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Einführung

Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten. Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können. Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert. Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.

Druckablauf

Der Ablauf beim Drucken ist der, daß sich profacto zu einem Projekt den Kopf und alle Positionsdaten zusammensucht und sie so
zusammenstellt, dass nur die zu druckenden Positionen und Texte berücksichtigt werden. Die Positionen werden in eine Datei Dokumente geschrieben, in der auch alle Textbausteine zusammengefaßt werden. In der Datei Dokumente stehen dadurch nur noch reduzierte Informationen. Wollen Sie spezielle Daten drucken, die da nicht drinstehen, müssen Sie auf die Datei Projektposition zurückgreifen, in der die restlichen Positionsdaten stehen. Dies nur für die Cracks, die selbst Formulare anpassen wollen.

Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke

Zum Drucken wählen Sie nun einfach eines oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.
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Erst wenn Sie jetzt über die Reiter das gewünschte Dokument anwählen, springen Sie in den eigentlichen Druckdialog für Angebot bis Rechnung.

Die wichtigsten Einstellungen sind hier dokumentiert:

• Beim Druck von Projektdokumenten kann ein vom Tagesdatum abweichendes Druckdatum eingetragen werden. Dadurch können Sie Rechnungen vor- oder nachdatieren. Außerdem ist die Belegummer des Dokuments abweichend erfaßbar.
• Wählen Sie die Option Probedruck, wenn der Nummernkreis nicht hochgezählt werden soll, der Status gleich bleiben und (bei Rechnungen) auch kein offener Posten erzeugt werden soll. Die Option Formulare vor Druck ändern wählen Sie dann an, wenn Sie Änderungen an einem Formular vornehmen wollen. extragroup übernimmt keine Garantie für von Ihnen geänderte Formulare!
• Eine Druckvoransicht ist über die Schaltfläche Vorschau möglich. Das aktuelle Dokument wird dann aufbereitet und direkt auf dem Bildschirm gedruckt. Über die üblichen Schaltflächen kann dann vor- und zurückgeblättert werden. Sobald Sie das Voransicht-Fenster schließen oder die Schaltfläche zum Abbrechen betätigen, wird die Voransicht beendet und Sie befinden sich wieder im Druckdialog, von wo aus Sie jetzt den normalen Ausdruck direkt starten können, wenn alles in Ordnung ist.

• Die Option Alle Projekte zu einem Druckjob zusammenfassen hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.
• Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.
• Das Menü Druckertreiber wählen erlaubt es Ihnen, statt des Standarddruckers auf einen anderen Drucker zu drucken. Es kommt dann nach Klick auf die Schaltfläche Drucken keine weitere Abfrage des Treibers.
• Die Option Formular vor Druck ändern erlaubt es den Anwendern, die in ihren persönlichen Voreinstellungen als Formularadministrator gekennzeichnet sind, Druckformulare zu bearbeiten. Das sollten nur Anwender tun, die mit dem Reporteditor SuperReport auch vertraut sind. Diese Option ist inaktiv, wenn der Formularkonfigurator verwendet wird.
• Die Option Firmenlogo drucken setzt einen Schalter, mit dem die Variable FirmaLogoOptional im Report mit dem Firmenlogo gefüllt wird, wenn der Schalter aktiviert ist. Damit können Sie fallweise entscheiden, ob der Ausdruck mit oder ohne Logo erfolgen soll.
• Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Ausdrucks überschreiben, wenn dies im Formular so eingestellt wurde. Es gibt hierzu im Formular eine eigene Variable, die mit dem Wert besetzt wird, den der Anwender im Druckdialog erfasst hat.

PDF-Druck

Ein wesentliches Merkmal für den Druck von Angebot bis Rechnung ist der Druck via PDF. Damit wird der Ausdruck erst in eine PDF-Datei gelenkt und diese dann auf dem Standarddrucker Ihres Rechners gedruckt. Dabei gibt es eine Reihe von Einstellmöglichkeiten:

• Nutzen Sie die Auswahl eines anderen Druckertreibers, um die PDF-Datei auf einem anderen Drucker auszudrucken
• Via Voreinstellung ist für den PDF-Druck ein Deckblatt hinterlegbar, sowohl für die erste Seite eines Ausdrucks wie auch für die Folgeseiten. Hinterlegen Sie hier Ihr Firmenbriefpapier, wobei Sie dies für die Verwendung in Email und Fax in zwei getrennten Varianten hinterlegen können. Durch eine entsprechende Option lässt sich einstellen, dass das Deckblatt so auch beim Druck auf Drucker verwendet werden soll. Bei der Verwendung von Deckblättern sollten die Felder in SuperReport auf "transparent" gestellt werden, damit ggf. Bereiche eines eingefärbten Firmenpapiers nicht mit weissen Feldern überdruckt werden.
• Beim Druck lässt sich statt auf den Drucker das PDF-Dokument auch per Email versenden oder einfach nur als Beleg speichern. Im ersteren Fall kann eine Email-Adresse angegeben werden. Per Default wird die Adresse gezogen, die im Projekt in der Rechnungs- bzw. Lieferadresse oder einem gewählten Ansprechpartner hinterlegt ist. Der Email-Versand funktioniert im Standardfall unter Windows mit Outlook, auf dem Mac mit Apple Mail. Die Email wird mit Outlook nicht sofort versendet, sondern Sie können diese noch bearbeiten.
  • Alternativ kann der Email-Versand nun auch über einen von Ihnen spezifizierten Mail-Server direkt per SMTP erfolgen oder über das Mailsystem von Microsoft 365. Die dafür vorzunehmenden Einstellungen treffen Sie in den Voreinstellungen unter profacto-Administration. Je nach getroffener Einstellung erscheint dann der profacto-eigene Email-Editor, der auch bereits vorbefüllt ist mit den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten. Auch die Belege sind als PDF dann bereits angehängt.

Default-Kommunikationskanal

Haben Sie im Kunden auf der Seite Details den Default-Kommunikationskanal auf Email oder Belegspeicherung eingestellt, so ist diese Option auch im Druckdialog bereits voreingestellt, so dass Sie noch weniger Einstellungen vornehmen müssen, in den meisten Fällen sogar gar keine.

Listen

Rubrik Sortierung

Über die Einstellung der Sortierkriterien kann sich das Aussehen der Liste stark verändern und der Informationsschwerpunkt kann sich vom Projekt z.B. zum Kunden verschieben.

Freie Listen (Reports)

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Dieses Feature ist langfristig obsolet, wir entwickeln Möglichkeiten mit der Tabellenkalkulation und der Textverarbeitung freie Gestaltung zu machen.

Erweiterte Funktionen

• Sobald ein Formular in der Liste aktiviert ist, können Sie weitere Eigenschaften festlegen. Einerseits können Sie bestimmten, ob das Formular sich wie eine "klassische" freie Liste verhält, also auf Basis der Projektpositionen gedruckt wird oder ob es sich verhält wie ein Belegdruck von Angebot bis Rechnung. Damit können Sie zum Beispiel eine simulierte Auftragsbestätigung drucken, ohne daß Sie daran denken müssen, diese als Probedruck zu drucken.
• Weiterhin können Sie einstellen, daß eine der Listen aus dem Bereich Freie Listen automatisch immer dann gedruckt wird, wenn ein Angebot, eine AB, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird. Damit ist eine tiefgreifende Automatisierung von Abläufen möglich, weil in einem Rutsch alle wesentlichen Dokumente für einen Auftrag gedruckt werden können.
• Hilfestellung zu diesem sehr trickreichen Leistungsmerkmal erhalten Sie von uns im Rahmen eines Serviceauftrages.

Angebote drucken

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• Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit, von einem Projekt nicht alle Positionen zu drucken, sondern nur Zwischensummen, oder gar nur Summen von Summen. Die Summierungsebene 0 druckt alles, die Ebene 1 nur die obersten Summen, Ebene 2 die obersten Summen und eine Ebene tiefer und so fort. Dieses Vorgehen ist interessant, wenn Sie einem Interessenten anfangs nicht alle Preisdetails verraten wollen.
• Angebote können beliebig oft gedruckt werden, jeder Ausdruck wird im Vorgangsarchiv digital gespeichert und steht zum späteren erneuten Druck zur Verfügung.

• Das Feld Langtexte nicht drucken bezieht sich Texte - umfasst die Textbausteine an den Projektpositionen. Diese können als Textbaustein angelegt werden und je nach Bedarf mit oder nicht ausgedruckt werden.
• Neu ist auch das Feld Bilder nicht ausdrucken.

Auftragsbestätigung drucken

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• Unter der Rubrik Option können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden. Diese Option ist nur sichtbar, wenn in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel generell aktiviert wurde, dass Lagerabbuchungen beim Druck erlaubt sind.
• Ist eine AB einmal gedruckt, kann sie erneut nur gedruckt werden, wenn der Status des Projekts auf Angebot zurückgesetzt wurde. Anders sieht es aus, wenn Sie das Projekt um neue Positionen erweitert haben. Dann erscheinen in einer erneut gedruckten AB alle Positionen, die noch den Status Angebot haben.
• Der Druck einer AB ist auch deshalb wichtig, weil damit auch das Auftragsdatum gesetzt wird. Dieses Auftragsdatum wird herangezogen im Infofenster, um zu bestimmen, wie hoch der Auftragseingang in einem bestimmten Monat ist.

Lieferscheine drucken

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• Sie können auch hier entscheiden, ob eine automatische Lagerabbuchung durchgeführt werden soll.
• Weiterhin haben Sie über die Schaltfläche Sendung anlegen... die Möglichkeit Sendungspositionen anzulegen, die mit dem Versandmanager verwaltet werden. Diese Sendungspositionen listen alle Packstücke auf, mit denen die Lieferung versendet wird.
• Ist einmal ein Lieferschein gedruckt, kann ein erneuter Druck nur durch Rücksetzen des Status auf AB oder Angebot stattfinden.

Aconto-Rechnungen drucken

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• Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Acontorechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Mwst-Satz und Skonto angeben.
• Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.
• Druck der Teilrechnung nach VOB setzt voraus, daß man bei zwei oder mehreren Acontorechnungen nicht den letzten Baufortschritt berechnet, sondern den absoluten - ein Beispiel
  1. Aconto nach VOB ist über 1.000 €
  2. Aconto nach VOB ist über 1.200 € = um einen Baufortschritt von zusätzlichen 200 € zu dokumentieren
  3. Aconto nach VOB ist über 1.600 € = um einen Baufortschritt von zusätzlichen 400 € zu dokumentieren
• Der Button Text und ist für den Teilrechnungstext und nimmt im Ausdruck die Stelle der Positionsbeschreibung ein - üblicherweise mit einem Textbaustein vorbefüllt. Dieses Feld erlaubt keine Formatierung mit Schriftstilen.
• Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag in Prozent oder absolut ein, auf den noch die MwSt. aufgeschlagen wird.

Rechnungen drucken

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• Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.
• Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl “verweigern”. Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so dass nur eine Kopie gedruckt wird. Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt, finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.
• Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen. Dies machen Sie, in dem Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung wieder freigegeben, jedoch im Journal protokolliert.  
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• Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Rechnungsnummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar. Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.

• Die Option ProForma-Rechnung druckt eine Rechnung für den Zoll. Es wird kein OP erzeugt, aber der Nummernkreis wird weitergezählt.

Je nach verwendetem Formular gibt es auch beim Rechnungsdruck die Möglichkeit Zeiten auszuweisen. Dazu müssen folgende Bedingungen erfüllt sein.

• es muß ein Privatkunde sein (d.h. es darf keine UStId im Kunden hinterlegt sein)
• es müssen Zeiten auf abrechenbare Projektpositionen erfasst worden sein.
• diese Zeiten müssen Kostenstellen aus der Gruppe "Montage" zugewiesen sein.

XRechnung

Dieses Feature wird grundsätzlich über Voreinstellungen:Projekte Erfassung aktiviert, da es einige Einschränkungen und Anforderungen mit sich bringt. Üblicherweise ist die XRechnung explizit angefordert, Stand Anfang 2022 sind vor allem Behörden, Kommunen und Landkreise, der Bund, Bundeswehr, sowie Deutsche Bahn und andere öffentliche Einrichtungen verpflichtet zusätzlich das XRechnungsformat anzufordern. 

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Einführung

Selbstverständlich ist in Bezug auf den Kunden der Druck der Dokumente Angebot, AB, Lieferschein, Rechnung etc. am wichtigsten. Profacto bietet hier viele Hilfen, damit Sie diese Aufgaben so einfach wie möglich bewerkstelligen können. Alles, was Sie erfaßt haben, kann auch ausgedruckt werden. Wo und wie es ausgedruckt wird, ist durch Formulare definiert. Sie kümmern sich bei der Erfassung lediglich darum, daß die richtige Information erfaßt wird, das Layout besorgt dann das Formular. Dabei haben Sie durch die Textbausteine vor und nach der Position, die Preise und die Summenpositionen starken Einfluß auf den Aufbau eines Projektdokuments.

Druckablauf

Der Ablauf beim Drucken ist der, daß sich profacto zu einem Projekt den Kopf und alle Positionsdaten zusammensucht und sie so
zusammenstellt, dass nur die zu druckenden Positionen und Texte berücksichtigt werden. Die Positionen werden in eine Datei Dokumente geschrieben, in der auch alle Textbausteine zusammengefaßt werden. In der Datei Dokumente stehen dadurch nur noch reduzierte Informationen. Wollen Sie spezielle Daten drucken, die da nicht drinstehen, müssen Sie auf die Datei Projektposition zurückgreifen, in der die restlichen Positionsdaten stehen. Dies nur für die Cracks, die selbst Formulare anpassen wollen.

Aufruf des Druckdialogs und Einstellungen für alle Belegdrucke

Zum Drucken wählen Sie nun einfach eines oder mehrere Projekte in der Übersicht an und dann den Befehl Drucken aus dem Menü Datei/Ablage. Sie können dasselbe auch in der Positionsübersicht eines Projekts tun, allerdings ist dabei zu beachten, dass selbst bei Anwahl aller Positionen immer nur eine Teilrechnung gedruckt wird, wenn Sie eine Rechnung drucken. Es erscheint so oder so zuerst der untenstehende Druckdialog.
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Erst wenn Sie jetzt über die Reiter das gewünschte Dokument anwählen, springen Sie in den eigentlichen Druckdialog für Angebot bis Rechnung.

Die wichtigsten Einstellungen sind hier dokumentiert:

• Beim Druck von Projektdokumenten kann ein vom Tagesdatum abweichendes Druckdatum eingetragen werden. Dadurch können Sie Rechnungen vor- oder nachdatieren. Außerdem ist die Belegummer des Dokuments abweichend erfaßbar.

• Wählen Sie die Option Probedruck, wenn der Nummernkreis nicht hochgezählt werden soll, der Status gleich bleiben und (bei Rechnungen) auch kein offener Posten erzeugt werden soll. Die Option Formulare vor Druck ändern wählen Sie dann an, wenn Sie Änderungen an einem Formular vornehmen wollen. extragroup übernimmt keine Garantie für von Ihnen geänderte Formulare!

• Eine Druckvoransicht ist über die Schaltfläche Vorschau möglich. Das aktuelle Dokument wird dann aufbereitet und direkt auf dem Bildschirm gedruckt. Über die üblichen Schaltflächen kann dann vor- und zurückgeblättert werden. Sobald Sie das Voransicht-Fenster schließen oder die Schaltfläche zum Abbrechen betätigen, wird die Voransicht beendet und Sie befinden sich wieder im Druckdialog, von wo aus Sie jetzt den normalen Ausdruck direkt starten können, wenn alles in Ordnung ist.

• Die Option Alle Projekte zu einem Druckjob zusammenfassen hilft Ihnen, mehrere Projekte insgesamt zu drucken. Profacto fragt Sie beim Klick auf Drucken nur einmal nach den Papierformat-Daten und druckt dann alle gewählten Projekte in einem Rutsch.

• Mit Hilfe des Popup-Menüs Dokumente wählen Sie den für den Druck zu verwendenden Formularsatz aus. Neben dem Standardsatz, der in den Voreinstellungen direkt eingetragen ist, können die Formularsätze anderer Benutzer sein oder alternative Formulare für Auslandsrechnungen etc.

• Das Menü Druckertreiber wählen erlaubt es Ihnen, statt des Standarddruckers auf einen anderen Drucker zu drucken. Es kommt dann nach Klick auf die Schaltfläche Drucken keine weitere Abfrage des Treibers.

• Die Option Formular vor Druck ändern erlaubt es den Anwendern, die in ihren persönlichen Voreinstellungen als Formularadministrator gekennzeichnet sind, Druckformulare zu bearbeiten. Das sollten nur Anwender tun, die mit dem Reporteditor SuperReport auch vertraut sind. Diese Option ist inaktiv, wenn der Formularkonfigurator verwendet wird.

• Die Option Firmenlogo drucken setzt einen Schalter, mit dem die Variable FirmaLogoOptional im Report mit dem Firmenlogo gefüllt wird, wenn der Schalter aktiviert ist. Damit können Sie fallweise entscheiden, ob der Ausdruck mit oder ohne Logo erfolgen soll.

• Sie können über die Eingabe einer Überschrift die Bezeichnung des Ausdrucks überschreiben, wenn dies im Formular so eingestellt wurde. Es gibt hierzu im Formular eine eigene Variable, die mit dem Wert besetzt wird, den der Anwender im Druckdialog erfasst hat.

PDF-Druck

Ein wesentliches Merkmal für den Druck von Angebot bis Rechnung ist der Druck via PDF. Damit wird der Ausdruck erst in eine PDF-Datei gelenkt und diese dann auf dem Standarddrucker Ihres Rechners gedruckt. Dabei gibt es eine Reihe von Einstellmöglichkeiten:

• Nutzen Sie die Auswahl eines anderen Druckertreibers, um die PDF-Datei auf einem anderen Drucker auszudrucken

• Via Voreinstellung ist für den PDF-Druck ein Deckblatt hinterlegbar, sowohl für die erste Seite eines Ausdrucks wie auch für die Folgeseiten. Hinterlegen Sie hier Ihr Firmenbriefpapier, wobei Sie dies für die Verwendung in Email und Fax in zwei getrennten Varianten hinterlegen können. Durch eine entsprechende Option lässt sich einstellen, dass das Deckblatt so auch beim Druck auf Drucker verwendet werden soll. Bei der Verwendung von Deckblättern sollten die Felder in SuperReport auf "transparent" gestellt werden, damit ggf. Bereiche eines eingefärbten Firmenpapiers nicht mit weissen Feldern überdruckt werden.

• Beim Druck lässt sich statt auf den Drucker das PDF-Dokument auch per Email versenden oder einfach nur als Beleg speichern. Im ersteren Fall kann eine Email-Adresse angegeben werden. Per Default wird die Adresse gezogen, die im Projekt in der Rechnungs- bzw. Lieferadresse oder einem gewählten Ansprechpartner hinterlegt ist. Der Email-Versand funktioniert im Standardfall unter Windows mit Outlook, auf dem Mac mit Apple Mail. Die Email wird mit Outlook nicht sofort versendet, sondern Sie können diese noch bearbeiten.

  • Alternativ kann der Email-Versand nun auch über einen von Ihnen spezifizierten Mail-Server direkt per SMTP erfolgen oder über das Mailsystem von Microsoft 365. Die dafür vorzunehmenden Einstellungen treffen Sie in den Voreinstellungen unter profacto-Administration. Je nach getroffener Einstellung erscheint dann der profacto-eigene Email-Editor, der auch bereits vorbefüllt ist mit den in den Voreinstellungen definierten Standardtexten. Auch die Belege sind als PDF dann bereits angehängt.

Default-Kommunikationskanal

Haben Sie im Kunden auf der Seite Details den Default-Kommunikationskanal auf Email oder Belegspeicherung eingestellt, so ist diese Option auch im Druckdialog bereits voreingestellt, so dass Sie noch weniger Einstellungen vornehmen müssen, in den meisten Fällen sogar gar keine.

Listen

Rubrik Sortierung

Über die Einstellung der Sortierkriterien kann sich das Aussehen der Liste stark verändern und der Informationsschwerpunkt kann sich vom Projekt z.B. zum Kunden verschieben.

Freie Listen (Reports)

...

Dieses Feature ist langfristig obsolet, wir entwickeln Möglichkeiten mit der Tabellenkalkulation und der Textverarbeitung freie Gestaltung zu machen.

Erweiterte Funktionen

• Sobald ein Formular in der Liste aktiviert ist, können Sie weitere Eigenschaften festlegen. Einerseits können Sie bestimmten, ob das Formular sich wie eine "klassische" freie Liste verhält, also auf Basis der Projektpositionen gedruckt wird oder ob es sich verhält wie ein Belegdruck von Angebot bis Rechnung. Damit können Sie zum Beispiel eine simulierte Auftragsbestätigung drucken, ohne daß Sie daran denken müssen, diese als Probedruck zu drucken.

• Weiterhin können Sie einstellen, daß eine der Listen aus dem Bereich Freie Listen automatisch immer dann gedruckt wird, wenn ein Angebot, eine AB, ein Lieferschein oder eine Rechnung gedruckt wird. Damit ist eine tiefgreifende Automatisierung von Abläufen möglich, weil in einem Rutsch alle wesentlichen Dokumente für einen Auftrag gedruckt werden können.

• Hilfestellung zu diesem sehr trickreichen Leistungsmerkmal erhalten Sie von uns im Rahmen eines Serviceauftrages.

Angebote drucken

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• Das Feld Summierungsebene gibt Ihnen die Möglichkeit, von einem Projekt nicht alle Positionen zu drucken, sondern nur Zwischensummen, oder gar nur Summen von Summen. Die Summierungsebene 0 druckt alles, die Ebene 1 nur die obersten Summen, Ebene 2 die obersten Summen und eine Ebene tiefer und so fort. Dieses Vorgehen ist interessant, wenn Sie einem Interessenten anfangs nicht alle Preisdetails verraten wollen.

• Angebote können beliebig oft gedruckt werden, jeder Ausdruck wird im Vorgangsarchiv digital gespeichert und steht zum späteren erneuten Druck zur Verfügung.

• Das Feld Langtexte nicht drucken bezieht sich Texte - umfasst die Textbausteine an den Projektpositionen. Diese können als Textbaustein angelegt werden und je nach Bedarf mit oder nicht ausgedruckt werden.

• Neu ist auch das Feld Bilder nicht ausdrucken.

Auftragsbestätigung drucken

...

• Unter der Rubrik Option können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden. Diese Option ist nur sichtbar, wenn in den Voreinstellungen auf der Seite Artikel generell aktiviert wurde, dass Lagerabbuchungen beim Druck erlaubt sind.

• Ist eine AB einmal gedruckt, kann sie erneut nur gedruckt werden, wenn der Status des Projekts auf Angebot zurückgesetzt wurde. Anders sieht es aus, wenn Sie das Projekt um neue Positionen erweitert haben. Dann erscheinen in einer erneut gedruckten AB alle Positionen, die noch den Status Angebot haben.

• Der Druck einer AB ist auch deshalb wichtig, weil damit auch das Auftragsdatum gesetzt wird. Dieses Auftragsdatum wird herangezogen im Infofenster, um zu bestimmen, wie hoch der Auftragseingang in einem bestimmten Monat ist.

Lieferscheine drucken

...

• Sie können auch hier entscheiden, ob eine automatische Lagerabbuchung durchgeführt werden soll.

• Weiterhin haben Sie über die Schaltfläche Sendung anlegen... die Möglichkeit Sendungspositionen anzulegen, die mit dem Versandmanager verwaltet werden. Diese Sendungspositionen listen alle Packstücke auf, mit denen die Lieferung versendet wird.

• Ist einmal ein Lieferschein gedruckt, kann ein erneuter Druck nur durch Rücksetzen des Status auf AB oder Angebot stattfinden.

Aconto-Rechnungen drucken

...

• Für den Druck einer Abschlagsrechnung können Sie unter der Rubrik Acontorechnung entweder einen Prozentsatz des Projektwertes oder einen Fixbetrag unter Berücksichtigung von Mwst-Satz und Skonto angeben.

• Bei einer Teilrechnung sind einige Angaben mehr zu machen: Hier müssen Sie noch eintragen, unter welcher Bezeichnung die Teilrechung gedruckt wird und um welchen Abschlagsbetrag es sich dabei handelt.

• Druck der Teilrechnung nach VOB setzt voraus, daß man bei zwei oder mehreren Acontorechnungen nicht den letzten Baufortschritt berechnet, sondern den absoluten - ein Beispiel

  1. Aconto nach VOB ist über 1.000 €

  2. Aconto nach VOB ist über 1.200 € = um einen Baufortschritt von zusätzlichen 200 € zu dokumentieren

  3. Aconto nach VOB ist über 1.600 € = um einen Baufortschritt von zusätzlichen 400 € zu dokumentieren

• Der Button Text und ist für den Teilrechnungstext und nimmt im Ausdruck die Stelle der Positionsbeschreibung ein - üblicherweise mit einem Textbaustein vorbefüllt. Dieses Feld erlaubt keine Formatierung mit Schriftstilen.

• Bei einer Teilrechnung geben Sie den zu berechnenden Betrag in Prozent oder absolut ein, auf den noch die MwSt. aufgeschlagen wird.

Rechnungen drucken

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• Auch hier können automatische Lagerabbuchungen beim Druck eingestellt werden.

• Beachten Sie, dass um eine Rechnung zu drucken, Auftragspositionen mit einem Status kleiner als Rechnung vorhanden sein müssen, sonst wird profacto Ihren Befehl “verweigern”. Wollen Sie eine Rechnung einfach nur ein zweites Mal drucken, ist das problemlos möglich, die Option Probedruck ist dabei aber auf jeden Fall angekreuzt, so dass nur eine Kopie gedruckt wird. Ist die Rechnung bereits gedruckt und der Status gesetzt, finden Sie eine Kopie auch im Vorgangsarchiv unter Belege und können diese dort ausdrucken.

• Wollen Sie eine Rechnung tatsächlich nochmal herausgeben, weil Sie in der ersten Version etwas falsch gemacht haben, müssen Sie den Status des Auftrags wieder zurücksetzen. Dies machen Sie, in dem Sie das Projekt in der Übersicht markieren und dann aus dem Menü Status z.B. Auftragsbestätigung wählen. Dabei wird die falsche Rechnung wieder freigegeben, jedoch im Journal protokolliert.  
  

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• Wollen Sie eine Kopie eines schon gedruckten Dokuments drucken, ist mit Klick auf den Feldbezeichner Rechnungsnummer eine der bisher vergebenen Dokumentnummern auswählbar. Die Nummernkreise werden nicht zurückgesetzt, d.h. die Rechnungs- oder Angebotsnummern werden weiter hochgezählt. Wollen Sie auch diese Zahlen zurücksetzen, müssen Sie dies in den Voreinstellungen auf der Seite Nummernkreise erledigen.

• Die Option ProForma-Rechnung druckt eine Rechnung für den Zoll. Es wird kein OP erzeugt, aber der Nummernkreis wird weitergezählt.

Je nach verwendetem Formular gibt es auch beim Rechnungsdruck die Möglichkeit Zeiten auszuweisen. Dazu müssen folgende Bedingungen erfüllt sein.

• es muß ein Privatkunde sein (d.h. es darf keine UStId im Kunden hinterlegt sein)

• es müssen Zeiten auf abrechenbare Projektpositionen erfasst worden sein.

• diese Zeiten müssen Kostenstellen aus der Gruppe "Montage" zugewiesen sein.

XRechnung / ERechnung

Dieses Feature wird grundsätzlich über Voreinstellungen:Projekte Erfassung aktiviert, da es einige Einschränkungen und Anforderungen mit sich bringt. Üblicherweise ist die XRechnung explizit angefordert, Stand Anfang 2022 sind vor allem Behörden, Kommunen und Landkreise, der Bund, Bundeswehr, sowie Deutsche Bahn und andere öffentliche Einrichtungen verpflichtet, zusätzlich das XRechnungsformat anzufordern. 

Das Versenden einer XRechnung ist ansonsten aktuell so gestaltet, daß man eine Leitweg-ID angeben muß. Diese ist sowohl für den Kunden zu erfassen als auch in den Voreinstellungen der Firma, gleich auf der ersten Seite. Außerdem muß im Personal der Vertreter eine dienstliche Telefonummer und eine EMail-Adresse haben, dazu ist es natürlich sinnvoll auch eine Bankverbindung angelegt zu haben. Die eigene Leitweg-ID, die Sie auf der ersten Seite der Voreinstellungen erfassen, ist nur bei Nutzung von Peppol nötig. Die Leitweg-ID des Auftraggebers im Kundenstamm ist nur nötig bei öffentlichen Auftraggebern. In beiden Fällen muss in die Felder etwas eingetragen werden, notfalls erfassen Sie dort ein Information, die Sie kennen, wie z.B. eine Telefonnummer oder eine Email-Adresse.

Im Ergebnis kommt neben dem normalen Beleg noch eine XML-Datei dazu, zB als zweiter Anhang in der Email. Rechnungsbegründende Daten können als Anhang beigefügt im Druckdialog werden. Alle weiteren Anhänge dann im Email-Dialog erst beifügen. Rechnungsbegründende Anhänge werden zusätzlich in die XML-Datei eingebettet. Dazu sollte der profacto-eigene Email-Editor verwendet werden.Image Removed

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Gutschriften drucken

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Alles für die Aconto Rechnungen Gesagte gilt auch für die Gutschrift.

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Teilmengenlieferungen drucken

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• Teilmengenlieferungen erlauben es Ihnen, einzelne Positionen in nicht voller Anzahl zu drucken. Bestellt ein Kunde bei Ihnen 10 Schränke und sie wollen erst nur 5 liefern, nutzen Sie den Teilmengenlieferschein.

• Beim Druck einer Teilmengenlieferung gelangen Sie nach Klick auf Drucken in einen weiteren Dialog, in dem sie für jede Position die zu liefernde Menge eintragen - dies passiert in der Spalte Heute.

• In dem Dialog sehen Sie für jede Position auch, was bereits geliefert wurde und was noch offen ist. Als Besonderheit lassen sich hier auch Mengen automatisch eintragen. Entweder können Sie die Restmengen liefern, oder Sie können die Mengen nach Baufortschritt eintragen. In letzterem Fall wird das Feld Grad der Leistungserstellung der betreffenden Projektpositionen abgefragt und als Prozentwert ausgewertet. Ist eine Position zu 50% geleistet, wird die Hälfte der Anzahl als Liefermenge eingetragen.

• Weiterhin können Sie hier Liefermengen aus Kommissionierscheinen eintragen lassen. Dies ist besonders interessant, wenn Sie vorab im Bereich Versand Ihres Unternehmens einen Kommissionierschein erstellt haben. In diesem Fall führt das Büro nur noch aus, was die Fertigung vorbereitet hat. Mehr dazu lesen Sie in der Dokumentation zu den Kommissionierscheinen.

Teilmengen-Rechnungen drucken

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• Der Druck von Telmengenrechnungen erfolgt genau so wie der Druck von Teilmengenlieferscheinen. Besonderheit ist, dass profacto die Mengen für Teilmengenlieferungen und Teilmengenrechnungen pro Position getrennt verwaltet. Es kann daher durchaus vorkommen, dass von der Positionsanzahl 10 bereits 5 geliefert sind, aber noch nichts abgerechnet.

• Im Druckdialog der Teilmengenrechnung können Sie die Mengen der letzten Teilmengenlieferung als Abrechnungsmenge in die Teilmengenrechnung übernehmen lassen.

Druck von Teilmengenrechnungen auf Basis von Teilmengenlieferscheinen

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Wählen Sie den Befehl Druck aus dem Menü Ablage in der Projektübersicht an und profacto wird Ihnen den folgenden Dialog präsentieren:
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• In der Rubrik Auswahl grenzen Sie die Aufträge ein, die Sie gerne ausgewertet haben möchten, z.B. alle Aufträge mit Fixtermin zwischen dem 1.2.06 und 28.2.06. Weiterhin können Sie hier bestimmen, ob nur Angebote, nur Rechnungen oder ob alle Zustände gedruckt werden sollen.

• Durch die Angabe der entsprechenden Sortierung erhalten Sie so z.B. eine Übersicht der als nächstes anstehenden Aufträge, der für einen bestimmten Kunden anstehenden Aufträge usw.

• Gerade die Auswertung über den Kunden ermöglicht Ihnen sehr schnell zu erfassen, welche Aufträge zu einem Kunden bereits gelaufen sind und wieviel Umsatz dabei erwirtschaftet wurde. Das wiederum kann Ihre Stellung beim Kunden ganz entscheidend beeinflussen. Denn Kunden mit viel Umsatz muß man vorsichtiger behandeln als solche, die bisher bloß mal eine Schraube gekauft haben…

• Auswertungen über den Auftragsstatus bringen sehr viel Information z.B. über aktuelle Angebote oder noch zu schreibende Rechnungen.

• Drucken Sie die Positionen gleich mit, erhalten Sie eine sehr kompakte Positionsliste zum Auftrag, die alle wesentlichen Informationen auch für die Fertigung enthält.

• Für einige dieser Liste ist auch die Option Preise in Listen ausweisen aktiviert, über die Sie steuern können, ob der Preis (einer Position oder eines Auftrags) mit in der Liste erscheinen soll.

Von den normalen Sortierungen abweichend bringt die Sortierung Auswertung eine sehr aussagekräftige Liste über den momentanen Status eines Auftrags. In einer Zeile im Querformat wird die vorkalkulierte Zeit mit der gearbeiteten, das vorkalkulierte Material mit dem nachkalkulierten und die bereits gelieferten Bestellungen mit den noch offenen verglichen. Dadurch können Verzögerungen oder Kostensteigerungen in Arbeitszeit und Material schnell erkannt werden. Die Daten für diese Auswertung erhält profacto aus der Stückliste, aus den Kalkulationen und aus dem Bestellwesen. Sind dort keine Daten erfasst, kann der entsprechende Part der Auswertung auch keine Aussagen machen...

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Druck von Belegen unabhängig vom Status

• Unter bestimmten Voraussetzungen muss ein Belegdruck unabhängig vom entsprechenden Status des Projekt zur Verfügung stehen.

• Daher kann aus der Positionsübersicht ab sofort in der Version PF 2010 der Dokumentendruck aller Dokumente unabhängig vom Status angestoßen werden. Es ist somit möglich z.B. eine erneute AB bei Status Lieferschein aus der Positionsübersicht auszudrucken .

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