Voraussetzungen

Damit Formularanpassungen außerhalb von vor Ort-Terminen durchgeführt werden können, ist es notwendig, daß die in der profacto Datenbank hinterlegten Formulardateien extrahiert und nach Bearbeitung wieder eingelesen werden. Wir setzen an dieser Stelle einen souveränen Umgang mit Dateien und Ordnern Ihres Betriebssystems voraus.

Je nach Umfang oder Komplexität der Anpassung kann ein vor Ort-Termin dennoch notwendig sein.

Bitte beachten Sie, daß Formularanpassungen grundsätzlich kostenpflichtige Serviceleistungen darstellen, die nach Aufwand berechnet werden. Wenden Sie sich an unsere Abteilung Kundenbetreuung für eine Beauftragung, soweit noch nicht geschehen.

Um vorhandene Formulare und Freie Listen extrahieren zu können benötigen Sie Zugriff zu den Voreinstellungen und gegebenfalls die Anwenderrolle Formularadministrator, die Sie in den PVE - Ansichten aktivieren.

Gehen Sie im Detail wie folgt vor:

• Alle Module schließen.
• Voreinstellungen => Reiter Ansichten => eigenen Benutzernamen doppelt klicken => Reiter Ansichten => links mittig 'Formularadministrator' aktivieren.
• Alles speichern, sich neu anmelden. Von nun an steht Ihnen die Option Formulare zu exportieren, zu importieren oder Vorlagen zu speichern oder ändern zur Verfügung.

4D Write Formulare in den Aktivitäten, Reiter Textverarbeitung

Unten können Sie nun eine Vorlage innerhalb der Datenbank sichern, und über das Menü Ablage, Sichern unter ... können Sie eine Vorlage als Datei außerhalb der Datenbank als eigenständige Datei speichern.

SuperReport-Formulare ändern

Lesen Sie auch hier im Handbuch Formulare.

Für die Standardbelegformulare (Angebot bis Rechnung, Mahnung, Bestellanfrage bis -stornierung) öffnen Sie die Voreinstellungen, wechseln auf den Reiter Formulare.

Öffnen Sie das Dropdownmenü für die Formularart, die Sie bearbeiten möchten (z.B. Angebote) und folgen Sie den folgenden Anleitungen je nach gewünschtem Ergebnis. Wählen Sie den Eintrag Bearbeiten.

Alternativ können Sie auch den Druckdialog des gewünschten Formularsatzes beginnen und im Druckdialog die Option Formular vor Druck ändern aktivieren, was immer direkt in den Formulareditor führt.

Exportieren

1. Öffnen Sie das Menü File und dort Save to Disk As ...
2. Speichern Sie die Datei mit einem aussagekräftigen, aber kurzen Namen und idealerweise dem Datum als Datei ab. Zb - Müller130207 für den 7. Februar 2013. Bei der Fehlermeldung "-3" war der Dateiname zu lang.
3. Verlassen Sie den Editor mit Abbrechen (unten).

Importieren

1. SuperReport-Dateien, die Sie einlese möchten sollten Sie an einem leicht erreichbaren Ort (Desktop/Schreibtisch) verfügbar haben.
2. Gehen Sie wie zuvor in den Formulareditor im jeweiligen Formular, das Sie ändern möchten.

3. Öffnen Sie das Menü File und dort Open From Disk.

   Hinweis für Mac OS Nutzer

   Mac OS X: Alt-Taste gedrückt halten und während des weiteren Vorgangs gedrückt halten, bis die Datei eingelesen ist.

4. Wählen Sie nun die SuperReport-Datei (Endung meist .SRP) aus. und bestätigen Sie.
5. Die Datei sollte nun eingelesen sein. Es kann sein, daß der Editor diese Änderung nicht auf Anhieb anzeigt.
6. Um die Datei nun auch in die Datenbank zu sichern, öffnen Sie abermals das Menü File und wählen Sie Save to Disk:
7. Verlassen Sie den Editor mit Abbrechen (unten).

Versenden an die extragroup GmbH

• Die oben gesicherten Dateien aus den Abschnitten 4D Write Formulare in den Aktivitäten, Reiter Textverarbeitung und Exportieren können Sie an extragroup per Supportformular einsenden, sofern nicht anders bereits mit dem technischen Support oder der Kundenbetreuung besprochen.
• Fügen Sie immer auch eine digitale Kopie eines Beispielausdruckes bei, in der genau vermerkt ist, wie eine Änderung aussehen soll. Zusätzlich ist eine exakte Beschreibung notwendig, um eine rasche Umsetzung durchführen zu können.