suche nach einen Projekt benötigt oder anderweitig verabeiten oder ausgeben möchte. Die Steuerung der Suchfelder erfolgt über die Voreinstellungen oder über den Bezeichner direkt.
Reiter Positionen
Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste
Zum Erzeugen einer Überschrift, markieren Sie die Position, zu der eine Überschrift erzeugt werden soll, wählen Sie aus dem Menü Positionen die Funktion Überschrift anlegen. Die Überschrift ermöglicht einen freien Text ohne Preis zu formulieren und wird in der Positionsliste farblich abgesetzt. In den meisten Formularen wird der Text einer Überschrift in fett ausgegeben, kann jedoch von Formular zu Formular unterschiedlich definiert sein. Die entstehende Position erhält eine Positonsnummer um 0,0005 kleiner als die der markierten Positionen.
Eine Summenposition wird durch Markieren der in die Zwischensumme einzufließenden Positionen und Ausführen der Funktion Summenposition anlegen erstellt. Die entstehende Position erhält üblicherweise eine Positionsnummer um 0,001 höher als die höchste der markierten Positionen. Auch diese Positionen werden farblich abgesetzt.
Einen Zeilenumbruch erzielt man nicht mit Return, sondern der Tastenkombination Strg-Shift-Return für Windows, bzw. Cmd-Shift-Return für OS X.
Ob eine Position in einer Summenposition enthalten ist, sieht man in der Spalte Status, wo nach dem Positionsstatus und der ggf. vorhandenen Belegnummer nach dem Schrägstrich eine 0 angezeigt wird für allein stehende Positionen, oder der Summenpositionsnummer, zu der eine Position gehört.
Möchte man Summenposition zu einer weiteren Positionsebene zusammenfassen, müssen alle zugehörigen Projektpositionen mit markiert werden.
| Hinweis | ||
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Das Verschieben einer Position kann dazu führen, daß eine Summenposition notwendigerweise eine neue Positionsnummer erhält und dadurch die Verknüpfung zu den mit ihr verbundenen Positionen verloren geht, diese dann auf eine nicht mehr verfügbare Summenposition verweisen. Um dies zu vermeiden entfernen Sie vor dem Verschieben von Positionen Zwischensummen, oder passen Sie nachträglich die Positionsnummer der Summenposition an. |
Lesen Sie hier zu allen Formen und Optionen von Sonderpositionen auch hier.
Ausschneiden erlaubt es - solange keine anderen Daten angehängt sind (z.B. Zeiten, Kalkulationen, Bestellungen) vor allem im Status Angebot Positionen von einem Projekt zu entfernen und auf ein anderes zu übertragen.
Kopieren und Einfügen erlauben markierte Positionen zu kopieren und direkt wieder einzufügen. Man kann über Einfügen natürlich auch kopierte Artikeldatensätze als Position einfügen.
Dokumentennummern neu vergeben erlaubt auf einfache Weise direkt fortlaufende Nummern zu erstellen, anstelle einer manuellen Erfassung.
Positionsnummer ändern erlaubt Positionen manuell eine neue Nummer zu vergeben, sofern diese noch nicht vorhanden ist.
| Hinweis | ||
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kann dazu führen, das bereits verbuchte Zeiten, Materialien, Bestellungen und gedruckte Belege, sowie aus interiorcad verweisende Objekte nicht mehr auf die jeweils referenzierte Position verweisen. Verwenden Sie die Änderung von Positionsnummern mit Vorsicht und verantwortungsbewußt. |
Jedes Projekt besteht aus einer oder mehreren Projektpositionen. Projektpositonen sind auf der einen Seite die einzelnen Einträge, wie Sie beispielsweise im Angebot oder in der Rechnung auftauchen. Projektpositionen sind aber auch Projektphasen, zu denen beispielsweise eine Stückliste und oder eine Kalkulation vorgenommen wird, zu denen Produktionszeiten reserviert werden und zu denen hinterher eine Zeit- und Kostenerfassung durchgeführt wird.
| Hinweis | ||
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Bei der Positionsanlage kann man den Artikel entweder direkt eingeben, oder Doppelklicken, oder mit STRG+F suchen. Es kommt keine Formatierung eingebaut, wenn die Eingabe über Strg+F erfolgt. |
Bei der Positionsanlage kann man den Artikel entweder direkt eingeben, oder Doppelklicken, oder mit STRG+F suchen.
Es kommt keine Formatierung eingebaut, wenn die Eingabe über Strg+F erfolgt.
Das Projekt setzt sich aus verschiedenen Arten von Projektpositionen zusammen:
- Artikeln aus Ihrem Artikelstamm
- Frei engegebenen Artikeln
- Zwischenüberschriften
- Zwischensummen
Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)
| Tipp | ||
|---|---|---|
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Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden. |
- In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
- Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.
Stückliste zu einer Position anlegen
Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.
Kalkulation zu einer Position anlegen
Artikel erfassen
- Wählen Sie eine Artikelgruppe um die Artikel vorzusortieren und wählen Sie dann den gewünschten Artikel aus der Artikelliste aus.
- Sie sehen die im Artikel gespeicherten Angaben und können diese nachkorrigieren.
- Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Neu um den Artikel zu erfassen.
- Wiederholen Sie die Vorgehensweise bis Sie alle Artikel eingetragen haben.
- Wenn Sie einen Eintrag korrigieren möchten, wählen Sie diesen aus der Liste aus, ändern Sie die anzeigten Werte und betätigen Sie anschließend den Button Ändern.
- Um einen Eintrag zu löschen, wählen Sie diesen aus, und drücken Sie anschließend Löschen.
| Tipp | ||
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Zeiten kalkulieren
- Wählen Sie eine Kostenstelle aus, geben Sie die Stundenzahl und den Stundensatz ein und klicken Sie auf Neu um die Zeit anzulegen.
- Alternativ dazu können Sie aauch den vorgegebenen Kostenstellenrahmen benutzen und die entsprechenden Zeiten ändern.
- Die Summe der Zeiten wird in die Kalkulation rechts mit den Materialkosten zu den Fertigungsgesamtkosten addiert.
Schnellkalkulation
Die Schnellkalkulation orientiert sich am Betriebsabrechnungsbogen. Sie können hier ermittelte Aufschlagsätze in den Voreinstellungen, Kalkulation eintragen, fallweise in einzelnen Kalkulationen ändern und erhalten anhand geschätzter Zeiten und Materialien eine Vorkalkulation, die Sie direkt in Ihr Angebot übernehmen können.
Positionshöhenregler
Über den Regler für die Positionshöhe kann die Zeilenhöhe in der Darstellung hier variabel eingestellt werden. Es hängt mit der Voreinstellung, Seite profacto zusammen.
Reiter Texte
Hier erscheinen für alle kaufmännischen Zustände des Projekts die in den Voreinstellungen oder (ab profacto) im Kunden zugewiesenen Standardtexte. Klicken Sie auf dem Reiter mit der gewünschten Projektphase und dem Reiter mit der gewünschten Sprache auf eine der Schaltflächen Vortext, Schlusstext, Fußtext um einen neuen Textbaustein auszuwählen oder ändern Sie den Text in den Textfeldern. Um dabei Platzhalter zu verwenden, öffnen Sie das Menü Platzhalter in Text einfügen oben links unterhalb des Sprachreiters.
Die Platzhalter sind kleine Textvariable wie "[RB]" oder "[IBAN1]", mit denen Sie Ihre Texte variabel gestalten können. Zum Zeitpunkt des Drucks werden diese Variablen durch die aktuell gültigen Werte ersetzt. Neben jeder Variablen im Menü steht eine kurze Bezeichnung, die erklärt, welche Funktion sie hat. Besondere Bedeutung haben dabei die Variablen [SKBEGINN] und [SKENDE], mit der Text umrahmt werden kann, der nur dann gedruckt werden soll, wenn Sie im Projekt Skonto gewähren.
Des weiteren haben Sie nun bei diversen numerischen Variablen wie [RB], [RBB] etc. die Möglichkeit, mit Rechenausdrücken zu arbeiten, also beispielsweise [RB*0,25] um spezielle Werte darzustellen.
Welche Textvariable es gibt und wie sie verwendet werden, steht im Detail auch hier: Textvariablen.
Reiter Statistik
Oben werden die Fertigungszeiten zusammengefasst und die Vor- und Nachkalkulationswerte miteinander verrechnet.
Rechts wird anhand dieser Zusammenfassungen dann der Deckungsbeitrag ermittelt.
Reiter Aktivitäten
Die Aktivitäten sind hier ausführlich beschrieben.
Reiter Projektadressen (ab profacto)
Mit den Projektadressen können beliebig viele Adressen zu einem Projekt abgelegt werden, um beispielsweise auf einer Baustelle die Adressen und Ansprechpartner von Hausmeister, Elektriker, Klempner etc. zu verwalten. Gespeicherte Projektadressen können Sie sowohl in normalen Ausdrucken wie Angebot bis Rechnung oder Freien Listen als auch in der internen Textverarbeitung nutzen. Dazu müssen spezielle Funktionsaufrufe in die betreffenden Formulare eingefügt werden (SR_Projektadresse). Wenn Sie hierbei Hilfestellung benötigen, bieten wir dies gerne als Dienstleistung an.
- Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
- Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.
Tipp Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.
Reiter Finanzen (ab profacto)
Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.
Offene Posten
Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.
Provisionierung
Diesen Bereich können Sie genau dann sinnvoll nutzen, wenn Sie mit Verkäufern im Aussendienst arbeiten oder Ihre Innendienstsachbearbeiter erfolgsabhängige Vergütungsanteile besitzen:
- Als Provisionsempfänger 1 wird hier der Mitarbeiter eingetragen, der im Kundendatensatz des Rechnungsempfängers als Mitarbeiter im Feld Personal zugeordnet ist. Der Provisionssatz kommt aus den Personalstammdaten des betreffenden Mitarbeiters.
- Für den Provisionsempfänger 2 gibt es keine feste Regel - Sie können hier einen Mitarbeiter zuordnen, dessen Provisionssatz dann automatisch eingetragen wird. Die automatisch eingetragenen Werte können einfach überschrieben werden. Die Auswertung der Provisionen erfolgt zum Beispiel über eine freie Liste zur Honorarabrechnung.
Die in den Popupmenüs auswählbaren Mitarbeiter müssen im Personalstamm vorher als Provisionsempfänger gekennzeichnet worden sein.
Faktoren für Rückrechnung Preise
Die hier angegebenen Werte dienen dazu, Verkaufspreise von frei erfassten Projektpositionen auf den KK und EK zurückzurechnen. Dies ist sinnvoll, um für die Deckungsbeitragsermittlung eines Projekts einigermassen realitätsnahe Werte auch bei Positionen zu erhalten, die nicht sauber durchkalkuliert wurden. Da die Positionsdeckungsbeiträge abhängig sind von der Art des Projekts sind sie an dieser Stelle anpassbar.
Sie werden beim Erfassen eines Projekts automatisch aus den Voreinstellungen, Seite Kalkulation, kopiert. Sie können die Werte hier anpassen. Beachten Sie, dass die Wertänderungen erst für neu erfasste Positionen gelten. Um auch bereits erfassten Positionen neue Rückrechnungsfaktoren für KK und EK aufzuprägen, nutzen Sie die Schnelländerung Positionen, die Sie im Menü Funktionen sowohl der Projektübersicht als auch der Positionsübersicht finden.
| Tipp | ||
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Ein Rückrechnungsfaktor von 1,5 im KK-Preis führt dazu, dass ein Verkaufspreis von 15 EUR auf einen KK von 10 EUR zurückgerechnet wird. |
Zahlungsplan
Der Zahlungsplan erlaubt Ihnen, für ein Projekt komplexere Zahlungsvereinbarungen abzulegen als die einfache Zahlbarkeit nach einer Einzelrechnung. In vielen grösseren Projekten werden Zahlungspläne vereinbart, bei denen Zahlungen zu bestimmten Terminen oder zu bestimmten Ereignissen fällig sind.
Zahlungspläne werden im Projekt nur zugeordnet, sind dann aber im Nachhinein änderbar. Ein Zahlungsplan wird durch mehrere Zahlungen definiert, bestehend aus:
- Termin: relativ zum AB-Datum oder Fixtermin und
- Zahlbetrag: Absolutbetrag oder Prozentbetrag vom Projektwert
- Hinweistext
Aus einem Zahlungsplan werden beim Speichern eines Projekts Aktivitäten erzeugt, die den Zahlungstermin als Wiedervorlagetermin mit Alarmfunktion besitzen. Diese Aktivitäten sind dem zuständigen Auftragssachbearbeiter zugeordnet.
Nehmen Sie Änderungen am Zahlungsplan vor, werden alle offenen, also noch nicht abgerechneten Zahlungen in ihren verknüpften Aktivitäten entsprechend angepasst.
Beim Druck einer Aconto-Rechnung können Sie bei Vorhandensein eines Zahlungsplans eine der Zahlungen auswählen und somit eine zum Zahlungsplan passende Aconto-Rechnung drucken, ohne noch weiter dafür Werte erfassen zu müssen.
Reiter Gewährleistung (ab profacto)
Diese Karteikarte benötigen Sie, wenn Sie Projekte im VOB-Umfeld abwickeln, was meisten der Fall ist bei öffentlichen Vergaben oder wenn Sie von Architekten beauftragt werden. In diesem Fall gestaltet sich die Rechnungsstellung etwas aufwendiger, weil der Auftraggeber Einbehalte vornimmt, die erst zu späteren Zeitpunkten wieder aufgelöst werden können.
Die hier vorgenommenen Eingaben werden im Ausdruck über Textvariable in den Text des Belegs integriert. Abzüge können über spezielle Listenvariablen sauber in einer Tabelle aufgeführt werden. Die Berechnung des tatsächlichen Zahlbetrags des Kunden nach Abzügen ist im Formular vorzunehmen.
Sicherheitsleistung bei Teilrechnungen
Stellen Sie eine Teilrechnung, wird der Auftraggeber nach VOB einen bestimmten Prozentsatz, in der Regel 10%, einbehalten können. Dieser Prozentsatz wird dann bei der Schlussrechnung aufgelöst und Ihnen dann auch überwiesen. Die konkrete Höhe des Einbehalts stellen Sie hier ein.
Gewährleistung bei Schlussrechnungen
Bei Schlussrechnungen ist es nach VOB üblich, dass der Auftraggeber als Garantie für saubere Ausführung einen bestimmten Prozentsatz einbehält. Diesen Wert können Sie hier eingeben. Neben dem Prozentsatz erfassen Sie auch noch die Einbehaltsdauer in Tagen, über das Auswahlfenster für die Dauer können Sie die üblichen 5 Jahre direkt erfassen, intern wird jedoch mit Tagen gerechnet.
Abzüge
Abzüge reduzieren Ihre Rechnungssumme weiter. Typische Abzüge sind
- Baustrom
- Bauwesenversicherung
- Reinigung
um nur einige zu nennen. In vielen Fällen sind diese Abzüge bereits Teil des Werkvertrags und damit im Vorfeld schon bekannt.
Bei der Erfassung der Abzüge geben Sie eine Bezeichnung an, weiterhin, ab der Abzug absolut oder in Prozent wirksam ist, und welchen Umsatzsteuersatz er hat. Über die üblichen Schaltflächen fügen Sie den Abzug dann zur Liste hinzu oder ändern markierte Einträge.
Wie Sie die oben beschriebenen Abzüge und Einbehalte auf den Dokumenten ausweisen wird hier erklärt: Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen
Reiter Dokumente
Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.
Die Funktionen im einzelnen (v.l.):
- Wählen Sie ein neues Dokument auf Ihrem Computer aus
- drückt man währenddessen zusätzlich die Alt-Taste, so lässt sich ein Pfad verknüpfen
- drückt man währenddessen zusätzlich die Shift-Taste, so lässt sich eine URL verknüpfen
- Öffnen Sie das markierte Dokument
- Löschen Sie das markierte Dokument
- Den Pfad dazu im Windows Explorer / macOS Finder öffnen
Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen, dieses Funktion bietet unter Windows auch die Option den Projektordner direkt zu benutzen. Unter macOS geht das leider systembedingt nicht.
Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehlermeldung angeboten wird.
| Info | ||||
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Man kann emails sehr einfach per Drag'n'Drop aus unterstützenden email-Programmen direkt in die Projektordner-Vorschau übernehmen. Wichtig dafür:
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Das Drag'n'Drop funktioniert aufgrund der technischen Zusammenhänge nicht plattformübergreifend von macOS zu Windows-Netzwerkfreigaben und ggf. auch umgekehrt. Dazu bitte das Ordnersymbol nutzen und im Finder Daten ablegen.
Reiter Auftragsstand (ab profacto)
Auf diesem Reiter erhalten Sie einen kompakten Überblick über den derzeitigen Fortschritt des Projekts mitsamt einer einfachen Rentabilitätsrechnung. Voraussetzung dazu ist, dass eine Nachkalkulation zum Projekt bzw. seinen Positionen existiert. Die Nachkalkulation lässt sich über die entsprechend benannte Schaltfläche auch aktualisieren, falls Sie nicht die Automatische Nachkalkulation in den Voreinstellungen aktiviert haben.
Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.
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Den Auftragsstand können Sie über die Schaltflächen am oberen Rand der Liste drucken und auch exportieren, um ihn in Excel weiterzubearbeiten.in Excel weiterzubearbeiten.
Die Fertigungs-GK sind nicht über den Aufschlag in der Schnellkalkulation berechnet, sondern stellen die Differenz zwischen KK-Stundenstatz und EK-Stundensatz für die in der Schnellkalkulation kalkulierten Zeiten dar.
Reiter Material (ab profacto)
Auf diesem Reiter sehen Sie eine Zusammenstellung aller im Projekt vorkommenden Artikel. Diese Zusammenstellung dient einerseits als Projektpreisliste, andererseits als Überblick darüber, in welchen Mengen die Artikel im Projekt verwendet werden.
Auffüllen der Liste
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Sobald Sie in der Liste einen Artikel markieren, wird oberhalb der Liste eine Reihe von Details angezeigt. Dabei ist auch erkennbar, ob es sich um einen Einmalartikel handelt, der nicht im Artikelstamm vorkommt. Weiterhin sehen Sie neben den aktuellen Preisen im Projekt auch die derzeit im Artikelstamm hinterlegten Preise. Gibt es zu dem Artikel eine Bestellung, die mit dem Projekt verknüpft ist, so werden die Preise der Bestellung bzw. deren Lieferpreise ebenfalls angezeigt.
Einmalartikel erhalten dabei ihren Kalkulationsmodus über die zugewiesene Stückliste.
Mengenzusammenstellung
Wenn Sie sich die Liste der Artikel in ihrer rechten Hälfte ansehen, erkennen Sie die Verbrauchsmengen im Projekt. Neben den Mengen in Stück werden auch die Massen in der jeweiligen Artikelmengeneinheit angezeigt sowie gegebenenfalls Reservierungen und Abbuchungen, die für diesen Artikel schon im Projekt gelaufen sind.
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Reiter Zeiten (ab profacto)
Auf dieser Karteikarte sehen Sie eine Zusammenstellung aller auf das Projekt erfassten Zeiten. Dabei wird unterschieden zwischen den
- Projektzeiten - für 99% aller Anwender ausreichend
- Maschinenzeiten - für Betriebe, die auch Bearbeitungszeiten von CNC-Maschinen und Zuschnittsägen etc. einsehen wollen, sofern diese unterstützt sind
Projektzeiten
Die Projektzeiten rekrutieren sich aus den in der Zeiterfassung erfassten Zeiten. Es ist dabei egal, ob sie direkt auf das Projekt, einen Fertigungsauftrag oder einen Betriebsauftrag erfasst wurden, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.
Durch die Filterfunktionen am oberen Rand der Liste können Sie die dargestellten Zeiten nach verschiedenen Kriterien filtern und dadurch beispielsweise die Zeitanteile von Positionen, Mitarbeitern oder Kostenstellen mit einem Klick ermitteln. Daneben ist auch ersichtlich, in welchen Zeiträumen die Zeiten angefallen sind.
Maschinenzeiten
Durch eine spezielle Importfunktion lassen sich Zeiten, die bestimmte Maschinen automatisch erfassen, in profacto einlesen und an dieser Stelle auflisten. Die Einstellung und gegebenenfalls notwendige Anpassung dieses Imports erledigt das profacto-Serviceteam für Sie in Absprache mit den jeweiligen Maschinenherstellern.
Zeitkennzahlen
Die Zeitkennzahlen fassen die für das Projekt erfassten Zeiten nach einigen wenigen Hauptaktionen wie Zuschnitt, Bekanten oder Furnieren zusammen und setzen sie ins Verhältnis mit der Menge des verarbeiteten Materials. Dadurch ergeben sich mengenunabhängige Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über die Komplexität der Bearbeitungen oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter treffen lassen, die Sie wiederum für neue Vorkalkulationen nutzen können.
Reiter Statistik
- Unter Projektvolumen können Sie einfach den wirtschaftlichen Erfolg des Projektes überprüfen. Sie erhalten auf einen Blick den Zahlbetrag des Kunden sowie zwei Deckungsbeiträge:
- Der einfache Deckungsbeitrag (Achtung, der Deckungsbeitrag ist anders definiert. Was hier angezeigt wird, ist der Gewinn) ist die Differenz aus dem gezahlten Betrag ohne MwSt. abzüglich den kalkulierten Kosten.
- Der DB ab EK-Summe (das ist der betriebswirtschaftliche Deckungsbeitrag) ist die Differenz aus gezahltem Nettobetrag abzüglich den variablen Kosten (Material und Fertigungszeiten)
- Im unteren Bereich Zusammenfassung der Schnellkalkulation ist die Schnellkalkulation aufgeführt.
- Rechts wird die Differenz aus Vor- und Nachkalkulation ausgegeben
sehen Sie eine Zusammenstellung aller auf das Projekt erfassten Zeiten. Dabei wird unterschieden zwischen den
- Projektzeiten - für 99% aller Anwender ausreichend
- Maschinenzeiten - für Betriebe, die auch Bearbeitungszeiten von CNC-Maschinen und Zuschnittsägen etc. einsehen wollen, sofern diese unterstützt sind
Projektzeiten
Die Projektzeiten rekrutieren sich aus den in der Zeiterfassung erfassten Zeiten. Es ist dabei egal, ob sie direkt auf das Projekt, einen Fertigungsauftrag oder einen Betriebsauftrag erfasst wurden, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.
Durch die Filterfunktionen am oberen Rand der Liste können Sie die dargestellten Zeiten nach verschiedenen Kriterien filtern und dadurch beispielsweise die Zeitanteile von Positionen, Mitarbeitern oder Kostenstellen mit einem Klick ermitteln. Daneben ist auch ersichtlich, in welchen Zeiträumen die Zeiten angefallen sind.
Maschinenzeiten
Durch eine spezielle Importfunktion lassen sich Zeiten, die bestimmte Maschinen automatisch erfassen, in profacto einlesen und an dieser Stelle auflisten. Die Einstellung und gegebenenfalls notwendige Anpassung dieses Imports erledigt das profacto-Serviceteam für Sie in Absprache mit den jeweiligen Maschinenherstellern.
Zeitkennzahlen
Die Zeitkennzahlen fassen die für das Projekt erfassten Zeiten nach einigen wenigen Hauptaktionen wie Zuschnitt, Bekanten oder Furnieren zusammen und setzen sie ins Verhältnis mit der Menge des verarbeiteten Materials. Dadurch ergeben sich mengenunabhängige Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über die Komplexität der Bearbeitungen oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter treffen lassen, die Sie wiederum für neue Vorkalkulationen nutzen können.
Reiter PPS (ab profacto)
Auf dieser Karteikarte sind mehrere unterschiedliche Informationen und Statistiken zur Projektsteuerung vereint. Ausserdem finden Sie hier eine Reihe von Einstelloptionen, die das Verhalten des Projekts beeinflussen.
Disposition
Treffen Sie hier Vorgaben für die weiter untenstehenden Hochrechnungen und für die Kapazitätsplanung (ab profacto pps).
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Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.
Reiter Vorgangsarchiv
Auf dieser Karteikarte finden Sie eine Reihe von Informationen, die mehr oder minder eng mit dem Projekt verknüpft sind. Von hier aus lässt sich der Projektfortschritt in vielen Kriterien sehr gut übersehen. Auf den meisten Karteikarten können Sie per Doppelklick direkt auf den Ziel-Datensatz verzweigen.
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Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie die Globalen Variablen. In der Regel erscheinen hier Eintragungen, wenn Sie Artikel ins Projekt einfügen. Artikel können neben lokalen auch projektweit gültige Variable besitzen, die eben an dieser Stelle zur zentralen Bearbeitung zur Verfügung stehen.
Globale Variable lassen sich wie lokale Variable bearbeiten. Sobald Sie die Karteikarte mit den globalen Variable verlassen, werden alle Projektpositionen aktualisiert, d.h. ggf. Preise neu berechnet und Stücklisten neu berechnet. Daher sollten Sie beachten, dass auch Positionen neu berechnet werden, die eine geänderte globale Konstante nicht nutzen - es wird generell jede Position neu berechnet.
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Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änderungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.
- Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags.
- Nun klicken Sie dann mit der RECHTEN Maustaste in die Liste.
- Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl "Neu" auswählen können. Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.
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Reiter Controlling (ab profacto)
Die Seite Controlling wird nur für einen GU-Hauptauftrag angezeigt und dient dazu, ein Projekt oder einen GU-Hauptauftrag in einer kompakten Gesamtschau nach seiner Rentabilität zu beurteilen. Es gibt hierbei zwei unterschiedlichen Herangehensweisen:
- Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
- Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.
Kopfteil
Summen aus Beauftragung
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- Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
- Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
- EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
- Aufschlag EK/VK: Der Aufschlag von EK kalkuliert auf VK Vertrag in Prozent
- DB kalkuliert: Differenz aus VK Vertrag und EK kalkuliert
- VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
- VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
- EK Vertrag: Der um den Rabatt reduzierte EK-Preis, dient als Vorgabe für den Einkauf, dieser EK sollte erzielt werden.
- EK Ausschreibung: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
- EK Vergabe: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
- EK Vergabe - EK Vertrag: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem gewissermassen als Vorgabe fungierenden EK Vertrag. Stellt die "Performance" des Einkaufs im Vergleich zur Vorgabe des Vertriebs dar.
- EK Vergabe - EK Ausschreibung: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem der Summe der EK-Preise der Positionen des Unterauftrags. Stellt die Performance des Einkaufs im Vergleich zur fachlichen Vorgabe der Planungsabteilung dar.
- EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
- EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.
Reiter Tabellenkalkulation (ab profacto)
Die Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)
Funktionen > Neue interiorcad Zeichnung
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