profacto verfügt als Zusatzmodul über die Möglichkeit mehrere Mandanten zu bedienen, ohne dass diese gegenseitig Einblick in die Daten der anderen Mandanten haben.

Wieso Mandantenfähigkeit?

Größere Betriebe unterteilen ihre Sparten oft in rechtlich selbständige Einheiten, die sich untereinander regulär beauftragen. Bei Firmenzusammenschlüssen oder Firmengruppen, oft auch mit mehreren Filialen, wird ebenfalls ein System eng verbundener, aber rechtlich unabhängiger Einheiten gewählt. Anstatt nun aber mit mehreren getrennten Systemen zu arbeiten, versucht man, so viel wie möglich auf einen gemeinsamen Pool an Daten zurückzugreifen und gleichzeitig auch bestimmten Anwendern einfachen Zugriff auf das Gesamtsystem zu geben.

Gemeinsame Daten, getrennte Daten

In profacto werden dabei mandantenabhängige, gemischte und mandantenunabhängige Daten unterstützt.

Mandantenabhängige Daten

• Projekte. Jedes Projekt ist eindeutig exakt einem Mandanten zugeordnet. Hier gibt es keine Ausnahmen.
• Bestellungen
• Offene Posten
• Aktivitäten

Mandantenunabhängige/gemeinsame Daten

• Textbausteine - eine Trennung mag in vielen Fällen unnötig sein, da die Verwendung der Textbausteine wiederum mandantenspezifisch geregelt werden kann
• Kostenstellen
• Artikel
• Betriebskalender - dieser kann einfach über die Mitarbeitergruppe geregelt werden

gemischte Daten

• Kunden. Es mag Kunden geben, die nur einem Mandanten zugeordnet sind, aber auch solche, die für alle Mandanten sichtbar sind. Die Auswertung von Umsätzen erfolgt dennoch mandantenspezifisch.
• Lieferanten. Es mag Lieferanten geben, die nur einem Mandanten zugeordnet sind, aber auch solche, die für alle Mandanten sichtbar sind. Die Auswertung von Umsätzen erfolgt dennoch mandantenspezifisch.
• Vorlagen für PDF-Hintergründe

Mandanten einrichten

• Über Zusatzlizenzen kann die Mandantenfähigkeit von profacto eingerichtet werden.
• Es kann eine beliebige Anzahl von Mandantenlizenzen erworben werden.
• Nach Installation der Lizenzen stehen die zusätzlichen Mandanten in den Voreinstellungen unter dem Reiter Adresse zur Verfügung (im Beispiel 2 Mandanten)
• Über die Schaltfläche ändern können die Mandantenbezeichnungen eingerichtet werden.

Die mandantenfähigen Module können nun aktiviert werden.

Mandantendetails einrichten

Erfassen Sie in diesem Dialog die Adresse des Zusatzmandanten, eigene PDF-Hintergrunddateien, und steuern Sie deren Nutzung, sowie das Firmenlogo, das sie über die Zwischenablage einfügen können oder über einen Rechtsklick mit der Maus auch importieren können.

Weiterhin wählen Sie hier gegebenenfalls die Formularsätze aus, die der Mandant in den Bereichen

• Angebot bis Rechnung
• Bestellwesen
• Mahnwesen

nutzt, falls nicht die Standardformulare genutzt werden sollen. Diese Informationen verhalten sich für den Mandanten so, wie die äquivalenten Einstellungen für den Hauptmandanten auf dem Reiter Formulare der Voreinstellungen.

Einfache User und Superuser: Benutzerzuordnung zu Mandanten und Anmeldung an profacto

Anwender, die einem Mandanten eindeutig zugeordnet sind, sehen diese bei der Anmeldung auch nur einen einzigen Mandanten. Es gibt aber auch Benutzer, die bei der Anmeldung wählen können, in welcher Mandantenidentität sie arbeiten wollen. Eingerichtet wird dies in den persönlichen Voreinstellungen des Benutzers:

• Per Doppelklick auf einen der zur Verfügung stehenden Mandanten oder über das Menü "Mandant bei Start" wird dieser zu den möglichen Mandanten des User übernommen.
• Für einen Superuser können mehrere mögliche Mandanten übernommen werden. Über das Menu "Mandant bei Start" wird dabei festgelegt, welcher Mandant voreingestellt ist.
• Änderungen in diesem Bereich erfordern einen Neustart des Netzwerkarbeitsplatzes.

Sonderfunktionen für User mit mehreren zugeordneten Mandanten

Schnelländerung von Projekten, Lieferanten und Kunden

• Über den Menüaufruf Schnelländerung Projekte kann für markierte Projekte ein Mandant neu zugewiesen werden.
• Über den Menüaufruf Schnelländerung Lieferanten können für markierte Lieferanten ein oder mehrere Mandanten zugewiesen werden.
• Über den Menüaufruf Schnelländerung Kunden können für markierte Kunden ein oder mehrere Mandanten zugewiesen werden.

Suche in den Übersichten

Alle Funktionen in profacto beziehen sich auf den bei der Anmeldung ausgewählten Mandanten.
Usern, denen mehrere Mandanten zugeordnet sind stehen in den entsprechenden Projekt-, Kunden-, Lieferanten-Übersichten die Möglichkeit zur Verfügung nach anderen Mandanten zu selektieren. Dies ist hilfreich, wenn man beispielsweise Projekte einem anderen Mandanten zuordnen will.