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Registerkarte Allgemein

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Die allgemeine Funktionsweise ist hier beschrieben.

Bereich Adresse

Erfassen Sie hier die Adressdaten des Lieferanten. Besonderheiten:

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• Damit Sie nach Bundesland auswerten können, ist auch das Bundesland eintragbar.
• Mit Haken bei ZIP (Zip - Code) wird bei Übernahme des Lieferanten in eine Bestellung die Postleitzahl der Stadt nachgestellt, wie z.B. bei USA und Kanada.
• Erfassen Sie im Feld Anrede die Anrede so, wie der Lieferant im Allgemeinen in einem Brief angesprochen werden soll. Lassen Sie das Feld leer, verwendet profacto die Anrede "Hallo"

Über die beiden Radiobuttons "In Kurzbezeichnung" steuern Sie, welche Zeile des Namens in die Kurzbezeichnung aufgenommen wird. Siehe dazu die Beispiele weiter unten.

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Hier bearbeiten Sie die Ansprechpartner, die für einen Lieferanten vorhanden sind. Weil Ansprechpartner sowohl beim Kunden, als auch beim Lieferanten vorkommen und die Erfassung identisch ist, gibt es eine eigene Handbuchseite dazu.

Bereich Kontakt

• Telefon- und Faxnummern erfassen Sie am besten in einer einheitlichen Form: z.B. 0049-123-456-78. Wählen Sie Trennzeichen so, dass Ihre Telefon- und Faxsoftware damit zurecht kommt.
• Aus der E-Mailadresse, wird automatisch eine Webadresse erzeugt, wenn die Domain nicht in der Sperrliste in den Voreinstellungen steht (Reiter Ansichten, Bereich E-Mail-Domänen ausfiltern). Aus info@extragroup.de wird so www.extragroup.de. Aus peter.mustermann@gmx.de aber nicht www.gmx.de.
• Das Feld Unsere Kundennummer nutzen Sie, um die Kundennummer zu speichern, die Sie beim Lieferanten haben. Falls Sie mit mehreren Mandanten arbeiten und der Lieferant von mehreren Mandanten genutzt wird, dann können Sie über das Popup-Menü den betreffenden Mandanten wählen und die jeweils korrekte Kundennummer eintragen.
• Die Lieferantengruppe ermöglicht die Einteilung Ihrer Lieferanten in unterschiedliche Gruppen, um so beispielsweise Mailings an unterschiedliche Zielgruppen zu versenden oder schnell alle Lieferanten herauszufiltern, die Platten liefern.

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Erfassen Sie hier Bemerkungen zum Lieferanten, damit alle Mitarbeiter über generell wissenswerte Dinge Bescheid wissen.

Bereich Weitere Felder

Hier finden Sie wie anderswo auch 4 Suchfelder, die Sie frei belegen können.

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Sprache

Unten im Fenster kann zudem die Sprache des Lieferanten festgelegt werden. Diese wirkt sich als Vorgabe für Lieferkonditionen am Artikel und der Bestellsprache aus.

Registerkarte Aktivitäten

Aktivitäten sind bereits hier beschrieben.

Registerkarte Finanzen

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Bereich Zahlungskonditionen

• Hier werden die mit dem Lieferanten vereinbarten Konditionen hinterlegt. In profacto Small Business haben die Eintragungen rein informativen Charakter. Ab profacto werden diese genutzt um aus Bestellungen Offene Posten mit passender Fälligkeit zu erzeugen.
• Der Mindest-Bestellwert ist eine rein informative Grösse, die Ihnen auch in der Bestellung angezeigt wird.
• Die Bestellsperre dient dazu, den Lieferanten für die Nutzung in der Bestellung zu sperren.

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Bankverbindung

Geben Sie am besten die Bankleitzahl IBAN ein und klicken Sie auf prüfen um die Bank zu übernehmen. Alternativ können Sie eine Bankverbindung aus der Liste auswählen. Swift-Codes werden für ausländischen Zahlungsverkehr hinterlegt.

Neben der nationalen Bankverbindung finden Sie hier auch Felder für die europaweit anwendbaren SEPA-Überweisungen, das sind

• IBAN
• BIC
• Mandatsreferenz

, sofern verfügbar und der Rest der Daten wird für deutsche und österreichische Banken mit ausgefüllt. IBAN und BIC werden bei der Eingabe auch gleich geprüft.

Die Bankverbindung, bei der die Bank ebenfalls auswählbar ist, benötigen Sie auf alle Fälle, wenn Sie SEPA auch Lastschriften nutzen. 

Die Mandatsreferenz benötigen Sie nur bei Lastschriftverfahren im SEPA-Raum, gegenüber Lieferanten dient sie hier nur zwecks manuellem Abgleich und muß nicht erfasst werden, wenn Sie Ihrem Lieferanten den Eizug per Lastschrift gewähren.

Den Kontoinhaber muß man nur dann eintragen, wenn er vom Firmennamen des Lieferanten abweicht. Insbesondere bei kleineren Gewerben ist es oftmals eine Privatperson.

Bereich Umsatzsteuer

• Tragen Sie hier die Steuernummern des Lieferanten ein. Weiterhin erfassen Sie hier die Umsatzsteuerklasse, falls der Lieferant im Ausland sitzt.
• Liefert der Lieferant nach §13b (Österreich: §19), dann aktivieren Sie das entsprechende Ankreuzfeld. In diesem Zusammenhang können Sie dann noch eintragen, bis zu welchem Datum die Freistellungsbescheinigung des Lieferanten gilt.

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Registerkarte Vorgangsarchiv

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• Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Vorgänge zu einem Lieferanten. Ein Doppelklick auf einen Vorgang öffnet diesen. Konkret werden folgende Vorgänge angezeigt:
• Projekte zum Lieferanten
• Bestellungen zum Lieferanten
• Bestellte Artikel in den Bestellungen
• Lieferbare Artikel (aus den Einkaufskonditionen)
• Lieferantenbewertungen
• Belege (als Kopien der Bestellungen)

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Bitte lesen Sie hier die Dokumentation zu dieser häufig vorkommenden Karteikarte.