Grundidee
Die Idee hinter dem System der General-Unternehmer-Aufträge (kurz: GU-Aufträge) ist, daß ein Hauptprojekt mit mehreren Unterprojekten verknüpft ist. Die Verknüpfung erfolgt über die Projektpositionen des Hauptprojekts. Jede der Positionen wird in ein eigenes Unterprojekt expandiert.
Das Hauptprojekt aggregiert nur noch die Kosten, die auf den Unterprojekten anfallen und liefert ansonsten nur den Rahmen für die Abwicklung und Abrechung.
Unterprojekte dienen in mehrfacher Hinsicht als Basis für die Kostenkontrolle. Zum einen kann hier detaillierter kalkuliert werden. D.h. die Kosten im Unterauftrag sollten die Realität exakter wiederspiegeln als die im GU-Hauptauftrag.
Nach exakter Ermittlung der eigentlichen Leistungen erfolgt durch die Übernahme eines Unterauftrags in die Bestellung jedoch der Schritt, mit dem die Überwachung der realen Kosten stattfindet. Zu einer Bestellung kommen entsprechende Rechnungen eines Nachunternehmers ein und diese stellen die tatsächlichen Kosten dar. Diese Kosten können vorab schon anhand der vom Nachunternehmer rückgemeldeten Angebotspreise sehr gut abgeschätzt werden.
GU-Hauptauftrag anlegen
Ein GU-Hauptauftrag ist zunächst einmal ein ganz normales Projekt. Der einzige Unterschied zu normalen Projekten ist, daß auf der Seite PPS im Projekt die Option '''GU-Hauptauftrag''' aktiviert werden muss.
Es empfiehlt sich jedoch, für den GU-Hauptauftrag ein Vorgabeprojekt zu erzeugen, in dem die einzelnen Positionen, die für die Teilgewerke stehen, bereits erfasst sind.
In der Projektübersicht läßt sich nach GU-Aufträgen übrigens durch 2 Optionsfelder sehr elegant filtern.
Kalkulation
Die Kostenermittlung in einem GU-Auftrag findet nur auf einer groben Ebene statt, es wird nicht jede Einzelleistung eines Gewerks kalkuliert. Zur Kalkulation verwendet man idealerweise die Schnellkalkulation. Hier kann sowohl mit Einzelartikeln als auch mit Set-Artikeln gearbeitet werden.
Durch die Nutzung der Option '''Positionsbezeichnung aus Schnellkalkulation erzeugen''', die Sie in dne Voreinstellungen auf der Seite Kalkulation finden, kann die Bezeichnung einer Projektposition automatisch aus den Bezeichnungen der in der Schnellkalkulation genutzten Artikel generiert werden.
GU-Unterauftrag anlegen
Nachdem ein GU-Hauptauftrag erteilt wurde, beginnt die Abwicklung eines GU-Projekts mit der Erstellung der Unteraufträge. Hierzu legen Sie ebenfalls ein neues Projekt an. Wählen Sie direkt bei der Projekterstellung einen GU-Hauptauftrag aus oder wechseln auf die Karteikarte '''PPS'''. Markieren Sie die Option GU-Unterauftrag und klicken Sie dann auf '''Wählen'''.
Wählen Sie aus der Projektliste mit GU-Aufträgen, die nun erscheint, den gewünschten GU-Hauptauftrag.
Danach erhalten Sie eine Liste mit Projektpositionen, wo Sie ebenfalls die gewünschte Position wählen können.
Die in der Schnellkalkulation der gewählten Position befindlichen Artikel werden nun automatisch als Positionen im Unterauftrag angelegt. Dabei werden bei Set-Artikeln gleich die betreffenden Unterartikel kopiert und nicht der Set-Artikel selbst. Der Unterauftrag kann nun noch weitergehend bearbeitet und erweitert werden.
GU-Unterauftrag ausschreiben
Ein GU-Unterauftrag läßt sich mit Hilfe der GAEB-Schnittstelle ausschreiben, um die Projektdaten in elektronischer Form an potentielle Nachunternehmer zu übermitteln.
GU-Unterauftrag in Bestellung umwandeln
Um einen GU-Unterauftrag in eine Bestellung oder Preisanfrage zu übermitteln, findet sich in der Projektübersicht der Befehl '''Funktionen > Direktbestellung erzeugen...''' im Menü Funktion. Über diesen Befehl wird, nach Angabe eines Lieferanten, der markierte Auftrag in eine Bestellung überführt. Dieser Vorgang kann mehrfach wiederholt werden, wenn eine Anfrage an mehrere Nachunternehmer gesendet werden soll.
Für die konkrete Abwicklung ist im weiteren Verlauf nicht entscheidend, ob ein Gewerk komplett an einen Nachunternehmer oder an mehrere vergeben wird, da die Zuordnung zum GU-Unterauftrag so eindeutig ist, daß die Kosten auf jeden Fall richtig zugeordnet werden.
Projektcontrolling
Das GU-Projektcontrolling führt die Kosten und Erträge aus den verschiedenen Quellen zusammen und verdichtet sie innerhalb des GU-Unterprojekts auf dessen einzelne Positionen, im GU-Hauptauftrag werden bereits die Kosten aller GU-Unteraufträge zusammengezogen und in der Projektübersicht stellt das Projektcontrolling mehrere GU-Hauptaufträge auch parallel dar.
Die dargestellten Informationen können durch markieren der Zeilen und Nutzung des Kontextmenüs in die Zwischenablage kopiert werden und dann in Excel weiterverarbeitet werden.
Für ein funktionierendes Projektcontrolling ist es besonders wichtig, daß die anfallenden Kosten sauber verfolgt werden. Hierbei fallen von den Nachunternehmern sowohl Aconto-Rechnungen an als auch Schlußrechnungen, die kontrolliert werden wollen.
Gerade Aconto-Rechnungen sind während der Laufzeit der Projekt ein wichtiges Kontrollinstrument, da Schlußrechnungen oft erst mit zeitlichem Versatz erfolgen.
Aconto-Rechnungen
Eine Aconto-Rechnung eines Nachunternehmers kann direkt in der OP-Erfassung der Lieferanten erfasst werden. Hier gibt es die Option, die Rechnung als '''Aconto-Rechnung zur Bestellung''' zu erfassen. Aconto-Rechnungen werden bei der Prüfung von Schlußrechnungen von Lieferanten in Abzug gebracht.
Rechnungsprüfung
Bei der Rechnungsprüfung liegt die Schlußrechnung des Nachunternehmers vor und kann positionsweise auf Richtigkeit geprüft werden. Eventuell vorhandene Acontorechnungen werden bei der Bildung der Rechnungsgesamtsumme mit einbezogen und abgezogen.
Nachträge
Bei der Abwicklung von Projekten kommt es unweigerlich zu Änderungen im Ablauf, da sich baustellenseitig aufgrund im Vorfeld nicht eindeutig geklärter Rahmenbedingungen Vorgaben und Kundenwünsche ändern.
Diese Nachträge müssen nach Durchführung der Baubesprechung zeitnah sowohl dem Kunden kommuniziert als auch dem Nachunternehmer übermittelt werden. Auch wenn es gängig ist, bereits auf der Baustelle zu beauftragen, ist es für die effiziente Kostenkontrolle wichtig, die Nachträge auch im System zu erfassen und auf dieser Ebene zu beauftragen.
Hierzu erfasst man den Nachtrag einerseits in pauschalierter Form im GU-Hauptauftrag, andererseits in detaillierter, beauftragungsreifer Form im jeweiligen Gewerksunterauftrag.
Nachträge können separat in der Abrechnung ausgewertet werden, indem man die Karteikarte '''Ergänzungen''' im Projekt nutzt und für jeden Nachtrag dort eine Ergänzung anlegt. Ordnen Sie dann die Nachtragspositionen der jeweiligen Ergänzung zu, dann kann in der Schlußrechnung separat ausgewiesen werden, welche Positionen zur Originalbeauftragung gehörten und welche zu den Nachträgen. Dies ist auch in einer Summenzusammenstellung möglich.
Nachtragspositionen erfassen
Der effizienteste Weg, eine Nachtragsposition zu erfassen ist, erst den Nachtrag zu erfassen und dann die Positionen anzulegen, da jede neu erfasste Position im Projekt automatisch dem neuesten Nachtrag zugeordnet wird.
Überschriften vor Nachträgen
Haben Sie eine Nachtragsposition selektiert und rufen den Befehl '''Überschrift anlegen''' auf, wird die Überschrift automatisch mit den Nachtragsinformationen der Seite Ergänzungen gefüllt.
Nachträge kopieren / GU-Projekt aktualisieren
Über die Funktion "GU-Projekt aktualisieren" in der Bearbeitung des GU-Hauptprojekts können Sie Nachträge, die in einem Unterauftrag erfasst wurden, in das Hauptprojekt kopieren. Damit sind diese Nachträge bereit zur Abrechnung gegenüber dem Hauptauftraggeber.
Controlling-Übersicht
Die Controlling-Übersicht lässt sich sowohl in einem Projekt aufrufen - es gibt hierzu die eigene Karteikarte '''Controlling''' - oder aus der Projektübersicht mit dem Befehl '''Auswertungen > Projektcontrolling-Übersicht'''.
Die Karteikarte Controlling stellt alle Positionen eines Projekts dar. Bei einem GU-Haupftauftrag werden die Kosten der Unteraufträge in die Positionen des Hauptauftrags hineinverdichtet.
Folgende Informationen werden dargestellt:
- Verkaufspreis ursprünglich kalkuliert
- Um Rabatt reduzierter Verkaufspreis
- Ursprünglich kalkulierter EK aus dem Hauptauftrag
- EK-Preis, wie er über die GU-Unterprojekte detaillierter kalkuliert wurde
- EK-Preis, wie er sich dann aus der aktuellen Nachunternehmerbestellung ergibt
- Tatsächlich angefallene Kosten in Form von Eingangsrechnungen
- Tatsächlich über den GU-Hauptauftrag berechnet (kann in der Einzelpositionsdarstellung von der Summe abweichen, falls Acontorechnungen gestellt wurden)
- Kalkulierter Deckungsbeitrag
- DB auf Basis realer Einkaufspreise
- DB auf Basis tatsächlich gestellter Rechnungen
- Sollstunden
- Iststunden