Vorbemerkung

Dieser Kurzlehrgang beschreibt Ihnen, wie Sie in profacto Artikel anlegen, um diese später für Aufträge, Bestellungen, Kalkulationen etc. zur Verfügung zu haben.
Grundsätzlich gibt es 4 verschiedene Vorgehensweisen, um einen oder mehrere Artikel neu zu erfassen:
* Manuell - Sie erfassen den neuen Artikel komplett “per Hand”.
* Duplizieren - Sie kopieren einen bereits vorhandenen Artikel und ändern an dieser Kopie nur noch die Eigenschaften ab, die den neuen vom bereits vorhandenen Artikel unterscheiden.
* Datanorm - Sie erhalten von Ihrem Zulieferer Artikel mit Einkaufskonditionen auf Diskette, CD-ROM oder via Internet/E-Mail im Datanorm-Format. Dann müssen Sie diese Daten nur noch in profacto einlesen. Auf diese Weise können Sie sehr viele Artikel auf einmal erfassen.
* Import - Sie können in profacto problemlos Artikel aus Textdateien einlesen. Diese können Sie selbst erstellen. Wenn Sie Ihre Artikel bereits in einer Tabellenkalkulation erfasst hatten, können Sie diese als Textdatei speichern und dann in profacto einlesen. Sie müssen diese Artikel also nicht erneut von Hand eingeben.

Durchführung

Starten Sie profacto. Falls profacto bereits läuft, schließen Sie alle Fenster, bis der Startbildschirm zu sehen ist.

Um den Artikelstamm zu öffnen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

Öffnen des Artikelstammes

Schaltfläche «Artikel»

• Möglichkeit 1 - Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche «Artikel»: 

Menüpunkt «Bereich» - «Artikel»

• Möglichkeit 2 - Wählen Sie aus dem Menü «Bereich» den Befehl «Artikel»... oder halten Sie die «Strg» - Taste fest und drücken Sie dabei «5»:
• Viele Funktionen in profacto lassen sich über sogenannte Tastaturkürzel (engl. «Shortcuts») aufrufen. Damit Sie diese Tastaturkürzel nicht auswendig lernen müssen, können Sie diese jederzeit in den Menüs nachsehen. Wenn ein Befehl mit einem solchen Kürzel ausgeführt werden kann, so wird dieses direkt hinter dem jeweiligen Menü-Eintrag aufgeführt. In der Abbildung oben erkennen Sie, dass der Artikelbereich auch mit der Tastenkombination «Strg» - «5» aufgerufen werden kann.

Artikelübersicht

Die Artikelübersicht wird nun eingeblendet. Im oberen Bereich der Übersicht wird eine Liste der aktuell ausgewählten Artikel angezeigt. Links unten im Bereich «Artikel anzeigen» können Sie einstellen, welche Artikel in der Liste zu sehen sein sollen:

Neuen Artikel erzeugen

Sie legen nun einen neuen Artikel an. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

• Sie nutzen aus dem Menü «Datei» den Befehl «Neu». Achten Sie auch hier auf das Tastaturkürzel «Strg» - «N»:
• Sie klicken auf die Schaltfläche in der Toolbar, die wie ein Blatt Papier mit geknickter Ecke aussieht.

Ein neues, leeres Formular zur Artikelerfassung wird eingeblendet:

Im neu geöffneten Formular steht die Eingabemarke (auch Cursor genannt) bereits links oben im Feld «Artikel». Dies ist daran zu erkennen, dass links im Feld ein kleiner senkrechter schwarzer Strich blinkt:

In diesem Beispiel möchten Sie eine Buche 3-Schicht-Platte von 25 mm Stärke anlegen, beispielsweise zur Fertigung von Fensterbrettern. Geben Sie als Artikelnummer «MH-3S-Buche-25» ein und drücken Sie die Tabulatortaste. Auch hier hilft Ihnen ein kleiner Hilfetext, wenn Sie den Mauszeiger kurz über dem Eingabefeld «Artikel:» parken:

Bevor Sie beginnen, umfangreiche Artikelstämme in profacto zu erfassen, sollten Sie sich ein Konzept zur systematischen Vergabe von Artikelnummern erarbeiten.

Die Einfügemarke befindet sich jetzt im Feld «Bezeichnung». Geben Sie hier bitte folgenden Text ein:

Massivholz 3- schichtig, Decklagen durchgehend, beidseitig ca. 5,5 mm, Oberfläche beidseitig sauber geschliffen, Qualität A/B, Möbelqualität, farblich sortiert

Artikelgruppe zuweisen

Wenn Sie die «Bezeichnung» erfasst haben, drücken Sie bitte erneut die Tabulatortaste. Die Einfügemarke springt in das Feld «Artikelgruppe».

Durch Artikelgruppen fassen Sie Artikel zusammen, denen gemeinsame Eigenschaften zugeordnet werden können, zum Beispiel alle Kanten, Spanplatten oder alle Lacke.

In diesem Beispiel wird die 25mm-Buche-3Schicht-Platte zur Artikelgruppe «Platten 3Schicht» zugeordnet. Diese Artikelgruppe ist bereits in der Datenbank aus dem Lieferumfang von profacto vorhanden. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil «Artikelgruppe.

Es öffnet sich ein Aufklappmenü. Wählen Sie hier bitte durch einfachen Klick die Artikelgruppe «Platten 3Schicht».

Ordnen Sie in profacto grundsätzlich jeden Artikel einer Artikelgruppe zu. Dadurch ist es später möglich, schnell nach bestimmten Artikeln zu suchen (zum Beispiel Beschläge, Massivholz etc.). Zudem sind in der Artikelgruppe Informationen hinterlegt, die von profacto in einer Vor- oder Nachkalkulation ausgelesen werden.

Springen Sie nun mit der Tabulatortaste in das Feld «Kurzbezeichnung». Die «Kurzbezeichnung» dient später unter anderem der schnellen Suche des Artikels. Wählen Sie also einen kurzen, prägnanten “Kurzbegriff”. Tragen Sie hier bitte «3-Schicht Buche» ein. Betätigen Sie wieder die Tabulatortaste. Die Einfügemarke springt auf den Eintrag «Artikel ist». Aktivieren Sie «Material», indem Sie mit einem Mausklick einen schwarzen Punkt in das Feld vor «Material» setzen:

 Ein Artikel kann entweder ein «Produkt» oder «Material» sein. Während die Dimensionen für ein «Produkt» durch «Breite», «Höhe» und «Tiefe» bezeichnet werden, werden die Dimensionen von «Material» mit «Länge», «Breite» und «Dicke» bezeichnet.

Springen Sie mit die Tabulatortaste die weiteren Felder an und tragen Sie für «Länge», «Breite» und «Dicke» 3000 x 1250 x 25 mm ein.

Mengeneinheit

Die korrekte Erfassung der «Mengeneinheit» eines Artikels ist eine der wichtigsten Vorraussetzungen für die Kalkulation. Sie bestimmt über die Mengeneinheit die Berechnungsgrundlage. Bei Plattenmaterial ist das meist der «Quadratmeter», bei Beschlägen «Stück» und bei Oberflächenmaterialien «Liter».
Die «Mengeneinheit» sollte keinesfalls frei von Hand eingetippt werden, da sich hier erfahrungsgemäß Tippfehler einschleichen. Soll die Mengeneinheit “Quadratmeter” sein, könnte der Mitarbeiter Huber «m2», der Mitarbeiter Müller «m2», und der Mitarbeiter Meier «qm» eintragen. Diese Eingaben sind für profacto nicht identisch und daher können daher nicht korrekt weiterverarbeitet werden. Deshalb wählen Sie bitte «Mengeneinheiten» aus dem Aufklappmenü, wie Sie es bereits bei der «Artikelgruppe» kennengelernt haben.

Verschnittzuschläge

Tragen Sie weiterhin bei «Verschnitt» noch «40» ein. Die folgenden Felder überspringen Sie mit der Tabulatortaste, bis die Einfügemarke im Feld «EK-Preis» steht.

Preisbestimmung

Hier tragen Sie unter «EK-Preis» einen Einstandspreis von 289,50 Euro ein. Drücken Sie erneut die Tabulatortaste.

profacto schlägt Ihnen nun einen «KK-Faktor» von 1,15 auf Ihren «EK-Preis» vor. Diese Information entnimmt profacto der Artikelgruppe «Platten 3Schicht», der Sie den Artikel vorher zugeordnet haben. Daraus wird der so genannte «KK-Preis» ermittelt. Das ist der «EK-Materialpreis» zuzüglich eines kleinen Aufschlages (dem KK-Faktor), der die Kosten abdeckt, die Ihnen durch die Beschaffung des Artikels entstehen (Telefonate, Büroarbeitszeit, Abladen usw.). Der «KK-Preis» entspricht also dem Selbstkostenpreis. Wenn der vorgeschlagene Wert nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie diesen jederzeit abändern. Drücken Sie die Tabulatortaste.

Die vorgeschlagenen Werte sind lediglich praxisnahe Beispielwerte. Die für Ihren Betrieb passenden Zuschläge sollten Sie unbedingt selbst ermitteln.

Die Einfügemarke springt nun in das Feld «Gewerblich». profacto errechnet Ihnen aus dem «KK-Preis» multipliziert mit dem Faktor «Gewerblich» den Preis für gewerbliche Kunden. Dieser Faktor aus der Artikelgruppe ist auf 1,3 voreingestellt. Auch hier können Sie einen Wert Ihrer Wahl eintragen. Drücken Sie die Tabulatortaste. Nun können Sie auch für die weiteren VK-Stufen eigene Preise angeben.

Die 3 verschiedenen VK-Preisstufen gestatten Ihnen, verschiedenen Kunden unterschiedliche Preise machen zu können (siehe Kurzlehrgang "Anlegen eines neuen Kunden"). Deshalb ist es sinnvoll, die VK-Stufen mit «Gewerblich», «Privat» und «Neukunde» zu definieren:
Ein Neukunde bekommt zum Beispiel einen etwas günstigeren Preis (um diesen zu gewinnen), gewerbliche Kunden erhalten ebenfalls einen etwas günstigeren Preis, und Standard-Kunden bekommen den Standardpreis angeboten.

Übernehmen Sie die vorgeschlagenen VK-Preise. Drücken Sie die Tabulatortaste.

Preisdarstellung

Sie möchten auf Angebot und Rechnung die Pfennigbeträge aufrunden, um unschöne Centbeträge nicht auszuweisen. Stellen Sie also unter «Rundung VK-Preis» - «(Euro) 0» ein, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Feld klicken und im aufklappenden Menü diesen Wert wählen. Der Kunde bekommt dann den Preis kaufmännisch auf volle Euro-Beträge gerundet. Drücken Sie die Tabulatortaste.

Bei eingeschalteter Preisrundung kann es vorkommen, dass profacto einen oder mehrere KK-Faktoren in den darüberliegenden Feldern auf "krumme" Werte setzt, die etwas von den vorher eingestellten Werten liegen. Diese Faktoren ergeben sich aus der Notwendigkeit, ausgehend vom EK-Preis die anderen, nun gerundeten Preise zu berechnen.

Die Umsatzsteuer

Im folgenden Feld «MwSt» verfahren Sie ebenso; der Mehrwertsteuersatz B (= 19%) ist bereits eingestellt. Übernehmen Sie diesen bitte, und überspringen Sie das Feld, in dem nun «16» steht, mit der Tabulatortaste.

Grundeinheit der Preisberechnung

Das folgende Feld «Preisberechnung über:» sollte bereits mit «Abmessungen» eingestellt sein. Falls nicht, holen Sie dies bitte nach. Dieses Feld bestimmt bei Plattenmaterial, dass die Preisermittlung in einer Kalkulation auf Basis des Flächeninhaltes der Platte durchgeführt wird. Details zur Schaltfläche «Preisermittlung» werden in einem eigenen Kurzlehrgang zur Kalkulation besprochen. Drücken Sie die Tabulatortaste.

Prüfen der Einstellungen

Im folgenden Bild können Sie nochmals überprüfen, ob Sie alle Einstellungen korrekt vorgenommen haben:

Beenden der Eingabe

Somit haben Sie ihren ersten Artikel bereits vollständig angelegt. Klicken Sie jetzt bitte auf «Speichern», um Ihren neu angelegten Datensatz zu sichern.

* Wenn Sie die Schaltfläche «Speichern und Nächster» nutzen, speichert profacto den Artikel ab und legt sofort einen neuen Artikel an, wobei die Werte des vorhergehenden Artikels als Vorschlagswerte übernommen werden. So können Sie sehr zügig ähnliche Artikel nacheinander anlegen, wie zum Beispiel E1-Spanplatten in verschiedenen Dicken.

Wenn Sie noch etwas Zeit haben, erfassen Sie nun einen eigenen Artikel. Oder Sie ändern die Artikelgruppe des soeben neu erfassten Artikels einmal ab, um die Auswirkungen auf den Bereich «Preise» zu beobachten.

Detaillierte Informationen zu den weiteren Formularseiten wie «Lieferanten», «Texte» u.Ä. finden Sie in eigenen Kurzlehrgängen.

Zusammenfassung

In diesem Kurzlehrgang haben Sie die verschiedenen Einstellungen kennengelernt, die zum korrekten Anlegen eines Artikels in profacto wichtig sind. Neben der Artikelnummer, der Artikelgruppe und des Umsatzsteuersatzes haben Sie unter anderem die Mengeneinheit festgelegt.