Aktivitäten

Anwendungsmöglichkeiten

Aufgabengebiete

Aktivitäten erfüllen in profacto wichtige Aufgabengebiete:

• Standarisierung und Speicherung von Schriftverkehr
• Aufgaben
• Zeitplanung in Kalendern

Vorteile

Aus anderen Groupware Programmen ist man gewöhnt, dass diese Bereiche stark voneinander getrennt sind. Die Möglichkeit Schriftverkehr anzulegen fehlt meistens ganz. Dazu sind Aufgaben und Kalendereinträge meist auf einen Mitarbeiter beschränkt und voneinander unabhängig.

profacto hat hier einen wesentlichen Vorteil, weil die drei Aufgabengebiete in der Realität oft nicht voneinander getrennt sind. Einige Beispiele:

• Eine Aufgabe entpuppt sich als langwieriger. Für die Aufgabe muss ein längerer Zeitraum im Kalender geblockt werden.
• Die Aufgabe wird delegiert und muss - mit Erinnerungsfunktion - in einen anderen Kalender übernommen werden
• An dieser Aufgabe hängt ein Angebot oder ein Brief und eine Kunde, Lieferanten, etc. Alle Daten sollen sofort zusammenhängend gemacht werden können

Integration in profacto

Aktivitäten können in folgenden Bereichen angelegt werden:

• Kunden
• Lieferanten
• Projekte

Aktivitäten werden immer einem Mitarbeiter zugeordnet. Der Mitarbeiter sieht die Aufgabe wiefolgt:

• in der to do Liste, wenn die Option Erinnerung aktiviert wurde
• Als Aufgabe im Kalender, wenn die Option Aufgabe aktiviert wurde
• Als Termin im Kalender, wenn die Option Aufgabe deaktiviert wurde
• Als privater Termin, wenn die Option Privat aktiviert wurde

Die Zeiträume und Mitarbeiterzuordnungen von Aktivitäten können nicht nur im Aktivitätendialog verändert werden, sondern auch im Kalender.

Aktivitäten Übersicht

Symbolleiste

• Ein Klick auf Aktivitäten führt ab profacto in die Aktivitäten Übersicht
• In der Symbolleiste gibt es den üblichen Funktionen Neue Aktivität, Aktivität ändern, Aktivität löschen
  • die Möglichkeit, eine Aktivität direkt als erledigt zu kennzeichnen,
  • die Möglichkeit erledigte Aktivitäten auszublenden

Filter

• In der linken Spalte lassen sich die Aktivitäten filtern. Klicken Sie auf ein Filterkriterium, um nur Aktivitäten dieser Art anzuzeigen.
• Um den Filter aufzuhenben, klicken Sie auf Alle

Aktivitäten - Bearbeitung

Reiter Aktivität

Aufgabenhandling

Aktivieren Sie die Felder

• Erledigt um eine Aufgabe als erledigt zu markieren. Sie wird dann in Übersichten ausgeblendet.
• Aufgabe um eine Aktivität als Aufgabe zu behandeln. Sie erscheint dann in der Aufgabenliste unterhalb des Kalenders, statt als fest gebuchter Termin
• Aufgaben mit dem Status Privat sind nur für den Ersteller, und denjenigen dem die Aufgabe zugewiesen ist zu öffnen.
• Privat für Gruppe damit die Aufgabe nur für Mitarbeiter der gleichen Gruppe zu öffnen ist

Zeitraum einstellen

• Geben Sie den Zeitraum in die Felder Datum und Zeit ein. Für die Datumswahl sehen Sie einen Kalender eingeblendet. Um den Kalender zu schließen, ohne ein Datum auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil nach oben. Neben den Zeitfeldern sehen Sie die Zahl der Zeitstunden, die Sie verplant haben.
• Um ganztägige Ereignisse zu planen, aktivieren Sie das Feld Ganztägig
• Aktivieren Sie das Auswahlfeld Erinnerung, um ein Erinnerungsdatum einzustellen

Aktivitätenart und Thema festlegen

• Geben Sie die Aktivitätenart an oder wählen Sie diese aus der Liste aus. Die Aktivitäten-Art wird in der Übersicht als Filter benutzt.
• Ab profacto können Sie zudem ein Thema und ein Ergebnis eintragen
• Diese Aktivität nicht mit Outlook synchronisieren verhindert die Synchronsierung, wenn Sie diese aktiviert haben

Zusatzinformationen

Geben Sie hier weitere Informationen zu dem Termin ein. Und wählen Sie Ereignisfarbe und Titelzeilenfarbe für die Darstellung im Kalender. Dafür steht Ihnen ein Farbwähler zur Verfügung. Wählen Sie eine Farbe aus dem Farbkreis, oder klicken Sie auf die Lupe, um eine andere Farbe vom Bildschirm zu übernehmen. Z.B. die Farbe eines anderen Termins. Klicken Sie am besten auf die dritte oder fünfte Schaltflächen Paletten, um immer gleiche Farben zu verwenden.

Der Veranstaltungsort und die Outlook-ID ist für die Synchronisation mit MS Outlook.

Zuordnung

• Geben Sie unter Personal an, wem die Aufgabe oder der Termin zugeordnet werden soll.
• Wählen Sie weiterhin Kunden, Lieferanten, Projekt und die zugehörigen Ansprechpartner

Reiter Textverarbeitung