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Allgemeine Funktionen
Allgemeine Funktionen für das Bearbeiten einzelner Datensätze sind hier erläutert.
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Registerkarte Allgemein
Kontaktdaten
Neben der Adresse des Mitarbeiters lassen sich firmeninterne und externe Telefonnummern, E-Mailadressen und Faxnummern erfassen
Die Erfassung von Vor- und Nachname ist zwingend, damit ein Datensatz abgespeichert werden kann.
Benutzer
Der Benutzername ist der Anmeldename in profacto.
Sobald Sie an dieser Stelle dem Mitarbeiter einen verfügbaren Benutzernamen zugewiesen haben, wird beim Speichern des Mitarbeiters automatisch eine persönliche Voreinstellung erzeugt. Bei profacto SmallBusiness können Sie nicht bestimmen, welche Basisdaten hierbei verwendet werden. Ab profacto Standard wird dazu genau die persönliche Voreinstellung verwendet, die "DefaultUser" heisst. Falls diese Voreinstellung nicht vorhanden ist, wird eine leere persönliche Voreinstellung erzeugt.
Zeiterfassung
BDE-Ausweisnummer ist die Nummer im Zeiterfassungsterminal.
WebZE-Token senden: hier wird eine SMS mit einem Link zur Webzeiterfassung gesendet oder wenn es keine dienstliche Mobilfunknummer gibt, dann eine email.
Ab profacto auf dem Reiter Details stehen Zusatzoptionen zur Verfügung:
Mitarbeiter muss sich in TZE erfassen gibt dem Mitarbeiter einen Hinweis, wenn er sich bei der Anmeldung in profacto noch nicht an der Zeiterfassung angemeldet hat.
Mitarbeiter darf in TZE nacherfassen erlaubt die Nutzung des Stundenzettels in der TZE
Hier kann man zudem die Darstellung von Werbung der Firma extragroup rund um profacto deaktivieren.
Kalender
Ereignisfarbe ist die Standardkalenderfarbe des Mitarbeiters.
Mitarbeiter nicht in Kalender anlegen legt keinen Kalendereintrag für den Mitarbeiter an. Das ist beispielsweise sinnvoll bei Aushilfen oder rein technischen Mitarbeitern die nicht direkt in die Produktionsprozesse involviert sind.
Die Mitarbeitergruppe dient dazu, Mitarbeiter in unterschiedliche Gruppen zu setzen. Dies erleichtert die Filterung z.B. nach Einsatzbereich im Betrieb, wie dies im Bereich Zeiten oder im Kalender passiert. Auch bei Serienterminen wird die Mitarbeitergruppe benutzt.
Das Feld Team ist der Mitarbeitergruppe nicht unähnlich, kann aber zu weiteren Verfeinerung speziell innerhalb der profacto-Anwender im Büro genutzt werden. Sie befüllen das Feld mit einem Wert und nach dem Speichern steht der Wert dann auch im nebenstehenden Popup-Menü zur Verfügung. Die hier erfassten Werte sind dann auch in den Aktivitäten bearbeiten nutzbar.
CAD
Die Option interiorcad-Online-Schnittstelle nutzen aktiviert den Abgleich mit interiorcad oder einem Dritt-CAD, sofern dieses die Integration unterstützt. Sowie wird hier gesteuert (ab profacto), ob die Artikel mit übertragen werden sollen. profacto StartUp oder profacto SmallBusiness haben den Artikelübertrag immer an.
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In diesem Bereich können Sie auch ohne Zugriff auf die Voreinstellungen alle Angaben treffen, um den aktuellen Mitarbeiter mit externen Groupware-Anwendungen wie Outlook , oder iCal oder Tobit zu verknüpfen.
Synchronisierung bei Programmstart führt dazu, dass beim Start von profacto bereits ein Abgleich mit dem externen Terminkalender stattfindet.
Optionen zur Einschränkung der Synchronisation
Kontakte nicht synchronisieren
Termine nicht synchronisieren
Aufgaben nicht synchronisieren
Suchfelder
Nutzen Sie die 10 Suchfelder, um firmenspezifische Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen. Mehr Informationen zur Definition und Nutzung von Suchfeldern finden Sie im allgemeinen Teil des Handbuchs.
Portrait und Bild 2
Bild 1 wird ab profacto im Zeiterfassungsterminal eingeblendet
Bild 2 kann als Unterschrift im Schriftverkehr in den Aktivitätsdatensatz bearbeiten verwendet werden.
Diese Felder können per Kopieren und Einfügen befüllt werden, oder dadurch, daß man das Kontextmenü (rechter Mausklick) aufruft und dort via 'Importieren...' die Datei auswählt.
Auch die Darstellungsart (Skalierung) kann hier ausgewählt werden. Die Möglichkeiten des Exports sind ggf. nicht verfügbar.
Registerkarte Details
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Zeitangaben
Aus dem Eintrittsdatum werden Firmenjubiläen errechnet und in den Kalender übernommen.
Die Wochenstundenzahl wird in eine Tagesstundenzahl umgerechnet. Dazu wird das aktuelle Soll gemäß aktiven Zeitmodells
Der Urlaubsanspruch wird in Stunden angegeben, um auch beispielsweise halbe Urlaubstage zu ermöglichen
Urlaub, der über die Zeiterfassung gebucht wird, wird automatisch vom Urlaubsanspruch abgezogen. Der Resturlaub wird hier auf der Personalkarte aufgeführt. Verplant wird berechnet anhand des Urlaubs, der zwar erfasst, aber noch nicht abgezogen wurde (derzeit unter Umständen noch nicht in allen Fällen präzise, durch die Corona-Krise ist dieses Feature nicht mehr vollständig getestet worden, wird in kommenden Versionen optimiert)
Alle Überstunden werden auf das Zeitkonto gebucht.
Unter Maximal lässt sich eintragen, wie viele Überstunden der Mitarbeiter maximal sammeln darf.
Unter Zeitkonto sehen Sie den Stand des Zeitkontos.
Feste Auszahlung legt eine Arbeitszeit pro Monat fest, die ausbezahlt wird (das Zeitkonto muß natürlich bei kurzen Monaten mitpsielen) - die Option - Feste monatliche Auszahlung mit Betriebskalender nutzen wertet dabei die Zeiten im Rahmen des Zeitmodells aus, nicht pauschal Wochenarbeitszeit / 5 = 1 Arbeitstags-Stundensoll
Auszahlung bis zu Nh Mehrarbeit monatlich, legt fest, wieviele Stunden Mehrarbeit monatlich direkt ausgezahlt werden und nicht ins Zeitkonto münden sollen. Dies wird in der Zeitauswertung verrechnet
Im Gegensatz zu einem Lohn für tatsächlich geleistete Stunden je Monat auf Basis eines definierten Arbeitszeitmodells kann man auch grundsätzlich definieren, daß einem Mitarbeiter eine feste Stundenanzahl je Monat ausgezahlt werden soll. Unter Auszahlung kann dafür definiert werden, wie viele Stunden monatlich vergütet werden sollen. Alle Mehr- oder Minderarbeit wird dem Arbeitszeitkonto zugeschrieben. Dafür sollte man beachten, daß die Nutzung der Arbeitszeitmodell diesem Ansatz entgegenläuft. Also zum Beispiel die Erfassung von Urlaub, Krankheit, etc. nicht nach dem Modell, sondern für die gewählten Menge an Stunden erfasst werden muß. Vorteil ist die erheblich vereinfachte Lohnabrechnung und die stabile Einkommenssituation für den Mitarbeiter und den Betrieb. Nachteil ist weniger präzise Darstellung im Kalender.
Unter Stand können Sie ablesen, wann das Zeitkonto zuletzt geändert wurde.
Aus den Gehaltsangaben auf der Registerkarte Vertraulich, und der Arbeitsstundenzahl wird der Stundensatz für die Kalkulation ermittelt (ab profacto).
Arbeitseinsatz
Hier legen Sie fest, wie der Mitarbeiter im Betrieb eingesetzt werden kann. Sie können diesen Einsatzbereich sehr allgemein über einen Kostenstellenbereich, eine Gruppe oder gar nur eine Kostenstelle festlegen. Eine Mischung ist möglich, also beispielsweise der Bereich Montage, zusätzlich die Kostenstelle 212.
Tragen Sie die erforderlichen Daten ein und nutzen Sie die Schaltflächen, um diese Daten in die Liste hinzuzufügen oder Daten der Liste zu aktualisieren oder löschen.
Anhand des Faktor (ab profacto) wird in der Kalkulation die Stundenzahl auf Normstunden hochgerechnet.
Wählen Sie die Konstanten Ausbildung und Mitarbeitergruppe
Um bei einem Mitarbeiter, z.B. einer Aushilfe keine Überstunden zu erfassen, aktivieren Sie die Option Mitarbeiter hat keine feste Arbeitszeit
Lehrlinge haben ggf. andere Normarbeitszeiten. Diese sind in den Voreinstellungen im Menü Funktion > Betriebskalender definierbar.
Die Optionen Vertreter und Arbeitsvorbereiter haben Einfluss auf das Rechtemanagement in profacto und sollten darum gesetzt werden.
- Die Option Nicht in Kapazitätsplanung berücksichtigen führt dazu, dass der Mitarbeiter nicht in der Kapazitätsplanung auswählbar ist, seine Kapazität dort also auch nicht einfliesst.
- Die Option Ist Schichtarbeiter dient lediglich der leichteren Filterung und hat keine weiteren Effekte auf den Einsatz oder Überstunden.
Suchfelder
Nutzen Sie die 10 Suchfelder, um firmenspezifische Informationen zum Mitarbeiter zu erfassen. Mehr Informationen zur Definition und Nutzung von Suchfeldern finden Sie im allgemeinen Teil des Handbuchs.
Registerkarte Kommunikation
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Email-Account
Geben Sie am besten Ihre Email-Zugangsdaten ein. Dadurch können Sie hier Emails direkt aus profacto versenden.
Email-Signatur - Vorschau
Diese ließe sich in den profacto (Einstellungen) - Allgemein eingeben und festlegen.
Registerkarte Vertraulich
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Bankverbindung
Geben Sie am besten die IBAN direkt ein, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.
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Das Gehalt wird ab profacto für die Kalkulation und für die Lohnbuchhaltung verwendet. Haben Sie ein Gehalt eingetragen, dann wird automatisch auch der Stundenlohn berechnet. Dies erfolgt auf Basis von ca. 174 Arbeitsstunden pro Monat (siehe auch http://www.lohn-info.de/zeitberechnungen.html) bzw. der Anzahl der Wochenstunden geteilt durch 5, je nachdem, ob die Wochenstunden eingetragen wurden oder nicht.
Private Daten
Werden zum Teil für die Lohnbuchhaltung verwendet. Das Geburtsdatum wird zudem in den Geburtstagskalender eingetragen.
Sozialversicherung
Bei den Versicherungsdaten kann man die Krankenkassen, Sozialversicherungsnummer und den Versicherungsschlüssel (oft auch Kundennummer) erfassen.
Registerkarte Vorgangsarchiv
Sehen Sie alle Projekte und Bestellungen zu einem Mitarbeiter auf einen Blick.
Registerkarte Aktivitäten
Die Aktivitäten sind hier beschrieben.
Registerkarte Statistik
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Auf dieser Karteikarte werden die erfassten Zeiten des Mitarbeiters ausgewertet. Hierzu stehen Ihnen nebeneinander zwei parallele Auswertungszeiträume zur Verfügung. Dargestellt werden produktive und unproduktive Zeiten, heruntergebrochen auf die Kostenstelle, absolut und prozentual.
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Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.