Allgemeines

Der Begriff Bestellung ist in profacto sowohl allgemein als auch speziell zu verstehen. Unter einer Bestellung verstehen wir einerseits den durch Bestellkopf und Bestellpositionen abgebildeten Einkaufsvorgang, der von Angelegt bis Überprüft oder Storniert mehrere Stadien durchläuft. Daneben ist die Bestellung natürlich auch eines der drei im Druck erzeugbaren Dokumente Anfrage, Bestellung und Stornobestellung.

Bestellungen erfassen Sie entweder händisch oder durch Umwandlung von Bestellvorschlägen in eine Bestellung.

Bestellstadien

Eine Bestellung durchläuft verschiedene Stadien, die teils durch den Druck von Dokumenten, teils durch die Nutzung von Assistenten oder durch händische Umstellung zustande kommen.

Angelegt

Der Status direkt nach dem Erfassen der Bestellung. Die Bestellung ist mehr oder minder vollständig erfasst, mehr ist noch nicht passiert.

Angefragt

Nun wurde eine Preisanfrage gedruckt. Durch den Druck der Preisanfrage wird das Anfragedatum auf das Druckdatum gesetzt.

Bestellt

Wird die Bestellung als Bestellung gedruckt oder in anderer Form an den Lieferanten übermittelt, so ändert sich der Status auf Bestellt. Damit sind die Einkaufspreise und Mengen fixiert, es können nur noch die Lieferwerte geändert werden. Die Bestellung merkt sich Ihr Bestelldatum, das Lieferdatum Vorgabe wird als Datum gemerkt, zu dem die Lieferung eintreffen sollte und dementsprechend wird die Bestellung in der Übersicht genau dann anders eingefärbt, wenn dieses Lieferdatum überschritten ist.

Lieferzusage

Dieser Status wird gesetzt, wenn Sie in der Bestellung ein zugesagtes Lieferdatum eintragen. Damit verbunden wird der Status auf den neuen Wert gesetzt. Ab sofort ist dieses Datum die zu überwachende Terminschranke für die Lieferung. Es empfiehlt sich, nun auch auch AB-Datum und die AB-Nummer einzutragen.

Teilgeliefert

Sobald auch nur ein Stück einer Bestellposition geliefert wurde, wird der Status auf Teilgeliefert gesetzt. Normalerweise passiert das, wenn Sie mit dem Wareneingangsassistenten einen Lieferschein erfassen. Solange auch nur in einer Position noch nicht alles geliefert wurde, bleibt der Status auf Teilgeliefert. Er wird übrigens auch dann auf diesen Wert gesetzt, wenn Sie eine Rechnung zu einer Bestellung prüfen, selbst wenn noch nichts geliefert wurde.

Geliefert

Ist die Bestellung vollständig geliefert, kommt es zu diesem Status. Dabei können einzelne Positionen auch überliefert worden sein. Eine Rechnung zu Bestellung kann vorhanden sein, die Bestellung ist jedoch noch nicht vollständig berechnet.

Überprüft

Kommt es zu diesem Status, ist die Bestellung vollständig geliefert und berechnet. Damit endet ihr Lebenszyklus.

Storniert

Falls eine Bestellung nicht zur Ausführung kommen soll, dann können Sie diese stornieren, soweit dies unter den Lieferbedingungen des Lieferanten vorgesehen ist. Durch den Druck der Stornobestellung wird der Status auf Storniert gesetzt.

Nicht erteilt

Falls Sie eine Bestellung erfasst haben und gegebenenfalls auch angefragt, sie dann jedoch nicht zur Ausführung kommen soll, können Sie den Status manuell auf Nicht Erteilt setzen.

Deckblatt

Bereich Lieferant

Hier wählen Sie den Lieferant aus, dieser wird dann in die Bestellung eingetragen.  Zur Auswahl klicken Sie entweder auf die Schaltfläche oder geben ein "#" und Teile der Kurzbezeichnung ein und betätigen die Tab-Taste.

Direkt unterhalb der Lieferantennummer sehen Sie die Kundennummer beim Lieferanten, Telefonnummern und den Crefo-Bonitätsindex. Wahlweise können Sie statt der Lieferantenadresse auch die eines Ansprechpartners beim Lieferanten wählen.

Bereich Zuordnung

• GU-Bestellung: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn es sich um eine Bestellung zu einem GU-Projekt handelt. In diesem Fall können Sie ausschließlich die Bestellnebenkosten erfassen, die in den Voreinstellungen, Reiter Bestellungen als nur für GU-Bestellung deklariert sind.
• Projekt: Ordnen Sie hier das Projekt zu, für das die Bestellung ausgeführt wird. Falls Sie auf Lager bestellen, lassen Sie dieses Feld frei. Ist ein Projekt zugeordnet, wird jede Bestellposition mit dem Projekt vorbesetzt.
• Reklamationsbestellung: Dieses reine Infofeld kennzeichnet eine Bestellung, mit der Sie fehlerhaft gelieferte Ware reklamieren können. Die Lieferung durch den Lieferanten erfolgt in diesem Falle kostenfrei.

Bereich Bemerkung

Erfassen Sie hier eine Bemerkung zur Bestellung.

Bereich Besteller

Normalerweise wird der Besteller automatisch durch den aktuell angemeldeten Anwender befüllt. Sie können jedoch jederzeit hier einen anderen Sachbearbeiter eintragen. Im Popup-Menü werden Ihnen nur Mitarbeiter angezeigt, die im Personalstamm als Einkäufer registriert sind.

Bereich Termine

• Lieferung erwartet bis: Tragen Sie hier ein, bis wann die Bestellung geliefert werden soll. Dieses Datum wird in vielen Fällen automatisch besetzt, wenn Sie in den Bestellpositionen Artikel erfassen, die eine Lieferzeit hinterlegt haben. Dieses Datum errechnet sich ausgehend vom Tagesdatum zuzüglich der Lieferzeit in Werktagen, Wochenenden werden also übersprungen. Der Feldtitel ist eine Schaltfläche, so dass die Liefervorgabe auch Tage nach der Erfassung der Bestellung wieder aktualisiert werden kann. Über das Ankreuzfeld Lieferdatum nicht anpassen können Sie die Vorgabe aber fixieren und sie wird dann nicht mehr durch profacto verändert.
• AB erhalten am: Tragen Sie hier ein, wann Sie vom Lieferanten die Auftragsbestätigung für Ihre Bestellung erhalten haben.
• AB-Nummer: Erfassen Sie hier die Nummer der Auftragsbestätigung des Lieferanten.
• Lieferung zusagt für: In der Regel kommt mit der Auftragsbestätigung auch eine Terminbestätigung. Tragen Sie den zugesagten Liefertermin hier ein. Der Status der Bestellung wird dadurch auf Lieferterminzusage gesetzt.
• Geliefert am: Dieses Datum wird besetzt sobald die Bestellung vollständig geliefert wurde.

Bereich Lieferung

• Lieferscheinnummer: Nummer des letzten Lieferscheins des Lieferanten zur Bestellung.
• Rechnungsnummer: Nummer der letzten Rechnung des Lieferanten zur Bestellung.
• Rechnung vorhanden: Dieses Ankreuzfeld wird von profacto aktiviert, wenn eine Rechnung, und sei es eine Teilrechnung, zur Bestellung vorhanden ist.
• Voll berechnet: Dieses Feld ist angekreuzt, wenn die Rechnung komplett vorhanden ist.

Bereich Preisanfrage

• Anfragedatum: Dieses Datum wird automatisch besetzt, sobald Sie eine Preisanfrage ausdrucken.
• Wunschdatum Angebotsabgabe: Erfassen Sie dieses Datum, um es beispielsweise in einem Begleitschreiben zur Bestellung anzudrucken.
• Angebot erhalten am: Erfassen Sie hier, wann Sie das Angebot des Lieferanten erhalten haben. Diese Information ist wesentlich, wenn Sie im Rahmen einer Anfrage an mehrere Lieferanten vergleichen wollen, welche Lieferanten pünktlich angeboten haben.
• Absagedatum: Datum, wann der Lieferant die Anfrage abgesagt hat.
• Absagegrund: Der Grund, wieso der Lieferant kein Angebot schicken wollte.

Sprache

Unten im Fenster kann zudem die Sprache des Bestellung festgelegt werden. Diese wirkt sich als Vorgabe für die Lieferkonditionssprache in den Positionen aus und in welcher Sprache gedruckt werden soll. Idealerweise, sollte diese durch den Lieferanten schon passend vorbesetzt werden.

Details

Bereich Lieferkette

Hier finden Sie Informationen, um komplexere Lieferketten abzubilden. Die einfachste Option stellt das Ankreuzfeld Lieferung erfolgt direkt an Lieferadresse im Projekt dar. Damit erfolgt die Lieferung direkt an den Kunden statt an Ihren Standort.

Der Zuliefernde Lieferant ist derjenige, der dem Lieferanten in der Bestellung zuliefert. Denkbar ist, dass ein Lieferant beispielsweise Stangenware liefert, die der eigentliche Lieferant zuschneidet und locht.

Der Weiterverarbeiter ist der Lieferant, der vom Lieferanten der Bestellung mit der Ware beliefert wird. Beispielsweise ein Betrieb, der die vorher erwähnten Stangen pulverbeschichtet.

Bereich Suchfelder

Hier stehen Ihnen 4 frei definierbare Felder zur Verfügung, die Sie nutzen können, um die Bestellung mit internen Ablaufinformationen zu füllen.

Bereich GU-Bearbeitungszeitraum

• Bearbeitungsbeginn und -ende: Tragen Sie hier informationshalber ein, in welchem Zeitraum der Nachunternehmer die Bestellung auf der Baustelle ausführt.

Bereich Sonstiges

• Reklamationsbestellung - diese Option aktivieren, um  eine Bestellung als Reklamation ggü. dem Lieferanten für die anderen Mitarbeiter in der Spalte Status mittels (REKL)  erkennbar zu machen.
• Vorgabe - Bestellungen, in denen diese Option aktiv ist, werden bei neuen Bestellungen als Vorgaben im Vorschaltdialog, der ab der ersten Vorgabe-Bestellung oder Rahmenbestellung sichtbar wird, wählbar.

Bereich Lieferbedingungen

• Lieferart: Tragen Sie hier informationshalber ein, wie der Lieferant sie beliefert. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
• Rabatt: Der Rabatt sollte nur im Kontext von GU-Bestellungen genutzt werden, da normalerweise die Rabattierung direkt beim Positionsartikel erfolgt.
• Rabatt in Geld: Alternativ zu einem prozentualen Rabatt kann auch ein Rabatt in Form eines Geldbetrags vereinbart werden
• Fälligkeit: Die Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.
• Skonto und Skontotage: Skontotage und Fälligkeit der zu erwartenden Lieferantenrechnungen. Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen.

Bereich Kontierung

• Aufwandskonto: Das Standardaufwandskonto der Bestellung. Wird verwendet, falls in den Bestellpositionen keine weiteren Kontierungen angegeben sind.
• Umsatzsteuerart: Wahlweise Normale, Steuerfrei oder EU steuerfrei.
• Bestellung nach §13b: Dieses Feld wird automatisch befüllt, wenn Sie der Bestellung einen Lieferanten zuweisen. Die Steuerart wird steuerfrei, wenn dieses Feld aktiviert ist. Entspricht in Österreich §19.

Bereich Vereinbarte Abschläge

• Abschlag 1 bis 4 in Geld bzw. Prozent: Hier können Sie hinterlegen, welche Abschläge Sie einem Lieferanten - in der Regel im Zusammenhang mit GU-Projekten - bezahlen. Diese Werte werden derzeit von profacto nicht weiter ausgewertet.

Bereich Einbehalte

Auch im Umfeld von GU-Projekten kommt es gegenüber Ihren Nachunternehmern zu Situationen, in denen Sie Teilbeträge des Bestellbetrags einbehalten. Die hier zu erfassenden Informationen sind in erster Linie wichtig, um im Lieferanten-OP auf der Seite Abzüge auf die korrekten Werte bei der Ermittlung des Zahlbetrags zu kommen.

• Sicherheit bei AZ: Der Sicherheitseinbehalt als Prozentwert, wenn Sie Acontorechnungen des Lieferanten bezahlen
• Gewährleistung: Der Einbehalt für Gewährleistungen nach Erhalt der Schlussrechnung
• Rückhaltedauer: Die Rückhaltedauer bezieht sich auf die Gewährleistung. Sie geben sie hier in Jahren und Monaten an, intern wird dies in Tage umgerechnet.
• Bauabnahmedatum: Das Datum, an dem die Leistungen des Nachunternehmers auf der Baustelle abgenommen wurden. Dies können Sie auch im Zuge der Rechnungsprüfung erfassen.
• Bankbürgschaft wurde vereinbart: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn Ihnen eine Bankbürgschaft vorliegt. In diesem Fall kann die Rechnung an den Lieferanten ohne Gewährleistungseinbehalt ausbezahlt werden.
• Allgemeiner Einbehalt (nur Anzeige): Dieser Einbehalt wird im Zuge der Rechnungsprüfung erfasst und hier nur angezeigt.

Texte

Auf dieser Seite erfassen Sie die Anschreiben- und Schlusstexte für Anfrage, Bestellung und Storno. Diese Texte werden über die Voreinstellungen in der Regel bereits vorbesetzt, können hier jedoch geändert werden. Wie im Projekt auch können Sie hier diverse Platzhalter in den Text einfügen, um die Texte universeller verwendbar zu machen. Ausserdem können Sie die im zugeordneten Projekt erfasste Lieferadresse in den Text übernehmen, dies allerdings nur als festen Text, d.h. nachträgliche Änderungen der Lieferadresse im Projekt werden über diesen Weg nicht berücksichtigt.

Positionen

Hier werden die Bestellpositionen angezeigt, die der Bestellung entweder aus Bestellvorschlägen zugeordnet wurden oder die Sie von hier aus erfasst haben.

Bestellungen von EInmalartikeln, die den Rechnungsprüfungsassistenten durchlaufen haben, erhalten danach auch eine einmalige Artikelnummer und Bestellnummer nach dem Schema: Bestellnummer-Bestellposnr-Projektposnr. In dieser Darstellung können Sie durch ein Ankreuzfeld bereits gelieferte Positionen ausblenden und folgende Bearbeitungen durchführen:

Neue Bestellposition erfassen

Ruft den Bearbeitungsdialog der Bestellpositionen auf.

Mehrere Artikel hinzufügen

Ruft die Artikelauswahl auf und erlaubt Ihnen, mehrere Artikel auf einmal zur Bestellung hinzuzufügen. 

Position bearbeiten

Bringt Sie in den Bearbeitungsdialog zur markierten Position.

Positionen löschen

Löscht die markierten Positionen.

Artikel aus der profacto Zwischenablage einfügen

Ebenso lassen sich zuvor per Cmd+Shift+C kopierte Artikeldatensätze per Cmd+Shift+V in als Bestellpositionen einfügen.

Aktivitäten

Mehr zu dieser Funktion finden Sie in den Grundlegenden Bedienkonzepten.

Dokumente

Mehr zu dieser Funktion finden Sie in den Grundlegenden Bedienkonzepten.

Vorgangsarchiv

Auf dieser Seite sehen Sie verschiedene verknüpfte Tabellen zur Bestellung:

Lieferanten-OPs

Hier werden alle Lieferantenrechnungen zur Bestellung angezeigt. Neben solchen, die aufgrund der Rechnungsprüfung zustande kommen, sehen Sie hier auch Aconto-Rechnungen, wie sie direkt in den OPs erfasst werden können. Solche Aconto-Rechnungen gibt es normalerweise hauptsächlich im GU-Umfeld.  

Lieferungen

Hier wird tabellarisch aufgeführt, welche Bestellposition in welcher Menge mit welchem Lieferschein geliefert wurde. So lässt sich genau nachverfolgen, wie die Ware eingetroffen ist und wer sie geprüft hat.

Rechnungen

Was für die Lieferungen gilt, gilt hier auch für die Rechnungen.

Belege

Hier werden die gedruckten Bestellbelege angezeigt und können nochmals in der Vorschau am Bildschirm eingesehen oder gedruckt werden.

Zu- und Abschläge

Auf dieser Seite können Sie Zu- und Abschläge zur Bestellung einsehen, ändern und löschen. Die Zu- und Abschläge beeinflussen den Gesamtbestellbetrag nach oben oder unten.

Es gibt Eintragungen, die bei der Neuanlage automatisch hinzugefügt werden. Dabei handelt es sich um all jene Nebenkosten, die als Vorgabe definiert wurden und die nicht pro Rechnung definiert wurden. Beachten Sie, dass es für GU-Bestellungen und für normale Bestellungen unterschiedliche Nebenkosten gibt. Falls Sie einen Nebenkostentyp sowohl in GU als auch in normalen Bestellungen benötigen, müssen Sie diesen in den Voreinstellungen zweimal erfassen.
Aus dem Popupmenü sind dann all die Zu- oder Abschläge auswählbar, die nicht als Vorgabe definiert wurden und die nicht pro Rechnung anfallen. Auch bei diesen Werten gilt: Es sind nur die sichtbar, die zum aktuellen Bestelltyp (normale oder GU-Bestellung) passen.
Zu guter Letzt sehen Sie hier all die Zu- und Abschläge, die nach Rechnungsprüfungen pro Rechnung hinzugefügt wurden. Hier wird dann auch eine Rechnungsnummer angezeigt.

Für einen Nebenkosteneintrag sehen Sie in der Liste nicht nur den Prozentwert, sondern auch den berechneten Wert auf Basis des Bestellwerts.