In diesem Bereich besprechen wir die Projektpositionen in aller Ausführlichkeit, im Vergleich zur kompakten Darstellung, wie sie bei der Listenerfassung der Positionen im Projekt zu finden ist.
Reiter Allgemein
Auf der Seite Allgemein werden die wichtigsten Daten zur Position erfasst. In der Regel ist dies zumindest die Anzahl und eine Bezeichnung sowie der VK-Preis.
Es gibt hier jedoch eine Reihe weiterer wichtiger Informationen:
Artikel
- Mengeneinheit: Normalerweise ist diese leer oder "Stk", damit wird der Preis einfach mit der Anzahl multipliziert. Sie können jedoch auch andere Einheiten wie m2 oder m3 verwenden, dann werden die Abmessungen zusätzlich mit berücksichtigt. Es gilt dann: Einzelpreis = Berechnung über Abmessungen, Gesamtpreis = Anzahl * Einzelpreis
- Artikel: Hier erfassen Sie eine Artikelnummer oder wählen mit Strg-F eine aus. Sie gelangen dann in die Schnellauswahl, um dort einen Artikel auszuwählen. Über "#"+Suchtext und Aufruf von Strg-F wird nicht in der Artikelnummer, sondern in der Kurzbezeichnung des Artikels gesucht. Durch Verwendung des Jokers "@" können Sie die Eingabe langer Artikelnummern verkürzen, so wird durch Eingabe von "Fpy-Bu@" der erste Artikel gefunden, der mit "Fpy-Bu" beginnt, beispielsweise "Fpy-Buche-08".
- Die Schaltfläche Artikel anlegen erlaubt Ihnen, die in einer manuell erfassten Position gemachten Angaben in einen Artikel umzuwandeln. Falls Sie auch eine Schnellkalkulation erzeugt haben, wird auch diese verwendet und es entsteht ein Set-Artikel. Es öffnet sich ein Dialog, in dem sie Artikelnummer und Artikelgruppe angeben müssen, sonst kann der Artikel nicht korrekt erzeugt werden.
- Der Prozessstatus beschreibt den Bearbeitungsfortschritt der Position auf Ablaufebene, also gerade nicht kaufmännisch, sondern eher mit Hinblick auf die Position. Der Prozessstatus kann, falls dies in den Voreinstellungen auf der Seite Projekte so definiert ist, durch die Zeiterfassung automatisch gesetzt werden, falls eine Zeit auf eine entsprechende Kostenstelle erfasst wird, die mit einem Prozessstatus verknüpft ist.
Bezeichnung
Falls es sich um eine Artikelposition handelt, wird hier automatisch die Bezeichnung des Artikels eingesetzt. Ansonsten können Sie hier frei eine Bezeichnung erfassen. Beachten Sie, dass die Bezeichnung in bis zu 4 Sprachversionen vorliegen kann. Die Sprache wird durch das Popupmenü Sprache am unteren Rand des Fensters umgeschaltet, falls Sie in den Voreinstellungen neben der Landessprache weitere Sprachen definiert haben.
Falls Sie mit der Schnellkalkulation arbeiten, gibt es die Möglichkeit, via Schaltfläche die Bezeichnungen der Artikel, die in der Schnellkalkulation verwendet wurden, in die Positionsbezeichnung zu kopieren. Dieses Verhalten kann durch eine Voreinstellung auf der Seite Projekte auch automatisiert werden, die Bezeichnung der Projektposition wird dann automatisch mit der Bezeichnung der Artikel aus der Schnellkalkulation gefüllt, manuelle Änderungen werden überschrieben.
Preis
- Rabatt: Erfassen Sie hier einen Rabatt auf den Positionspreis. Über das Ankreuzfeld "Rabatt ausweisen" wird gesteuert, ob der rabattierte Preis mit dem Rabattprozentsatz angezeigt werden soll oder ob einfach rabattiert werden soll ohne Darstellung des Prozentsatzes.
- MwSt-Satz: Hier können Sie einen abweichenden MwSt-Satz auswählen. Die zur Verfügung stehenden Sätze basieren auf dem im Projekt eingestellten Land. Wie hoch die MwSt tatsächlich ist, wird zum Druckzeitpunkt jedoch nochmals durch das Datum der Leistungserstellung beeinflusst.
- Vorgabezeiten in Positionspreis einberechnen: Falls der Position ein Artikel zugewiesen ist und besitzt der Artikel Vorgabezeiten, so können Sie hier bestimmen, ob diese in den Preis der Position eingerechnet werden sollen oder nicht.
- Alternativposition: Diese Position wird nicht in den Gesamtpreis eingerechnet und erscheint nur in Angeboten. In Erweiterung gibt es die Eventualposition, die nicht alternativ, sondern als mögliche Zusatzoption zu verstehen ist.
- Der Positionspreis kann farblich unterschiedlich dargestellt werden:
- grün = wenn VK - Rabatt - KK > O
- schwarz = wenn VK - Rabatt - KK = 0
- rot = wenn VK - Rabatt - KK < 0
- Eventualposition: Diese Option zur Alternativposition dient dazu, eine Position explizit als "Hinzufüge-Option" zu kennzeichnen, also nicht alternativ zu einer anderen Position sondern als eine Option, die die fest angebotenen Positionen ergänzt. Ansonsten Funktionsweise wie Alternativposition.
Der Preis einer Projektposition berechnet sich je nach Situation durch ein mehr oder minder komplexes Verfahren. Damit Sie einen Überblick bekommen, wie sich der Preis einer Projektposition berechnet, haben wir hier einmal die unterschiedlichen Rechenwege skizziert: Preisberechnung in der Projektposition
Lieferung
- Lieferwoche/Fixtermin: Hier geben Sie einen von den Termin im Projekt abweichenden Termin an. Bei der Neuerfassung von Positionen wird hier erstmal der Liefertermin des Projekts eingetragen. Ändern Sie den Fixtermin des Projekts, erhalten Sie dort eine Rückfrage und der Fixtermin des Projekts kann in alle Positionen kopiert werden.
- Info: Ein Feld zur freien Verfügung
Abmessungen echt/raster
- Abmessungen: Die Abmessungen, insbesondere ihre Bezeichnung, ist abhängig davon, ob eine Position als Produkt oder Material gekennzeichnet ist. Die Abmessungen fliessen einerseits in den Positionspreis ein, falls die Mengeneinheit der Position nicht leer oder "Stk" ist. Andererseits können die Abmessungen auch in der Stückliste verwendet werden und stehen dort als Variable zur Verfügung.
- Handelt es sich um einen Artikel mit Rasterpreisberechnung, so werden Ihnen auch noch die Rasterwerte auf Basis der eingegebenen Masse angezeigt.
- Die Option "Menge pro Einheit" steht zur Verfügung, falls die Mengeneinheit der Position "Liter" oder "kg" ist.
Produktion
Hier sind Informationen zur Lagerverbuchung und zum Abrechnungsstatus bei Teilmengenrechnungen und Teilmengenlieferungen zu finden. Die Lagerverbuchung kann wahlweise den Positionsartikel (falls vorhanden) oder die an einer Position anhängige Stückliste berücksichtigen. Ist kein Positionsartikel vorhanden, wird in der Regel die Stückliste zur Verbuchung herangezogen, falls nicht auf der Seite "Kalkulation" Artikel aufgeführt sind.
Die Informationen zu Teilmengenrechnung bzw. -lieferung werden automatisch beim Druck von Teil(mengen)rechnungen/lieferungen aktualisiert.
Einstellungen
Hier stellen Sie ein, ob die Position einen eher plattenartigen Artikel beschreibt (Material) oder ein Fertigprodukt (Produkt). Diese Einstellung hat Einfluss auf die Bezeichnung der Abmessungen, mehr nicht.
Das Erlöskonto dient bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung dazu, die Position richtig zu kontieren, falls die Offenen Posten als Splitbuchung übergeben werden.
BDE-Sperre erlaubt, die Position für die Zeiterfassung via BDE-Terminal (Kaba Benzing, Digi) oder Terminalzeiterfassung zu sperren.
Der Vertreter ist der Sachbearbeiter, der die Position kaufmännisch bearbeitet.
Lieferant
Falls der Position ein Artikel zugewiesen ist, erscheinen hier die Informationen zum aktuellen Lieferanten dieses Artikels.
Reiter Produktion
Auf dieser Seite werden eher produktionsnahe Eigenschaften der Position abgelegt.
Material in der Stückliste
Die aktuell noch wesentlichen Information dieser Rubrik ist die Artikelkombination, die hier abweichend vom Projekt eingestellt werden kann.
Die Felder für Belag 1/2 und Beschichtung 1/2 dienen vornehmlich als Variable, die in der Bezeichnung und den Textbausteinen der Position verwendet werden können. In der Stückliste besitzen diese Felder keine Funktion mehr.
Aufmasse
Ordnen Sie hier einer Position ein oder mehrere Aufmasse zu. Diese Aufmasse können automatisch als Anzahl der Position übernommen werden, die Anzahl der Position wird auch selbsttätig aktualisiert, wenn die Aufmasse geändert werden.
Suchfelder
Einer Position können bis zu 10 Suchfelder zugewiesen werden, die wiederum auch in die Bestellposition kopiert werden können, um so Positionen noch detaillierter beschreiben zu können.
Sonstige Felder
- Arbeitsvorbereiter: Dieser Mitarbeiter ist für die Arbeitsvorbereitung der Position verantwortlich und kann so auch in der Stückliste referenziert werden.
- Erzeugnisgruppe: Die Erzeugnisgruppe dient der Strukturierung der Positionen eines Projekts, um danach automatisiert Betriebsaufträge erzeugen zu können. Bei der Erzeugung von Betriebsaufträgen werden dann alle Positionen mit der gleichen Erzeugnisgruppe zusammengefaßt.
- Anteile für Gewichtung: Hierüber können Sie ein komplett eigenes Verfahren zur Gewichtung der Positionen in einem Projekt implementieren. Sie legen hier selbst fest, mit welchem Anteil eine Position bei der Rückverschlüsselung von Zeiten berücksichtigt wird.
- Grad Fertigstellung ist ein reines Informationsfeld für Auswertungen und für die Erzeugung von Teilmengenlieferungen.
IMOS
Die hier aufgeführten Informationen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie aus IMOS Daten importieren. Sie stellen die Verbindung her zwischen einem IMOS-Projekt und einer profacto-Position.
Reiter Kalkulation
Die Seite Kalkulation hat zwei Funktionen: Einserseits dient sie zur schnellen Vorkalkulation, auch ohne Stückliste, andererseits speichert sie bei Set-Artikeln die Unterartikel und Vorgabezeiten eines Set-Artikels. Im letzteren Fall werden die Bestandteile immer mit dem VK-Preis bewertet und einfach aufsummiert. Der Set-Artikel stellt so gesehen einen Spezialfall einer Vorkalkulation dar und kann folgerichtig auch als Ausgangspunkt für eine Kalkulation dienen. Falls Sie jedoch Artikel statistisch auswerten wollen, raten wir von dieser Vorgehensweise ab.
Die Vorgehensweise bei der Nutzung als Kalkulation ist generell so, daß zur Ermittlung der Kosten vorhandene Artikel oder freie Elemente mit einer Phantasie-Artikelnummer sowie Zeiten zusammengestellt werden. Danach kann man im rechten Bereich des Dialogs die ermittelten Kosten zu unterschiedlichen Sätzen bewerten und durch Aufschläge modifizieren.
Sie erfassen Material und Zeiten immer für die Losgröße "1", die Multiplikation mit der aktuellen Positionsmenge nimmt profacto automatisch vor. Siehe dazu unten auch den Hinweis auf die fixen Materialien und fixen Zeiten.
Bereich Material
Erfassen Sie hier entweder eine Artikelnummer (auch durch Suche mit Strg-F) oder wählen Sie eine Artikelgruppe vor. Die Auswahl der Artikel in der Suche ist dann eingeschränkt. Alternativ geben Sie eine beliebige Artikelnummer, die nicht existiert, ein. Sie wird dann im Projekt mit den Preisen, die Sie in den folgenden Feldern eingeben, gespeichert. Falls Sie einen Artikel aus dem Artikelstamm aufgerufen haben, und Sie überschreiben die vorgeschlagenen Preise, dann werden diese ebenfalls im Projekt gespeichert. '''Die Speicherung erfolgt global für das Projekt, Sie können also nicht in jeder Position für ein und denselben Artikel unterschiedliche Preise verwenden.'''
Die für's Projekt gespeicherten Artikel sind auf der Seite Material der Projektbearbeitung aufgeführt und dort auch änderbar.
Für jeden Eintrag in der Kalkulation gibt es nicht nur eine Bezeichnung, sondern auch eine Bemerkung, damit Sie dokumentierten können, was Sie sich bei der Kalkulation gedacht haben.
Erfassen Sie einen EK-Preis, so wird bei Positionen mit Status "Angebot" automatisch der KK- und VK-Preis hochgerechnet.
Die Option Fixmaterial erlaubt Ihnen, die Kosten eines Materials anzahlunabängig zu machen, was bei Werkzeugen sehr sinnvoll sein kann.
Einmalartikelnummern
Falls Sie keine Artikelnummer eingeben, erzeugt profacto automatisch nach bestimmten Kriterien eine eindeutige Artikelnummer. Hierbei wird wie folgt vorgegangen:
- Artikelnummer = Projektnummer-Positionsnr-Lfdnr
Folgende Sonderfälle werden berücksichtigt:
- hat die Positionsnr. insges. weniger als 4 Stellen, so wird die Objektartikelnr. weiterhin aus Projektnr-Positionsnr-lfdNr(Positionsebene) gebildet
- hat die Positionsnr. mehr als 4 Stellen so wird sie zur Bildung der Objektartikelnr. hart auf 4 Stellen gekürzt und aus Projektnr-Positionsnr(4-stellig)xlfdNr(Projektebene) gebildet.
Falls sie auch keine Artikelgruppe zugeordnet haben, verwendet profacto die Artikelgruppe, die in den Voreinstellungen auf der Seite Kalkulation für die Schnellkalkulation als Standard-Artikelgruppe definiert wurde.
Bereich Zeiten
Erfassen Sie hier eine Kostenstelle oder wählen Sie eine aus. Erfassen Sie dann den Zeitaufwand wahlweise in Stunden oder Minuten. Auch bei den Zeiten können Sie - beispielsweise die Arbeitsvorbereitung - als "Fix" kennzeichnen. Der Zeitaufwand ist dann unabhängig von der in der Position eingestellten Anzahl.
Wie Sie die Kostenstellen automatisch als Vorschläge angezeigt bekommen erfahren Sie in der Dokumentation der Kostenstellen.
Bereich Summen
In diesem Bereich werden die durch Material und Zeiten ermittelten Kosten durch unterschiedliche Preisgrundlagen und Aufschläge zu einem Endpreis zusammengefasst. Dabei stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung:
- Preisgrundlage: Wählen Sie hier, ob für die Kostenberechnung der EK, KK oder der im Projekt eingestellte VK-Preis herangezogen werden soll. Der EK wird in der Regel für sehr knappe Kalkulationen verwendet, KK ist der Regelfall, VK nutzen Sie dann, wenn Sie nicht mehr extra mit Aufschlägen arbeiten wollen.
- Nachkalkulationsbasis: Die Nachkalkulation kann entweder rechnen auf Basis
- der Stückliste: in diesem Fall wird für die Nachkalkulation materialseitig ausschließlich die Stückliste berücksichtigt
- der Projektkosten: in diesem Fall werden die Projektkosten, die durch Nutzung der Rechnungsprüfung in der Bestellung oder durch Erfassen von Lieferanten-OPs mit Kostenträgeraufteilung erzeugt werden, herangezogen. Projektkosten können auch manuell von der Projektübersicht aus erfasst werden.
- beides: dann werden sowohl die Stückliste als auch die Projektkosten herangezogen. Dieses Vorgehen ist mit Vorsicht zu geniessen, falls Sie Material kommissionsorientiert bestellen, das auch in der Stückliste vorkommt.
- Vorkalkulationsbasis: Hier wird festgelegt, ob zur Erstellung der Vorkalkulation, die wiederum zum Soll/Ist-Vergleich mit der Nachkalkulation herangezogen wird, die Ergebnisse der Kalkulationsseite herangezogen werden sollen oder die Stückliste samt der dort hinterlegten Vorgabezeiten. Sie haben so die Möglichkeit, sowohl die Schnellkalkulation zu nutzen als auch eine ausführliche Stückliste zu erfassen und später für höhere Detailgenauigkeit auch die Vorkalkulation über die Stückliste zu erzeugen.
Die nun folgenden Summen fassen die Kosten für Material und Zeiten zusammen und erlauben dann, darauf Gemeinkosten für Verwaltung und Vertrieb hinzuzuschlagen. Gewinn für Material und Zeiten kann nun separat aufgeschlagen werden. Der so entstandene Endpreis für die Position in der Gesamtanzahl wird nochmals aufgeschlüsselt als Material- und Zeiteneinzel-VK-Preis.
Besonders zu erwähnen sind Rabatt und Skonto. Diese werden im Hundert gerechnet, d.h. die hier von Ihnen angegebenen Prozentwerte beziehen sich auf die Endsumme VOR Rabattierung und Skontierung. Rabatt und Skonto werden nacheinander von dieser Endsumme abgerechnet, erst der Rabatt, dann das Skonto.
Sonstige Funktionen dieser Seite
- Stücklistenanzahl: Stellen Sie ein, ob die Stückliste dieser Position mit der Anzahl multipliziert werden soll oder ob die Stückliste sich auf die Gesamtanzahl, die in der Position eingetragen ist, bezieht.
- Positionspreis automatisch aktualisieren: Ist diese Option aktiv, dann wird jede Änderung, die Sie auf der Kalkulationsseite vornehmen, in den Positionspreis übertragen. Sobald der Status der Projektposition "Auftragsbestätigung" oder höher ist, wird diese Option automatisch deaktiviert.
- Material in Stückliste kopieren: Diese Schaltfläche erlaubt, das im Materialbereich erfasste Material in die Stückliste zu kopieren, um so eine Grundlage für die Stückliste zu erhalten. Das ergibt nur in wenigen Fällen Sinn, spart jedoch genau dann Zeit, wenn man sehr detailliert vorkalkuliert hat.
Reiter Texte
Auf dieser Seite erfassen Sie Textbausteine, die Sie gezielt nur in bestimmten Ausdrucken des Projekt erscheinen lassen können. Dabei können Sie zudem festlegen, ob der Textbaustein vor der Position oder nach der Position erscheinen soll und in welcher Reihenfolge.
Neben der freien Erfassung eines Textbausteins können Sie hier auch einen bereits im Textbaustein-Stamm erfassten Textbaustein hinzufügen.
In den Textbausteinen können Sie eine Reihe von Variablen verwenden, die sich auf das Projekt bzw. auf die aktuelle Position beziehen. Dadurch können Sie den Textbaustein allgemeiner halten und er wird in mehr Situationen einsetzbar.
Reiter Skizzen
Unter "Skizzen" verstehen wir Bilder, die über die Zwischenablage in eines der beiden Felder eingefügt werden können. Durch Aktivieren der entsprechenden Ankreuzfelder können die Bilder für den Druck in Angebot bis Rechnung freigegeben werden. Dazu muß das entsprechende Feld jedoch im Formular vorhanden sein. Fügen Sie einen Artikel in die Position ein, der ein Bild hat, so wird dieses in das erste Bildfeld der Position kopiert.
Reiter Aktivitäten
Auf dieser Seite sehen Sie die zur Position erfassten Aktivitäten. Wahlweise können Sie hier erledigte Aktivitäten darstellen oder ausblenden sowie natürlich auch neue Aktivitäten erfassen oder vorhandene löschen.
Reiter Dokumente
Auf dieser Seite können Sie externe Dokumente zur Projektposition zuordnen.
Wenn Sie hier auf die Schaltfläche Neu klicken, zeigt Ihnen Ihr Dateiauswahlfenster sofort den Projektordner an, da profacto annimmt, dass Sie spezielle Dateien aus dem Projektordner hier nochmals separat verlinken wollen. Dokumente, Ordner oder Links, die Sie hier zuordnen, erscheinen auch auf der Seite Dokumente des Projekts, unter Angabe der Positionsnummer.